deskbird rende facile pianificare dove lavorare ogni giorno. Che sia in ufficio, da remoto o altrove, puoi impostare il tuo stato manualmente oppure automatizzare la tua agenda con le preferenze settimanali.
- Pianifica manualmente
- Pianifica usando le preferenze settimanali
- Prenotazione automatica
- Pianifica per un altro utente
- Segui i colleghi
1. Pianifica manualmente
Se la tua azienda ha attivato il componente aggiuntivo Schedule, puoi aggiornare il tuo stato giornaliero direttamente dal tuo Feed personale. Puoi anche utilizzare la scheda Colleghi per pianificare il tuo lavoro. Da lì, puoi modificare la pianificazione fino a una settimana nel passato.
- Vai alla scheda Schedule. Si apre automaticamente quando accedi.
- Clicca su un qualsiasi giorno, ad esempio Oggi o Domani.
- Seleziona lo stato che preferisci:
- Ufficio
- Lavoro da remoto
- Assente
- Viaggio di lavoro
- Ferie
🔧 Nota: Queste opzioni possono essere personalizzate dalla tua azienda. Se il componente aggiuntivo Desks è attivo, selezionando Ufficio ti verrà chiesto di prenotare una desk per quel giorno.
Reset dello stato quando l'ultima prenotazione viene cancellata
Quando cancelli l'ultima prenotazione della giornata (desks, parcheggi o altre risorse — le sale riunioni sono escluse) e il tuo stato è ancora impostato su Ufficio, deskbird ti chiederà di aggiornarlo. Questo aiuta a mantenere i dati di presenza in tempo reale accurati per il tuo team e per l’ufficio.
Puoi scegliere di:
- passare a un altro stato (ad es. Lavoro da remoto, Assente),
- azzerare completamente lo stato, oppure
- lasciarlo invariato.
💡 Da sapere: Il messaggio appare solo per le tue cancellazioni e solo quando il tuo stato è Ufficio. Gli altri stati (ad es. Lavoro da remoto, Viaggio di lavoro) non vengono mai modificati. Le cancellazioni effettuate dagli amministratori e le cancellazioni automatiche dovute a mancato check-in non attivano il messaggio.
2. Pianifica usando le preferenze settimanali
La funzione Preferenze settimanali ti permette di impostare automaticamente la tua agenda settimanale in base alle tue abitudini ricorrenti.
💡 Questa funzione è disponibile a partire dal piano Desks Business, oppure con i piani Workforce Business & Enterprise.
- Clicca sulla tua foto profilo o sulle iniziali nell’angolo in basso a sinistra.
- Seleziona Le tue preferenze.
- Scegli il tuo stato per ogni giorno della settimana (da lunedì a venerdì).
- Clicca su Salva per applicare le tue preferenze.
🛠️ Puoi modificare le tue preferenze in qualsiasi momento.
🚫 Attualmente, sabato e domenica non sono supportati.
Il sistema inizialmente pianifica fino a 2 mesi in anticipo; dopo la configurazione iniziale, il sistema aggiorna automaticamente ogni mese, facendo scorrere in avanti la pianificazione: un mese passato viene rimosso e ne viene aggiunto uno nuovo, mantenendo la pianificazione sempre aggiornata mese dopo mese.
⚠️ A causa di limitazioni di Microsoft e Google, lo stato di pianificazione delle preferenze settimanali non viene sincronizzato con il calendario collegato.
3. Prenotazione automatica
Prenotazione automatica elimina le azioni di prenotazione ripetitive sincronizzando le preferenze settimanali con il tempo massimo di anticipo consentito.
Gli amministratori possono attivare questa funzione in Admin > Desks, parcheggi & altri: Impostazioni di prenotazione > Prenotazione automatica, dove possono scegliere se consentire agli utenti di attivare l’automazione per desks e parcheggi.
Gli utenti trovano le proprie impostazioni sotto Foto profilo/iniziali > Impostazioni profilo: Preferenze ibride, dove possono attivare o disattivare desks o parcheggi. La logica di prenotazione segue un ordine di priorità: prima vengono prenotati gli spazi assegnati, poi i preferiti, poi le risorse, zone e piani usati più spesso e infine una scelta casuale. Le richieste oltre il tempo massimo di anticipo dell’utente vengono rimandate e processate automaticamente alla data successiva disponibile.
💡 Disattivare la prenotazione automatica non influisce sulle prenotazioni già effettuate.
💡 Le prenotazioni future vengono generate man mano che ogni ufficio viene processato e, poiché gli uffici sono distribuiti equamente durante la giornata, le prenotazioni appariranno gradualmente — quindi se qualcosa sembra mancare all’inizio, potrebbe semplicemente essere aggiunto più tardi, una volta completata l’elaborazione di quell’ufficio.
4. Pianifica per un altro utente
Amministratori e manager possono pianificare la settimana lavorativa per altri utenti, sia singolarmente che per gruppi di utenti. Questo aiuta a coordinare la presenza del team e ad allineare la presenza alle esigenze aziendali.
- Vai alla sezione Schedule e seleziona la scheda Colleghi accanto a Feed personale.
- Dal menu a tendina, seleziona Tutti, Seguiti o un gruppo.
- Selezionando si apre la loro pianificazione. Ora puoi scegliere stati come Ufficio, Lavoro da remoto o Viaggio di lavoro per ogni giorno.
- Clicca su Salva per confermare. Se le notifiche sono attive, i membri del team riceveranno una mail di avviso.
- Facoltativamente, aggiungi una nota prima di salvare per fornire un contesto.
📣 Questa funzione è particolarmente utile per i team leader e i responsabili che vogliono pianificare in anticipo per i propri team.
5. Segui i colleghi
Vuoi sapere quando i tuoi colleghi preferiti sono in ufficio o lavorano da remoto così da organizzarti meglio? La funzione Segui i colleghi ti mostra a colpo d’occhio le loro pianificazioni.
- Clicca su un qualsiasi giorno nel tuo Feed personale.
- Un pannello laterale mostra chi è programmato per essere in ufficio.
- Se non segui ancora nessuno, clicca su Segui i colleghi per iniziare.
- Clicca sulla ⭐ accanto a un nome per seguirlo. Una stella viola indica che lo stai seguendo.
- Usa i filtri per cercare per funzione in ufficio (ad es. Primo soccorritore, Addetto antincendio).
- Passa tra le schede Tutti o Seguiti.
Puoi anche passare alla scheda Colleghi accanto al tuo Feed personale per una visualizzazione settimanale delle loro pianificazioni.
🖼️ Consiglio: Aggiungi una foto profilo per rendere il tuo feed più facile da consultare.
💡 Nota: In base alle impostazioni di privacy della tua azienda, alcuni colleghi potrebbero non essere visibili.