Modo quiosco para la gestión de visitantes – deskbird Help Center

Visitors Plus

El Modo quiosco de deskbird ofrece una solución intuitiva basada en tabletas para mejorar la experiencia en las oficinas tanto para empleados como para visitantes. Incluye dos modos dedicados: uno para salas de reuniones y otro para la gestión de visitantes, ayudando a las empresas a simplificar las reservas, los registros y la llegada de invitados, incluso sin una recepción completamente atendida.

En el Modo quiosco de gestión de visitantes, las empresas pueden permitir que los invitados pre-registrados realicen su propio registro y que los visitantes espontáneos registren su visita directamente en el lugar. Los anfitriones reciben notificaciones automáticas por Microsoft Teams o correo electrónico, y se puede asignar un anfitrión predeterminado por oficina para una comunicación fluida. Todas las actividades de los visitantes se sincronizan en tiempo real con el Panel de visitantes de deskbird, ofreciendo una vista unificada de todos los registros y visitas en curso.

En el Modo quiosco de sala de reuniones, una tableta colocada fuera de cada sala muestra la disponibilidad en tiempo real, permite reservas instantáneas y posibilita el registro para reuniones programadas. Esto ayuda a evitar reservas no atendidas, reducir conflictos y optimizar el uso de las salas, con el apoyo de indicadores LED opcionales que muestran visualmente el estado de la sala.

Cómo configurar el modo quiosco para la gestión de visitantes
Cómo usar el modo quiosco para la gestión de visitantes
Dispositivos compatibles y requisitos del sistema

1. Cómo configurar el modo quiosco para la gestión de visitantes

Todos los quioscos y pantallas ahora se gestionan desde un solo lugar central en la aplicación web: Admin > Kiosk & displays > Devices. Desde aquí puedes emparejar, configurar y gestionar cada dispositivo de tu empresa.

Puedes emparejar un quiosco de gestión de visitantes de dos maneras: introduciendo el código de configuración en el panel de administración (no necesitas la app móvil), o escaneando el código QR con la app móvil de deskbird.

💡 Consejo: También tienes una guía paso a paso directamente en la página de Dispositivos: haz clic en Cómo conectar quiosco en la esquina superior derecha.

Paso 1: (Opcional) Instala la app móvil de deskbird en tu smartphone

Sólo necesitas la app móvil de deskbird si quieres emparejar el quiosco escaneando el código QR. Si prefieres la configuración por código en el panel de administración, puedes saltarte este paso.

Paso 2: Ejecuta la app de quiosco en el dispositivo

Hay tres formas de ejecutar el modo quiosco:

Instala la app de quiosco de deskbird desde Google Play Store o Apple App Store

Una vez que el quiosco esté en funcionamiento (app o navegador), verás un código QR y un código de configuración en la pantalla.

Paso 3: Empareja el dispositivo

Opción A: Introduce el código de configuración (panel de administración — no necesitas app móvil)

En el dispositivo quiosco, copia el código de configuración que aparece junto al código QR (la sesión puede caducar; si ocurre, reinicia la pantalla del quiosco para generar un nuevo código).
En la app web, ve a Admin > Kiosk & displays > Devices.
Haz clic en + Emparejar dispositivo.
En Introducir código, pega el código en Introduce el código que aparece en tu dispositivo y haz clic en Siguiente.
En Elegir tipo de pantalla, selecciona Visitors kiosk (Permite a los visitantes registrarse, firmar documentos requeridos y hacer el registro de forma independiente), luego haz clic en Siguiente.
En Configurar pantalla, ponle un nombre reconocible al dispositivo, selecciona la Oficina y elige el Anfitrión predeterminado, luego haz clic en Emparejar.

💡 Nota: Sólo se pueden seleccionar oficinas con licencia de gestión de visitantes. El anfitrión predeterminado recibe notificaciones de cualquier visita en la que no se haya asignado una persona de contacto.

Opción B: Escanea el código QR (app móvil)

Asegúrate de tener instalada la app de deskbird en tu teléfono y de haber iniciado sesión con una cuenta de administrador.
Escanea el código QR en el dispositivo usando la cámara nativa del teléfono, una app lectora de QR o la función de lector QR dentro de la app de deskbird (Abre la app > Reservar > toca el símbolo de QR en la esquina superior derecha > escanea el código).
Selecciona Visitas en la pantalla Empareja tu quiosco y completa la configuración (nombre, oficina y anfitrión predeterminado).

Pair your kiosk screen with the Visits option selected

💡 Nota: Para que la app de quiosco de Android instale actualizaciones automáticamente, la app debe estar ejecutándose en modo pantalla completa bloqueada. En este modo, la app tiene derechos de propietario del dispositivo y puede aplicar actualizaciones sin intervención manual. Si la app no está bloqueada en pantalla completa, las actualizaciones no se instalarán automáticamente.

Paso 4: El quiosco está listo para usar

El quiosco se activa inmediatamente después de emparejarlo y aparece en la lista de Dispositivos emparejados en la página de Dispositivos. Los visitantes pueden empezar a registrarse de inmediato.

Gestionar tus dispositivos

Desde Admin > Kiosk & displays > Devices, tienes una vista general de todos los dispositivos conectados. El Resumen muestra el número total de dispositivos y un desglose por tipo (quioscos de salas, quioscos de visitantes, señalización - plano de planta, señalización - resumen de salas). La tabla de Dispositivos emparejados muestra cada dispositivo con su Nombre, Tipo, Contenido de pantalla y Última conexión. Puedes buscar por nombre de dispositivo, filtrar y ordenar la lista, editar la configuración de un dispositivo o desvincular los dispositivos que ya no necesites.

Desconectar un quiosco

Para desconectar un quiosco emparejado en iOS o Android, toca 5 veces en la esquina inferior izquierda de la pantalla del quiosco para abrir el panel de Configuración de quiosco. Desde ahí puedes Desconectar / Restablecer la app. Para volver a emparejar el dispositivo usando un código, ambos pasos son necesarios: desvincula el dispositivo en Admin > Kiosk & displays > Devices (para eliminarlo del sistema) y restablece la app de quiosco en el dispositivo.

Si el quiosco está funcionando en un navegador, borra la caché y las cookies del sitio y recarga la página. Esto elimina el emparejamiento.

2. Cómo usar el modo quiosco para la gestión de visitantes

Los visitantes pueden registrarse fácilmente usando la tableta de quiosco deskbird en el lugar. El quiosco soporta varios idiomas, que se pueden seleccionar en la esquina superior derecha de la pantalla antes de comenzar el proceso. Hay dos formas de hacer el registro:

Opción 1: Con código de visitante

Si el visitante ha recibido una invitación por correo electrónico, puede usar la opción Con código de visitante en la pantalla de bienvenida.

En la pantalla de bienvenida, selecciona Con código de visitante.
Introduce el código único de la invitación en Introduce tu código de visitante.
Toca Continuar para confirmar.

El sistema reconoce automáticamente los datos del visitante y muestra el anfitrión asignado y la hora de la visita. El visitante revisa y confirma la información para completar el registro. Una vez confirmado, aparece un mensaje indicando que el anfitrión ha sido notificado.

Opción 2: Registro manual

Para visitantes espontáneos, selecciona Manual en la pantalla de bienvenida.

Introduce tu nombre y apellido cuando se te pida.
Introduce el nombre de tu empresa. También puedes tocar Omitir si no aplica.
Indica a quién visitas. Si no lo sabes, selecciona No lo sé; el anfitrión predeterminado será notificado.
Revisa el resumen de tu visita. Esta pantalla muestra tu anfitrión, fecha y hora de la visita y tus datos personales.
Toca Continuar para completar tu registro.

Después de enviar los datos, verás un mensaje de confirmación y el anfitrión será notificado.

💡 Consejo: Ambas opciones de registro notifican automáticamente al anfitrión por Microsoft Teams o, si Teams no está disponible, por correo electrónico. La visita también aparece en tiempo real en el Panel de visitantes de deskbird.

3. Dispositivos compatibles y requisitos del sistema

La aplicación de quiosco está diseñada para ser independiente del proveedor de hardware.

Requisitos generales de compatibilidad

Tabletas Android con Android 12L (nivel de API 32, lanzado en marzo de 2022) o superior son compatibles a través de la app de quiosco de deskbird, disponible en Google Play Store
iPads son compatibles a través de la app de quiosco de deskbird, disponible en Apple App Store
Se requiere Chrome 80 o superior, pero se recomienda Chrome 85 (lanzado en agosto de 2020) o superior para soporte de Wake Lock y evitar que el dispositivo se suspenda

Otras recomendaciones

Elige dispositivos con una pantalla de al menos 10 pulgadas para una mejor experiencia de usuario.
Las pantallas con tecnología LCD son las más adecuadas para un uso continuo. Las pantallas con tecnología OLED corren el riesgo de retención de imagen y quemado por contenido estático.

💡 El Modo quiosco de Visit se adapta automáticamente a la apariencia del sistema de la tablet, cambiando el tema cuando el dispositivo pasa de modo claro a oscuro y viceversa.

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kiosk_1.7.0.apk
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