Gestire risorse come desks, posti auto e altri spazi di lavoro è fondamentale per un ufficio flessibile e organizzato. Questa guida spiega come creare, personalizzare e gestire queste risorse in deskbird come admin.
- Crea desks, posti auto e altre risorse
- Creazione e personalizzazione in blocco delle risorse
- Aggiungi e gestisci le attrezzature
- Spazi assegnati
- Spazi preferiti
- Check-in per desks e posti auto
- Impostazioni di prenotazione per le risorse
1. Crea desks, posti auto e altre risorse
Prima di poter aggiungere desks o altre risorse, devi prima creare i tuoi Piani e spazi.
Una volta fatto, seleziona il piano desiderato tramite Admin > Workplace > Piani e spazi, poi clicca l’icona della penna accanto all’area dove vuoi aggiungere o modificare le risorse.
Nella pagina dei dettagli dell’area puoi:
- Modificare il nome e la descrizione dell’area
- Limitare l’accesso (ad esempio a determinati reparti)
- Rinominare singoli desks/risorse
- Riordinare i desks tramite drag & drop
- Definire chiusure tramite il pulsante Gestisci
- Assegnare risorse a utenti specifici
- Scaricare i codici QR individuali o dell’area
- Eliminare desks o l’intera area
Usa il pulsante +Aggiungi desks / +Aggiungi posti / +Aggiungi risorse per creare nuove risorse.
⚠️ Chiudere o eliminare una risorsa comporta anche l’eliminazione di tutte le prenotazioni esistenti per quella risorsa.
Questa operazione non può essere annullata.
2. Creazione e personalizzazione in blocco delle risorse
Quando clicchi su +Aggiungi desks / +Aggiungi posti / +Aggiungi risorse, si apre una finestra che ti permette di:
- Aggiungere più risorse contemporaneamente (es. 10 desks)
- Impostare il loro stato
- Personalizzare le convenzioni di denominazione (prefisso, numero iniziale, zeri iniziali)
Esempio: Prefisso: "Posto auto", Inizio: "1" → Risultato: Posto auto 1, Posto auto 2, …
Questo velocizza la configurazione per spazi di grandi dimensioni.
💡 Il nome della risorsa determina anche cosa viene mostrato sulla planimetria interattiva. Se il nome della risorsa contiene un numero (es. "Desk 3"), quel numero verrà mostrato sulla planimetria. Se il nome non contiene un numero (es. "Posto finestra"), nessun numero verrà visualizzato per quella risorsa.
3. Aggiungi e gestisci le attrezzature
Usa Admin > Desks, parking & altri > Attrezzature per creare opzioni di attrezzature per desks, posti auto e altre risorse. Le attrezzature vengono configurate per ogni ufficio.
Una volta definite, vai su Piani e spazi, apri un’area tramite Dettagli e assegna le attrezzature alle singole risorse o a più risorse insieme. Puoi usare la modifica in blocco per velocizzare il processo — ad esempio, aggiungere "doppio monitor", "colonnina di ricarica EV" o "scrivania in piedi".
I tag delle attrezzature assegnate compaiono nei filtri visibili agli utenti durante la prenotazione.
4. Spazi assegnati
Puoi assegnare risorse specifiche a singoli utenti. Gli spazi assegnati vengono prenotati automaticamente quando l’assegnatario imposta il proprio stato su "Ufficio".
Per assegnare una risorsa:
- Apri Piani e spazi > seleziona il piano / area tramite Dettagli e seleziona la risorsa.
- Clicca l’icona della penna, poi cerca Accesso.
- Limita l’accesso a un solo utente.
💡 Se l’assegnatario non viene in ufficio, puoi attivare 'Permetti ad altri di prenotare questo spazio se l’utente assegnato non è in ufficio' per rendere lo spazio disponibile ad altri. Se il check-in è abilitato, si applica anche alle risorse assegnate.
Puoi permettere ad altri di prenotare la risorsa se l’assegnatario imposta uno stato come "Assente", "Lavoro da remoto" o "Trasferta". Tuttavia, se non viene impostato alcuno stato, lo spazio non verrà liberato automaticamente. Per questo motivo, è importante incentivare la pianificazione dello stato per massimizzare la disponibilità degli spazi.
5. Spazi preferiti
Gli utenti possono salvare tra i preferiti le risorse che usano più spesso per una prenotazione con un clic. Non è richiesta alcuna configurazione da parte dell’admin — è una preferenza gestita dall’utente.
Gli utenti aggiungono uno spazio ai preferiti cliccando sull’icona a forma di cuore accanto ad esso. La risorsa apparirà poi nella loro pagina Prenota e nel profilo sotto "I tuoi spazi".
💡 I preferiti non prenotano automaticamente lo spazio e non impediscono ad altri di farlo. Sono semplicemente scorciatoie per un accesso rapido da parte degli utenti.
6. Check-in per desks e posti auto
Il check-in automatico è disponibile per desks e posti auto, a seconda del tuo piano deskbird. Se abilitato, gli utenti verranno registrati automaticamente tramite geolocalizzazione quando arrivano in ufficio.
➡️ Scopri di più: Check-in automatico per prenotazioni di desks e posti auto
7. Impostazioni di prenotazione per le risorse
Per la configurazione a livello di prenotazione (modalità di check-in, periodi di tolleranza, tempi di anticipo, permessi di prenotazione ospiti), vedi: Impostazioni di prenotazione.