Postazioni: componenti aggiuntivi professionali

Desks Professional e superiori

Desks Professional e Desks Enterprise aggiungono funzionalità al setup base: chiusure con data di fine, check-in tramite geolocalizzazione, accesso prioritario alle aree, ticketing per il luogo di lavoro e la Public API. Questa guida spiega a cosa serve ciascuna funzione, quando può essere utile e rimanda agli articoli con le istruzioni dettagliate. Alla fine trovi altre funzionalità Professional usate da meno aziende.

1. Prima di iniziare
2. Chiudi spazi per un periodo definito
3. Attiva il check-in automatico tramite geolocalizzazione
4. Dai accesso prioritario alle aree ai team
5. Collega i tuoi strumenti con la Public API
6. Configura il ticketing per il luogo di lavoro
7. Altre opzioni
8. Domande frequenti

1. Prima di iniziare

I passaggi di questa guida si basano su un setup ufficio già esistente. Se non hai ancora creato i tuoi uffici, piani e aree, inizia da Desks: configurazione base. Le regole di prenotazione, il parcheggio, il lavoro ibrido e le altre impostazioni disponibili in ogni piano sono in Desks: configurazione avanzata.

• Piano: Desks Professional o Desks Enterprise. Vedi Disponibilità delle funzionalità.
• Ruolo: serve il ruolo di Global Admin per completare ogni passaggio. Gli Office Admin possono gestire chiusure e ticketing per gli uffici che amministrano. Solo i Global Admin possono generare chiavi API e creare ruoli personalizzati. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
• Check-in: il check-in automatico tramite geolocalizzazione funziona solo negli uffici che usano un metodo di check-in. Vedi Impostazioni di check-in e cancellazione automatica.
• Sviluppatore: per la Public API, serve qualcuno nel tuo team che si occupi di creare e mantenere l'integrazione.

💡 Consiglio: Non è necessario configurare tutto subito. Ogni passaggio è indipendente, quindi scegli quelli che risolvono un problema che il tuo team ha oggi.

2. Chiudi spazi per un periodo definito

Chiudi una postazione, un'area, un piano o un intero ufficio per un periodo specifico, ad esempio durante una ristrutturazione, una festività aziendale o un evento. Diversamente da una chiusura a tempo indeterminato, lo spazio resta visibile agli utenti ma non può essere prenotato, e si riapre automaticamente dopo la data di fine. Puoi aggiungere più chiusure allo stesso spazio.

1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e seleziona l'ufficio, il piano, l'area o la risorsa.
2. Clicca su Gestisci, poi su Aggiungi chiusura.
3. Imposta una Data di inizio e una Data di fine. Facoltativamente, aggiungi una Motivazione: gli utenti la vedranno nello spazio chiuso.
4. Clicca su Conferma, poi su Salva.

Le prenotazioni future nel periodo di chiusura vengono cancellate automaticamente e gli utenti ricevono un'email di notifica se hanno attivato le notifiche email. Le prenotazioni per la giornata in corso vengono mantenute. Chiudere un piano o un ufficio chiude anche tutto ciò che contiene.

⚠️ Importante: Le sale riunioni non fanno parte delle chiusure. Mantengono il loro interruttore Attivo/Non attivo e le loro prenotazioni non vengono cancellate quando il piano o l'ufficio a cui appartengono viene chiuso.

Istruzioni complete: Chiusura degli spazi.

3. Attiva il check-in automatico tramite geolocalizzazione

Se i tuoi uffici usano il check-in, le postazioni e i parcheggi vengono liberati se nessuno effettua il check-in. Il check-in automatico tramite geolocalizzazione effettua il check-in degli utenti in automatico quando arrivano entro 200 m dall'ufficio, così chi si dimentica di fare check-in mantiene comunque la prenotazione. Funziona nell'app mobile deskbird su iOS e Android.

1. Assicurati che l'ufficio usi Check-in con clic e/o codici QR oppure Check-in solo con codici QR. Il check-in automatico non funziona con Nessun check-in.
2. Vai su Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni, seleziona l'ufficio e attiva Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l'app mobile deskbird.
3. Chiedi agli utenti di attivare la funzione nell'app sotto Profilo > Check-in automatico e di impostare l'accesso alla posizione per l'app deskbird su Consenti sempre. Condividi con loro Abilitare il check-in automatico.

Istruzioni complete, inclusi consigli per chi ha problemi con il check-in: Check-in automatico tramite geolocalizzazione.

4. Dai accesso prioritario alle aree ai team

L'accesso prioritario permette a utenti o gruppi selezionati di prenotare un'area prima degli altri, ad esempio una zona team che anche altri colleghi possono usare quando non è piena. Gli utenti senza priorità possono prenotare solo a partire da un anticipo che imposti tu (da 1 a 365 giorni, 1 giorno di default) e solo se ci sono ancora spazi liberi.

1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, seleziona il piano e clicca sull'icona della matita accanto all'area.
2. Apri la sezione Accesso e seleziona Accesso prioritario.
3. Aggiungi gli utenti o i gruppi che avranno la priorità.
4. Alla voce Consenti agli utenti senza accesso prioritario di prenotare in anticipo, imposta il numero di giorni e salva.

💡 Consiglio: Se la finestra di prenotazione di un utente è più breve del periodo di priorità, vale il suo limite personale. Ad esempio, con una finestra di prenotazione di 10 giorni e una priorità di 20 giorni, quell'utente può prenotare con 10 giorni di anticipo.

Istruzioni complete: Piani e spazi: Gestire l'accesso.

5. Collega i tuoi strumenti con la Public API

La Public API permette ai tuoi sviluppatori di collegare deskbird agli strumenti che già usi. Gli esempi più comuni sono strumenti BI come Power BI o Looker per i report di occupazione, visualizzazioni "chi è in ufficio oggi" sull'intranet e check-in parcheggio attivati da badge.

1. Vai su Admin > Impostazioni azienda > Chiavi API e clicca su Genera chiave.
2. Inserisci un Nome per l'integrazione, seleziona API e scegli un Periodo di scadenza.
3. Clicca su Genera chiave. La chiave apparirà nell'elenco delle chiavi API.
4. Consegna la chiave alla persona che si occupa dell'integrazione. Endpoint, autenticazione ed esempi sono disponibili nel deskbird Developer Hub.

💡 Consiglio: Crea una chiave per ogni integrazione e dagli un nome riconoscibile. Così puoi eliminare una singola chiave senza interrompere le altre integrazioni. Non ci sono limiti al numero di chiavi.

Istruzioni complete: Public API.

6. Configura il ticketing per il luogo di lavoro

Con il Ticketing, i dipendenti possono segnalare problemi nel luogo di lavoro come attrezzatura rotta, necessità di pulizia o questioni di sicurezza tramite web o app mobile, dalla mappa o scansionando un QR code. Le persone autorizzate seguono ogni ticket dalla segnalazione alla risoluzione in una dashboard unica. Configuralo per ogni ufficio:

1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Ticketing e seleziona l'ufficio.
2. Sotto Utenti autorizzati, aggiungi i colleghi che gestiscono i ticket per questo ufficio, ad esempio il tuo responsabile della struttura. I Global Admin e gli Office Admin possono essere assegnati ai ticket anche senza questo passaggio.
3. Crea almeno una categoria di ticket. I dipendenti non possono inviare ticket finché l'ufficio non ha una categoria attiva.
4. Facoltativamente, genera codici QR e posizionali in ufficio, così i dipendenti possono segnalare un problema direttamente dove lo notano.

Istruzioni complete: Ticketing. Se il tuo team IT usa ServiceNow, collegalo per sincronizzare ticket e aggiornamenti in entrambe le direzioni. Vedi Ticketing: integrazione con ServiceNow. Per mostrare ai dipendenti come segnalare un problema, condividi Come inviare ticket alla gestione ufficio.

7. Altre opzioni

Desks Professional include altre funzionalità che servono a meno aziende. Configurale quando sono utili per il tuo luogo di lavoro:

• Ruoli personalizzati e permessi: dai agli utenti permessi extra, come gestire le visite o esportare analytics, senza cambiare il loro ruolo di sistema.
• Regole di accesso per giorno della settimana: scegli i Giorni feriali consentiti in cui un utente o gruppo può prenotare un'area, ad esempio Engineering il lunedì, mercoledì e venerdì.
• Gestione targhe: richiedi una targa per alcune aree parcheggio e scopri a chi appartiene un veicolo.
• Segnaletica digitale: mostra una mappa live con chi è presente e quali postazioni sono libere su uno schermo in reception o al piano.
• Segnaletica panoramica delle sale: mostra le sale riunioni di un ufficio e se sono libere su uno schermo condiviso. Per il resto della configurazione delle sale riunioni, vedi Rooms Plus: configurazione.
• Politiche per il lavoro ibrido: crea più di una policy e usa flussi di approvazione, così i manager approvano i piani che non rispettano la policy.
• Funzioni in ufficio: assegna tutte le funzioni in ufficio che ti servono, come i soccorritori.
• deskbird intelligence: scopri come vengono realmente usati i tuoi uffici nella Dashboard panoramica, crea Dashboard personalizzate facendo domande in linguaggio naturale e misura la presenza reale con deskbird Dock.
• deskbird MCP server: lascia che un Assistente AI risponda alle domande sul tuo workspace deskbird, con Claude o ChatGPT.

8. Domande frequenti