dock di deskbird

Beta iniziale

deskbird Dock è un'app desktop leggera che imposta automaticamente lo stato dell'utente connesso su "In ufficio" e effettua il check-in alle prenotazioni di scrivania e parcheggio non appena si collega a una rete ufficio riconosciuta. Quando un utente collega anche un monitor riconosciuto mentre è su quella rete, Dock può rilevare la scrivania esatta e persino creare una nuova prenotazione se non ne esiste una per quel giorno. Nessun check-in manuale o creazione di prenotazioni necessari: l'app funziona silenziosamente in background. Gli utenti effettuano l'accesso una sola volta dopo l'installazione, oppure saltano del tutto l'accesso se Dock viene distribuito dall'IT tramite una soluzione MDM con autenticazione preconfigurata.

1. Cos'è deskbird Dock?
2. Piani e licenze
3. Prerequisiti
4. Installazione su macOS
5. Installazione su Windows
6. Come funziona
7. Periodo di tolleranza e check-in automatico
8. Configurazione del rilevamento ufficio (Admin)
9. Configurazione del rilevamento scrivania (Admin)
10. Modalità privacy (Admin)
11. Distribuzione su larga scala con Microsoft Intune (Admin)
12. Risoluzione dei problemi
13. Feedback & supporto
14. Domande frequenti

1. Cos'è deskbird Dock?

deskbird Dock è un'app desktop leggera per macOS e Windows che funziona silenziosamente in background. L'accesso manuale è necessario solo per le installazioni individuali: quando Dock viene distribuito dall'IT tramite una soluzione MDM con autenticazione preconfigurata, l'app si attiva senza alcuna azione da parte dell'utente. In entrambi i casi, Dock lavora poi in background senza bisogno di ulteriori interventi.

Quando un utente si collega a una rete ufficio riconosciuta, Dock automaticamente:

• Effettua il check-in alle prenotazioni di scrivania e parcheggio già esistenti
• Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione

Quando un utente collega un monitor riconosciuto mentre è connesso a una rete ufficio riconosciuta, Dock automaticamente:

• Crea una nuova prenotazione di scrivania se non ne esiste una per quel giorno
• Effettua il check-in alle prenotazioni di scrivania già esistenti
• Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione

⚠️ Importante: il rilevamento del monitor e le automazioni delle prenotazioni si basano sul rilevamento attivo della rete. Se il dispositivo è collegato a un monitor ma non a una rete ufficio riconosciuta, i dati del monitor non vengono trasmessi e non avverranno check-in automatici o creazione di prenotazioni.

2. Piani e licenze

deskbird Dock è concesso in licenza tramite il piano Dock Plus, fatturato per dispositivo attivo. Questo piano sblocca il diritto Workplace Intelligence, che alimenta il rilevamento della presenza e gli analytics di Dock.

Gli admin possono verificare il proprio piano in Admin > Abbonamento, dove deskbird Dock appare come Dock. Sono disponibili versioni di prova: contatta il tuo account manager deskbird per attivarne una.

💡 Nota: l'accesso basato su licenza viene introdotto gradualmente. L'accesso beta esistente non subirà modifiche durante questa transizione.

3. Prerequisiti

Prima di distribuire deskbird Dock, assicurati che siano presenti i seguenti elementi:

• Account: i dipendenti devono avere un account deskbird utilizzando la mail aziendale (SSO tramite Google o Microsoft)
• Check-in: attiva il check-in in Admin > Impostazioni prenotazioni
• Sistema: macOS o Windows
• Rete: la rete dell'ufficio deve essere configurata in Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza
• Planimetria: una planimetria pubblicata, necessaria per abilitare la mappatura dei monitor per il rilevamento delle scrivanie
• Installer: scarica deskbird Dock da https://dock.deskbird.com/ (disponibile per macOS e Windows)

4. Installazione su macOS

Gli utenti installano deskbird Dock su macOS come segue:

1. Scarica e installa: scarica l'installer per macOS da https://dock.deskbird.com/. Gli utenti lo aprono e seguono i passaggi di installazione.
2. Concedi i permessi: quando richiesto, gli utenti devono consentire l'accesso alla posizione. Se non appare alcun popup, possono andare su Impostazioni di sistema > Privacy e sicurezza > Servizi di localizzazione e abilitare deskbird Dock.
3. Accedi: l'app si apre automaticamente dopo l'installazione. Gli utenti accedono tramite SSO Google o Microsoft dal browser.
4. Accedi alla dashboard: l'icona di deskbird Dock appare nella barra dei menu in alto a destra. Gli utenti la cliccano e selezionano "Apri Dashboard" per vedere l'ufficio rilevato e i dispositivi collegati.

💡 Consiglio: se l'icona nella barra non è visibile, gli utenti dovrebbero liberare spazio nella barra dei menu tramite Impostazioni di sistema > Centro di controllo.

5. Installazione su Windows

Gli utenti installano deskbird Dock su Windows come segue:

1. Scarica e installa: scarica l'installer per Windows da https://dock.deskbird.com/ ed eseguilo. Se appare l'avviso "Windows ha protetto il tuo PC", clicca su "Ulteriori informazioni", poi su "Esegui comunque".
2. Accedi: l'app si apre automaticamente dopo l'installazione. Gli utenti accedono tramite SSO Google o Microsoft dal browser.
3. Accedi alla dashboard: l'icona di deskbird Dock appare nell'area di notifica in basso a destra (clicca sulla freccia ^ se nascosta). Gli utenti la cliccano e selezionano "Apri Dashboard".

💡 Consiglio: per distribuzioni su larga scala, i team IT aziendali possono distribuire deskbird Dock in modo silenzioso tramite Microsoft Intune, con autenticazione preconfigurata così che gli utenti non vedano mai la schermata di accesso. Vedi Distribuzione su larga scala con Microsoft Intune.

6. Come funziona

Una volta installato e attivato — tramite accesso manuale o distribuzione gestita — deskbird Dock funziona silenziosamente in background. Quando il dispositivo di un utente si collega a una rete ufficio riconosciuta, l'app:

1. Rileva automaticamente l'ufficio in base alla rete
2. Effettua il check-in alle prenotazioni di scrivania e parcheggio già esistenti per quel giorno
3. Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione

Quando il dispositivo di un utente si collega a un monitor riconosciuto mentre è sulla rete dell'ufficio, l'app:

1. Trasmette i dati del monitor per rilevare l'ufficio e la scrivania specifici
2. Effettua il check-in alle prenotazioni di scrivania già esistenti per quel giorno
3. Crea una nuova prenotazione di scrivania per quel giorno se non esiste già
4. Aggiorna lo stato dell'utente su "In ufficio" nella scheda Pianificazione
5. Se la prenotazione era per un'altra scrivania, viene automaticamente spostata sulla scrivania dove è mappato il monitor

💡 Nota: collegarsi solo a un monitor senza una connessione di rete ufficio attiva non attiverà il rilevamento della scrivania o le automazioni delle prenotazioni.

La dashboard di Dock mostra lo stato attuale della rete e i monitor collegati.

💡 Consiglio: se una modifica fatta da Dock non è subito visibile nell'app web di deskbird, sincronizzala così:

• Per prenotazioni esistenti: gli utenti dovrebbero aggiornare il browser per sincronizzare lo stato aggiornato nell'app web di deskbird.
• Per nuove prenotazioni: se Dock è già in esecuzione, gli utenti dovrebbero uscire e rientrare, poi aggiornare l'app web per sincronizzare le ultime modifiche.

7. Periodo di tolleranza e check-in automatico

Il check-in automatico di deskbird Dock funziona insieme al periodo di tolleranza del tuo ufficio. La scadenza per il check-in è l'orario di inizio della prenotazione più il periodo di tolleranza. Se un utente non ha effettuato il check-in entro quella scadenza, la prenotazione della scrivania viene automaticamente rilasciata.

Poiché Dock effettua il check-in nel momento in cui rileva la presenza, arrivare entro il periodo di tolleranza mantiene la prenotazione. Arrivare dopo significa che la prenotazione originale è già stata cancellata e non può essere recuperata.

L'esempio qui sotto presuppone una scrivania prenotata dalle 09:00, con il periodo di tolleranza dell'ufficio applicato:

8. Configurazione del rilevamento ufficio (Admin)

Il rilevamento dell'ufficio viene solitamente configurato dal team IT. Per collegare una rete a un ufficio:

1. Vai su Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza > Rilevamento ufficio
2. Clicca su "Aggiungi rete"
3. Inserisci i dettagli dell'ufficio e della rete (SSID/BSSID Wi-Fi, Gateway predefinito, Subnet o IP pubblico) per collegarli all'ufficio

Una volta aggiunta una rete, ogni utente che si collega da quella rete verrà automaticamente rilevato e check-inato.

💡 Come funziona il rilevamento della rete: il rilevamento combina due livelli di logica:

• Tra le regole (OR): puoi aggiungere diverse regole di rete allo stesso ufficio. Collegarsi a una qualsiasi di esse attiva il rilevamento e le automazioni collegate.
• All'interno di una regola (AND): tutte le condizioni abilitate all'interno di una singola regola devono essere soddisfatte contemporaneamente.

Questo significa che diversi scenari di connessione — ad esempio Wi-Fi ed Ethernet — sono meglio coperti aggiungendo una regola separata per ciascuno, invece di combinare tutte le condizioni in un'unica regola.

Supporto Ethernet e Wi-Fi: deskbird Dock supporta sia connessioni Ethernet che Wi-Fi. Le condizioni disponibili dipendono dal tipo di connessione:

⚠️ Nota: poiché SSID e BSSID non vengono rilevati tramite Ethernet, una regola che li contiene si applica solo su Wi-Fi. Per gli uffici dove gli utenti si collegano via Ethernet, aggiungi una regola basata su Gateway predefinito (MAC), Subnet (CIDR) o IP pubblico. Per trovare il valore del gateway, apri la dashboard di deskbird Dock mentre sei sulla rete dell'ufficio, guarda la connessione Ethernet e copia il campo "Gateway - MAC".

⚠️ Evita regole di rete identiche tra uffici: ogni ufficio deve avere almeno un valore di rete unico. Se due uffici sono configurati con lo stesso SSID Wi-Fi e la stessa subnet, il sistema non può capire in quale ufficio si trova l'utente, quindi il rilevamento della presenza viene saltato — e senza check-in, la prenotazione viene rilasciata dopo il periodo di tolleranza. Assicurati che almeno un valore (ad esempio l'intervallo della subnet) sia diverso tra gli uffici.

9. Configurazione del rilevamento scrivania (Admin)

Il rilevamento della scrivania collega un monitor specifico a una scrivania specifica, così gli utenti vengono check-inati esattamente alla scrivania a cui si collegano. È necessaria una planimetria pubblicata. Per collegare un monitor a una scrivania:

1. Vai su Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza > Rilevamento Desks
2. Clicca sull'icona dell'ingranaggio per l'ufficio desiderato
3. Mappatura manuale: clicca su Mappatura manuale, collega un monitor al tuo dispositivo per farlo apparire nel sistema, seleziona il Desk corretto dalla tua piantina, poi clicca su Mappa per collegare il monitor.
4. Mappatura automatica: attiva l'interruttore Mappatura automatica e imposta il numero di rilevamenti necessari per confermare una corrispondenza. Segui i progressi nelle schede Mappati e Non mappati. Se si verifica un conflitto (un monitor rilevato su 2 o più Desks), ti verrà chiesto di risolverlo manualmente da questa pagina.

Una volta che un monitor è stato mappato, ogni utente che si collega da quel monitor verrà automaticamente rilevato su quel Desk specifico e farà il Check-in.

💡 Nota: la mappatura automatica richiede che sia configurata una rete d’ufficio. Per abilitarla, vai su Admin > Workplace Intelligence > Rilevamento presenza > Rilevamento ufficio e aggiungi le reti del tuo ufficio.

10. Modalità privacy (Admin)

deskbird Dock 0.6.0 introduce controlli di privacy flessibili, così puoi decidere esattamente quante informazioni personali Dock raccoglie — dal tracciamento completo a livello utente fino all’anonimato totale. Questo è particolarmente utile per organizzazioni con requisiti di privacy stringenti o con un attivo Consiglio dei Lavoratori.

Le impostazioni di presenza ora si trovano in una sezione dedicata Workplace Intelligence in Admin, suddivisa in due pagine:

• Rilevamento presenza: la configurazione standard di rete e rilevamento Desks.
• Privacy: scegli una delle tre modalità di privacy.

Per configurare, vai su Admin > Workplace Intelligence > Privacy.

💡 Nota: se usi le automazioni di prenotazione di Dock (auto check-in, cambio Desk, creazione automatica di prenotazioni Desk), mantieni la modalità predefinita Utente autenticato.

⚠️ Cambio modalità: cambiare la modalità privacy influisce sui dati già raccolti:

• Utente autenticato → Anonimo anonimizza tutti gli eventi passati. I dati di occupazione vengono mantenuti, ma le informazioni a livello utente vengono rimosse in modo permanente.
• Anonimo → Utente autenticato non recupera i dati passati.

deskbird mostra un avviso di conferma prima di applicare una modifica — leggilo attentamente prima di confermare.

11. Distribuzione su larga scala con Microsoft Intune (Admin)

Per rollout su larga scala, i team IT aziendali possono distribuire deskbird Dock centralmente su dispositivi Windows collegati a Entra e gestiti da Intune. Sulle installazioni gestite, l’app si attiva in modo silenzioso con autenticazione preconfigurata — nessun accesso tramite browser e nessuna password per gli utenti finali. Per istruzioni dettagliate, consulta la guida al rollout di deskbird Dock con Intune per Windows.

Scegli la modalità di attivazione che si adatta alla tua policy privacy (da impostare in deskbird Admin):

• Modalità aziendale (anonima): si attiva solo per la tua organizzazione Microsoft, come dispositivo anonimo senza identità utente. Misura l’occupazione dell’ufficio senza identificare le persone. Richiede la registrazione preventiva del tuo Entra tenant ID con deskbird.
• Modalità utente: si attiva come dipendente autenticato, che deve già avere un account deskbird. La presenza è collegata a quella persona, sbloccando funzionalità personalizzate come auto check-in e automazioni di prenotazione dove abilitate.
• Modalità manuale: disponibile per fasi pilota rapide o test su dispositivi non gestiti.

💡 Nota: la distribuzione silenziosa tramite Intune è disponibile per dispositivi Windows.

12. Risoluzione dei problemi

Se qualcosa non funziona come previsto, consulta la tabella qui sotto per i problemi più comuni e le soluzioni rapide:

13. Feedback & supporto

Come beta tester, il tuo feedback è fondamentale per migliorare il prodotto finale. Per segnalare bug o richiedere supporto, contatta il team deskbird a dock@deskbird.com.

⚠️ Nota: questa versione è per test iniziali e potrebbe presentare alcune imperfezioni. Non riflette necessariamente il prodotto finale. Grazie per aiutarci a costruire una migliore esperienza di workspace!

14. Domande frequenti