Rooms Plus: configurazione – deskbird Help Center

Questa guida ti accompagna nella configurazione delle sale riunioni oltre le basi: prima la sincronizzazione del calendario, poi accesso, catering e servizi, chioschi della sala e prenotazione per i colleghi, e infine le opzioni di cui poche aziende hanno bisogno. Ogni passaggio spiega a cosa serve, quale piano richiede e contiene il link all’articolo con le istruzioni dettagliate. Le sale riunioni vengono create in Postazioni: configurazione di base, quindi questa guida parte dal momento in cui le tue sale sono già state create.

Prima di iniziare
Sincronizza le sale riunioni con il tuo calendario
Limita l’accesso alle sale riunioni
Offri catering e servizi
Configura i chioschi della sala
Prenota una sala riunioni per un collega
Altre opzioni
Domande frequenti

1. Prima di iniziare

Sale riunioni: i tuoi uffici, piani e sale riunioni sono configurati come descritto in Postazioni: configurazione di base. Decidi per ogni sala se deve essere sincronizzata con Google Workspace o Microsoft 365 oppure se deve esistere solo in deskbird prima di crearla, perché una sala creata in deskbird non può essere convertita successivamente in una sala sincronizzata.
Ruolo: ti serve il ruolo di Global Admin per completare ogni passaggio, inclusa la sincronizzazione del calendario. Gli Office Admin possono modificare la configurazione degli uffici che gestiscono. Vedi Ruoli del sistema e permessi.
Piano: la maggior parte dei passaggi funziona con ogni piano. La tabella mostra quali passaggi richiedono di più. Per tutti i piani e i componenti aggiuntivi, vedi Disponibilità delle funzionalità.

Passaggio	Piano
Sincronizzazione del calendario delle sale, Accesso limitato, prenotazione di una sala per un collega	Ogni piano
Catering e servizi, Chiosco della sala	Una sala con ogni piano, più sale con Rooms Plus
Approvazioni, Accesso prioritario alle sale riunioni	Rooms Plus
Multi-tenancy	Rooms Plus, oppure Postazioni Professional e superiori
Segnaletica - Panoramica delle sale	Postazioni Professional e superiori

2. Sincronizza le sale riunioni con il tuo calendario

Se il tuo team prenota le sale in Outlook o Google Calendar, la sincronizzazione del calendario delle sale mantiene le prenotazioni coerenti in entrambi i posti: una sala prenotata nel calendario viene bloccata in deskbird, e una prenotazione fatta in deskbird appare nel calendario della sala. Disponibile con ogni piano.

Vai su Admin > Azienda: Integrazioni e clicca su Configura sincronizzazione nella riga Sincronizzazione del calendario delle sale.
Collega il tuo tenant Microsoft 365 o Google Workspace e concedi i permessi richiesti.
Importa i calendari delle sale che vuoi prenotare in deskbird.

Istruzioni complete: Sincronizza le sale riunioni con Microsoft 365 oppure Sincronizza le sale riunioni con Google Workspace. Per una panoramica di entrambe le integrazioni del calendario, vedi Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft per stato di pianificazione e sale riunioni.

💡 Consiglio: Le sale appena create o aggiornate in Microsoft 365 possono impiegare fino a 48 ore per apparire nell’elenco di importazione. Se una sala sincronizzata si comporta in modo anomalo, vedi Risoluzione dei problemi per le sale riunioni sincronizzate.

3. Limita l’accesso alle sale riunioni

Per impostazione predefinita, chiunque abbia accesso all’ufficio può prenotare ogni sala riunioni. Limita una sala quando solo alcune persone devono poterla prenotare, ad esempio una sala del consiglio per il management. Le sale riunioni usano gli stessi tipi di accesso delle altre aree. Disponibile con ogni piano.

Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, seleziona il piano e clicca sull’icona della matita accanto alla sala riunioni.
Apri la sezione Accesso e scegli Accesso limitato.
Aggiungi gli utenti o i gruppi che possono prenotare la sala. Se gli altri non devono vedere la sala, nascondila agli utenti senza accesso. Salva le modifiche.

Istruzioni complete: Piani e spazi: Gestisci accesso.

⚠️ Importante: Le regole di accesso basate sui giorni della settimana non si applicano alle sale riunioni. I Global Admin, Office Admin e Manager possono prenotare una sala riservata anche se non sono nell’elenco di accesso.

4. Offri catering e servizi

Una sala con ogni piano, più sale con Rooms Plus

Con Catering e servizi, le persone possono richiedere bevande, cibo, attrezzatura o altri servizi quando prenotano una sala, e il team o fornitore giusto riceve la richiesta via email. Puoi offrirlo in una sala con ogni piano e in più sale con Rooms Plus.

Vai su Admin > Sale riunioni: Catering e servizi, seleziona l’ufficio e aggiungi categorie e articoli. Per ogni categoria, inserisci l’email del fornitore che riceverà le richieste.
Scegli gli Utenti autorizzati che possono vedere e gestire le richieste per l’ufficio nella pagina Richieste.
Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, apri la sala riunioni, attiva Abilita catering e servizi e assegna le categorie di servizi.

Istruzioni complete, inclusi tempo buffer e approvazioni per le richieste di servizi: Catering e servizi. Per i passaggi lato utente, vedi Richiedi catering o servizi per una sala riunioni.

5. Configura i chioschi della sala

Una sala con ogni piano, più sale con Rooms Plus

Un chiosco della sala è un tablet o display accanto alla porta della sala riunioni. Mostra se la sala è libera, permette di fare il check-in alla riunione e di prenotare la sala sul momento, così le sale non utilizzate vengono liberate. Puoi configurare un chiosco per una sala con ogni piano e per più sale con Rooms Plus.

Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, apri la sala riunioni e attiva Abilita modalità chiosco.
Avvia l’app deskbird Kiosk sul dispositivo, oppure apri il chiosco in un browser. Lo schermo mostrerà un codice di configurazione e un QR code.
Vai su Admin > Chiosco & display > Dispositivi, clicca su Associa dispositivo e inserisci il codice.
Scegli Chiosco della sala come tipo di display, poi seleziona l’ufficio, il piano e la sala che il dispositivo deve mostrare.

Personalizza le impostazioni del chiosco

In Admin > Chiosco & display > Impostazioni generali, scegli per ogni ufficio se i chioschi delle sale usano il formato 24 ore o AM/PM, se le persone possono agire direttamente dal chiosco e se possono terminare le riunioni in anticipo. Le impostazioni valgono per tutti i chioschi della sala nell’ufficio. Quanto di ogni prenotazione viene mostrato dal chiosco dipende dalla visibilità della prenotazione della sala riunioni in Admin > Sale riunioni: Impostazioni generali.

Istruzioni complete, inclusi i dispositivi supportati: Modalità chiosco per le sale riunioni. Per vedere cosa vedono gli utenti, vedi Prenota o fai il check-in in una sala riunioni dal pannello della porta.

6. Prenota una sala riunioni per un collega

Assistenti, team lead e responsabili ufficio spesso prenotano sale per qualcun altro, ad esempio per un colloquio o una riunione con un cliente. Con ogni piano che include le sale riunioni, gli utenti con ruolo di manager o admin possono prenotare una sala per conto di un collega: nel pannello di prenotazione, scelgono il collega sotto Per chi è questa prenotazione?. Non serve configurare nulla, ma verifica che le persone giuste abbiano il ruolo corretto:

I Group manager possono prenotare per i membri dei gruppi che gestiscono.
I Manager possono prenotare per qualsiasi utente dell’azienda.
Gli Office Admin e i Global Admin possono prenotare anche per altri.

Assegna i ruoli in Admin > Gestione degli utenti: Utenti. Vedi Ruoli del sistema e permessi e Crea e gestisci prenotazioni. Condividi Prenota una sala riunioni per un collega con chi prenota per altri.

7. Altre opzioni

Poche aziende hanno bisogno di queste opzioni. Configurale quando una sala o un team specifico ne ha necessità.

Approvazioni: ogni richiesta di prenotazione per la sala deve essere approvata prima di essere confermata, ad esempio per una sala del consiglio. Rooms Plus. Vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni non sincronizzate, Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Microsoft e Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Google Workspace.
Accesso prioritario: utenti o gruppi selezionati possono prenotare una sala prima di tutti gli altri, mentre gli altri possono prenotare ciò che resta dopo un tempo di anticipo che imposti. Rooms Plus (senza, Accesso prioritario viene mostrato tra le opzioni di accesso della sala ma non può essere selezionato). L’accesso prioritario su postazioni e parcheggi è un’opzione separata inclusa in Postazioni Professional e superiori, descritta in Postazioni: componenti aggiuntivi Professional. Vedi Piani e spazi: Gestisci accesso.
Segnaletica - Panoramica delle sale: uno schermo nella lobby o in corridoio mostra la disponibilità e le prossime prenotazioni delle sale che selezioni. Postazioni Professional e superiori. Associa lo schermo in Admin > Chiosco & display > Dispositivi, scegli Segnaletica - Panoramica delle sale come tipo di display, poi seleziona l’ufficio e le sale da mostrare. Vedi Segnaletica digitale: Panoramica delle sale.
Multi-tenancy: collega più tenant Microsoft 365 o Google Workspace, così le persone di un tenant possono prenotare sale in un altro. Rooms Plus, oppure Postazioni Professional e superiori. Vedi Sincronizza le sale riunioni con Microsoft 365: prenotazione cross-tenant oppure Sincronizza le sale riunioni con Google Workspace: prenotazione cross-tenant.

8. Domande frequenti

No. La prenotazione delle sale, la sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft, l'accesso limitato e la prenotazione per i colleghi sono disponibili in ogni piano. Ogni piano include anche catering e servizi per una sala e un chiosco della sala per una sala, così puoi provare entrambi. Rooms Plus aggiunge catering e chioschi per più sale, approvazioni, accesso prioritario alle sale riunioni e multi-tenancy. Vedi Disponibilità delle funzionalità.

Solo la sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft deve essere fatta per prima, se vuoi sale sincronizzate: le sale vengono importate dal tuo calendario, quindi collegalo prima di configurare accesso, catering o chioschi per quelle sale. Gli altri passaggi non dipendono l’uno dall’altro.

Controlla se la sala ha accesso limitato in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e se il collega o uno dei suoi gruppi è nella lista di accesso.
Verifica che il collega abbia accesso all’ufficio a cui appartiene la sala.
Se la sala richiede l'approvazione, la prenotazione rimane una richiesta finché non viene approvata.
Per le sale sincronizzate, controlla il calendario delle sale in Microsoft 365 o Google Workspace per un evento in conflitto. Vedi Risoluzione dei problemi per le Sale riunioni sincronizzate.

L’email del fornitore che inserisci per ogni categoria riceve un’email per ogni richiesta in quella categoria. Gli utenti autorizzati possono anche vedere e gestire tutte le richieste per l’ufficio nella pagina Richieste. Vedi Catering e servizi.

No. Al chiosco, le persone possono effettuare il check-in, prenotare una sala libera sul momento e, se lo permetti, terminare una riunione in anticipo. Per modificare o cancellare una prenotazione, devono usare l’app deskbird web o mobile.

Un chiosco della sala appartiene a una sola sala: è posizionato alla porta e le persone possono fare il check-in e prenotare lì. La segnaletica panoramica delle sale è uno schermo di sola lettura che mostra le sale che selezioni in un ufficio, ad esempio nella reception. Entrambi vengono associati in Admin > Chiosco & display > Dispositivi.