User & Data Management (UDM) Plus: configurazione – deskbird Help Center

UDM Plus

Questa guida ti accompagna nella configurazione del componente aggiuntivo User & Data Management (UDM) Plus: single sign-on con SAML 2.0, integrazione HRIS, provisioning utenti con SCIM e impostazioni di visibilità e privacy. Ogni passaggio spiega a cosa serve la funzione per il tuo team e rimanda all’articolo con le istruzioni dettagliate. Al termine, gli utenti accedono tramite il tuo identity provider, account e assenze restano sincronizzati automaticamente e puoi decidere cosa i colleghi possono vedere l’uno dell’altro.

Prima di iniziare
Configura SSO con SAML 2.0
Collega il tuo HRIS
Provisioning utenti con SCIM
Imposta visibilità e privacy
Altre opzioni
Domande frequenti

1. Prima di iniziare

I passaggi di questa guida richiedono il componente aggiuntivo UDM Plus. Se il tuo contratto include un vecchio piano UDM, valgono gli stessi passaggi. L’accesso con Microsoft o Google è disponibile in ogni piano e non richiede UDM Plus. Per una panoramica, vedi Disponibilità delle funzionalità.

Ruolo: ti serve il ruolo di Amministratore globale in deskbird. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
Identity provider: accesso admin al tuo identity provider (ad esempio Okta, Microsoft Entra ID o Keycloak), per creare le applicazioni SAML e SCIM.
HRIS: credenziali API generate nel tuo HRIS, con accesso in lettura a dipendenti e assenze.
Un’unica fonte per gli account utente: decidi se SCIM (dal tuo identity provider) o il tuo HRIS deve creare e disattivare gli utenti, così gli account non vengono gestiti da due posti diversi.

I passaggi sono ordinati in base a quanto spesso i team li richiedono. Puoi configurarli in qualsiasi ordine, ma imposta prima SSO e provisioning utenti, così nessuno crea un account separato con email e password.

2. Configura SSO con SAML 2.0

Con SAML 2.0, gli utenti accedono a deskbird con l’account che già usano al lavoro e tu gestisci l’accesso centralmente nel tuo identity provider. deskbird funziona con qualsiasi identity provider SAML 2.0 e supporta l’accesso avviato dal service provider, quindi l’accesso parte sempre da deskbird.

Nel tuo identity provider, crea un’applicazione SAML con i dettagli del service provider di deskbird e mappa l’indirizzo email dell’utente come NameID. Vedi SSO con SAML 2.0: Configurazione della federazione SAML 2.0.
Aggiungi gli attributi utente che vuoi che deskbird riceva. Solo email è obbligatorio; nome e cognome sono consigliati.
Invia il file di metadata (o l’IdP Entity ID, SSO URL e certificato) al supporto deskbird. Noi configuriamo la connessione e ti confermiamo quando è pronta.
Testa l’accesso con un utente di test dalla schermata di login di deskbird.

Guide passo passo per identity provider specifici: SSO con Okta e SSO con Keycloak. Per confrontare tutti i metodi di accesso, vedi Panoramica delle opzioni di login.

⚠️ Importante: I certificati SAML scadono, di solito dopo 1-3 anni. Inizia il rinnovo 2-3 settimane prima della scadenza per evitare interruzioni dell’accesso. Vedi Rinnovo certificato SAML.

3. Collega il tuo HRIS

Con l’integrazione HRIS, le assenze approvate come ferie e malattia appaiono automaticamente come "Assente" nella pagina Pianifica. Il tuo team non deve più segnalarle due volte e le prenotazioni in quei giorni vengono annullate (le prenotazioni delle sale riunioni restano). deskbird supporta più di una dozzina di strumenti HRIS, tra cui Personio, HiBob, BambooHR, Workday e SAP SuccessFactors. Queste integrazioni sono fornite insieme al nostro partner Merge.

Genera le credenziali API nel tuo HRIS.
Vai su Admin > Azienda: Integrazioni, seleziona il tuo HRIS e inserisci le credenziali. Segui i passaggi a schermo.
Assicurati che Assenze sia attivo. deskbird sincronizza così tutte le assenze future e quelle approvate degli ultimi 3 mesi.
Per creare anche utenti e gruppi dal tuo HRIS, attiva Sincronizzazione organizzazione (vedi Altre opzioni). Assenze e utenti possono essere sincronizzati separatamente o insieme.

Istruzioni complete e lista degli strumenti supportati: Integrazione HRIS: Assenze. Quali assenze vengono sincronizzate e come funziona la mezza giornata: Integrazione HRIS - FAQ.

💡 Consiglio: La sincronizzazione HRIS avviene a intervalli programmati, non in tempo reale, quindi una modifica nel tuo HRIS appare in deskbird dopo la prossima sincronizzazione. Se dopo non vedi qualcosa, vedi Risoluzione problemi HRIS.

4. Provisioning utenti con SCIM

SCIM crea, aggiorna e disattiva automaticamente gli utenti deskbird dal tuo identity provider. I nuovi dipendenti ottengono l’accesso senza lavoro manuale, i cambi di gruppo vengono aggiornati e chi lascia perde l’accesso quando lo rimuovi dal tuo identity provider.

Vai su Admin > Impostazioni azienda > Chiavi API e genera una Chiave SCIM. La tua azienda ha una sola chiave SCIM, che viene mostrata solo una volta: copiala e conservala in un posto sicuro.
Nel tuo identity provider, crea un’applicazione di provisioning con la URL SCIM di deskbird e la tua chiave SCIM. Vedi Guida alla configurazione SCIM 2.0 Entra ID o SCIM con Okta.
Assegna solo gli utenti e i gruppi che devono usare deskbird. Tutti quelli assegnati vengono provisionati automaticamente.
Avvia il provisioning. La prima sincronizzazione può richiedere 1-2 ore.

Come funziona SCIM in deskbird: Panoramica SCIM.

💡 Consiglio: Gli utenti creati tramite SCIM non ricevono un’email di invito. Avvisa il tuo team quando deskbird è pronto e condividi con loro Come accedere a deskbird.

5. Imposta visibilità e privacy

Le impostazioni di visibilità e privacy decidono quanto utenti e gruppi possono vedere l’uno dell’altro, ad esempio se le persone possono trovare colleghi fuori dal proprio reparto e se gli utenti possono rendere privato il proprio profilo.

Vai su Admin > Gestione degli utenti: Visibilità & privacy.
Sotto Impostazioni di visibilità, scegli chi possono trovare gli utenti (Visibilità utente) e quali gruppi possono vedere (Visibilità del gruppo).
Sotto Impostazioni privacy, scegli se gli utenti possono avere Profili privati e quale tipo di profilo viene assegnato di default ai nuovi utenti.
Clicca su Salva. Le modifiche sono immediate.

Cosa significa ogni opzione e come influisce su ogni ruolo: Impostazioni di visibilità e privacy (utenti e gruppi). Cosa vedono gli utenti dal loro lato: La tua privacy in deskbird.

💡 Consiglio: La maggior parte delle aziende mantiene le impostazioni predefinite (tutti gli utenti visibili, nessun profilo privato), così i colleghi possono trovarsi e pianificare le giornate in ufficio insieme. Restringi la visibilità solo se la tua organizzazione deve separare i reparti.

6. Altre opzioni

Poche aziende ne hanno bisogno, ma fanno parte di UDM Plus:

SFTP per assenze (su richiesta): se il tuo HRIS non è supportato, deskbird può sincronizzare le assenze da un file CSV che carichi tramite SFTP. Questo metodo copre solo le assenze, non utenti o gruppi. Vedi Integrazione HRIS: Assenze: configurazione SFTP.
Utenti e gruppi dal tuo HRIS: invece di SCIM, il tuo HRIS può creare e disattivare utenti e sincronizzare team, reparti e linee di riporto come gruppi. Vedi Integrazione HRIS: Utenti e gruppi.

7. Domande frequenti

No. L’accesso con Microsoft o Google funziona su ogni piano e non richiede la gestione dei certificati. SAML 2.0 serve alle aziende che usano un altro identity provider, come Okta, Keycloak o ADFS, o che vogliono gestire l’accesso a deskbird tramite un’applicazione SAML. Vedi Quando usare SAML vs. OAuth / OIDC.

Scegli uno dei due, così gli utenti non vengono creati o disattivati da due posti diversi:

SCIM è adatto alle aziende che gestiscono l’accesso alle app nel proprio identity provider (ad esempio Microsoft Entra ID o Okta). Il tuo identity provider invia le modifiche a deskbird nel suo ciclo di provisioning.
Sincronizzazione utenti HRIS è adatta alle aziende in cui l’HRIS è la fonte ufficiale dei dipendenti. Funziona a intervalli programmati.

La sincronizzazione delle assenze HRIS e quella degli utenti HRIS sono indipendenti: puoi sincronizzare solo le assenze, solo gli utenti o entrambi. Quindi puoi usare SCIM per gli utenti e collegare comunque il tuo HRIS per le assenze.

No. Le email di invito vengono inviate solo agli utenti che inviti manualmente. Avvisa il tuo team quando può iniziare e indirizzali a Come accedere a deskbird.

Controlla che il NameID sia l’indirizzo email dell’utente e corrisponda all’email del suo utente deskbird.
Controlla che gli utenti inizino l’accesso da deskbird. L’accesso da una tile dell’identity provider funziona solo tramite un’app di bookmark (vedi Configurazione della federazione SAML 2.0).
Controlla che il certificato SAML nel tuo identity provider sia attivo e non scaduto.
Se funziona sul web ma non nell’app mobile, vedi App mobile: errori di login SSO.

Configura SSO e SCIM (o la sincronizzazione utenti HRIS) prima che gli utenti inizino ad accedere e assicurati che l’indirizzo email nel tuo identity provider o HRIS corrisponda a quello in deskbird. Quando tutto funziona, valuta di disattivare l’accesso con email e password in Admin > Azienda: Impostazioni generali > Autenticazione, così tutti accedono tramite il tuo identity provider (vedi Impostazioni generali: Autenticazione). Vedi anche Account duplicati.

Per le assenze, deskbird può configurare una sincronizzazione SFTP su richiesta: carichi un file CSV con le tue assenze, manualmente o con un job programmato. Contatta il tuo Customer Success Manager per discuterne. Per gli account utente, usa SCIM dal tuo identity provider.

Con SCIM, un utente che rimuovi dall’ambito di provisioning viene impostato come inactive nel prossimo ciclo di provisioning. Gli utenti inattivi non possono accedere o prenotare e non contano per la tua licenza (vedi Risoluzione problemi SCIM). Con la sincronizzazione utenti HRIS, un dipendente impostato come inattivo o terminato nel tuo HRIS viene disattivato in deskbird, le sue prenotazioni future vengono annullate e le postazioni assegnate vengono liberate. Per la differenza tra disattivare ed eliminare un dipendente nel tuo HRIS, vedi Integrazione HRIS: Utenti e gruppi: FAQ.