Visitas (Gestión de visitantes)

Visitas (Gestión de visitantes) es la solución fácil de usar de deskbird para dar la bienvenida a los invitados en los lugares de trabajo modernos. Simplifica el proceso de programación, registros y notificaciones, asegurando una experiencia fluida tanto para empleados, recepcionistas y visitantes.

Configuración para Visitas
Crear y gestionar visitas
Rol de recepcionista y panel de visitantes
Notificaciones y recordatorios
Modo Quiosco para Gestión de Visitantes

1. Configuración para Visitas

Puedes acceder a estas configuraciones a través de Admin > Visitas: Configuración.

La página de configuración muestra de un vistazo qué oficinas tienen activada la Gestión de Visitantes, qué oficinas tienen al menos un modo quiosco habilitado, y te permite asignar un anfitrión predeterminado y recepcionistas por oficina.

Para cada oficina, abre la configuración haciendo clic en el ⚙️ icono de engranaje.

Allí puedes gestionar:

Privacidad de datos de visitantes: Establece la duración antes de que los datos de los visitantes se anonimen automáticamente.
Anfitrión predeterminado: Asignado cuando los visitantes se registran por sí mismos y no conocen a su persona de contacto.
Recepcionistas de visitantes: Quién puede ver y gestionar todas las visitas en esa oficina.

2. Crear y gestionar visitas

Para programar un nuevo visitante:

Ve a Visitas en el menú principal.
Selecciona + Crear visita (esquina superior derecha).

Introduce los detalles de la visita

En la página de Crear visita, puedes establecer:

Título – Introduce un nombre claro para la visita (por ejemplo, Cita de mantenimiento).
Organizador – Prellenado con tu nombre, pero se puede cambiar.
Fecha y hora – Elige la fecha y establece la hora de inicio y fin.
Tipo – Selecciona Negocios, Reclutamiento, Mantenimiento, Interno u Otro.
Instrucciones para visitantes – Añade indicaciones (por ejemplo, “Usa la puerta verde junto al área de estacionamiento”).

Añadir visitantes

Añade visitantes por nombre y/o correo electrónico. Se requiere al menos un campo.
💡 El correo electrónico es obligatorio si deseas que se envíen recordatorios y actualizaciones automáticamente.
Debes añadir al menos un visitante antes de crear la visita.

Enviar invitaciones

Una vez que se ingresen todos los detalles, se te preguntará si deseas enviar el correo electrónico de invitación a los visitantes. Este correo incluye detalles y actualizaciones de la visita.

Gestionar visitas existentes

Para cada visita, abre el menú de tres puntos (⋮) para:

Editar visita – Cambiar detalles.
Duplicar visita – Crear una copia con los mismos detalles.
Marcar como completada – Cerrar la visita después de que haya terminado.
Eliminar visita – Eliminarla permanentemente. Puedes elegir notificar a los visitantes sobre esto.

💡 Las visitas también pueden ser exportadas como archivos .xlsx para fines de reporte.

💡 Las visitas se completan automáticamente a medianoche según la zona horaria de la oficina si se dejan abiertas, y las visitas de varias personas se completan automáticamente una vez que el último invitado se registra de salida.

3. Rol de recepcionista y panel de visitantes

Los usuarios con el Rol de recepcionista (asignado a través de Admin > Visitas > Recepcionistas) tienen acceso al panel de visitantes.

Desde el panel, los recepcionistas pueden:

Registrar entrada/salida de visitantes con un clic.
Editar entradas de tiempo (a través del icono de reloj) – actualizar los tiempos de registro de entrada y salida.
Editar visitante (a través del icono de lápiz) – cambiar nombre, correo electrónico o empresa.
Eliminar un visitante (a través del icono de papelera) – si se eliminan todos los visitantes, la visita se elimina. Puedes elegir notificar al visitante sobre esto.
Notificar al anfitrión (a través del botón lila Notificar, disponible si el anfitrión tiene activa la integración con MS Teams) para alertar al organizador cuando el/los visitante(s) hayan llegado.

La visibilidad de las visitas depende del rol del usuario:

Recepcionistas pueden ver todas las visitas de la oficina a la que están asignados.
Administradores globales tienen acceso a todas las visitas en todas las oficinas.
Usuarios regulares solo pueden ver las visitas que han creado ellos mismos.

4. Notificaciones y recordatorios

Los visitantes pueden recibir correos electrónicos automáticos que contienen detalles y actualizaciones de la visita:

Visita programada – Se envía cuando se crea la visita (solo si se añadió un correo electrónico).
Visita cancelada – Se envía cuando se elimina una visita o un visitante.
Visita modificada – Se envía si se actualizan detalles clave (título, fecha/hora, organizador, instrucciones).
Recordatorio de visita – Se envía 24 horas antes de la visita.

💡 Los correos electrónicos solo se envían a visitantes para los que se ha proporcionado una dirección de correo electrónico. La configuración de idioma del organizador define el idioma del correo electrónico.

Los anfitriones pueden recibir una notificación de MS Teams si su visitante ha llegado:

El visitante ha llegado – El anfitrión será notificado a través de MS Teams cuando un recepcionista haga clic en 'Notificar'. A cambio, el anfitrión puede confirmar esto haciendo clic en 'En camino' en la notificación de MS Teams, lo cual se informará de vuelta al panel.

5. Modo Quiosco para la Gestión de Visitantes

En el Modo Quiosco de Gestión de Visitantes, las empresas pueden permitir que los invitados pre-registrados se registren por sí mismos y que los visitantes sin cita previa registren su visita directamente en el lugar. Los anfitriones son notificados automáticamente a través de Microsoft Teams o correo electrónico, y se puede asignar un anfitrión predeterminado por oficina para una comunicación fluida. Todas las actividades de los visitantes se sincronizan en tiempo real con el Panel de Visitantes de deskbird, proporcionando una vista unificada de todos los registros y visitas en curso.

Se puede encontrar información detallada aquí: Modo Quiosco para la Gestión de Visitantes