Le Impostazioni Workforce ti permettono di configurare come funziona la pianificazione in tutta la tua organizzazione su deskbird. Da un'unica pagina, puoi abilitare la planning mezza giornata, personalizzare le opzioni di pianificazione che gli utenti vedono (inclusi colore, icona e se possono essere selezionate per mezza giornata), e controllare fino a quanto tempo fa i diversi ruoli possono visualizzare e modificare i planning passati, assicurandoti che la tua configurazione di pianificazione rispecchi davvero il modo in cui lavorano i tuoi team.
- Accesso alle Impostazioni Workforce
- Planning mezza giornata
- Accesso ai planning passati
- Opzioni di pianificazione
- Domande frequenti
1. Accesso alle Impostazioni Workforce
Le Impostazioni Workforce sono gestite dagli amministratori globali in Admin.
Per aprire la pagina, vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce.
Da qui puoi configurare tre aree:
- Planning mezza giornata: abilita o disabilita la pianificazione della mezza giornata per tutti gli utenti.
- Accesso ai planning passati: controlla fino a quanto tempo fa utenti e admin possono visualizzare e modificare i planning passati.
- Opzioni di pianificazione: gestisci le opzioni che gli utenti possono scegliere quando pianificano la loro settimana lavorativa, incluso il colore e l’icona mostrati per ogni opzione e se può essere selezionata per mezza giornata.
Ogni sezione ha i propri pulsanti Salva e Reimposta. Le modifiche hanno effetto solo dopo aver cliccato su Salva.
2. Planning mezza giornata
La planning mezza giornata permette agli utenti di pianificare due opzioni diverse nello stesso giorno, ad esempio Ufficio la mattina e Smart working il pomeriggio. È utile per i team con modalità ibride flessibili, turni spezzati o mezze giornate di permesso.
Abilitare la planning mezza giornata
- Vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce.
- Nella sezione Planning mezza giornata, attiva Abilita la pianificazione della mezza giornata per tutti gli utenti in deskbird.
- Clicca su Salva.
Una volta abilitata, gli utenti possono pianificare due opzioni diverse nello stesso giorno. Quando imposti le policy, puoi definire come vengono calcolate le mezze giornate per garantire un tracciamento e una conformità accurati.
Se alcune opzioni devono essere usate solo per giornate intere (ad esempio Smart working), puoi limitarle singolarmente tramite l’impostazione Mezza giornata abilitata. Vedi Abilitare la mezza giornata per singola opzione.
Definire l’orario di metà giornata
L’orario di metà giornata determina come viene divisa una giornata lavorativa e influisce sui periodi di prenotazione e sul tracciamento delle presenze.
Per configurarlo, vai su Admin > Luogo di lavoro > Impostazioni dell'ufficio e imposta l’orario di metà giornata (ad esempio 13:00) per l’ufficio interessato.
💡 Suggerimento: La sincronizzazione HRIS delle assenze per mezza giornata è supportata per Personio, HiBob, Factorial e HRWorks. La planning mezza giornata deve essere abilitata; altrimenti queste assenze vengono sincronizzate come giornata intera. Per dettagli, vedi Integrazione HRIS: Assenze.
3. Accesso ai planning passati
La sezione Accesso ai planning passati controlla fino a quanto tempo fa i diversi ruoli utente possono visualizzare e modificare i planning passati. Questo ti permette di allineare l’accesso alla pianificazione con le esigenze di compliance, HR e reportistica della tua azienda.
Puoi configurare due gruppi di ruoli separati, ognuno con il proprio intervallo di visualizzazione e modifica.
Utenti regolari, group manager e line manager
Controlla l’accesso ai planning dei colleghi (visualizzazione), ai propri planning (visualizzazione e modifica) e ai planning dei colleghi gestiti (visualizzazione e modifica).
- Accesso in visualizzazione: numero di settimane nel passato in cui questi utenti possono vedere i planning.
- Accesso in modifica: numero di settimane nel passato in cui questi utenti possono modificare i planning.
Amministratori globali, amministratori dell’ufficio, manager e relativi ruoli personalizzati
Controlla l’accesso a tutti i planning dei colleghi (visualizzazione e modifica). Questo vale anche per tutti i ruoli personalizzati che hanno le autorizzazioni Visualizza la pianificazione di tutti gli utenti e Gestisci la pianificazione di tutti gli utenti abilitate.
- Accesso in visualizzazione: numero di settimane nel passato in cui questi ruoli possono vedere i planning.
- Accesso in modifica: numero di settimane nel passato in cui questi ruoli possono modificare i planning.
Regole di configurazione
- Sia l’intervallo di visualizzazione che quello di modifica possono essere impostati da 0 a 52 settimane.
- Impostare un valore su 0 disabilita completamente l’accesso ai planning passati per quel gruppo di ruoli.
- L’intervallo di modifica non può superare quello di visualizzazione: gli utenti devono poter vedere un planning prima di poterlo modificare.
- Il valore predefinito è 1 settimana sia per la visualizzazione che per la modifica. Le aziende che non modificano nulla mantengono questo valore.
Dopo aver apportato le modifiche, clicca su Salva per applicarle. Clicca su Reimposta per annullare le modifiche non salvate.
⚠️ Importante: Chi può agire su quale planning dipende comunque dal ruolo dell’utente (amministratore globale, amministratore dell’ufficio, manager, group manager, line manager) o dalle autorizzazioni del ruolo personalizzato. Le impostazioni sui planning passati definiscono solo l’intervallo temporale di quell’accesso, non quali planning ogni ruolo può raggiungere.
4. Opzioni di pianificazione
Le opzioni di pianificazione definiscono le scelte che gli utenti possono selezionare quando pianificano la loro settimana lavorativa, ad esempio Ufficio, Smart working, Assente o Viaggio di lavoro. Puoi personalizzare queste opzioni per riflettere il modo in cui lavora la tua organizzazione e assegnare a ciascuna un colore e un’icona così da renderle subito riconoscibili in tutto il prodotto.
Proprietà delle opzioni
Ogni opzione di pianificazione ha le seguenti proprietà:
- Tipo di opzione: seleziona un tipo predefinito (Ufficio, Smart working, Assente, Viaggio di lavoro) oppure scegli Personalizzato per crearne uno tuo.
- Nome visualizzato personalizzato: imposta facoltativamente un nome personalizzato che gli utenti vedranno al posto dell’etichetta predefinita. Nota: le opzioni di pianificazione predefinite sono tradotte automaticamente, ma aggiungendo un nome personalizzato queste traduzioni automatiche vengono rimosse. Per le opzioni personalizzate, il nome visualizzato è obbligatorio.
- Colore: scegli un colore per distinguere visivamente ogni opzione nei planning e nell’analytics.
- Icona: scegli un’icona dalla lista dei suggerimenti così che l’opzione sia riconoscibile a colpo d’occhio.
- Mezza giornata abilitata: definisci se gli utenti possono selezionare l’opzione per mezza giornata. Se disattivata, l’opzione può essere selezionata solo per una giornata intera.
- Attiva / Inattiva: scegli se l’opzione è disponibile per gli utenti. Le opzioni inattive sono nascoste dalla vista di pianificazione.
Impostare colore e icona di un’opzione
Le opzioni di pianificazione usano un look aggiornato con colori coerenti su deskbird. Come amministratore, decidi come appare ogni opzione:
- Vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce e apri la sezione Opzioni di pianificazione.
- Seleziona l’opzione che vuoi personalizzare.
- Assegna un colore e un’icona dalla lista dei suggerimenti.
- Clicca su Salva.
Lo stile che imposti si applica ovunque l’opzione appaia, sia su web che su mobile:
- Feed personale
- Preferenze settimanali
- Pianificazione dei colleghi
- Pianificazione del tuo team
- Feed dei colleghi
💡 Suggerimento: Lo stile si sincronizza automaticamente. Appena salvi, tutti gli utenti vedranno il nuovo colore e la nuova icona. Non serve alcuna azione da parte loro.
Abilitare la mezza giornata per singola opzione
Quando la planning mezza giornata è attiva, puoi decidere per ogni opzione di pianificazione se gli utenti possono selezionarla per mezza giornata. È utile se alcune opzioni (ad esempio Smart working) devono essere pianificate solo per giornate intere, mentre altre restano flessibili.
- Vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce e apri la sezione Opzioni di pianificazione.
- Nella colonna Mezza giornata abilitata, disattiva l’impostazione per ogni opzione che deve essere solo per giornata intera. Lasciala attiva per le opzioni che possono essere usate sia per giornate intere che per mezze giornate.
- Clicca su Salva.
Cosa vedono gli utenti su web e mobile:
- Mezza giornata abilitata attiva: gli utenti possono selezionare l’opzione per una giornata intera e per la prima o la seconda metà della giornata.
- Mezza giornata abilitata disattiva: gli utenti possono comunque selezionare l’opzione per una giornata intera. Quando attivano Mezza giornata sotto Il tuo stato, l’opzione non appare nei menu a tendina Prima metà e Seconda metà.
Nulla cambia per le opzioni già esistenti finché un amministratore non modifica questa impostazione.
⚠️ Importante: Mezza giornata abilitata controlla solo la disponibilità della mezza giornata per una singola opzione. Non attiva o disattiva la planning mezza giornata a livello aziendale (vedi Planning mezza giornata) e non nasconde o disattiva l’opzione.
Aggiungere un’opzione di pianificazione
Clicca su + Aggiungi opzione di pianificazione per creare una nuova voce. La nuova opzione apparirà in fondo all’elenco. Seleziona un tipo di opzione, aggiungi eventualmente un nome visualizzato personalizzato, scegli colore e icona e assicurati che il toggle sia su Attiva. Poi clicca su Salva.
Riordinare le opzioni
Le opzioni di pianificazione vengono mostrate agli utenti nell’ordine che imposti qui. Usa le maniglie (⠟) a sinistra di ogni riga per trascinare le opzioni nell’ordine che preferisci, poi clicca su Salva.
Eliminare un’opzione di pianificazione
Clicca sull’icona del cestino a destra di una riga per eliminare un’opzione. Se ci sono planning che la stanno usando, apparirà una finestra di dialogo che ti chiederà di scegliere tra due azioni:
- Migrare i planning esistenti su un’altra opzione di pianificazione, poi eliminare quella attuale.
- Elimina subito: tutti i planning e i dati analytics collegati a questa opzione verranno rimossi definitivamente.
⚠️ Importante: Altro ufficio è un’opzione predefinita che non può essere modificata o eliminata. Appare sotto l’opzione Ufficio nell’app web.
5. Domande frequenti
Solo gli amministratori globali possono accedere e modificare le impostazioni Workforce. Anche i ruoli personalizzati con i relativi permessi admin possono accedere a questa pagina.
Quando la programmazione della mezza giornata è disattivata, gli utenti non possono più creare nuove pianificazioni di mezza giornata. Le pianificazioni di mezza giornata già presenti restano nel sistema, ma verranno mostrate come giornate intere finché le policy non saranno riviste.
deskbird confronta gli orari della prenotazione con l'orario centrale dell'ufficio (vedi Definire l'orario centrale). Una prenotazione che si trova interamente prima dell'orario centrale conta come prima metà, una che si trova interamente dopo conta come seconda metà, mentre una prenotazione che attraversa l'orario centrale conta come giornata intera. Il calcolo si basa sugli orari prenotati, non sul tempo effettivamente trascorso in ufficio.
La programmazione della mezza giornata deve essere attivata. Se è disattivata, una prenotazione della postazione nel pomeriggio (ad esempio, dalle 14:00 alle 17:00) può comunque registrare una giornata intera di Ufficio per quell'utente, quindi i report sulle presenze mostreranno più giornate in ufficio di quante ne siano state effettivamente trascorse.
Sì. Vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce, apri Opzioni di pianificazione e disattiva Mezza giornata abilitata per ogni opzione che deve essere solo per la giornata intera. Poi clicca su Salva. Tutte le altre opzioni resteranno disponibili sia per la giornata intera che per la mezza giornata.
Controlla queste due impostazioni in Admin > Workforce > Impostazioni Workforce:
- Programmazione della mezza giornata: la mezza giornata deve essere abilitata per tutti gli utenti.
- Mezza giornata abilitata (in Opzioni di pianificazione): se questa opzione è disattivata per lo stato, gli utenti possono selezionarlo solo per la giornata intera.
No. L'intervallo di modifica non può andare più indietro rispetto a quello di visualizzazione. Gli utenti devono poter visualizzare una pianificazione prima di poterla modificare. Se imposti l'accesso alla visualizzazione su un valore inferiore rispetto all'accesso alla modifica, deskbird regolerà automaticamente l'accesso alla modifica per farlo coincidere.
Imposta sia Accesso alla visualizzazione che Accesso alla modifica su 0 settimane per il gruppo di ruoli interessato, poi clicca su Salva. Con questa impostazione, gli utenti di quel gruppo non potranno visualizzare né modificare alcuna pianificazione passata.
Disattivare uno stato lo nasconde dalla vista di pianificazione, quindi gli utenti non possono più selezionarlo, ma le pianificazioni esistenti e gli analytics che usano quello stato vengono mantenuti. Eliminare uno stato lo rimuove definitivamente. A seconda dell'opzione scelta, le pianificazioni esistenti vengono migrate a un altro stato oppure eliminate insieme ai relativi analytics.
Gli stati predefiniti (Ufficio, Smart working, Assente, Viaggio di lavoro) hanno traduzioni integrate per tutte le lingue supportate. Quando aggiungi un nome personalizzato, deskbird lo considera come l'etichetta preferita della tua organizzazione e la mostra a tutti gli utenti in tutte le lingue senza tradurla.
No. Colori e icone vengono impostati una sola volta da un amministratore in Admin > Workforce > Impostazioni Workforce e valgono per tutta l'organizzazione. Gli utenti vedono lo stile ma non possono modificarlo.
No. Lo stile si aggiorna automaticamente dopo aver cliccato su Salva e gli utenti vedranno il colore e l'icona aggiornati la prossima volta che apriranno deskbird da web o mobile.
Ovunque venga mostrata un'opzione di pianificazione: nel feed personale, nelle preferenze settimanali, nella pianificazione dei colleghi, nella pianificazione del tuo team e nel feed dei colleghi, sia su web che su mobile.