Questa guida ti accompagna nella configurazione della Gestione dei visitatori con Visitors Plus, seguendo l’ordine più comune: prima attiva la funzione per i tuoi uffici e crea i tipi di visita, poi aggiungi un host predefinito e un chiosco per il self check-in, infine configura la stampa dei badge se ti interessa. Ogni passaggio spiega cosa impostare e perché, e rimanda all’articolo con le istruzioni dettagliate. Al termine, i tuoi dipendenti potranno pre-registrare i visitatori, che potranno fare il check-in all’accoglienza o al chiosco.
- Prima di iniziare
- Attiva la Gestione dei visitatori per i tuoi uffici
- Crea i tuoi tipi di visita
- Imposta un host predefinito per ogni ufficio
- Configura un chiosco visitatori
- Altre opzioni: stampa badge
- Testa la configurazione e vai live
- Domande frequenti
1. Prima di iniziare
Ogni passaggio di questa guida fa parte di Visitors Plus. Non ci sono livelli all’interno della Gestione dei visitatori: una volta che la tua azienda ha Visitors Plus, tutte le funzionalità per i visitatori sono disponibili. Se hai un contratto più vecchio, il tuo piano potrebbe avere un nome diverso ma include le stesse funzioni. Per una panoramica, vedi Disponibilità delle funzionalità.
- Ruolo: serve il ruolo di Global Admin per completare tutti i passaggi. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
- Uffici: gli uffici che ricevono visitatori devono già esistere in deskbird. Se stai configurando deskbird per la prima volta, inizia da Postazioni: configurazione di base.
- Persone in ogni ufficio: chi accoglie i visitatori all’accoglienza (addetti all'accoglienza dei visitatori) e chi deve essere avvisato se un visitatore non conosce il proprio referente (host predefinito).
- Tipi di visite: le visite che ti aspetti, ad esempio colloqui, fornitori o auditor, e gli eventuali documenti che i visitatori devono leggere o firmare, come un NDA o una presentazione sulla sicurezza.
- Un tablet (opzionale): un tablet Android o iPad, oppure un dispositivo con un browser Chrome aggiornato, se vuoi che i visitatori facciano il check-in in autonomia.
💡 Consiglio: Inizia da un solo ufficio. Attivalo, crea uno o due tipi di visita e fai una visita di prova (vedi Testa la configurazione e vai live), poi ripeti per gli altri uffici.
2. Attiva la Gestione dei visitatori per i tuoi uffici
La Gestione dei visitatori funziona per singolo ufficio. I dipendenti possono creare visite solo per gli uffici a cui è stata assegnata una licenza per i visitatori, quindi questo passaggio è fondamentale.
- Vai su Admin > Visite: Impostazioni e clicca su Gestisci licenze. Si apre Impostazioni della licenza per i visitatori.
- Attiva l’interruttore Stato licenza per ogni ufficio che deve usare la Gestione dei visitatori.
- Clicca su Salva. Nella colonna Licenza, questi uffici ora mostrano Assegnata.
Il banner in alto su Impostazioni della licenza per i visitatori mostra quante licenze sono assegnate e quante ne include il tuo abbonamento. Se te ne servono di più, clicca su Richiedi upgrade.
⚠️ Importante: Finché a un ufficio non è assegnata una licenza, la sua icona ⚙️ è grigia, non può essere selezionato quando abbini un chiosco e i dipendenti che scelgono quell’ufficio sotto Visite vedono Creazione della visita non disponibile invece dell’elenco delle visite.
Una volta attivato l’ufficio, clicca sulla sua icona ⚙️ per scegliere gli Addetti all'accoglienza dei visitatori (chi può vedere e gestire tutte le visite in quell’ufficio) e, sotto Privacy dei dati dei visitatori, per quanto tempo conservare i dati dei visitatori. Istruzioni complete: Visite: impostazioni per le visite, Ruolo addetto all'accoglienza e dashboard dei visitatori e Dati dei visitatori e privacy (GDPR).
3. Crea i tuoi tipi di visita
I tipi di visita ti permettono di preparare l’esperienza del visitatore una sola volta per ogni tipo di ospite. Gli organizzatori scelgono un tipo di visita quando creano una visita, e le relative istruzioni e documenti vengono applicati automaticamente, così nessuno deve riscrivere i dettagli del Wi-Fi o le indicazioni per l’arrivo.
- Vai su Admin > Visite: Tipi di visita.
- Clicca su Crea nuovo, oppure apri un tipo di visita esistente per modificarlo. Assegna un Nome (massimo 16 caratteri) e una breve Descrizione così gli organizzatori scelgono quello giusto.
- Sotto Uffici assegnati, lascia Per tutta l’azienda oppure scegli gli uffici in cui è disponibile.
- Sotto Istruzioni per i visitatori, aggiungi ciò che i visitatori devono sapere per questo tipo di visita, come l’accesso Wi-Fi o le indicazioni per l’arrivo.
- Opzionale: sotto Documenti, clicca su Aggiungi documento per aggiungere documenti che i visitatori devono leggere o firmare prima del check-in.
- Clicca su Salva.
I tipi di visita sono disponibili ovunque venga creata una visita: nell’app web, al chiosco e nel Plugin Outlook. Istruzioni complete: Visite: tipi di visita e Firma dei documenti.
4. Imposta un host predefinito per ogni ufficio
I visitatori senza appuntamento e quelli che usano il chiosco a volte non sanno chi stanno visitando. L’host predefinito è la persona che viene avvisata in questi casi, così nessuno resta in attesa all’ingresso.
- Vai su Admin > Visite: Impostazioni.
- Clicca sull’icona ⚙️ accanto all’ufficio.
- Sotto Host predefinito, scegli la persona da avvisare, ad esempio qualcuno all’accoglienza o il responsabile ufficio.
- Salva le modifiche e ripeti per ogni ufficio.
💡 Consiglio: Puoi anche scegliere l’host predefinito quando abbini un chiosco visitatori (passaggio 5). Entrambe le opzioni modificano la stessa impostazione per l’ufficio, quindi vale sempre l’ultima modifica.
Istruzioni complete: Visite: impostazioni per le visite. Per vedere cosa vivono i visitatori, vedi Registrarsi come visitatore senza appuntamento.
5. Configura un chiosco visitatori
Un chiosco visitatori è un tablet all’ingresso dove i visitatori pre-registrati fanno il check-in con il loro codice visitatore e i visitatori senza appuntamento si registrano da soli. L’host viene avvisato automaticamente e i visitatori possono firmare i documenti richiesti direttamente sullo schermo del chiosco. Questa soluzione è particolarmente utile negli uffici senza accoglienza presidiata.
- Sul tablet, installa la Kiosk App di deskbird dal Google Play Store o dall’Apple App Store, oppure apri kiosk.deskbird.com in Chrome. Lo schermo mostra un codice QR e un codice di configurazione.
- Nell’app web, vai su Admin > Chiosco & display > Dispositivi e clicca su + Abbina dispositivo.
- Inserisci il codice di configurazione dal tablet e scegli Chiosco visitatori come tipo di display.
- Dai un nome riconoscibile al dispositivo, seleziona l’Ufficio e scegli l’Host predefinito, poi clicca su Abbina.
L’host predefinito viene avvisato quando un visitatore al chiosco seleziona Non so come host. È la stessa impostazione dell’host predefinito dell’ufficio in Admin > Visite: Impostazioni (vedi Imposta un host predefinito per ogni ufficio): vale sempre l’ultima modifica.
Puoi anche abbinare il tablet scansionando il suo codice QR con l’app mobile di deskbird. Istruzioni complete, requisiti dei dispositivi e come scollegare un chiosco: Modalità chiosco per la Gestione dei visitatori. Cosa vedono i visitatori: Self check-in come visitatore al chiosco.
6. Altre opzioni: stampa badge
L’accoglienza può stampare un badge visitatore che mostra chi è il visitatore, chi sta visitando e il tipo di visita. La stampa badge è opzionale e richiede una stampante collegata al computer dell’accoglienza.
- Configura il badge: vai su Admin > Visite: Impostazioni > Impostazioni badge. Un solo design di badge vale per tutta l’azienda. Scegli l’orientamento e le informazioni da mostrare, stampa un badge di prova e poi salva. Vedi Impostazioni badge.
- Stampa i badge: addetti all’accoglienza e admin stampano i badge dalla pagina Visite, prima che il visitatore arrivi o durante il check-in. Vedi Stampa dei badge.
7. Testa la configurazione e vai live
Quando hai finito la configurazione, verifica tutto dall’inizio alla fine prima di avvisare il tuo team:
- Pre-registra tu stesso una visita di prova nell’ufficio che hai attivato, usando il tuo indirizzo email come visitatore. Vedi Pre-registrare un visitatore.
- Apri l’email di invito e controlla le istruzioni e i documenti del tipo di visita nel portale visitatore.
- Se hai configurato un chiosco, fai il check-in con il codice visitatore dell’invito. Altrimenti, registra il visitatore dalla pagina Visite. Vedi Check-in di un visitatore all’arrivo.
- Verifica che l’host riceva la notifica via Microsoft Teams o email.
- Avvisa il tuo team che possono iniziare a invitare visitatori e condividi con loro Pre-registrare un visitatore.
💡 Consiglio: Gli host ricevono notifiche via email e anche su Microsoft Teams se usano deskbird in Teams. Vedi Notifiche e promemoria.
8. Domande frequenti
Attiva prima l’ufficio. Finché a un ufficio non è assegnata una licenza per i visitatori, non puoi aprirne le impostazioni né abbinare un chiosco, e nessuno può creare visite lì. Dopo, tipi di visita, host predefinito e chiosco possono essere configurati in qualsiasi ordine.
- In Admin > Visite: Impostazioni, controlla che l’ufficio mostri Assegnata nella colonna Licenza. Se vedi Non assegnata, attivalo in Gestisci licenze.
- Controlla il banner in Impostazioni della licenza per i visitatori. Se tutte le licenze sono in uso, clicca su Richiedi upgrade.
- Chiedi al dipendente quale ufficio ha selezionato sotto Visite. Le visite possono essere create solo per gli uffici attivati.
Solo gli uffici con una licenza per i visitatori assegnata possono essere selezionati. Attiva prima l’ufficio (vedi Attiva la Gestione dei visitatori per i tuoi uffici), poi abbina di nuovo il chiosco.
No. Host e addetti all’accoglienza possono registrare l’ingresso e l’uscita dei visitatori dalla pagina Visite nell’app web. Un chiosco è utile quando vuoi che i visitatori facciano il check-in in autonomia, ad esempio in un ufficio senza accoglienza presidiata. Vedi Check-in di un visitatore all’arrivo.
Gli addetti all'accoglienza dei visitatori possono vedere e gestire tutte le visite nel loro ufficio, registrare l’ingresso e l’uscita dei visitatori e stampare i badge. L’host predefinito è la persona avvisata quando un visitatore non sa chi sta visitando. Entrambi si impostano per ufficio tramite l’icona ⚙️ in Admin > Visite: Impostazioni, e una persona può avere entrambi i ruoli. Puoi anche scegliere l’host predefinito quando abbini un chiosco. Questo aggiorna l’host predefinito dell’ufficio, quindi vale sempre l’ultima modifica.
Di default senza limiti di tempo. Puoi impostare un periodo di conservazione per ogni ufficio, dopo il quale deskbird anonimizza automaticamente i dati dei visitatori. Vedi Dati dei visitatori e privacy (GDPR).
Sì. Con il Plugin Outlook di deskbird, i dipendenti possono creare e gestire visite senza uscire da Outlook, usando gli stessi tipi di visita. Vedi Plugin Outlook di deskbird: Gestione dei visitatori.