Le funzionalità di pianificazione di deskbird permettono a utenti e manager di organizzare dove lavorare ogni giorno — in ufficio, da remoto o altrove. Questo articolo copre le impostazioni gestite dagli admin e le azioni a livello di manager. Per una guida completa su come gli utenti impostano il proprio programma, indirizzali alla sezione Per gli utenti di questo help center.
1. Stati utente
Gli utenti possono impostare uno stato di lavoro giornaliero dalla scheda Programma: Ufficio, Lavoro mobile, Assente, Viaggio di lavoro o Ferie. Queste opzioni possono essere personalizzate per ogni azienda. Quando il componente aggiuntivo Desks è attivo, selezionando Ufficio viene richiesto agli utenti di prenotare una desk.
Reset dello stato in caso di cancellazione della prenotazione: Quando l’ultima prenotazione di un utente per la giornata viene cancellata e il suo stato è Ufficio, deskbird chiede di aggiornare lo stato. Questo mantiene aggiornati i dati di presenza in tempo reale. La richiesta appare solo per le cancellazioni effettuate dall’utente stesso — le cancellazioni avviate dagli admin e le cancellazioni automatiche dovute a mancato check-in non la attivano.
2. Preferenze settimanali
Gli utenti possono impostare programmi settimanali ricorrenti (lun–ven) tramite Profilo > Le tue preferenze, così lo stato viene impostato automaticamente ogni settimana senza bisogno di modificarlo manualmente. Il sistema pianifica fino a 2 mesi in anticipo e aggiorna mese per mese.
💡 Disponibile dal piano Desks Business, o con i piani Workforce Business & Enterprise. Nota: gli stati delle preferenze settimanali non sono sincronizzati con i calendari Microsoft o Google collegati.
3. Prenotazione automatica
La prenotazione automatica estende le preferenze settimanali creando automaticamente le vere e proprie prenotazioni di desk e parcheggi — non solo impostando lo stato. Quando è attiva, il sistema prenota le risorse seguendo un ordine di priorità: prima gli spazi assegnati, poi i preferiti, poi le risorse/zone/piani usati in passato e infine una scelta casuale.
Puoi attivare questa funzione per ogni ufficio in Admin > Desks, parcheggi & altri: Impostazioni prenotazione > Prenotazione automatica. Puoi scegliere se permettere agli utenti di attivare l’automazione per desk, parcheggi o entrambi. Una volta attivata, gli utenti possono attivare o disattivare l’automazione dalle Impostazioni profilo > Preferenze ibride.
💡 Disattivare la prenotazione automatica non influisce sulle prenotazioni già effettuate. Le prenotazioni future vengono generate man mano che ogni ufficio viene elaborato — dato che gli uffici sono distribuiti durante la giornata, le prenotazioni compaiono gradualmente e non tutte insieme.
4. Pianifica per un altro utente
Admin e manager possono pianificare la settimana lavorativa per altri utenti — sia singoli che interi gruppi. Questo è utile per coordinare la presenza del team e allineare le presenze alle esigenze aziendali.
- Vai su Programma e seleziona la scheda Colleghi.
- Dal menu a tendina, seleziona Tutti, Seguiti o un gruppo specifico.
- Seleziona un utente per aprire il suo programma, poi imposta gli stati (Ufficio, Lavoro mobile, Viaggio di lavoro, ecc.) per ogni giorno.
- Aggiungi eventualmente una nota per dare contesto, poi clicca su Salva. Se le notifiche sono attive, l’utente riceverà un’email riguardo la modifica.
💡 Puoi anche modificare il programma di un utente fino a una settimana nel passato dalla scheda Colleghi.