Visitas (Gestión de visitantes)

Visitas (Gestión de visitantes) es la solución fácil de usar de deskbird para dar la bienvenida a los invitados en espacios de trabajo modernos. Simplifica el proceso de programación, registro, firma de documentos, impresión de credenciales y notificaciones, asegurando una experiencia fluida y personalizada tanto para empleados, recepcionistas como para visitantes.

Configuración de Visitas
Plantillas de tipo de visita
Firma de documentos
Crear y gestionar visitas
Rol de recepcionista y panel de visitantes
Credenciales de visitantes
Portal de visitantes
Notificaciones y recordatorios
Modo quiosco para la gestión de visitantes
Acceso API

1. Configuración de Visitas

Puedes acceder a esta configuración desde Admin > Visitas > Configuración.

La página de configuración muestra de un vistazo qué oficinas tienen la Gestión de visitantes activada, cuáles tienen al menos un modo quiosco habilitado y te permite asignar un anfitrión predeterminado y recepcionistas por oficina.

Para cada oficina, abre la configuración haciendo clic en el ícono de engranaje ⚙️ .

Ahí puedes gestionar:

Privacidad de datos de visitantes: Define el tiempo antes de que los datos de los visitantes se anonimicen automáticamente.
Anfitrión predeterminado: Se asigna cuando los visitantes hacen el registro por sí mismos y no conocen a su persona de contacto.
Recepcionistas de visitantes: Quién puede ver y gestionar todas las visitas en esa oficina.

En la parte superior de la página, Configuración de credenciales abre la configuración general de la empresa para las credenciales impresas de visitantes — ver Credenciales de visitantes más abajo.

2. Plantillas de tipo de visita

Los tipos de visita te permiten adaptar la experiencia a diferentes tipos de invitados — por ejemplo un Contratista, un candidato de Entrevista o un Auditor — sin que los organizadores tengan que volver a ingresar los mismos detalles cada vez. Puedes acceder a ellos desde Admin > Visitas > Tipos de visita.

Cada plantilla de tipo de visita tiene su propio:

Nombre (máx. 16 caracteres) y Descripción (máx. 140 caracteres) – ayudan a los organizadores a elegir el tipo correcto al crear una visita.
Oficinas asignadas – haz que la plantilla esté disponible solo para oficinas específicas o para todas las oficinas. Solo se pueden seleccionar oficinas activas: las oficinas cerradas indefinidamente no aparecen en el desplegable de Oficinas asignadas.
Instrucciones para visitantes – un campo de texto enriquecido (negrita, cursiva, subrayado, enlaces) que se muestra a los visitantes cada vez que se selecciona esta plantilla, así el mismo mensaje de bienvenida, detalles de Wi-Fi o indicaciones de llegada no tienen que escribirse en cada visita.
Documentos – cualquier documento que los visitantes deban revisar o firmar para este tipo de visita. Ver Firma de documentos más abajo.

💡 Las plantillas de tipo de visita se pueden seleccionar donde sea que se cree una visita: la app web (incluyendo desde una reserva de sala), el registro en modo quiosco y el complemento de Outlook.

💡 Las empresas existentes se migraron automáticamente: cualquier tipo usado previamente (Negocios, Interno, Reclutamiento, Mantenimiento, Otro) se convirtió en una plantilla editable de tipo de visita con el mismo nombre. Las nuevas empresas empiezan con una sola plantilla predeterminada, Visita general, que se puede renombrar, editar o duplicar.

Notificar a los visitantes cuando cambia un tipo de visita

Cuando se cambia el Nombre o las Instrucciones para visitantes de una plantilla de tipo de visita, los visitantes con visitas próximas vinculadas a esa plantilla pueden seguir teniendo información desactualizada. Después de guardar los cambios, aparecerá un aviso preguntando si se debe enviar un correo electrónico a los visitantes afectados. Confirma para notificarles, o descarta el aviso para guardar los cambios sin enviar nada.

💡 Solo se notifica a los visitantes con visitas próximas que usan ese tipo de visita. Las visitas pasadas o completadas no se ven afectadas y solo se envían correos a los visitantes que tengan una dirección de correo electrónico registrada.

3. Firma de documentos

Dentro de una plantilla de tipo de visita, puedes requerir que los visitantes lean o firmen documentos como parte del registro — por ejemplo, una charla de seguridad o un NDA. Los documentos se gestionan en la sección Documentos del panel de Experiencia del visitante del tipo de visita.

Haz clic en + Añadir y elige un tipo de documento:

Requiere firma – crea un documento desde cero usando el editor de deskbird. Ponle un Título, activa opcionalmente Mostrar el logo de la empresa en el encabezado y redacta el Contenido usando el editor de texto enriquecido (negrita, cursiva, subrayado, tachado, listas numeradas/con viñetas, enlaces). Los visitantes deben firmar este documento antes de completar el registro.
Solo vista previa – sube un PDF existente para que los visitantes lo lean. No se requiere firma.

Cada documento adjunto aparece en la lista con un enlace de Vista previa y un menú ⋮ para Eliminarlo. Usa el icono de arrastrar a la izquierda de cada fila para reordenar los documentos.

💡 Los visitantes pueden revisar y firmar documentos por adelantado desde su Portal de visitantes o en el quiosco durante el registro.

💡 Al firmar, los visitantes ven un aviso de que la firma electrónica tiene la misma validez que una manuscrita, en la medida que lo permita la ley aplicable. Los documentos firmados se guardan junto al registro de la visita y pueden revisarse después para auditoría.

4. Crear y gestionar visitas

Los usuarios y recepcionistas pueden crear visitas desde la sección Visitas seleccionando + Crear visita. Pueden establecer un título, organizador, fecha y hora, tipo de visita y añadir nombres y correos de los visitantes. Al seleccionar un tipo de visita se aplican automáticamente las instrucciones y documentos requeridos de esa plantilla, así no hay que configurarlos manualmente en cada visita. Si se proporciona un correo electrónico, se envía automáticamente una invitación con un enlace al Portal de visitantes personal del visitante. Consulta la sección Para usuarios para ver una guía paso a paso sobre cómo crear y gestionar visitas individuales.

Añadir una visita desde una reserva de sala

También se pueden crear visitas directamente al reservar una sala de reuniones, para que los organizadores no tengan que hacer la reserva de la sala y la visita por separado. En el panel de reserva de sala de la app web, la sección de Gestión de visitantes (debajo de Enlace de conferencia) ofrece la opción + Añadir una visita. Esta opción solo aparece en oficinas donde hay salas de reuniones y la Gestión de visitantes está configurada.

Empieza una reserva de sala de reuniones como siempre y completa los detalles de la reserva.
En Gestión de visitantes, haz clic en + Añadir una visita.
En Selecciona una opción, elige Crear nueva visita o Vincular a una visita existente (una visita existente el mismo día y en la misma oficina).
Para una nueva visita, revisa el Título de la visita — se rellena automáticamente con el título de la reunión y se puede editar.
En Visitantes, busca por nombre o correo y pulsa Enter para añadir cada visitante. Solo los asistentes seleccionados deberán hacer el registro.
Elige el tipo de visita en Seleccionar tipo de visita.
Haz clic en Añadir a la reserva y luego en Confirmar reserva para guardar la reserva de la sala junto con la visita.

La visita aparecerá en la página de Visitas como cualquier otra, con una referencia de Reserva vinculada a la sala, y los visitantes recibirán la invitación habitual si se proporcionó un correo electrónico.

⚠️ Añadir una visita desde una reserva de sala solo está disponible actualmente para reservas puntuales en la app web. Las series de reservas recurrentes y la app móvil aún no son compatibles.

Acciones disponibles para visitas

Para cada visita, el menú de tres puntos (⋮) ofrece:

Editar visita – Cambiar los detalles.
Duplicar visita – Crear una copia con los mismos detalles.
Imprimir todas las credenciales de visitantes – Imprime una credencial para cada visitante de la visita de una sola vez (solo recepcionistas y administradores, ver Credenciales de visitantes).
Marcar como completada – Cierra la visita cuando haya terminado.
Descargar documentos – Descarga los documentos adjuntos a la visita.
Eliminar visita – Elimínala permanentemente. Puedes elegir notificar a los visitantes sobre esto.

💡 Las visitas también se pueden exportar como archivos .xlsx para informes.

💡 Las visitas se completan automáticamente a medianoche según la zona horaria de la oficina si quedan abiertas, y las visitas de varias personas se completan automáticamente cuando el último invitado se retira.

5. Rol de recepcionista y panel de visitantes

Los usuarios con el rol de recepcionista (asignado desde Admin > Visitas > seleccionar una oficina > Recepcionistas) tienen acceso al panel de visitantes.

Desde el panel, los recepcionistas pueden:

Registrar entrada/salida de los visitantes con un solo clic.
Imprimir credencial (con el icono de impresora) – imprime una credencial física para el visitante, antes de su llegada o durante el registro. Ver Credenciales de visitantes.
Editar horarios (con el icono de reloj) – actualiza las horas de entrada y salida.
Editar visitante (con el icono de lápiz) – cambia el nombre, correo o empresa.
Eliminar un visitante (con el icono de papelera) – si se eliminan todos los visitantes, la visita se borra. Puedes elegir notificar al visitante sobre esto.
Notificar al anfitrión (con el botón lila Notificar, disponible si el anfitrión tiene activa la integración con MS Teams) para avisar al organizador cuando los visitantes hayan llegado.

Lista de visitantes en el sitio

Recepcionistas y administradores pueden ver al instante una lista de todos los visitantes que están actualmente en el sitio haciendo clic en el indicador En el sitio ahora en la parte superior de la página de Visitas. Esto abre un panel lateral que muestra a cada visitante que ha hecho el registro de entrada pero aún no ha salido, junto con la hora de entrada. La lista se actualiza en tiempo real: los visitantes aparecen o desaparecen en cuanto hacen el registro de entrada o salida, ya sea en el quiosco, en el panel del recepcionista o a través del anfitrión.

💡 Para mantener la lista actualizada sin seguimiento manual, los anfitriones y recepcionistas reciben notificaciones automáticas cuando un visitante se retira (ver Notificaciones y recordatorios).

💡 La lista de personas en el sitio se puede exportar, lo que es útil para evacuaciones o recuentos de emergencia donde es importante saber exactamente quién está en el edificio.

Visibilidad de las visitas

La visibilidad de las visitas depende del rol del usuario:

Recepcionistas pueden ver todas las visitas de la oficina a la que están asignados.
Administradores globales tienen acceso a todas las visitas de todas las oficinas.
Usuarios normales solo pueden ver las visitas que han creado ellos mismos.

6. Credenciales de visitantes

Recepción puede imprimir credenciales físicas de visitantes directamente desde la Gestión de visitantes — sin pegatinas escritas a mano ni herramientas aparte. Una credencial pertenece a un visitante para una visita y ayuda a todos en el sitio a identificar rápidamente quién es el visitante, a quién visita y de qué tipo de visita se trata.

Una credencial puede mostrar:

el encabezado VISITANTE y el tipo de visita
el nombre del visitante y la empresa
el anfitrión
la fecha de la visita
un ID de credencial único

Configuración de credenciales (admins)

Los administradores configuran las credenciales desde Admin > Visitas > Configuración > Configuración de credenciales. Un solo diseño de credencial se aplica a toda la empresa — no se puede configurar por oficina. El tamaño, los márgenes y la calidad de impresión dependen de la configuración de la impresora, no de deskbird.

Estado – El interruptor Habilitar impresión de credenciales para visitantes activa o desactiva la impresión de credenciales para toda la empresa. Está activado por defecto. Cuando está desactivado, todos los puntos de entrada para imprimir (el icono Imprimir credencial por visitante y Imprimir todas las credenciales de visitantes en el menú de la visita) se ocultan; el diseño guardado de la credencial se mantiene y se aplica de nuevo en cuanto se vuelva a habilitar la impresión.
Orientación – Elige entre Vertical u Horizontal.
Contenido – Activa o desactiva qué información se muestra: Tipo de visita, Nombre y empresa del visitante y Anfitrión.
Color del texto – Ingresa un valor hex o usa el selector de color. El color se aplica a todo el texto de la credencial excepto el encabezado y la etiqueta del tipo de visita.
Nombre del visitante – Ajusta el tamaño de fuente del nombre del visitante con − / +.

La Vista previa en vivo a la izquierda se actualiza con cada cambio. Usa Imprimir credencial de prueba para imprimir una muestra con datos ficticios y comprobar el resultado en tu impresora, luego haz clic en Guardar.

Impresión de credenciales (recepcionistas y admins)

Las credenciales se imprimen desde la página de Visitas. Los anfitriones y organizadores no pueden imprimir credenciales.

Credencial individual – Despliega la visita y haz clic en el icono de impresora (Imprimir credencial) en la fila del visitante. Esto funciona antes de que el visitante llegue o durante el registro.
Todas las credenciales de una visita – Abre el menú ⋮ de la visita y selecciona Imprimir todas las credenciales de visitantes.

La impresión abre el cuadro de diálogo estándar de impresión del navegador y usa la impresora conectada.

💡 Imprimir una credencial no registra al visitante ni crea una visita — el registro sigue haciéndose con el botón de Registro, el quiosco o el anfitrión.

💡 Si una credencial se pierde o se daña, simplemente imprímela de nuevo. La credencial reimpresa recibe un nuevo ID de credencial y el anterior queda inválido. Una credencial encontrada se puede rastrear hasta su visitante buscando el ID de credencial en la lista de visitantes.

7. Portal de visitantes

Cuando se crea una visita con un correo electrónico de visitante, ese visitante recibe un enlace tokenizado a su propio Portal de visitantes — no se necesita cuenta ni inicio de sesión.

Confirmar datos

La primera vez que el visitante abre el enlace, se le pregunta ¿Eres tú? y se le muestra su Correo electrónico, Nombre, Apellido y Empresa, rellenados previamente desde la visita. Confirma o corrige estos campos, marca una casilla de consentimiento para la política de privacidad y el tratamiento de datos, y selecciona Continuar.

Inicio y detalles de la visita

La pestaña Inicio del portal muestra:

Detalles de la visita – fecha, hora y la oficina/dirección asignada.
Instrucciones – las instrucciones para visitantes configuradas en el tipo de visita usado para esta visita.
Código de visitante – un código de 4 caracteres que los visitantes introducen en la tablet del quiosco para registrarse.
Anfitrión – el nombre, foto y correo electrónico del anfitrión, con una nota de que el anfitrión será notificado una vez que el visitante se registre.
Si hay documentos pendientes, una barra avisa al visitante para que los Revise antes de la visita.

Pestaña de documentos

La pestaña Documentos (con el número de pendientes) muestra todos los documentos adjuntos al tipo de visita, cada uno marcado como Pendiente o firmado, con una etiqueta Firma requerida en los documentos que necesitan firma. Al abrir un documento que requiere firma, se muestra un indicador de progreso y un paso de Agregar firma: el visitante revisa una versión escrita de su nombre como firma, junto con la fecha y una nota de que la firma electrónica tiene la misma validez que una manuscrita en la medida permitida por la ley aplicable, y luego confirma para firmar.

💡 Los anfitriones y recepcionistas no tienen acceso al Portal de visitantes — es solo para los visitantes.

8. Notificaciones y recordatorios

Notificaciones para visitantes (correo electrónico)

Los visitantes pueden recibir correos automáticos con detalles y actualizaciones de la visita:

Visita programada – Se envía cuando se crea la visita (solo si se añadió un correo electrónico).
Visita cancelada – Se envía cuando se elimina una visita o un visitante.
Visita modificada – Se envía si se actualizan datos clave (título, fecha/hora, organizador, tipo).
Recordatorio de visita – Se envía 24h antes de la visita.
Tipo de visita actualizado – Opcional. Cuando se cambia el nombre o las instrucciones de un tipo de visita, la persona que hace el cambio puede elegir notificar a los visitantes con visitas próximas que usan ese tipo de visita.

💡 Los correos solo se envían a visitantes para los que se haya proporcionado un correo electrónico. La configuración de idioma del organizador define el idioma del correo.

Notificaciones para anfitriones (Microsoft Teams y correo electrónico)

Los anfitriones reciben notificaciones sobre la actividad de los visitantes tanto por Microsoft Teams como por correo electrónico. Este enfoque de doble canal asegura que los anfitriones estén informados incluso si no tienen la app de Teams instalada o se pierden el mensaje de Teams.

El visitante ha llegado – Cuando un visitante se registra (desde el quiosco o la app web), el anfitrión recibe una notificación por Microsoft Teams y correo electrónico. Desde el panel, un recepcionista también puede activar esta notificación manualmente haciendo clic en el botón Notificar. El anfitrión puede confirmar haciendo clic en Voy en camino — ya sea en la notificación de Teams o directamente desde el correo. Esta respuesta se refleja en el panel de visitantes para que recepción sepa que el anfitrión va a recibir al visitante.
El visitante ha salido – Cuando un visitante se retira, ya sea desde el quiosco, el panel de recepción o automáticamente al final de la visita, el anfitrión es notificado por Teams y correo, para que la lista de personas en el sitio se mantenga actualizada sin que nadie tenga que comprobarlo manualmente.
Recordatorio de fin de visita – Cuando una visita llega a su hora de finalización programada y los visitantes siguen registrados, el anfitrión recibe automáticamente un recordatorio por Teams y correo. Este recordatorio incluye una acción de Registrar salida de todos los visitantes, permitiendo al anfitrión dar de baja a todos los visitantes restantes de una vez y mantener los registros al día.

9. Modo quiosco para gestión de visitantes

En el Modo quiosco de gestión de visitantes, las empresas pueden permitir que los invitados pre-registrados se registren por sí mismos y que los visitantes sin cita registren su visita directamente en el lugar. Los anfitriones son notificados automáticamente por Microsoft Teams o correo electrónico, y se puede asignar un anfitrión predeterminado por oficina para una comunicación fluida. Si el tipo de visita requiere documentos, los visitantes pueden revisarlos y firmarlos directamente en la pantalla del quiosco como parte del registro. Todas las actividades de los visitantes se sincronizan en tiempo real con el Panel de visitantes de deskbird, ofreciendo una vista unificada de todos los registros y visitas en curso.

Puedes encontrar información detallada aquí: Modo quiosco para gestión de visitantes

10. Acceso API

Los datos de visitas también se pueden obtener de forma programática a través de la API pública de deskbird — por ejemplo, para integrar los registros de visitantes en un sistema de control de acceso, una herramienta de seguridad o recepción, o un panel de BI. Los siguientes endpoints están disponibles en la sección de Visitors del deskbird Developer Hub:

Listar tipos de visita de la empresa – devuelve las plantillas de tipo de visita de la empresa.
Listar visitas de la empresa – devuelve las visitas de la empresa.
Obtener una visita específica de la empresa – devuelve los detalles de una visita concreta.

Las solicitudes se autentican con una clave API de la empresa. Los administradores globales pueden crear una desde Admin > Configuración de la empresa > Claves API — consulta API pública para los pasos de configuración y disponibilidad según el plan. Los esquemas de petición/respuesta, paginación y límites de uso están documentados en el Developer Hub.

💡 Los endpoints de Visitors son solo de lectura (GET): las visitas y tipos de visita se pueden consultar por API, pero no crear, modificar ni eliminar.