Visitas (Gestión de visitantes)

Visitas (Gestión de visitantes)

Visitas (Gestión de visitantes) es la solución fácil de usar de deskbird para recibir a los invitados en oficinas modernas. Simplifica el proceso de programación, registro y notificaciones, garantizando una experiencia fluida tanto para empleados, recepcionistas y visitantes.

1. Configuración de Visitas
2. Crear y gestionar visitas
3. Rol de recepcionista y panel de visitantes
4. Notificaciones y recordatorios
5. Modo quiosco para la gestión de visitantes

1. Configuración de Visitas

Puedes acceder a esta configuración desde Admin > Visitas: Configuración.

La página de configuración muestra de un vistazo qué oficinas tienen la Gestión de visitantes activada, cuáles tienen al menos un modo quiosco habilitado y te permite asignar un anfitrión predeterminado y recepcionistas por oficina.

Para cada oficina, abre la configuración haciendo clic en el ícono de engranaje ⚙️ .

Allí puedes gestionar:

• Privacidad de datos de visitantes: Define el tiempo antes de que los datos de los visitantes se anonimicen automáticamente.
• Anfitrión predeterminado: Se asigna cuando los visitantes hacen el registro por sí mismos y no conocen a su persona de contacto.
• Recepcionistas de visitantes: Quiénes pueden ver y gestionar todas las visitas en esa oficina.

2. Crear y gestionar visitas

Para programar un nuevo visitante:

1. Ve a Visitas en el menú principal.
2. Selecciona + Crear visita (esquina superior derecha).

Introduce los detalles de la visita

En la página Crear visita, puedes establecer:

• Título – Escribe un nombre claro para la visita (ej. Cita de mantenimiento).
• Organizador – Aparece tu nombre por defecto, pero puedes cambiarlo.
• Fecha y hora – Elige la fecha y define la hora de inicio y fin.
• Tipo – Selecciona Negocios, Reclutamiento, Mantenimiento, Interno u Otro.
• Instrucciones para visitantes – Añade indicaciones (ej. "Usa la puerta verde junto al estacionamiento").

Agregar visitantes

• Agrega visitantes por nombre y/o correo electrónico. Al menos uno de los campos es obligatorio.
• 💡 El correo electrónico es obligatorio si quieres que se envíen recordatorios y actualizaciones automáticamente.
• Debes añadir al menos un visitante antes de crear la visita.

Enviar invitaciones

Una vez que hayas ingresado todos los detalles, se te preguntará si deseas enviar el correo de invitación a los visitantes. Este correo incluye los detalles y actualizaciones de la visita.

Gestionar visitas existentes

Para cada visita, abre el menú de tres puntos (⋮) para:

• Editar visita – Cambiar los detalles.
• Duplicar visita – Crear una copia con los mismos detalles.
• Marcar como completada – Cerrar la visita una vez finalizada.
• Eliminar visita – Eliminarla permanentemente. Puedes elegir notificar a los visitantes sobre esto.

💡 Las visitas también se pueden exportar como archivos .xlsx para fines de reporte.

💡 Las visitas se completan automáticamente a la medianoche según la zona horaria de la oficina si quedan abiertas, y las visitas con varias personas se completan automáticamente una vez que el último invitado se retira.

3. Rol de recepcionista y panel de visitantes

Los usuarios con el rol de recepcionista (asignado desde Admin > Visitas > Recepcionistas) tienen acceso al panel de visitantes.

Desde el panel, los recepcionistas pueden:

• Registrar salida/entrada de visitantes con un solo clic.
• Editar horarios (con el ícono de reloj) – actualizar las horas de registro y salida.
• Editar visitante (con el ícono de lápiz) – cambiar nombre, correo o empresa.
• Eliminar un visitante (con el ícono de papelera) – si se eliminan todos los visitantes, la visita se elimina. Puedes elegir notificar al visitante sobre esto.
• Notificar al anfitrión (con el botón lila Notificar, disponible si el anfitrión tiene activa la integración con MS Teams) para avisar al organizador cuando los visitantes han llegado.

Lista de visitantes en sitio

Recepcionistas y administradores pueden ver al instante la lista de todos los visitantes que están actualmente en la oficina haciendo clic en el indicador En sitio ahora en la parte superior de la página de Visitas. Esto abre un panel lateral que muestra cada visitante que ha hecho registro de entrada pero aún no ha salido, junto con la hora de registro.

💡 Mantener los registros de salida de visitantes actualizados asegura que la lista de personas en sitio sea precisa. Esto es especialmente importante en situaciones de emergencia, donde es fundamental saber quién está en el edificio.

Visibilidad de las visitas

La visibilidad de las visitas depende del rol del usuario:

• Recepcionistas pueden ver todas las visitas de la oficina a la que están asignados.
• Administradores globales tienen acceso a todas las visitas de todas las oficinas.
• Usuarios regulares solo pueden ver las visitas que ellos mismos han creado.

4. Notificaciones y recordatorios

Notificaciones a visitantes (correo electrónico)

Los visitantes pueden recibir correos automáticos con los detalles y actualizaciones de la visita:

• Visita programada – Se envía cuando se crea la visita (solo si se añadió un correo electrónico).
• Visita cancelada – Se envía cuando se elimina una visita o un visitante.
• Visita modificada – Se envía si se actualizan datos clave (título, fecha/hora, organizador, instrucciones).
• Recordatorio de visita – Se envía 24h antes de la visita.

💡 Los correos solo se envían a visitantes para quienes se ha proporcionado una dirección de correo electrónico. La configuración de idioma del organizador define el idioma del correo.

Notificaciones al anfitrión (Microsoft Teams y correo electrónico)

Los anfitriones reciben notificaciones sobre la actividad de los visitantes tanto por Microsoft Teams como por correo electrónico. Este enfoque de doble canal asegura que los anfitriones estén informados incluso si no tienen instalada la app de Teams o si se pierden el mensaje en Teams.

• El visitante ha llegado – Cuando un visitante se registra (desde el quiosco o la app web), el anfitrión recibe una notificación por Microsoft Teams y correo electrónico. Desde el panel, el recepcionista también puede activar esta notificación manualmente haciendo clic en el botón Notificar. El anfitrión puede confirmar haciendo clic en Voy en camino, ya sea en la notificación de Teams o directamente desde el correo. Esta respuesta se refleja en el panel de visitantes para que recepción sepa que el anfitrión va a recibir al visitante.
• Recordatorio de fin de visita – Cuando una visita llega a su hora de finalización programada y los visitantes aún están registrados, el anfitrión recibe automáticamente un recordatorio por Teams y correo. Este recordatorio incluye la acción Registrar salida de todos los visitantes, permitiendo al anfitrión registrar la salida de todos los visitantes restantes de una sola vez y mantener los registros actualizados.

5. Modo quiosco para la gestión de visitantes

En el Modo quiosco de gestión de visitantes, las empresas pueden permitir que los invitados pre-registrados hagan su propio registro y que los visitantes espontáneos registren su visita directamente en el sitio. Los anfitriones son notificados automáticamente por Microsoft Teams o correo electrónico, y se puede asignar un anfitrión predeterminado por oficina para una comunicación fluida. Todas las actividades de los visitantes se sincronizan en tiempo real con el panel de visitantes de deskbird, ofreciendo una vista unificada de todos los registros y visitas en curso.

Puedes encontrar información detallada aquí: Modo quiosco para la gestión de visitantes