Esta guía cubre la configuración que debes añadir una vez que tus oficinas, pisos, espacios y salas de reuniones están en funcionamiento: reglas de reserva y check-in, aparcamiento, espacios asignados, el calendario de la oficina, funciones de oficina, trabajo híbrido y sincronización del calendario de salas. Los pasos están ordenados según la frecuencia con la que los admins preguntan sobre ellos, así que puedes empezar por arriba y detenerte donde terminen las necesidades de tu equipo. Cada paso explica para qué sirve la configuración y enlaza al artículo con las instrucciones detalladas. Las funciones que requieren Desks Professional están en Desks: Complementos Professional.
- Antes de empezar
- Configura reglas de reserva: check-in y límites de reserva
- Configura aparcamiento y otros recursos
- Asigna espacios a personas
- Planifica el calendario de la oficina: festivos, cierres y eventos
- Configura funciones de oficina
- Configura el trabajo híbrido: políticas, opciones de programación y reservas automatizadas
- Sincroniza las salas de reuniones con tus calendarios
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
Cada paso de esta guía está disponible en todos los planes de Desks. Algunos pasos tienen límites en Desks Free y Desks Business, que se indican más abajo. Para ver un resumen de lo que incluye cada plan, consulta Disponibilidad de funciones.
- Función: necesitas la función de Global Admin para cada paso. Los Office Admins pueden cambiar la configuración de reservas, aparcamiento, espacios asignados, configuración de oficina y cierres para las oficinas que gestionan. Solo los Global Admins pueden crear políticas de trabajo híbrido y cambiar la configuración de Workforce. Consulta Funciones del sistema y permisos.
- Configuración existente: tus oficinas, pisos, espacios y recursos ya están creados (consulta Desks: Configuración básica). La mayoría de las configuraciones aquí se hacen por oficina, así que usa el selector de oficina en la parte superior de cada página de admin para comprobar que estás en la oficina correcta.
⚠️ Límites del plan: En Desks Free y Desks Business, tu empresa puede tener 1 política de trabajo híbrido (cuentan tanto las activas como las programadas), hasta 5 eventos de oficina activos, y las funciones de oficina pueden asignarse a un total de 2 personas. Desks Professional y superiores eliminan estos límites y añaden flujos de aprobación para las políticas de trabajo híbrido.
2. Configura reglas de reserva: check-in y límites de reserva
Las reglas de reserva deciden con cuánta antelación se puede reservar y si las personas deben confirmar que realmente han venido. El check-in libera los escritorios y plazas de aparcamiento que quedan vacíos, para que otros puedan usarlos. Los escritorios y las plazas de aparcamiento comparten una única configuración de reservas por oficina.
Check-in
- Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas y selecciona la oficina.
- En la sección Check-in, elige Sin check-in, Check-in con clic y/o Códigos QR o Check-in solo con Códigos QR.
- Si activas el check-in, configura el periodo de gracia y la Hora de cancelación automática más temprana. Las reservas sin check-in se cancelan después del periodo de gracia, pero nunca antes de esa hora.
- Haz clic en Guardar.
Las salas de reuniones tienen su propia configuración de check-in en Admin > Salas de reuniones: Configuración general. Cómo funcionan los métodos, recordatorios y la cancelación automática, con ejemplos: Configuración de check-in y cancelación automática.
⚠️ Importante: Antes de elegir una opción de código QR, descarga los códigos QR y colócalos en los escritorios y plazas de aparcamiento. Haz clic en Obtener códigos QR en la sección Check-in para todos los códigos de la oficina, o usa el icono de código QR junto a un piso, área o recurso en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios. Consulta Códigos QR. Los usuarios hacen check-in como se describe en Haz check-in en tu reserva de escritorio o aparcamiento y Haz check-in usando un código QR.
Límites de reserva
- ¿Cuál es el plazo máximo de reserva para las reservas de recursos? Configura cuántos días antes puede reservar cada función escritorios y plazas de aparcamiento, desde 0 (solo el mismo día) hasta 365 días. No se aplica a las salas de reuniones.
- Usuarios y Gerente de grupo no pueden reservar más de un escritorio o plaza de aparcamiento en la misma fecha y hora: evita reservas dobles. Los Global Admins, Office Admins y Managers están exentos.
Ambas configuraciones están en la misma página. Instrucciones completas: Configuración de reservas.
3. Configura aparcamiento y otros recursos
Además de escritorios, los usuarios pueden reservar plazas de aparcamiento y otros tipos de recursos en la misma app. El aparcamiento sigue la misma configuración de reservas que los escritorios, así que no hay reglas de aparcamiento separadas que mantener.
- Aparcamiento: en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, añade un área de tipo Area de estacionamiento a un piso. Su Capacidad es el número de plazas de aparcamiento. Luego añade las plazas y decide quién puede aparcar. Los Office Admins pueden configurar el aparcamiento para las oficinas que gestionan. Paso a paso: Configura el aparcamiento.
- Otros tipos de recursos: abre un área en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios y añade recursos allí, de uno en uno o en lote. Consulta Escritorios, Plazas de aparcamiento y Otros recursos.
Los usuarios reservan ambos desde el mismo lugar que los escritorios. Consulta Reserva una plaza de aparcamiento u otro recurso.
4. Asigna espacios a personas
Asigna un escritorio o plaza de aparcamiento a una persona que necesita el mismo espacio todos los días. Un espacio asignado se reserva automáticamente cuando esa persona marca su estado como Oficina.
- Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios y abre el área con el recurso.
- Edita el recurso y restringe su acceso a un solo usuario.
- Opcional: activa Permitir que otros reserven este espacio si el usuario asignado no está en la oficina.
Para asignar varios escritorios a la vez, usa la herramienta de asignación en el plano del piso. Instrucciones completas: Escritorios, Plazas de aparcamiento y Otros recursos: Espacios asignados y Planos de piso: Asigna escritorios en el plano.
💡 Consejo: Con la opción del paso 3 activada, un espacio asignado se libera para otros solo los días que el asignado planifica un estado como Ausente o Trabajo móvil. Si no se establece ningún estado, el espacio sigue bloqueado, así que anima a los asignados a planificar su semana.
5. Planifica el calendario de la oficina: festivos, cierres y eventos
Mantén el calendario de cada oficina actualizado, para que la gente sepa cuándo está cerrada y cuándo merece la pena ir.
- Días festivos: en Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina, selecciona la oficina y elige un calendario festivo regional en Días festivos. Los usuarios que tengan esta oficina como oficina principal lo heredan, y los festivos aparecen en su programa. Puedes establecer un calendario diferente para usuarios individuales en sus detalles de usuario. Consulta Configuración de oficina: Días festivos.
- Cerrar un espacio indefinidamente: en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, selecciona la oficina, piso, área o recurso, haz clic en Gestionar y añade un Cierre indefinido. El espacio queda oculto para los usuarios hasta que lo reabras. Cada espacio puede tener un cierre indefinido. Consulta Cerrar espacios.
- Eventos de oficina: en Admin > Workforce > Eventos, haz clic en Añadir evento para invitar a grupos, usuarios individuales o toda la oficina a un almuerzo de equipo, taller o celebración. También puedes permitir que Managers, Gerentes de grupo o Usuarios creen eventos. Consulta Eventos.
⚠️ Importante: Los cierres no se aplican a las salas de reuniones. Las salas de reuniones mantienen su propio interruptor Activo / Inactivo, y sus reservas existentes no se cancelan cuando se cierra la oficina o el piso alrededor.
6. Configura funciones de oficina
Las funciones de oficina muestran quién tiene una responsabilidad en el sitio en cada oficina: Primeros auxilios, Bombero, Asistente de evacuación o Titular de llave. Los compañeros y admins pueden así encontrar rápidamente el contacto adecuado.
- Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios, abre el menú de tres puntos junto a Invitar usuarios y selecciona Configuración de las funciones de oficina.
- Activa las funciones que usa tu empresa. Opcional: activa Permitir que los usuarios añadan sus propias funciones de oficina.
- Haz clic en Guardar y luego asigna funciones a los usuarios en la pestaña Funciones de oficina de cada usuario, por oficina.
Instrucciones completas: Funciones de oficina. Si los usuarios añaden funciones por sí mismos, indícales Añadir una función de oficina a tu perfil.
7. Configura el trabajo híbrido: políticas, opciones de programación y reservas automatizadas
Estas configuraciones conectan dónde planea trabajar la gente con los escritorios y plazas de aparcamiento que obtienen.
Política de trabajo híbrido
Una política establece cuántos días se espera que la gente esté en la oficina, o el número máximo de días remotos, por semana, mes o año. Ve a Admin > Workforce > Políticas flexibles y haz clic en Añadir política. La configuración tiene tres pasos: Configuración, Asignados e Información adicional. Consulta Políticas flexibles.
Desks Professional y superiores
Los flujos de aprobación permiten que los managers aprueben los programas que superan la política, o aprueben cada programa. Puedes elegir el flujo de aprobación al crear la política.
Opciones de programación
Las opciones de programación son las alternativas que la gente elige al planificar su semana, como Oficina, Trabajo móvil o Ausente. En Admin > Workforce > Configuración de Workforce, ve a Opciones de programación para renombrar estados, establecer su color e icono y permitirlos para medio día. Para crear uno propio, haz clic en Añadir opción de programación y elige el tipo de estado Personalizado. Consulta Configuración de Workforce: Opciones de programación.
Reservas automatizadas
Con las reservas automatizadas, deskbird reserva un escritorio, una plaza de aparcamiento o ambos para los usuarios los días que planean estar en la oficina.
- Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas y selecciona la oficina.
- En la sección Reservas automatizadas, activa Escritorios, Aparcamiento o ambos, y haz clic en Guardar.
- Cada usuario lo activa en Perfil > Preferencias híbridas con Usar reserva automatizada.
Instrucciones completas, incluido cómo deskbird elige un recurso: Configura reservas automatizadas. Pasos para el usuario: Gestiona tu perfil: Preferencias híbridas y Programa tu semana.
8. Sincroniza las salas de reuniones con tus calendarios
Con la sincronización del calendario de salas, las reservas de salas de reuniones se mantienen sincronizadas con los calendarios de salas en Google Workspace o Microsoft 365. Una sala reservada en Outlook o Google Calendar queda bloqueada también en deskbird, y viceversa.
- Ve a Admin > Empresa: Integraciones y abre Sincronización del calendario de salas.
- Conecta tu proveedor de calendario y concede los permisos necesarios.
- Importa tus calendarios de salas como salas de reuniones.
Paso a paso: Sincroniza salas de reuniones con Microsoft 365 o Sincroniza salas de reuniones con Google Workspace. Para ver un resumen de ambas integraciones de calendario, consulta Sincronización del calendario con Google o Microsoft para el estado de programación y salas de reuniones.
⚠️ Importante: Una sala de reuniones creada en deskbird no puede convertirse en una sala sincronizada más adelante. Si planeas sincronizar una sala, impórtala desde tu calendario en vez de crearla en deskbird.
Para el resto de la configuración de salas de reuniones, como salas restringidas, catering y servicios y quioscos de sala, consulta Rooms Plus: configuración.
9. Preguntas frecuentes
- El check-in está activado para la oficina y las personas olvidaron hacer check-in dentro del periodo de gracia.
- Con Check-in solo con códigos QR, los usuarios solo pueden hacer check-in escaneando el código en el espacio desde la app móvil de deskbird.
- Los recordatorios de registro ayudan a que las personas hagan check-in a tiempo. Pueden activar las notificaciones en su perfil.
Si no se necesita check-in en una oficina, elige No check-in: las reservas se mantienen. Consulta Configuración de check-in y cancelación automática.
Depende del periodo máximo de reserva permitido para su función, desde 0 hasta 365 días. Lo configuras por oficina y por función en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas (sección ¿Cuál es el periodo máximo de antelación para reservas de recursos?). Aplica a escritorios y plazas de aparcamiento, no a salas de reuniones. Consulta Configuración de reservas.
No. Los escritorios y las plazas de aparcamiento comparten toda la configuración de reservas de una oficina, incluido el check-in. Aun así, puedes limitar quién puede aparcar con reglas de acceso en el área de estacionamiento. Consulta Configurar aparcamiento: Controlar quién puede aparcar.
Sí, si activas Permitir que otros reserven este espacio si el usuario asignado no está en la oficina para ese escritorio. El escritorio se podrá reservar los días en que el asignado tenga un estado como Ausente o Trabajo móvil. Los días sin estado, seguirá bloqueado.
No. Los calendarios de días festivos son calendarios regionales predefinidos y no se pueden editar. Puedes elegir un calendario por oficina y personalizarlo para usuarios individuales. Consulta Configuración de oficina: Días festivos.
En Desks Free y Desks Business, tu empresa solo puede tener una política de trabajo flexible en total, y una política programada también cuenta. Desks Professional y superiores incluyen políticas ilimitadas. Consulta Políticas flexibles.
- Las reservas automatizadas están activadas para esta oficina y tipo de recurso en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas.
- El usuario activó Usar reserva automatizada en Perfil > Preferencias híbridas.
- El día tiene el estado Oficina en el programa del usuario. Los días fijos de oficina de una política de trabajo flexible no crean reservas automáticamente.
- El día está dentro del periodo máximo de reserva para la función del usuario y cualquier aprobación de manager para el estado ya está hecha.
Consulta Configurar reservas automatizadas.
No. Las salas de reuniones usan su propio interruptor Activo / Inactivo en vez de cierres. Las salas de reuniones sincronizadas pueden seguir siendo reservables desde Outlook o Google Calendar, según tu configuración de calendario. Consulta Cerrar espacios.