Las reservas automatizadas permiten que deskbird reserve un escritorio, una plaza de aparcamiento o ambos para tus usuarios en sus días de oficina, para que no tengan que reservar manualmente cada semana. Tú decides por cada oficina si las reservas automatizadas están disponibles y para qué tipos de recursos; luego, cada usuario las activa en su propio perfil. Este artículo explica cómo habilitar las reservas automatizadas, cómo deskbird elige un recurso y qué revisar cuando falta una reserva.
- Cómo funcionan las reservas automatizadas
- Antes de empezar
- Habilitar reservas automatizadas para una oficina
- Qué hacen los usuarios para activarlas
- Cómo deskbird elige un recurso
- Reglas que siguen las reservas automatizadas
- Cuando cambian los planes o la configuración
- Cuando no hay recursos disponibles
- Preguntas frecuentes
1. Cómo funcionan las reservas automatizadas
Las reservas automatizadas se basan en el programa del usuario. En cuanto un día tiene el estado Oficina (u otra oficina), deskbird reserva un escritorio o una plaza de aparcamiento para ese día en la oficina del programa.
- Preferencias semanales: los días que el usuario ha planificado como días de oficina en sus preferencias de programación semanales se reservan automáticamente. deskbird procesa cada oficina aproximadamente una vez al día, así que los compañeros que planificaron el mismo día se asignan juntos y las nuevas reservas aparecen de forma gradual.
- Un solo día de oficina: si el usuario marca manualmente Oficina para un día, deskbird reserva de inmediato, siempre que el día esté dentro de su plazo máximo de reserva.
- Días más lejanos: las preferencias semanales llenan el programa hasta dos meses por adelantado, pero las reservas solo se crean cuando el día entra en el plazo máximo de reserva del usuario. Hasta entonces, el día espera y se reserva más adelante.
⚠️ Importante: Los días fijos de oficina de una política de trabajo híbrido no crean reservas por sí solos. deskbird solo reserva cuando el usuario realmente tiene un estado de oficina para ese día. Si ese estado necesita aprobación del manager, la reserva espera hasta que se apruebe.
Para ver cómo los usuarios planifican su semana, consulta Programa tu semana.
2. Antes de empezar
- Plan: las reservas automatizadas están incluidas en todos los planes de Escritorios. También necesitas escritorios o plazas de aparcamiento reservables. Consulta Disponibilidad de funciones.
- Función: necesitas la función de Administrador global o la de Administrador de la oficina para la oficina que quieres configurar.
- Recursos: la oficina tiene escritorios o plazas de aparcamiento reservables configurados en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios.
- Programas: los usuarios planifican sus días de oficina, por ejemplo, con las preferencias de programación semanales en Perfil > Preferencias híbridas.
3. Habilitar reservas automatizadas para una oficina
- Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas.
- Selecciona la oficina en el menú desplegable junto al título de la página.
- En la sección Reservas automatizadas, activa Escritorios, Plazas de aparcamiento o ambos. Solo los tipos de recursos que actives aquí podrán ser automatizados por los usuarios en esta oficina.
- Haz clic en Guardar.
Repite estos pasos para cada oficina donde quieras ofrecer reservas automatizadas.
4. Qué hacen los usuarios para activarlas
Habilitar las reservas automatizadas para una oficina hace que la opción esté disponible. Cada usuario debe activarla por sí mismo:
- Ve a Perfil > Preferencias híbridas.
- En Reservas automatizadas, activa Usar reserva automatizada.
- Activa Escritorios, Plazas de aparcamiento o ambos.
- Haz clic en Guardar.
Debajo de cada interruptor, una caja de información muestra las oficinas donde la reserva automatizada está disponible para ese tipo de recurso ("Reserva automatizada de escritorio disponible en" y "Reservas automatizadas de plazas de aparcamiento disponibles en"). Si falta una oficina ahí, revisa la configuración de la sección 3 para esa oficina.
Para los pasos orientados al usuario, remítelos a Gestiona tu perfil.
5. Cómo deskbird elige un recurso
deskbird reserva en la oficina del programa de ese día. No cambia a otra oficina a la que el usuario tenga acceso. Dentro de esa oficina, elige un recurso en este orden:
- Espacios asignados: siempre se reserva primero un escritorio o plaza de aparcamiento asignado al usuario. Consulta Espacios asignados.
- Espacios favoritos: los escritorios y plazas de aparcamiento favoritos del usuario, y recursos libres en sus áreas favoritas. Consulta Guarda un escritorio o área como favorito.
- Recursos usados recientemente: escritorios o plazas de aparcamiento que el usuario reservó en las últimas semanas.
- Pisos y áreas usados recientemente: un recurso libre en un piso o área que el usuario suele reservar.
- Cualquier otro recurso disponible: un recurso libre que el usuario pueda reservar en esa oficina.
Si los favoritos y los espacios habituales están ocupados, la reserva puede quedar en otro piso o área de la misma oficina. El aparcamiento es la única excepción a la regla de la oficina: si varias oficinas comparten un área de estacionamiento, la plaza puede estar en ese aparcamiento compartido.
💡 Consejo: ¿Quieres que un usuario siempre tenga el mismo escritorio? Asígnale el escritorio. Los espacios asignados se reservan primero, incluso si el usuario o la oficina no han activado las reservas automatizadas.
6. Reglas que siguen las reservas automatizadas
Las reservas automatizadas son reservas normales. Siguen la misma configuración que una reserva hecha manualmente por el usuario:
| Configuración | Efecto en las reservas automatizadas |
|---|---|
| Horas de reserva predeterminadas | Se usan las horas de reserva predeterminadas del usuario de Perfil > Preferencias híbridas. Si un día no tiene horas predeterminadas, se aplican las horas de la oficina. |
| Plazo máximo de reserva | Los días fuera del plazo máximo de reserva del usuario aún no se reservan. Se reservan cuando el día entra en el plazo. Consulta Configuración de reservas. |
| Restricciones de acceso y restricciones por día de la semana | Los recursos y áreas que el usuario no puede reservar se omiten, incluidos los favoritos. deskbird pasa a la siguiente opción de la lista. |
| Límites de reserva | Se aplican los mismos límites de reserva que para las reservas manuales. |
| Cierres | Los recursos, áreas, pisos y oficinas cerrados nunca se reservan. Consulta Cerrar espacios. |
| Check-in y periodo de gracia | Si se requiere check-in, los usuarios también deben hacer check-in en las reservas automatizadas. Sin check-in, la reserva se libera tras el periodo de gracia como cualquier otra reserva. |
| Matrículas | En áreas de estacionamiento que requieren matrícula, se usa automáticamente el vehículo predeterminado del usuario. Consulta Gestión de matrículas. |
Las reservas automatizadas solo cubren escritorios y plazas de aparcamiento, no salas de reuniones.
7. Cuando cambian los planes o la configuración
Las reservas automatizadas que ya existen nunca se eliminan automáticamente. Se mantienen cuando:
- el usuario cambia ese día de Oficina a otro estado,
- el usuario desactiva la reserva automatizada, o
- desactivas las reservas automatizadas para la oficina.
Lo que se detiene es la creación de nuevas reservas automatizadas para escritorios compartidos y plazas de aparcamiento. Los días que aún estaban esperando para reservarse se descartan si ya no son días de oficina. Los espacios asignados pueden seguir reservándose automáticamente.
Si un usuario cancela una reserva automatizada, deskbird no vuelve a reservar ese día.
⚠️ Importante: Cancela manualmente las reservas que ya no se necesiten, para que los espacios queden libres para los compañeros.
8. Cuando no hay recursos disponibles
Si deskbird no puede reservar un escritorio o una plaza de aparcamiento porque todos los espacios adecuados ya están ocupados, el usuario recibe un correo electrónico con el asunto "No hay escritorios o plazas de aparcamiento disponibles". Entonces tendrá que reservar un espacio manualmente para ese día.
- El correo solo se envía a los usuarios que han activado la reserva automatizada para ese tipo de recurso.
- Los usuarios no pueden desactivar este correo en Perfil > Notificaciones. Deja de enviarse cuando desactivan la reserva automatizada.
Para todos los tipos de notificaciones, consulta Notificaciones.
9. Preguntas frecuentes
- Las reservas automatizadas están activadas para esa oficina y tipo de recurso en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas.
- El usuario activó Usar reserva automatizada y el tipo de recurso correcto, y pulsó Guardar. La oficina aparece en la caja de información bajo el interruptor.
- El día tiene el estado Oficina para esa oficina. Los días fijos de una política de trabajo híbrido no son suficientes por sí solos.
- Si el estado necesita aprobación del manager, ya ha sido aprobado.
- El día está dentro del plazo máximo de reserva del usuario.
- La oficina ya ha sido procesada ese día. Las reservas de preferencias semanales aparecen de forma gradual.
- El usuario puede reservar al menos un recurso libre allí (restricciones de acceso y por día de la semana, cierres).
- El usuario no recibió un correo de "No hay escritorios o plazas de aparcamiento disponibles", lo que indicaría que todos los espacios adecuados estaban ocupados.
Cuando los favoritos y los espacios habituales del usuario están ocupados o no se pueden reservar ese día, deskbird reserva otro recurso libre en la misma oficina, que puede estar en otro piso o área. Para garantizar un escritorio específico, asígnalo al usuario.
Si varias oficinas comparten un área de estacionamiento, las reservas automatizadas de aparcamiento pueden usar una plaza en ese aparcamiento compartido. Los escritorios siempre se reservan en la oficina del programa del usuario.
No. deskbird usa la oficina del estado de ese día. Para las preferencias semanales, es la oficina que el usuario eligió para ese día de la semana, que suele ser, pero no siempre, su oficina principal.
Sí, si se requiere check-in en esa oficina. Las reservas automatizadas siguen las mismas reglas de check-in y periodo de gracia que las reservas manuales y se liberan si nadie hace check-in.
No. Las reservas existentes se mantienen, tanto si las desactivas para la oficina como si un usuario las desactiva en su perfil. Cancélalas manualmente si es necesario.
No. Una vez que un usuario cancela la reserva de un día, deskbird no crea una nueva reserva automatizada para ese día.
Sí. deskbird usa el vehículo predeterminado del usuario. Recuerda a los usuarios que mantengan actualizado su vehículo predeterminado si cambian de coche.
Solo desactivando la reserva automatizada para ese tipo de recurso en Perfil > Preferencias híbridas. El correo no forma parte de la configuración de notificaciones en Perfil > Notificaciones.