Visitas (Gestión de visitantes)

Visitas (Gestión de visitantes) es la solución fácil de usar de deskbird para dar la bienvenida a los invitados en espacios de trabajo modernos. Simplifica el proceso de programación, registro, firma de documentos y notificaciones, asegurando una experiencia fluida y personalizada tanto para empleados, recepcionistas como para visitantes.

Configuración de Visitas
Plantillas de tipo de visita
Firma de documentos
Crear y gestionar visitas
Rol de recepcionista y panel de visitantes
Portal de visitantes
Notificaciones y recordatorios
Modo quiosco para la gestión de visitantes

1. Configuración de Visitas

Puedes acceder a esta configuración desde Admin > Visitas: Configuración.

La página de configuración muestra de un vistazo qué oficinas tienen la Gestión de visitantes activada, cuáles tienen al menos un modo quiosco habilitado, y te permite asignar un anfitrión predeterminado y recepcionistas por oficina.

Para cada oficina, abre la configuración haciendo clic en el ícono de engranaje ⚙️ .

Ahí puedes gestionar:

Privacidad de datos de visitantes: Define el tiempo antes de que los datos de los visitantes se anonimicen automáticamente.
Anfitrión predeterminado: Se asigna cuando los visitantes hacen el registro por sí mismos y no conocen a su persona de contacto.
Recepcionistas de visitantes: Quién puede ver y gestionar todas las visitas en esa oficina.

2. Plantillas de tipo de visita

Los tipos de visita te permiten adaptar la experiencia a diferentes tipos de invitados — por ejemplo un Contratista, un candidato para Entrevista o un Auditor — sin que los organizadores tengan que volver a ingresar los mismos datos cada vez. Puedes acceder a ellos desde Admin > Visitas > Tipos de visita.

Cada plantilla de tipo de visita tiene su propio:

Nombre (máx. 16 caracteres) y Descripción (máx. 140 caracteres) – ayudan a los organizadores a elegir el tipo correcto al crear una visita.
Oficinas asignadas – haz que la plantilla esté disponible solo para oficinas específicas o para todas las oficinas. Solo se pueden seleccionar oficinas activas: las oficinas cerradas indefinidamente no aparecen en el desplegable de Oficinas asignadas.
Instrucciones para visitantes – un campo de texto enriquecido (negrita, cursiva, subrayado, enlaces) que se muestra a los visitantes cada vez que se selecciona esta plantilla, así no tienes que volver a escribir el mismo mensaje de bienvenida, detalles de Wi-Fi o indicaciones de llegada en cada visita.
Documentos – cualquier documento que los visitantes deban revisar o firmar para este tipo de visita. Consulta Firma de documentos más abajo.

💡 Las plantillas de tipo de visita se pueden seleccionar donde sea que se cree una visita: la app web, el registro en modo quiosco y el complemento de Outlook.

💡 Las empresas existentes se migraron automáticamente: cualquier tipo usado previamente (Negocios, Interno, Reclutamiento, Mantenimiento, Otro) se convirtió en una plantilla editable con el mismo nombre. Las nuevas empresas empiezan con una sola plantilla predeterminada, Visita general, que se puede renombrar, editar o duplicar.

Notificar a los visitantes cuando cambia un tipo de visita

Cuando se cambia el Nombre o las Instrucciones para visitantes de una plantilla de tipo de visita, los visitantes con visitas próximas vinculadas a esa plantilla pueden seguir teniendo información desactualizada. Después de guardar los cambios, aparecerá un aviso preguntando si quieres enviar un correo a los visitantes afectados. Confirma para notificarles, o descarta el aviso para guardar los cambios sin enviar nada.

💡 Solo se notifica a los visitantes con visitas próximas que usan ese tipo de visita. Las visitas pasadas o completadas no se ven afectadas, y solo se envían correos a los visitantes que tengan una dirección de email registrada.

3. Firma de documentos

Dentro de una plantilla de tipo de visita, puedes requerir que los visitantes lean o firmen documentos como parte del registro — por ejemplo, una charla de seguridad o un NDA. Los documentos se gestionan en la sección Documentos del panel Experiencia del visitante del tipo de visita.

Haz clic en + Añadir y elige un tipo de documento:

Requiere firma – crea un documento desde cero usando el editor de deskbird. Ponle un Título, activa opcionalmente Mostrar el logo de la empresa en el encabezado, y redacta el Contenido usando el editor de texto enriquecido (negrita, cursiva, subrayado, tachado, listas numeradas/con viñetas, enlaces). Los visitantes deben firmar este documento antes de completar el registro.
Solo vista previa – sube un PDF existente para que los visitantes lo lean. No requiere firma.

Cada documento adjunto aparece en la lista con un enlace de Vista previa y un menú ⋮ para Eliminar el documento. Usa el icono de arrastrar a la izquierda de cada fila para reordenar los documentos.

💡 Los visitantes pueden revisar y firmar documentos por adelantado desde su Portal de visitantes o en el quiosco durante el registro.

💡 Al firmar, los visitantes ven un aviso de que la firma electrónica tiene la misma validez que una manuscrita, en la medida permitida por la ley aplicable. Los documentos firmados se guardan en el registro de la visita y pueden revisarse después para auditorías.

4. Crear y gestionar visitas

Los usuarios y recepcionistas pueden crear visitas desde la sección Visitas seleccionando + Crear visita. Pueden poner un título, organizador, fecha y hora, tipo de visita y añadir nombres y correos de los visitantes. Al seleccionar un tipo de visita se aplican automáticamente las instrucciones y documentos requeridos de esa plantilla, así no tienes que configurarlos manualmente en cada visita. Si se añade un correo electrónico, se envía automáticamente una invitación con un enlace al Portal de visitantes personal del visitante. Consulta la sección Para usuarios para ver una guía paso a paso sobre cómo crear y gestionar visitas individuales.

Acciones disponibles para visitas

Para cada visita, el menú de tres puntos (⋮) ofrece:

Editar visita – Cambiar los detalles.
Duplicar visita – Crear una copia con los mismos datos.
Marcar como completada – Cerrar la visita una vez finalizada.
Eliminar visita – Eliminarla permanentemente. Puedes elegir notificar a los visitantes sobre esto.

💡 Las visitas también se pueden exportar como archivos .xlsx para informes.

💡 Las visitas se completan automáticamente a medianoche según la zona horaria de la oficina si quedan abiertas, y las visitas de varias personas se completan automáticamente cuando el último invitado se retira.

5. Rol de recepcionista y panel de visitantes

Los usuarios con el rol de recepcionista (asignado desde Admin > Visitas > Recepcionistas) tienen acceso al panel de visitantes.

Desde el panel, los recepcionistas pueden:

Registrar salida/entrada de visitantes con un solo clic.
Editar horarios (con el icono de reloj) – actualizar las horas de registro y salida.
Editar visitante (con el icono de lápiz) – cambiar nombre, correo o empresa.
Eliminar un visitante (con el icono de papelera) – si se eliminan todos los visitantes, la visita se borra. Puedes elegir notificar al visitante sobre esto.
Notificar al anfitrión (con el botón lila Notificar, disponible si el anfitrión tiene activa la integración con MS Teams) para avisar al organizador cuando los visitantes hayan llegado.

Lista de visitantes en el sitio

Recepcionistas y administradores pueden ver al instante la lista de todos los visitantes que están en el sitio haciendo clic en el indicador En el sitio ahora en la parte superior de la página Visitas. Esto abre un panel lateral que muestra a cada visitante que ha hecho el registro pero aún no ha salido, junto con la hora de registro. La lista se actualiza en tiempo real: los visitantes aparecen o desaparecen en cuanto se registran o salen, ya sea en el quiosco, en el panel de recepcionista o a través del anfitrión.

💡 Para mantener la lista actualizada sin seguimiento manual, los anfitriones y recepcionistas reciben notificaciones automáticas cuando un visitante se retira (ver Notificaciones y recordatorios).

💡 La lista de personas en el sitio se puede exportar, lo que es útil para evacuaciones o recuentos de emergencia donde es importante saber exactamente quién está en el edificio.

Visibilidad de visitas

La visibilidad de las visitas depende del rol del usuario:

Recepcionistas pueden ver todas las visitas de la oficina a la que están asignados.
Administradores globales tienen acceso a todas las visitas de todas las oficinas.
Usuarios normales solo pueden ver las visitas que han creado ellos mismos.

6. Portal de visitantes

Cuando se crea una visita con el correo del visitante, ese visitante recibe un enlace tokenizado a su propio Portal de visitantes — no necesita cuenta ni iniciar sesión.

Confirmar datos

La primera vez que el visitante abre el enlace, se le pregunta ¿Eres tú? y se le muestra su Email, Nombre, Apellido y Empresa, rellenados previamente desde la visita. Confirma o corrige estos campos, marca la casilla de consentimiento para la política de privacidad y el tratamiento de datos, y selecciona Continuar.

Inicio y detalles de la visita

La pestaña Inicio del portal muestra:

Detalles de la visita – fecha, hora y la oficina/dirección asignada.
Instrucciones – las instrucciones para visitantes configuradas en el tipo de visita usado para esta visita.
Código de visitante – un código de 4 caracteres que los visitantes introducen en la tablet del quiosco para registrarse.
Anfitrión – nombre, foto y correo del anfitrión, con una nota de que el anfitrión será notificado cuando el visitante se registre.
Si hay documentos pendientes, aparece un aviso para que el visitante los Revise antes de la visita.

Pestaña de documentos

La pestaña Documentos (con un indicador del número de pendientes) muestra todos los documentos adjuntos al tipo de visita, cada uno marcado como Pendiente o firmado, con una etiqueta Firma requerida en los documentos que necesitan firma. Al abrir un documento que requiere firma, se muestra un indicador de progreso y un paso de Añadir firma: el visitante revisa una versión escrita de su nombre como firma, junto con la fecha y hora y un aviso de que la firma electrónica tiene la misma validez que una manuscrita en la medida permitida por la ley, y luego confirma para firmar.

💡 Los anfitriones y recepcionistas no tienen acceso al Portal de visitantes — es solo para los visitantes.

7. Notificaciones y recordatorios

Notificaciones para visitantes (correo electrónico)

Los visitantes pueden recibir correos automáticos con los detalles y actualizaciones de la visita:

Visita programada – Se envía cuando se crea la visita (solo si se añadió un correo).
Visita cancelada – Se envía cuando se elimina una visita o visitante.
Visita modificada – Se envía si se actualizan datos clave (título, fecha/hora, organizador, tipo).
Recordatorio de visita – Se envía 24h antes de la visita.
Tipo de visita actualizado – Opcional. Cuando se cambia el nombre o las instrucciones de un tipo de visita, la persona que hace el cambio puede elegir notificar a los visitantes con visitas próximas que usan ese tipo.

💡 Solo se envían correos a visitantes con dirección de correo registrada. La configuración de idioma del organizador define el idioma del correo.

Notificaciones para anfitriones (Microsoft Teams y correo electrónico)

Los anfitriones reciben notificaciones sobre la actividad de los visitantes tanto por Microsoft Teams como por correo electrónico. Este enfoque de doble canal asegura que los anfitriones estén informados incluso si no tienen la app de Teams instalada o se pierden el mensaje de Teams.

El visitante ha llegado – Cuando un visitante realiza el registro (desde el quiosco o la app web), el anfitrión recibe una notificación tanto por Microsoft Teams como por correo electrónico. Desde el panel, la recepción también puede enviar esta notificación manualmente haciendo clic en el botón Notificar. El anfitrión puede confirmar haciendo clic en Voy en camino, ya sea en la notificación de Microsoft Teams o directamente desde el correo electrónico. Esta respuesta se refleja en el panel de visitantes para que la recepción sepa que el anfitrión va en camino.
Visitante ha salido – Cuando un visitante realiza el registro de salida, ya sea desde el quiosco, el panel de recepción o automáticamente al finalizar la visita, el anfitrión recibe una notificación por Microsoft Teams y correo electrónico, así la lista de personas en el sitio se mantiene actualizada sin que nadie tenga que revisarla manualmente.
Recordatorio de fin de visita – Cuando una visita llega a su hora de finalización programada y los visitantes aún están registrados, el anfitrión recibe automáticamente un recordatorio por Microsoft Teams y correo electrónico. Este recordatorio incluye la acción Registrar salida de todos los visitantes, permitiendo al anfitrión registrar la salida de todos los visitantes restantes de una sola vez y mantener los registros de visitas actualizados.

8. Modo quiosco para la gestión de visitantes

En el Modo quiosco de gestión de visitantes, las empresas pueden permitir que los invitados pre-registrados realicen su propio registro y que los visitantes sin cita registren su visita directamente en el lugar. Los anfitriones reciben notificaciones automáticas por Microsoft Teams o correo electrónico, y se puede asignar un anfitrión predeterminado por oficina para una comunicación fluida. Si el tipo de visita requiere algún documento, los visitantes pueden revisarlo y firmarlo directamente en la pantalla del quiosco como parte del registro. Todas las actividades de los visitantes se sincronizan en tiempo real con el Panel de visitantes de deskbird, ofreciendo una vista unificada de todos los registros y visitas en curso.

Puedes encontrar información detallada aquí: Modo quiosco para la gestión de visitantes