Configurare e gestire i tuoi uffici in deskbird è un primo passo fondamentale per adattare la struttura del tuo luogo di lavoro. Che tu stia creando una nuova sede, aggiornando le informazioni sull’indirizzo o controllando l’accesso, questo articolo ti guida in ogni fase.
- Crea e gestisci un ufficio
- Chiudi o elimina un ufficio
- Gestisci l'accesso
- Funzioni in ufficio
- Giorni festivi
1. Crea e gestisci un ufficio
Per creare un nuovo ufficio, vai su Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio e clicca su Aggiungi ufficio in alto a destra. Ti verrà chiesto di inserire:
- Nome dell’ufficio (obbligatorio)
- Indirizzo (obbligatorio)
- Salva l’ufficio come bozza (gli uffici in bozza sono nascosti agli utenti finché non vengono pubblicati)
Ti consigliamo di salvare l’ufficio come bozza finché la configurazione non è completa.
Una volta creato, vai su Impostazioni dell'ufficio e seleziona l’ufficio dal menu a tendina. Da qui puoi:
- Modificare il nome dell’ufficio
- Aggiornare l’indirizzo
- Caricare una foto
- Definire le chiusure degli uffici
- Pubblicare l’ufficio, una volta terminata la configurazione
- Configurare gli orari di apertura
💡 Gli orari di apertura definiscono il periodo di tempo per le prenotazioni di "Giornata intera". Le prenotazioni possono essere effettuate solo durante gli orari di apertura (tranne per le prenotazioni delle sale riunioni). Gli orari di apertura limitano anche gli orari di prenotazione predefiniti personali degli utenti: non è possibile impostare un orario di inizio predefinito prima dell’apertura dell’ufficio.
2. Chiudi o elimina un ufficio
Chiudi un ufficio
Per bloccare temporaneamente o a tempo indeterminato le prenotazioni per un intero ufficio, vai su Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio e trova Chiusure degli uffici.
Clicca su Gestisci, poi seleziona Aggiungi chiusura e scegli il tipo di chiusura:
- Chiusura a tempo indeterminato: seleziona Chiudi a tempo indeterminato. L’ufficio sarà nascosto agli utenti finché non lo riapri. Disponibile su tutti i piani. Su Desks Professional e superiori, puoi anche scegliere una data di Inizio futura.
- Chiusura temporanea: Desks Professional e superiori scegli una data di Inizio e una di Fine. L’ufficio rimane visibile agli utenti ma non può essere prenotato durante la chiusura, e torna prenotabile dopo la data di fine. Puoi aggiungere più chiusure temporanee per ogni ufficio.
Facoltativamente, aggiungi una breve Motivazione (ad esempio, manutenzione). Gli utenti la vedranno durante le chiusure temporanee. Poi clicca su Conferma e Salva.
Le prenotazioni future nel periodo di chiusura vengono annullate automaticamente (quelle per il giorno corrente no). Gli utenti ricevono un’email se hanno attivato le notifiche, mentre le prenotazioni passate restano invariate. Puoi aggiungere o eliminare una chiusura dell’ufficio in qualsiasi momento tramite Gestisci.
Scopri di più sulle chiusure: Chiusura degli spazi
Elimina un ufficio
Per eliminare un ufficio, vai su Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio e scorri verso il basso. Vedrai l’opzione per eliminare l’ufficio.
⚠️ Importante:
- Tutte le planimetrie e le configurazioni (aree, postazioni ecc.) andranno perse
-
Tutte le prenotazioni degli utenti per questo ufficio verranno annullate
Questa operazione non può essere annullata!
3. Gestisci l'accesso
Gestisci chi può accedere a questo ufficio. Puoi scegliere tra due opzioni:
- Condiviso: Tutti possono prenotare questo ufficio
- Riservato: Solo i gruppi di utenti selezionati possono accedere a questo ufficio
⚠️ Importante: Se limiti l’accesso a un ufficio per gruppo, assicurati che tutti gli utenti con postazioni o parcheggi assegnati siano aggiunti ai gruppi corretti prima di applicare la restrizione. Altrimenti, le loro assegnazioni verranno rimosse per mancanza di accesso.
4. Funzioni in ufficio
La funzione Funzioni in ufficio permette ai dipendenti di indicare le proprie competenze o responsabilità, come Soccorritore o Soccorritore antincendio. Queste funzioni compaiono nell’elenco utenti di ogni ufficio e possono essere filtrate per individuare i contatti giusti in presenza.
💡 Le funzioni in ufficio vengono assegnate per utente in Admin > Gestione degli utenti: Utenti e sono visibili sia nell’app web che in quella mobile.
Per maggiori informazioni, consulta l’articolo: Funzioni in ufficio.
5. Giorni festivi
I giorni festivi possono essere configurati su due livelli in deskbird. Tramite Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio, puoi assegnare un calendario dei giorni festivi regionale (ad esempio, Festività a Berlino) a un ufficio nella sezione Giorni festivi. Tutti gli utenti che hanno questo ufficio come sede principale erediteranno automaticamente il calendario selezionato.
Per modificare questa impostazione a livello individuale, è possibile assegnare un diverso calendario dei giorni festivi a ciascun utente in Admin > Gestione degli utenti: Utenti > seleziona utente > Generale > Calendario dei giorni festivi. I giorni festivi assegnati vengono mostrati direttamente nella scheda Pianifica e sono contrassegnati con l’etichetta Giorno festivo, incluso il nome della festività (ad esempio, Festa della Bastiglia) quando disponibile. In questo modo, utenti e admin hanno una visione chiara di chi non è disponibile a causa dei giorni festivi tra uffici e regioni diverse.
Nota: I calendari dei giorni festivi sono fissi e non possono essere modificati o personalizzati; al momento sono disponibili solo le opzioni preconfigurate.