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Integrazione HRIS: Assenze

Workforce

L'integrazione di deskbird con il tuo HRIS (Human Resource Information System) automatizza il tracciamento delle assenze e migliora l'accuratezza dei dati. Aiuta a ridurre il lavoro doppio e garantisce che la pianificazione del luogo di lavoro rifletta la disponibilità in tempo reale.

💡 Collaboriamo con Merge per offrire e supportare queste integrazioni.

  1. Perché sincronizzare le assenze
  2. HRIS supportati
  3. Come funzionano le assenze sincronizzate
  4. Configurare l'integrazione
  5. Configurazione SFTP (su richiesta)
  6. Esperienza utente

1. Perché sincronizzare le assenze

Senza l'integrazione, gli utenti che utilizzano sia deskbird che il loro strumento HRIS devono tracciare i periodi di assenza su entrambe le piattaforme, con conseguente duplicazione del lavoro e possibili incoerenze nei dati. La nostra Integrazione HRIS risolve questo problema trasferendo automaticamente i periodi di assenza (ad esempio, giorni di malattia e ferie) dall'HRIS alla pagina Pianifica di deskbird con lo stato "Assente".

Questa automazione fa risparmiare tempo e garantisce dati accurati per workforce e office analytics.

HRIS Integration Graphic

2. HRIS supportati

Non è necessario l'intervento di uno sviluppatore. deskbird supporta l'integrazione diretta con i seguenti strumenti HRIS: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, PeopleHR, HiBob, HRWorks, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday e Sage HR.

3. Come funzionano le assenze sincronizzate

💡 I periodi di assenza approvati (ad esempio, giorni di malattia, ferie o qualsiasi assenza definita nel tuo HRIS) vengono sincronizzati automaticamente nella pagina Pianifica di deskbird.

Se un utente è contrassegnato come “Assente”, tutte le prenotazioni esistenti in quel giorno verranno cancellate automaticamente, tranne le prenotazioni delle sale riunioni.

Assenze di mezza giornata: Personio, HiBob, Factorial e HRWorks sincronizzano le assenze di mezza giornata come mezze giornate. Queste appaiono nella pianificazione come Prima metà (mattina) o Seconda metà (pomeriggio) con lo stato predefinito "Assente". In HRWorks, ad esempio, un'assenza di più giorni può iniziare nel pomeriggio del primo giorno e terminare la mattina dell'ultimo giorno, con giornate intere nel mezzo.

  • Le assenze di mezza giornata vengono sincronizzate come mezze giornate solo quando la programmazione della mezza giornata è attivata per la tua azienda (vedi Impostazioni Workforce). Se è disattivata, vengono sincronizzate come "Assente" per l'intera giornata.
  • Altri strumenti HRIS sincronizzano le assenze di mezza giornata come "Assente" per l'intera giornata. Se il tuo HRIS invia un'assenza di un solo giorno inferiore a 8 ore, deskbird confronta l'orario di inizio e fine con la metà della giornata lavorativa in ufficio e la mostra come assenza nella prima o nella seconda metà.

💡 Gli utenti non possono modificare manualmente lo stato di assenza sincronizzato. Per annullare un'assenza, devono aggiornarla nell'HRIS, che verrà poi riflessa in deskbird.

Per maggiori dettagli su quali assenze vengono sincronizzate e quando, consulta le FAQ sull'integrazione HRIS.

4. Configurare l'integrazione

Prima di iniziare: Ti serve il ruolo di Amministratore globale, Workforce e le credenziali API generate nel tuo HRIS.

  1. Vai su Admin > Integrazioni.
  2. Seleziona il tuo strumento HRIS e inserisci le credenziali API (generate nel tuo HRIS). Segui i passaggi a schermo.
  3. Assicurati che Assenze (Contrassegna automaticamente gli utenti come assenti in base ai dati HRIS) sia attivo.
  4. Il sistema inizierà a sincronizzare tutte le assenze future e quelle approvate negli ultimi 3 mesi.
  5. Puoi continuare a lavorare mentre la sincronizzazione avviene in background.
  6. Per maggiori informazioni, consulta le nostre FAQ.

💡 Suggerimento: Per modificare in seguito cosa viene sincronizzato, vai su Admin > Integrazioni, seleziona Gestisci sul tuo HRIS e aggiorna le impostazioni.

HRIS Setup Dialog Integration Panel

5. Configurazione SFTP (su richiesta)

In casi particolari in cui non è supportata un'integrazione HRIS diretta (tramite Merge), deskbird offre un'opzione sicura di sincronizzazione delle assenze tramite SFTP (Secure File Transfer Protocol). Questo metodo è disponibile solo su richiesta e deve essere abilitato dal nostro team. Se il tuo sistema HR non è presente tra le integrazioni native, contatta il tuo Customer Success Manager per valutare questa opzione.

💡 Se necessario, possiamo offrire assistenza tecnica per questa configurazione tramite il nostro partner di integrazioni di fiducia.

⚠️ Questo metodo viene utilizzato esclusivamente per la sincronizzazione delle assenze – non supporta il provisioning di Utenti & Gruppi.

Metodi di caricamento SFTP disponibili

Ci sono due modi per trasferire i tuoi file CSV a deskbird tramite SFTP. Sebbene l'approccio automatico sia preferibile per l'uso a lungo termine, il caricamento manuale può essere utile per i test iniziali o per team di piccole dimensioni.

  1. Push SFTP programmato (consigliato)
    La maggior parte delle aziende automatizza questo processo utilizzando un job programmato che invia regolarmente il CSV al nostro server SFTP, di solito su base giornaliera o settimanale.
    • deskbird fornisce:
      • Hostname SFTP
      • Nome utente
      • Chiave SSH o password
    • L'azienda genera un CSV dal proprio HRIS o strumento di esportazione e lo carica nella cartella corretta sul server SFTP.
    • ⚠️ Il file caricato deve rispettare esattamente il formato CSV definito qui sotto.
  2. Caricamento manuale (per test o uso su piccola scala)
    Gli amministratori HR o IT possono esportare manualmente il file CSV e caricarlo nel contenitore SFTP assegnato utilizzando strumenti come FileZilla o Cyberduck.
    • Questo è particolarmente utile durante la fase di test o quando le dimensioni del cliente non giustificano l'automazione.

Formato CSV e regole di sincronizzazione

I dati delle assenze vengono sincronizzati da un file CSV, che funge da unica fonte attendibile per i giorni di assenza in un determinato intervallo di tempo.

💡 Puoi scaricare un esempio di file .csv in fondo a questo articolo.

Struttura del CSV:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 giorni di assenza
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 giornata di assenza (mattina)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 giornata di assenza (pomeriggio)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 giornate di assenza
  • Finestra temporale: Verranno elaborate solo le assenze tra D–6 settimane e D+12 settimane (dove D = data di creazione del file).
  • Fonte attendibile: Il file deve includere l'elenco completo e definitivo delle assenze di tutti gli utenti nel periodo di riferimento.
  • Creazione: Le assenze elencate nel CSV ma non ancora presenti in deskbird verranno aggiunte.
  • Cancellazione: Le assenze già presenti in deskbird ma mancanti dal file verranno rimosse.
    Se il file più recente non include più un'assenza passata, questa verrà rimossa anche da deskbird.
  • Nessun aggiornamento parziale: Qualsiasi voce mancante verrà considerata come cancellazione.
  • Mezze giornate: SFTP supporta le assenze di mezza giornata. am viene mostrato come assenza mattutina (Prima metà) e pm come assenza pomeridiana (Seconda metà). Per le assenze di mezza giornata da un'integrazione HRIS diretta, vedi Come funzionano le assenze sincronizzate.
  • Modifica manuale: Le assenze da SFTP non possono essere modificate manualmente dagli utenti (né dagli admin).

Trovi un esempio di file .csv per la configurazione SFTP in fondo a questo articolo.

6. Esperienza utente

  • Gli utenti vedranno il proprio stato sincronizzato nel Feed personale e nella vista Colleghi sia su web che su mobile.
  • Le notifiche email vengono inviate quando lo stato di assenza viene aggiornato tramite HRIS.
  • Gli utenti riceveranno anche una notifica se un'assenza sincronizzata comporta la cancellazione di una prenotazione.
  • I group manager, i manager, gli amministratori dell'ufficio e gli amministratori globali possono visualizzare lo stato di assenza dei membri del team per coordinare la presenza e le esigenze degli spazi di lavoro.
  • La sincronizzazione HRIS viene eseguita una volta al giorno (durante la notte). Per Personio, viene eseguita ogni ora.

⚠️ Nota: Quando le assenze vengono importate tramite l'integrazione, gli utenti possono risincronizzare manualmente le assenze se vengono visualizzate in modo errato. Per farlo, seleziona le tue iniziali o la foto profilo in basso a sinistra, poi Profilo e clicca su Resync HRIS absences sotto Privacy & sicurezza nella scheda Account.

Questa opzione non è disponibile quando si utilizza SFTP.

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ℹ️ Questo articolo può essere tradotto automaticamente.
La versione inglese è quella ufficiale. Vedi la versione inglese

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