Il Plugin Outlook di deskbird rende facile per i team trovare e prenotare la sala riunioni giusta direttamente in Outlook, senza dover cambiare applicazione. Fornisce disponibilità delle sale in tempo reale, filtri e una sincronizzazione senza interruzioni con deskbird, aiutando a pianificare le riunioni in modo più rapido e affidabile.
Il plugin funziona su Outlook per Web, Windows e Mac, offrendo un'esperienza di prenotazione potente e coerente su tutti i dispositivi.
Per la migliore esperienza di prenotazione
Coinvolgi il tuo team IT se possibile. Inizia sincronizzando tutte le sale riunioni da Microsoft a deskbird seguendo questa guida. Se utilizzi sale riunioni in deskbird che non esistono in Microsoft, creale in Microsoft ed esegui la sincronizzazione in modo che entrambi i sistemi corrispondano. Le sale non sincronizzate presentano limitazioni evitabili; le sale correttamente collegate garantiscono la migliore esperienza possibile.
- Panoramica
- Utilizzo del Plugin Outlook
- Distribuzione e installazione
- Come funziona la sincronizzazione con deskbird
- Gestione dei visitatori
- FAQ
1. Panoramica
Il Plugin Outlook di deskbird permette agli utenti di cercare, filtrare e prenotare sale riunioni direttamente dal calendario di Outlook. Che si tratti di una riunione singola o ricorrente, tutte le sale disponibili dell’ufficio selezionato vengono mostrate in tempo reale, inclusi capacità, servizi e stato di disponibilità.
Il plugin appare nella schermata di creazione dell’evento e funziona sia su Outlook Web che sulla versione desktop. Le sale prenotate vengono sincronizzate automaticamente con la web app di deskbird per garantire un’esperienza di prenotazione coerente su tutte le piattaforme.
2. Utilizzo del Plugin Outlook
Il Plugin Outlook di deskbird appare nella schermata di creazione dell’evento. Gli utenti vi accedono cliccando sull’icona di deskbird nella barra degli strumenti.
Dopo aver aperto il pannello del plugin, gli utenti possono:
- Selezionare un ufficio dal menu a tendina (la sede principale è selezionata di default)
- Selezionare un piano (oppure scegliere Tutti i piani)
- Cercare per nome della sala
- Applicare filtri come:
- Capacità (es. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Servizi (es. con catering, senza catering)
- Includi sale non disponibili
- Aggiungere la sala selezionata all’evento con un solo clic
Una volta aggiunta, la sala viene automaticamente registrata in deskbird.
3. Distribuzione e installazione
Gli amministratori IT possono distribuire il plugin a utenti specifici o a tutta l’organizzazione utilizzando la guida di Microsoft: Gestire la distribuzione dei componenti aggiuntivi (documentazione Microsoft)
Il modo più semplice e consigliato per distribuire il plugin è che un Amministratore globale Microsoft 365 lo installi direttamente dal Microsoft AppSource Marketplace mentre è connesso.
Passaggi consigliati
Inizia sincronizzando tutte le sale riunioni da Microsoft a deskbird seguendo questa guida: Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per stato pianificazione e sale riunioni. Se utilizzi sale riunioni in deskbird che non esistono in Microsoft, creale in Microsoft ed esegui la sincronizzazione in modo che entrambi i sistemi corrispondano. Le sale non sincronizzate presentano limitazioni evitabili; le sale correttamente collegate garantiscono la migliore esperienza possibile.
Accedi come Amministratore globale in Microsoft.
Apri il plugin deskbird in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Clicca su Get it now e segui la procedura di distribuzione.
Durante la configurazione, accetta le autorizzazioni richieste quando richiesto.
Potrebbero essere necessarie fino a 72 ore prima che il plugin sia visibile a tutti gli utenti. Gli utenti potrebbero dover riavviare Microsoft 365.
4. Come funziona la sincronizzazione con deskbird
Per le sale sincronizzate
Le sale sincronizzate sono sale riunioni create nel tuo tenant Microsoft e configurate in deskbird. Tutte le prenotazioni effettuate tramite il Plugin Outlook vengono sincronizzate automaticamente con deskbird in tempo reale. Questo garantisce:
- Nessuna doppia prenotazione
- Visibilità condivisa tra Outlook e deskbird
- Dati di utilizzo accurati per workplace analytics
Qualsiasi aggiornamento o cancellazione effettuata in Outlook sarà riflessa anche nella relativa prenotazione in deskbird.
⚠️ Multi-tenancy non supportato: Il Plugin Outlook di deskbird attualmente non supporta ambienti Microsoft multi-tenant.
Per le sale non sincronizzate
Le sale non sincronizzate sono sale riunioni create in deskbird e non disponibili nel tuo ambiente Microsoft. Consigliamo vivamente di utilizzare solo sale riunioni sincronizzate quando possibile. Le sale non sincronizzate presentano limitazioni evitabili.
Le sale riunioni non sincronizzate sono sale che esistono solo in deskbird e non sono collegate a Microsoft Outlook / Exchange. Poiché queste sale non sono sincronizzate con Microsoft, si applicano alcune limitazioni imposte da Microsoft, elencate di seguito:
- Se un evento viene creato per una sala non sincronizzata e successivamente eliminato direttamente in Outlook, l’evento rimarrà in deskbird. Di conseguenza, la sala potrebbe risultare non disponibile in deskbird anche se l’evento è stato rimosso da Outlook.
- Quando un evento viene eliminato in deskbird, non viene rimosso automaticamente dal calendario di Outlook. Invece, l’organizzatore riceve un’email con l’opzione per rimuovere l’evento dal proprio calendario.
- In alcuni casi, possono essere inviate due email di conferma, il che può portare alla creazione di due voci in calendario.
- L’email di conferma inviata da deskbird attualmente non può essere disattivata.
- Gli eventi creati in Outlook appariranno in deskbird, ma le modifiche apportate in deskbird non saranno riflesse in Outlook.
- Queste limitazioni possono essere evitate utilizzando solo sale riunioni sincronizzate.
5. Gestione dei visitatori
Se la tua organizzazione dispone di una Licenza Gestione dei visitatori, il Plugin Outlook di deskbird permette anche ai dipendenti di gestire le visite direttamente da Outlook — senza dover passare alla web app di deskbird.
La scheda Gestione dei visitatori appare automaticamente nel pannello del plugin per i clienti con una Licenza Gestione dei visitatori attiva. Supporta l’intero ciclo di vita della visita:
- Gli utenti possono creare, modificare e rimuovere visite direttamente da Outlook
- Le modifiche vengono sincronizzate in tempo reale tra Outlook e la web app di deskbird
- Gli addetti al front office vedono sempre una lista visite aggiornata in deskbird
- I dettagli della riunione restano allineati automaticamente in caso di modifiche
Questo significa che i dipendenti possono pianificare una riunione, prenotare una sala e gestire i visitatori tutto da un unico posto in Outlook.
6. FAQ
Sì. Puoi prima distribuire il plugin a un numero limitato di utenti o a un gruppo pilota tramite il Centro di amministrazione Microsoft 365. Una volta validato, la distribuzione può essere estesa ad altri gruppi o a tutta l’organizzazione. Per una guida dettagliata, consulta la documentazione ufficiale di Microsoft sulla gestione della distribuzione dei componenti aggiuntivi.
Nota: Poiché il plugin è disponibile tramite l’Outlook Marketplace, gli utenti potrebbero essere in grado di installarlo autonomamente prima che tu lo distribuisca centralmente.
Il Plugin Outlook di deskbird è compatibile con:
- Outlook Web App (OWA) all’interno di un abbonamento Microsoft 365 supportato
- Applicazioni desktop Outlook (Microsoft 365) su Windows e macOS che supportano i moderni componenti aggiuntivi di Office
È richiesto un tenant Microsoft 365 supportato e una versione aggiornata di Outlook. Versioni di Outlook obsolete o non supportate, incluse le licenze perpetue standalone, potrebbero non funzionare correttamente. Se non sei sicuro che il tuo ambiente sia supportato, consulta il tuo team IT o contatta il Supporto deskbird.
Il Plugin Outlook di deskbird richiede solo le autorizzazioni necessarie per supportare la funzionalità di prenotazione delle sale:
Accesso all’account Microsoft
- Informazioni di base del profilo (nome ed email) per identificare l’utente in deskbird
- Autenticazione Single Sign-on (SSO) utilizzando il login Microsoft esistente
Informazioni sulla riunione corrente
- Lettura: orario della riunione, oggetto, partecipanti, luogo, ricorrenza
- Modifica: aggiungere o rimuovere le sale riunioni e salvare i dettagli della prenotazione per la riunione in modifica
Importante: Il plugin interagisce solo con la riunione attualmente visualizzata o modificata. Non accede ad altre email, voci di calendario, contatti o dati della casella di posta.
Il plugin utilizza il Single Sign-on di Microsoft per l’autenticazione e cripta tutte le comunicazioni tramite HTTPS. Accede solo alle informazioni relative alla riunione specifica in modifica e memorizza solo i metadati minimi necessari per mantenere la prenotazione in deskbird. Nessun contenuto sensibile della riunione viene memorizzato localmente o trasmesso a deskbird a meno che non venga eseguita un’azione come la selezione di una sala e il salvataggio dell’evento.
Il plugin autentica automaticamente gli utenti tramite il Single Sign-on di Microsoft.
- Se l’email Microsoft dell’utente corrisponde a un account deskbird esistente, l’accesso è immediato e senza interruzioni.
- Se non esiste un utente corrispondente in deskbird, il plugin chiede all’utente di contattare il proprio amministratore deskbird per creare o aggiornare l’account.
No. Il plugin è riservato agli utenti con licenza all’interno del tenant Microsoft 365 della tua organizzazione. Gli utenti esterni (come ospiti o utenti di altri tenant) non possono accedere o utilizzare il plugin, anche se invitati alle riunioni.
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Accedere agli utenti
Permette agli utenti di accedere all'app con il loro account di lavoro o scolastico e consente all'app di accedere alle informazioni di base del profilo utente. -
Visualizzare il profilo di base degli utenti
Consente all'app di vedere i dettagli di base del profilo come nome, foto, nome utente e indirizzo email. -
Accedere e leggere il profilo utente
Permette agli utenti di accedere e consente all'app di leggere il loro profilo e le informazioni di base dell'azienda degli utenti connessi.
Per le sale non sincronizzate, Outlook impone alcune limitazioni tecniche che impediscono al plugin di rilevare in modo affidabile le modifiche agli eventi. Per risolvere questo problema, il plugin aggiunge addin@deskbird.com come partecipante facoltativo quando viene selezionata una sala non sincronizzata.
Questo serve a due scopi principali:
- Attiva il callback "invia" di Outlook, permettendo al plugin di rilevare aggiornamenti o cancellazioni.
- Permette a deskbird di mantenere aggiornata la relativa prenotazione in modo accurato.
La casella di posta addin@deskbird.com è un account tecnico dedicato di supporto. Non viene monitorata, non rappresenta un vero utente e non ha alcun impatto sul normale flusso di lavoro. Vedere questo indirizzo tra i partecipanti facoltativi quando si prenotano sale non sincronizzate è un comportamento previsto.
Il Plugin Outlook di deskbird utilizza i seguenti dettagli applicativi:
- ID applicazione: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nome applicazione (Microsoft Marketplace): deskbird – Book and manage rooms
Questi dettagli possono essere utilizzati dagli amministratori per identificare il plugin in Microsoft Entra ID, nel Microsoft 365 Admin Center o durante revisioni interne di sicurezza e conformità.
No. Il Plugin Outlook di deskbird attualmente non supporta i calendari condivisi o delegati. È disponibile solo quando si creano o modificano eventi nel proprio calendario. Il supporto alle prenotazioni su calendari delegati è previsto nella roadmap del prodotto, ma non è ancora pianificato per una versione specifica.
Se la distribuzione tramite marketplace non è possibile, puoi utilizzare il file manifesto per installare manualmente il plugin tramite PowerShell. Scarica il manifesto qui:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=it-IT
Se visualizzi una schermata intitolata Consenso Admin richiesto con il messaggio "L'amministratore Microsoft 365 deve concedere il consenso per questo plugin. Contatta il tuo team IT.", significa che il tenant Microsoft 365 della tua organizzazione richiede che un amministratore approvi il plugin prima che i singoli utenti possano accedere.
Si tratta di un'impostazione di sicurezza standard di Microsoft. Per risolvere il problema, chiedi al tuo team IT o a un Amministratore globale di concedere il consenso admin per il Plugin Outlook di deskbird nel portale Microsoft Entra ID (Azure AD). Una volta concesso il consenso, tutti gli utenti del tenant potranno utilizzare il plugin senza vedere più questo messaggio.
No. Attualmente non è possibile prenotare catering e servizi tramite il Plugin Outlook di deskbird. Il plugin permette solo di filtrare le sale riunioni in cui il catering è generalmente disponibile, utilizzando il filtro Servizi.
Se sei interessato a prenotare catering e servizi direttamente dal plugin, faccelo sapere. Invieremo il tuo feedback al nostro team di prodotto.