Con la sincronizzazione dello stato del planning di deskbird, gli stati del planning del tuo team (ad esempio, Ufficio, Smart working, Assente) vengono automaticamente inviati al calendario Google o Microsoft collegato. In questo modo, tutti possono vedere chi lavora dove, senza dover cambiare app.
- Prerequisiti
- Come funziona
- Configurazione con Microsoft 365
- Configurazione con Google Workspace
- Cosa vedono gli utenti nei loro calendari
- Domande frequenti
1. Prerequisiti
- Diritti da Admin richiesti: Super Admin di Google Workspace o Amministratore globale di Microsoft Entra ID.
- Configurazione da browser: completa la configurazione da un browser web (non da Microsoft Teams).
- Sincronizzazione unidirezionale: deskbird invia gli stati del planning al provider del calendario. Le modifiche fatte direttamente nel calendario non vengono sincronizzate su deskbird.
- Se utilizzi un'Integrazione HRIS (ad esempio, Personio), le assenze seguono il flusso: HRIS → deskbird → calendario.
2. Come funziona
Una volta attivata, deskbird crea delle voci nel calendario per ogni stato del planning dell'utente. Il tipo di voce dipende dal provider del calendario e dallo stato:
- Google Calendar: Ufficio e Smart working compaiono come voci di luogo di lavoro. Assente e gli stati personalizzati compaiono come eventi di un giorno intero.
- Microsoft Outlook: tutti gli stati vengono mostrati come eventi di un giorno intero.
3. Configurazione con Microsoft 365
- Vai su Admin > Azienda: Integrazioni.
- Nella riga Planning degli utenti sotto Calendari, clicca su Set up sync.
- Seleziona Microsoft.
- Clicca su Connect.
- Accedi con un account Amministratore globale.
- Dai il consenso a tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi a schermo.
4. Configurazione con Google Workspace
- Vai su Admin > Azienda: Integrazioni.
- Nella riga Planning degli utenti sotto Calendari, clicca su Set up sync.
- Seleziona Google.
- Clicca su Connect.
- Accedi con il tuo account Google admin.
- Dai il consenso a tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi a schermo.
5. Cosa vedono gli utenti nei loro calendari
| Stato | Google Calendar | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Ufficio | Voce luogo di lavoro | Evento di un giorno intero |
| Smart working | Voce luogo di lavoro | Evento di un giorno intero |
| Assente | Evento di un giorno intero | Evento di un giorno intero |
| Stati personalizzati | Evento di un giorno intero | Evento di un giorno intero |
6. Domande frequenti
Sì. Planning degli utenti e Sincronizzazione del calendario delle sale sono integrazioni separate. Puoi attivarne una senza l'altra.
No. La sincronizzazione dello stato del planning è solo unidirezionale: deskbird invia gli stati al calendario. Se un utente modifica o elimina la voce direttamente dal calendario, deskbird la ricreerà al prossimo ciclo di sincronizzazione.
Se hai un'Integrazione HRIS (ad esempio, Personio), le assenze vengono gestite automaticamente: HRIS → deskbird → calendario. Non è richiesta alcuna azione manuale.
In Microsoft Outlook, tutti gli stati del planning vengono mostrati come eventi di un giorno intero. Questo vale per Assente, stati personalizzati, così come per Ufficio e Smart working.
In Google Calendar, Ufficio e Smart working compaiono come voci di luogo di lavoro. Assente e tutti gli stati personalizzati vengono mostrati come eventi di un giorno intero.