La función de reserva para invitados te permite reservar Desks o plazas de aparcamiento para visitantes externos, asegurando una llegada sin problemas y dando a tu equipo total transparencia sobre quién viene a la oficina. En este artículo te explicamos cómo crear reservas para invitados y cómo configurar quién puede hacerlas en tu espacio de trabajo.
1. Cómo reservar un Desk o plaza de aparcamiento para un invitado
Ve a la sección Reservar en la app web de deskbird. Selecciona el recurso que quieras y luego elige Invitado como tipo de reserva. Ingresa el nombre y el correo electrónico del invitado.
El invitado recibirá un correo de confirmación con todos los detalles de la reserva. El propietario de la reserva también recibirá una copia. Si el registro está activado, el propietario de la reserva debe hacer el registro en nombre del invitado.
💡 Las reservas para invitados aparecen en las Próximas reservas del propietario para que puedas editarlas fácilmente o hacer el registro.
⚠️ Importante: No uses tu propio correo ni repitas direcciones de correo para varias reservas de invitados. El correo electrónico se trata como un identificador único. Usa siempre el correo real del invitado o un formato como tu.nombre+nombre.invitado@dominio.com si no quieres que el invitado reciba un correo.
2. Preguntas frecuentes
Los administradores, administradores de oficina y managers pueden ver todas las reservas para invitados en sus respectivas oficinas. Todos los usuarios pueden ver la presencia de invitados en la página de Horario y saber quién más estará en la oficina. Esta transparencia ayuda a los equipos a coordinar los asientos o planificar conversaciones delicadas según sea necesario.
Cualquier reserva hecha usando el flujo de reserva para invitados se considera una reserva para invitados, incluso si la persona reservada es un empleado. La clasificación depende de cómo se hace la reserva, no del estatus de la persona.
Puedes definir qué roles de usuario (usuarios estándar, managers, managers de grupo) pueden crear reservas para invitados en Admin > Configuración de reservas > Reserva para invitados. Los administradores globales y los administradores de oficina pueden hacer reservas para invitados por defecto.
💡 Si habilitas la reserva para invitados para usuarios estándar, ellos también serán responsables de hacer el registro del invitado.
Las reservas para invitados son visibles según los roles de usuario y la configuración de privacidad. Los propietarios de la reserva pueden marcar las reservas como Anónimas para ocultar su identidad, pero los invitados siguen apareciendo como externos por motivos de cumplimiento y transparencia.
Los invitados están claramente marcados en la vista general de la oficina para que tus compañeros sepan que alguien externo a la empresa está de visita. Si la configuración de privacidad de tu empresa limita la visibilidad de los perfiles, se aplican las mismas reglas a las reservas para invitados hechas por ese usuario.
Actualmente, es necesario reservar un Desk o una plaza de aparcamiento para asignar el estado de "en la oficina" a un invitado. Para una solución completa de gestión de visitantes —incluyendo registros, impresión de credenciales, notificaciones de llegada y más— explora la función de Visitas: Visitas – Gestión de visitantes.