Gestionar recursos como desks, plazas de aparcamiento y otros espacios de trabajo es fundamental para una oficina flexible y organizada. Esta guía explica cómo crear, personalizar y gestionar esos recursos en deskbird como admin.
- Crear desks, plazas de aparcamiento y otros recursos
- Crear y personalizar recursos en lote
- Añadir y gestionar equipamiento
- Espacios asignados
- Espacios favoritos
- Registro para desks y plazas de aparcamiento
- Configuración de reservas para recursos
1. Crear desks, plazas de aparcamiento y otros recursos
Antes de poder añadir cualquier desk u otro recurso, primero tienes que crear tus Pisos y espacios.
Una vez hecho esto, selecciona el piso deseado en Admin > Workplace > Pisos & espacios, luego haz clic en el icono del lápiz junto al área donde quieras añadir o editar recursos.
En la página de detalles del área, puedes:
- Editar el nombre y la descripción del área
- Restringir el acceso (por ejemplo, a departamentos específicos)
- Renombrar desks/recursos individuales
- Reordenar desks usando arrastrar y soltar
- Definir cierres mediante el botón Gestionar
- Asignar recursos a usuarios específicos
- Descargar códigos QR individuales o del área
- Eliminar desks o el área completa
Usa el botón +Añadir desks / +Añadir plazas / +Añadir recursos para crear nuevos recursos.
⚠️ Cerrar un recurso o eliminarlo también eliminará todas las reservas existentes para ese recurso.
Esto no se puede deshacer.
2. Crear y personalizar recursos en lote
Al hacer clic en +Añadir desks / +Añadir plazas / +Añadir recursos, se abre una ventana donde puedes:
- Añadir varios recursos a la vez (por ejemplo, 10 desks)
- Establecer su estado
- Personalizar la convención de nombres (prefijo, número inicial, ceros a la izquierda)
Ejemplo: Prefijo: "Plaza de aparcamiento", Inicio: "1" → Resultado: Plaza de aparcamiento 1, Plaza de aparcamiento 2, …
Esto agiliza la configuración de espacios grandes.
💡 El nombre del recurso también determina lo que se muestra en el Plano interactivo. Si el nombre del recurso contiene un número (por ejemplo, "Desk 3"), ese número se mostrará en el plano. Si el nombre no contiene un número (por ejemplo, "Asiento ventana"), no se mostrará ningún número para ese recurso.
3. Añadir y gestionar equipamiento
Usa Admin > Desks, parking & otros > Equipamiento para crear opciones de equipamiento para desks, plazas de aparcamiento y otros recursos. El equipamiento se configura por oficina.
Una vez definido, ve a Pisos & espacios, abre un área desde Detalles y asigna equipamiento a recursos individuales o múltiples. Puedes usar la edición en lote para agilizar este proceso — por ejemplo, añadir "monitores duales", "cargador para coche eléctrico" o "desk de pie".
Las etiquetas de equipamiento asignadas aparecen en los filtros visibles para los usuarios durante la reserva.
4. Espacios asignados
Puedes asignar recursos específicos a usuarios individuales. Los espacios asignados se reservan automáticamente cuando la persona asignada pone su estado en "Oficina".
Para asignar un recurso:
- Abre Pisos & espacios > selecciona el piso / área desde Detalles y selecciona el recurso.
- Haz clic en el icono del lápiz y busca Acceso.
- Restringe el acceso a un solo usuario.
💡 Si la persona asignada no va a la oficina, puedes activar 'Permitir que otros reserven este espacio si el usuario asignado no está en la oficina' para que el espacio esté disponible para otros. Si el registro está habilitado, también se aplica a los recursos asignados.
Puedes permitir que otros reserven el recurso si la persona asignada pone un estado como "Ausente", "Trabajo móvil" o "Viaje de negocios". Sin embargo, si no se establece ningún estado, el espacio no se liberará automáticamente. Por eso es importante fomentar la planificación de estados para maximizar la disponibilidad de los espacios.
5. Espacios favoritos
Los usuarios pueden marcar como favoritos los recursos que usan con frecuencia para una reserva con un clic. No se requiere configuración de admin — es una preferencia gestionada por el usuario.
Los usuarios marcan un espacio como favorito haciendo clic en el icono de corazón junto a él. El recurso aparecerá en su página de Reservas y en su perfil bajo "Tus espacios".
💡 Los favoritos no reservan automáticamente el espacio ni impiden que otros lo reserven. Simplemente son accesos directos para los usuarios.
6. Registro para desks y plazas de aparcamiento
El registro automático está disponible para desks y plazas de aparcamiento, según tu plan de deskbird. Si está habilitado, los usuarios se registrarán automáticamente usando la geolocalización al llegar a la oficina.
➡️ Más información: Registro automático para reservas de desks y aparcamiento
7. Configuración de reservas para recursos
Para la configuración a nivel de reserva (modos de registro, periodos de gracia, anticipación, permisos de reserva para invitados), consulta: Configuración de reservas.