dock di deskbird

Beta iniziale

deskbird Dock è un'app desktop leggera che imposta automaticamente lo stato dell'utente connesso su "In ufficio" e effettua il check-in nelle prenotazioni di scrivania e parcheggio non appena si collega a una rete d'ufficio riconosciuta. Quando un utente collega anche un monitor d'ufficio riconosciuto mentre è su quella rete, Dock può rilevare la scrivania esatta e persino creare una nuova prenotazione se non ne esiste una per quel giorno. Nessun check-in manuale o creazione di prenotazioni necessari: l'app funziona silenziosamente in background. Gli utenti effettuano l'accesso una sola volta dopo l'installazione, oppure saltano del tutto l'accesso se Dock viene distribuito dall'IT tramite una soluzione MDM con autenticazione preconfigurata.

1. Cos'è deskbird Dock?
2. Piani e licenze
3. Prerequisiti
4. Installazione su macOS
5. Installazione su Windows
6. Come funziona
7. Periodo di tolleranza e check-in automatico
8. Configurazione rilevamento ufficio (Admin)
9. Configurazione rilevamento scrivania (Admin)
10. Modalità privacy (Admin)
11. Distribuzione su larga scala con Microsoft Intune (Admin)
12. Analytics di occupazione (Admin)
13. Risoluzione dei problemi
14. Feedback & supporto
15. Domande frequenti

1. Cos'è deskbird Dock?

deskbird Dock è un'app desktop leggera per macOS e Windows che funziona silenziosamente in background. L'accesso manuale è necessario solo per le installazioni individuali: quando Dock viene distribuito dall'IT tramite una soluzione MDM con autenticazione preconfigurata, l'app si attiva senza alcuna azione da parte dell'utente. In entrambi i casi, Dock lavora poi in background senza bisogno di ulteriori interventi.

Quando un utente si collega a una rete d'ufficio riconosciuta, Dock automaticamente:

• Effettua il check-in dell'utente nelle prenotazioni di scrivania e parcheggio già esistenti
• Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione

Quando un utente collega un monitor riconosciuto mentre è connesso a una rete d'ufficio riconosciuta, Dock automaticamente:

• Crea una nuova prenotazione di scrivania se non ne esiste una per quel giorno
• Effettua il check-in dell'utente nelle prenotazioni di scrivania già esistenti
• Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione

⚠️ Importante: il rilevamento del monitor e le automazioni delle prenotazioni si basano sul rilevamento attivo della rete. Se il dispositivo è collegato a un monitor ma non a una rete d'ufficio riconosciuta, i dati del monitor non vengono trasmessi e non avverranno check-in automatici o creazione di prenotazioni.

2. Piani e licenze

deskbird Dock è concesso in licenza tramite il piano Dock Plus, fatturato per ogni dispositivo attivo. Questo piano sblocca il diritto Workplace Intelligence, che alimenta il rilevamento della presenza di Dock e le analytics di occupazione.

Gli admin possono verificare il proprio piano in Admin > Abbonamento, dove deskbird Dock appare come Dock. Sono disponibili versioni di prova: contatta il tuo account manager deskbird per attivarne una.

💡 Nota: l'accesso basato su licenza viene introdotto gradualmente. L'accesso beta esistente non subirà modifiche durante questa transizione.

3. Prerequisiti

Prima di distribuire deskbird Dock, assicurati che siano presenti i seguenti elementi:

• Account: i dipendenti devono avere un account deskbird con la loro email aziendale (SSO tramite Google o Microsoft)
• Check-in: attiva il check-in in Admin > Impostazioni prenotazione
• Sistema: macOS o Windows
• Rete: la rete d'ufficio deve essere configurata in Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza
• Planimetria: una planimetria pubblicata, necessaria per abilitare la mappatura dei monitor per il rilevamento delle scrivanie
• Installer: scarica deskbird Dock da https://dock.deskbird.com/ (disponibile per macOS e Windows)

4. Installazione su macOS

Gli utenti installano deskbird Dock su macOS come segue:

1. Scarica e installa: scarica l'installer per macOS da https://dock.deskbird.com/. Gli utenti lo aprono e seguono i passaggi di installazione.
2. Concedi i permessi: quando richiesto, gli utenti devono consentire l'accesso alla posizione. Se non compare alcun popup, possono andare su Impostazioni di sistema > Privacy e sicurezza > Servizi di localizzazione e abilitare deskbird Dock.
3. Accedi: l'app si apre automaticamente dopo l'installazione. Gli utenti accedono tramite SSO Google o Microsoft dal browser.
4. Accedi alla dashboard: l'icona di deskbird Dock appare nella barra dei menu in alto a destra. Gli utenti la cliccano e selezionano "Apri dashboard" per vedere l'ufficio rilevato e i dispositivi collegati.

💡 Consiglio: se l'icona nella barra non è visibile, gli utenti dovrebbero liberare spazio nella barra dei menu tramite Impostazioni di sistema > Centro di controllo.

💡 Nota: al primo avvio, gli utenti nella modalità privacy Utente autenticato vedranno un breve messaggio "Il rilevamento della presenza è attivo" che spiega cosa raccoglie Dock. Vedi Modalità privacy.

5. Installazione su Windows

Gli utenti installano deskbird Dock su Windows come segue:

1. Scarica e installa: scarica l'installer per Windows da https://dock.deskbird.com/ ed eseguilo. Se compare l'avviso "Windows ha protetto il tuo PC", clicca su "Ulteriori informazioni", poi su "Esegui comunque".
2. Accedi: l'app si apre automaticamente dopo l'installazione. Gli utenti accedono tramite SSO Google o Microsoft dal browser.
3. Accedi alla dashboard: l'icona di deskbird Dock appare nell'area di notifica in basso a destra (clicca sulla freccia ^ se nascosta). Gli utenti la cliccano e selezionano "Apri dashboard".

💡 Consiglio: per distribuzioni su larga scala, i team IT aziendali possono installare deskbird Dock in modo silenzioso tramite Microsoft Intune, con autenticazione preconfigurata così che gli utenti non vedano mai la schermata di accesso. Vedi Distribuzione su larga scala con Microsoft Intune.

💡 Nota: al primo avvio, gli utenti nella modalità privacy Utente autenticato vedranno un breve messaggio "Il rilevamento della presenza è attivo" che spiega cosa raccoglie Dock. Vedi Modalità privacy.

6. Come funziona

Una volta installato e attivato — tramite accesso manuale o distribuzione gestita — deskbird Dock funziona silenziosamente in background. Quando il dispositivo di un utente si collega a una rete d'ufficio riconosciuta, l'app:

1. Rileva automaticamente l'ufficio in base alla rete
2. Effettua il check-in dell'utente in tutte le prenotazioni di scrivania e parcheggio già esistenti per quel giorno
3. Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione

Quando il dispositivo di un utente si collega a un monitor riconosciuto mentre è sulla rete d'ufficio, l'app:

1. Trasmette i dati del monitor per rilevare l'ufficio e la scrivania specifici
2. Effettua il check-in dell'utente in tutte le prenotazioni di scrivania già esistenti per quel giorno
3. Crea una nuova prenotazione di scrivania per quel giorno se non esiste già
4. Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione
5. Se la prenotazione era per un'altra scrivania, viene automaticamente spostata su quella dove è mappato il monitor

💡 Nota: collegarsi solo a un monitor senza una connessione di rete d'ufficio attiva non attiverà il rilevamento della scrivania né le automazioni delle prenotazioni.

💡 Nota: le automazioni delle prenotazioni richiedono la modalità privacy Utente autenticato con Abilita automazione prenotazioni attivata. Il rilevamento della presenza e le analytics di occupazione funzionano comunque in entrambi i casi. Vedi Modalità privacy.

La dashboard di Dock mostra lo stato attuale della rete e i monitor collegati.

💡 Consiglio: se una modifica fatta da Dock non è subito visibile nell'app web di deskbird, sincronizzala così:

• Per prenotazioni esistenti: gli utenti dovrebbero aggiornare la pagina del browser per sincronizzare lo stato aggiornato nell'app web di deskbird.
• Per nuove prenotazioni: se Dock è già in esecuzione, gli utenti dovrebbero uscire e rientrare, poi aggiornare l'app web per sincronizzare le ultime modifiche.

7. Periodo di tolleranza e check-in automatico

Il check-in automatico di deskbird Dock funziona insieme al periodo di tolleranza del tuo ufficio. La scadenza per il check-in è l'orario di inizio della prenotazione più il periodo di tolleranza. Se un utente non ha effettuato il check-in entro quella scadenza, la prenotazione della scrivania viene automaticamente rilasciata.

Poiché Dock effettua il check-in non appena rileva la presenza, arrivare entro il periodo di tolleranza mantiene la prenotazione. Arrivare dopo significa che la prenotazione originale è già stata cancellata e non può essere recuperata.

L'esempio qui sotto presuppone una scrivania prenotata dalle 09:00, con il periodo di tolleranza dell'ufficio applicato:

8. Configurazione rilevamento ufficio (Admin)

Il rilevamento dell'ufficio viene solitamente configurato dal team IT. Per collegare una rete a un ufficio:

1. Vai su Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza > Rilevamento ufficio
2. Clicca su "Aggiungi rete"
3. Inserisci i dettagli dell'ufficio e della rete (SSID/BSSID Wi-Fi, Gateway predefinito, Subnet o IP pubblico) per collegarli all'ufficio

Una volta aggiunta una rete, ogni utente che si collega da quella rete verrà automaticamente rilevato e riceverà il check-in.

💡 Come funziona il rilevamento della rete: il rilevamento combina due livelli di logica:

• Tra le regole (OR): puoi aggiungere diverse regole di rete allo stesso ufficio. Collegarsi a una qualsiasi di esse attiva il rilevamento e le automazioni collegate.
• All'interno di una regola (AND): tutte le condizioni abilitate all'interno di una singola regola devono essere soddisfatte contemporaneamente.

Questo significa che diversi scenari di connessione — ad esempio Wi-Fi ed Ethernet — sono meglio coperti aggiungendo una regola separata per ciascuno, invece di combinare tutte le condizioni in un'unica regola.

Supporto Ethernet e Wi-Fi: deskbird Dock supporta sia connessioni Ethernet che Wi-Fi. Le condizioni disponibili dipendono dal tipo di connessione:

⚠️ Nota: poiché SSID e BSSID non vengono rilevati tramite Ethernet, una regola che li contiene verrà applicata solo su Wi-Fi. Per gli uffici dove gli utenti si collegano tramite Ethernet, aggiungi una regola basata su Gateway predefinito (MAC), Subnet (CIDR) o IP pubblico. Per trovare il valore del gateway, apri la dashboard di deskbird Dock mentre sei sulla rete d'ufficio, guarda la connessione Ethernet e copia il campo "Gateway - MAC".

⚠️ Evita regole di rete identiche tra uffici: ogni ufficio deve avere almeno un valore di rete unico. Se due uffici sono configurati con lo stesso SSID Wi-Fi e la stessa subnet, il sistema non può capire in quale ufficio si trova l’utente, quindi il rilevamento della presenza viene saltato — e senza un check-in, la prenotazione viene rilasciata dopo il periodo di tolleranza. Assicurati che almeno un valore (ad esempio, l’intervallo della subnet) sia diverso tra gli uffici.

9. Configurare il rilevamento dei desk (Admin)

Il rilevamento dei desk collega un monitor specifico a un desk specifico, così gli utenti fanno il check-in esattamente al desk a cui si collegano. È necessaria una planimetria pubblicata. Per collegare un monitor a un desk:

1. Vai su Admin > Workplace Intelligence > Presence detection > Desk detection
2. Clicca sull’icona dell’ingranaggio per l’ufficio desiderato
3. Mappatura manuale: clicca su Manual mapping, collega un monitor al tuo dispositivo per farlo apparire nel sistema, seleziona il desk corretto dalla planimetria, poi clicca su Mappa per collegare il monitor.
4. Mappatura automatica: attiva l’interruttore Auto-mapping e imposta il numero di rilevamenti necessari per confermare una corrispondenza. Segui i progressi nelle schede Mapped e Unmapped. Se si verifica un conflitto (un monitor rilevato su 2 o più desk), ti verrà chiesto di risolverlo manualmente da questa pagina.

Una volta che un monitor è stato mappato, qualsiasi utente che si collega da quel monitor verrà automaticamente rilevato su quel desk specifico e farà il check-in.

💡 Nota: la mappatura automatica richiede che sia configurata una rete dell’ufficio. Per abilitarla, vai su Admin > Workplace Intelligence > Presence detection > Office detection e aggiungi le reti del tuo ufficio.

💡 Suggerimento: la copertura della mappatura dei monitor determina anche quanto sono precisi i dashboard di occupazione di piani e desk. I desk senza un monitor mappato vengono sempre conteggiati come non utilizzati. Vedi Occupancy analytics (deskbird Dock analytics).

Esportare la mappatura monitor-desk

I dati di mappatura non devono restare solo su deskbird. Una volta mappati i monitor, l’elenco completo può uscire dall’area Admin e confluire in un sistema di gestione degli asset IT (ITAM) o CMDB — così i registri hardware mostrano quale monitor si trova su quale desk, senza dover controllare manualmente in ufficio.

Esportazione CSV: per scaricare la mappatura di un ufficio:

1. Vai su Admin > Workplace Intelligence > Presence detection > Desk detection
2. Clicca sull’icona dell’ingranaggio per l’ufficio desiderato
3. Clicca su Export CSV, accanto a Manual mapping

Ogni esportazione contiene:

💡 Nota: l’esportazione avviene per singolo ufficio, quindi ripeti i passaggi sopra per ogni ufficio necessario. Sono inclusi solo i monitor mappati — i desk senza monitor mappato non compaiono nel file.

Accesso API: gli stessi dati dei monitor mappati sono disponibili tramite l’API di deskbird. Usala per importare la mappatura in un sistema ITAM o CMDB in modo programmato, invece di scaricare e importare manualmente i file CSV.

10. Modalità privacy (Admin)

deskbird Dock offre controlli di privacy flessibili, così puoi decidere esattamente quante informazioni personali Dock raccoglie — dal tracciamento completo a livello utente fino all’anonimato totale. Questo è particolarmente utile per organizzazioni con requisiti di privacy stringenti o con un comitato aziendale attivo. La modalità scelta determina quali analytics e automazioni sono disponibili e quanto sono identificabili i dati.

Le impostazioni di presenza si trovano in una sezione dedicata Workplace Intelligence in Admin, suddivisa in due pagine:

• Presence detection: la configurazione standard di rete e rilevamento desk.
• Privacy: scegli la modalità privacy e le sue impostazioni.

Per configurare, vai su Admin > Workplace Intelligence > Privacy, seleziona una modalità e clicca su Salva. Reset annulla le modifiche non salvate e ripristina la configurazione precedente.

Modalità disponibili

Cosa abilita ogni modalità

Impostazioni modalità autenticata

In modalità Utente autenticato, un interruttore aggiuntivo Abilita automazione prenotazioni controlla se Dock attiva l’auto check-in e l’auto-book quando viene rilevata una risorsa. È attivo di default.

• Attivo: Dock effettua il check-in degli utenti sulle prenotazioni esistenti, crea prenotazioni desk sui monitor mappati e scambia i desk se necessario.
• Disattivo: la presenza viene comunque rilevata e le analytics a livello utente funzionano, ma Dock non modifica le prenotazioni. Gli utenti fanno check-in e prenotano manualmente tramite l’app deskbird web o mobile.

💡 Nota: se l’auto check-in o la prenotazione automatica dei desk non avviene anche se la presenza viene rilevata, controlla prima questo interruttore.

Cosa vedono i dipendenti

In modalità Utente autenticato, Dock mostra un messaggio introduttivo ai dipendenti la prima volta che l’app si attiva: "Il rilevamento della presenza è attivo — deskbird rileva quando sei in ufficio per effettuare automaticamente il check-in. Raccogliamo solo i segnali necessari per questo — mai dati di navigazione o la posizione quando sei fuori ufficio." I dipendenti confermano con Ho capito, oppure aprono Scopri di più per i dettagli. Gli admin possono visualizzare in anteprima questo messaggio in Admin > Workplace Intelligence > Privacy.

Impatto su Workforce analytics in modalità Anonimo

Passando a Anonimo cambia il modo in cui i dati di presenza appaiono in Workforce analytics:

• "Distribuzione nel dettaglio" mostra nomi pseudonimizzati invece che persone reali.
• Un dashboard predefinito dedicato alle visite uniche dei dispositivi sostituisce quello per utente.
• I report di conformità alle policy continuano a funzionare sui dati pseudonimizzati.

Cambio modalità

💡 Nota: se ti affidi alle automazioni di prenotazione di Dock (auto check-in, cambio desk, creazione automatica prenotazione desk), mantieni la modalità Utente autenticato.

⚠️ Cambio modalità: cambiare la modalità privacy influisce sui dati già raccolti:

• Utente autenticato → Anonimo anonimizza tutti gli eventi passati. I dati di occupazione vengono mantenuti, ma le informazioni a livello utente vengono rimosse in modo permanente.
• Anonimo → Utente autenticato non recupera i dati passati.

deskbird mostra un avviso di conferma prima di applicare la modifica — leggilo attentamente prima di confermare.

11. Distribuzione su larga scala con Microsoft Intune (Admin)

Per rollout su larga scala, i team IT aziendali possono distribuire deskbird Dock centralmente su dispositivi Windows gestiti da Intune e collegati a Entra. Sulle installazioni gestite, l’app si attiva in modo silenzioso con autenticazione preconfigurata — nessun accesso tramite browser e nessuna password per gli utenti finali. Per istruzioni dettagliate, consulta la guida al rollout di deskbird Dock Intune per Windows.

Scegli la modalità di attivazione che si adatta alla tua policy privacy (impostata in deskbird Admin):

• Modalità azienda (anonima): si attiva solo per la tua organizzazione Microsoft, come dispositivo anonimo senza identità utente. Misura l’occupazione dell’ufficio senza identificare le persone. Richiede la registrazione dell’ID tenant Entra con deskbird.
• Modalità utente: si attiva come dipendente connesso, che deve già avere un account deskbird. La presenza è collegata a quella persona, sbloccando funzionalità personalizzate come auto check-in e automazioni di prenotazione dove abilitate.
• Modalità manuale: disponibile per fasi pilota rapide o test su dispositivi non gestiti.

💡 Nota: la distribuzione silenziosa tramite Intune è disponibile per dispositivi Windows.

12. Occupancy analytics (Admin)

Ogni segnale di presenza registrato da Dock alimenta anche i dashboard di occupancy analytics sotto Intelligence > Dock analytics. Questi mostrano come vengono effettivamente utilizzati uffici, piani e desk — basandosi sulla presenza rilevata e non sulle prenotazioni — e sono disponibili per Admin e Office Admin.

I dashboard funzionano indipendentemente dalla modalità privacy selezionata, poiché mostrano solo dati aggregati. I singoli dipendenti non sono mai identificati.

Per una panoramica completa di ogni KPI e grafico, come viene calcolato ogni numero e cosa controllare se i dati sembrano errati, vedi Occupancy analytics (deskbird Dock analytics).

13. Risoluzione dei problemi

Se qualcosa non funziona come previsto, consulta la tabella qui sotto per i problemi più comuni e le soluzioni rapide:

14. Feedback & supporto

Come beta tester iniziale, il tuo feedback è fondamentale per migliorare il prodotto finale. Per segnalare bug o richiedere supporto, contatta il team deskbird a dock@deskbird.com.

⚠️ Nota: questa versione è destinata ai primi test e potrebbe presentare alcune imperfezioni. Non riflette necessariamente il prodotto finale. Grazie per aiutarci a costruire una migliore esperienza di workspace!

15. Domande frequenti