Con la sincronizzazione dello stato della pianificazione di deskbird, gli stati della pianificazione del tuo team (ad es. Ufficio, Lavoro da remoto, Assente) vengono automaticamente inviati al loro Google o Microsoft calendar collegato. In questo modo tutti possono vedere chi lavora dove, senza dover cambiare app.
- Prerequisiti
- Come funziona
- Configurazione con Microsoft 365
- Configurazione con Google Workspace
- Cosa vedono gli utenti nei loro calendari
- Domande frequenti
1. Prerequisiti
- Diritti di amministratore richiesti: Super Admin di Google Workspace o Global Administrator di Microsoft Entra ID.
- Configurazione da browser: completa la configurazione da un browser web (non da Microsoft Teams).
- Sincronizzazione unidirezionale: deskbird invia gli stati della pianificazione al provider del calendario. Le modifiche fatte direttamente nel calendario non vengono sincronizzate su deskbird.
- Se utilizzi un'integrazione HRIS (ad es. Personio), le assenze seguono il flusso: HRIS → deskbird → calendario.
2. Come funziona
Una volta attivata, deskbird crea delle voci di calendario per ogni stato della pianificazione dell’utente. Il tipo di voce dipende dal provider del calendario e dallo stato:
- Google Calendar: Ufficio e Lavoro da remoto compaiono come voci di luogo di lavoro. Assente e stati personalizzati compaiono come eventi di un giorno intero.
- Microsoft Outlook: tutti gli stati vengono mostrati come eventi di un giorno intero.
3. Configurazione con Microsoft 365
- Vai su Admin > Impostazioni azienda > Integrazioni.
- Nella scheda Pianificazioni utente, clicca su Configura sincronizzazione.
- Seleziona Microsoft.
- Clicca su Connetti.
- Accedi con un account Global Administrator.
- Dai il consenso a tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi a schermo.
4. Configurazione con Google Workspace
- Vai su Admin > Impostazioni azienda > Integrazioni.
- Nella scheda Pianificazioni utente, clicca su Configura sincronizzazione.
- Seleziona Google.
- Clicca su Connetti.
- Accedi con il tuo account admin Google.
- Dai il consenso a tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi a schermo.
5. Cosa vedono gli utenti nei loro calendari
| Stato | Google Calendar | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Ufficio | Voce luogo di lavoro | Evento di un giorno intero |
| Lavoro da remoto | Voce luogo di lavoro | Evento di un giorno intero |
| Assente | Evento di un giorno intero | Evento di un giorno intero |
| Stati personalizzati | Evento di un giorno intero | Evento di un giorno intero |
6. Domande frequenti
Sì. Pianificazioni utente e Sincronizzazione del calendario delle sale riunioni sono integrazioni separate. Puoi attivarne una senza l’altra.
No. La sincronizzazione dello stato della pianificazione è solo unidirezionale: deskbird invia gli stati al calendario. Se un utente modifica o elimina la voce direttamente dal calendario, deskbird la ricreerà al prossimo ciclo di sincronizzazione.
Se hai un’integrazione HRIS (ad es. Personio), le assenze vengono gestite automaticamente: HRIS → deskbird → calendario. Non è richiesta alcuna azione manuale.
In Microsoft Outlook, tutti gli stati della pianificazione vengono mostrati come eventi di un giorno intero. Questo vale per Assente, stati personalizzati, così come per Ufficio e Lavoro da remoto.
In Google Calendar, Ufficio e Lavoro da remoto compaiono come voci di luogo di lavoro. Assente e tutti gli stati personalizzati vengono mostrati come eventi di un giorno intero.