La Gestión de visitantes solo recopila los datos necesarios para recibir a un huésped, y tú decides por cada oficina cuánto tiempo se conservan esos datos. Este artículo enumera qué datos de visitantes procesa deskbird, qué puedes configurar, qué es fijo y quién puede ver los datos, para que tu equipo de protección de datos tenga toda la información para su revisión. Describe cómo funciona el producto y no constituye asesoramiento legal.
- Qué datos de visitantes recopila deskbird
- Consentimiento y tu propio aviso de privacidad
- Configura cuánto tiempo se conservan los datos de visitantes
- Qué ocurre cuando los datos de visitantes se anonimizan
- Quién puede ver los datos de visitantes
- Qué contienen las notificaciones
- Preguntas frecuentes
1. Qué datos de visitantes recopila deskbird
Cada visitante tiene cuatro campos estándar: Email, Nombre, Apellido y Empresa. Estos campos no se pueden desactivar y no puedes añadir campos personalizados. Si necesitas compartir o recopilar más información, utiliza las instrucciones y documentos de tus tipos de visitas.
Los campos obligatorios dependen de dónde se añade al visitante:
| Dónde se añade al visitante | Obligatorio | Opcional |
|---|---|---|
| Un huésped o recepcionista crea una visita | Al menos uno de los siguientes: email, nombre o apellido. El email es necesario para enviar la invitación. | Los campos restantes |
| El visitante abre el portal de visitantes por primera vez | Nombre y apellido. El email se muestra pero no se puede cambiar. | Empresa |
| Un visitante sin cita se registra en el Quiosco de visitantes | Nombre y apellido | Empresa y huésped. Si el visitante omite el huésped, se notifica al Host por defecto de la oficina. |
deskbird no recopila:
- fotos de visitantes (las credenciales, el quiosco y el portal de visitantes solo muestran texto),
- datos de documentos de identidad, como tipo de documento, número o escaneos,
- ningún tipo de verificación de identidad. Los visitantes confirman sus propios datos en el portal de visitantes.
Los visitantes pre-registrados hacen check-in en el quiosco con el código de visitante de su email de invitación o del portal de visitantes. El código solo se usa para encontrar la visita del visitante. El código QR que aparece en la pantalla del quiosco durante la configuración se utiliza para emparejar el dispositivo, no para identificar a los visitantes.
2. Consentimiento y tu propio aviso de privacidad
La primera vez que un visitante abre su portal de visitantes, confirma sus datos y marca una casilla de consentimiento para la política de privacidad y el tratamiento de datos.
- La casilla es obligatoria. Los visitantes no pueden continuar sin marcarla.
- El texto es fijo. Se muestra en el idioma que el visitante selecciona en el portal.
- La casilla enlaza a la Política de privacidad de deskbird. Este enlace no se puede sustituir por el de tu propia política.
Para dar a los visitantes tu propio aviso de privacidad (por ejemplo, la información que proporcionas según el Art. 13 del RGPD), añádelo como documento a tus tipos de visitas. Necesitas la función de Administrador global para esto.
- Ve a Admin > Visits: Visit types y abre un tipo de visita.
- En la sección Documents, haz clic en + Add.
- Elige Preview only para subir tu aviso como PDF para que los visitantes lo lean, o Requires signature para escribirlo en el editor y que los visitantes lo firmen.
- Repite esto para cada tipo de visita que usen tus oficinas.
Los visitantes verán tu aviso en la pestaña Documents de su portal de visitantes y en el quiosco durante el check-in. Para más detalles sobre ambos tipos de documentos, consulta Firma de documentos.
⚠️ Importante: Los emails de invitación no incluyen un enlace a un aviso de privacidad y no puedes añadirlo. Tu aviso llega a los visitantes solo a través del portal de visitantes y el quiosco. Los visitantes que se registran como walk-in en el quiosco lo ven durante el check-in.
3. Configura cuánto tiempo se conservan los datos de visitantes
Por defecto, los datos de visitantes se conservan sin límite de tiempo (Ilimitado). Puedes establecer un periodo de retención por oficina, tras el cual deskbird anonimiza automáticamente los datos de cada visita.
Antes de empezar:
- Necesitas la función de Administrador global.
- Tu empresa necesita Visitors Plus (consulta Disponibilidad).
Para establecer el periodo de retención:
- Ve a Admin > Visits: Settings.
- Haz clic en el icono ⚙️ junto a la oficina.
- En Protección de datos de los visitantes, elige Ilimitado, 30 días, 90 días o 180 días.
- Guarda los cambios.
- Repite esto para cada oficina donde uses la Gestión de visitantes.
El periodo se cuenta por separado para cada visita, desde la hora de finalización de la visita. Una visita posterior de la misma persona no lo amplía. Por ejemplo, con 30 días, una visita que terminó hace 40 días se anonimiza, mientras que la visita de la misma persona de hace 5 días sigue siendo visible.
💡 Cambiar el periodo: El nuevo periodo también se aplica a las visitas existentes. Si lo acortas, por ejemplo de Ilimitado a 30 días, todas las visitas que terminaron hace más de 30 días se anonimizan en un día. El cambio no se aplica en el momento en que lo guardas.
4. Qué ocurre cuando los datos de visitantes se anonimizan
Una vez que ha pasado el periodo de retención de una visita, deskbird la anonimiza automáticamente. Nadie tiene que iniciar ni confirmar este proceso. La visita se marca como anonimizada y no muestra ningún visitante.
| Eliminado | Conservado |
|---|---|
|
|
Las sugerencias de visitantes que aparecen al crear una visita se limpian por separado, según la última vez que el visitante fue añadido a una visita en esa oficina.
Si la anonimización cumple con tus obligaciones de eliminación debe evaluarlo tu responsable de protección de datos. Este artículo describe lo que hace el producto, no cómo clasificarlo legalmente.
5. Quién puede ver los datos de visitantes
El acceso a los datos de visitantes depende de la función y, en el caso de los recepcionistas, de la oficina a la que estén asignados.
| Función | Qué visitas ven | Qué pueden hacer |
|---|---|---|
| Huésped (la persona que creó u organiza la visita) | Solo sus propias visitas, incluyendo nombre, email, empresa del visitante, horarios de la visita, documentos, código de visitante y estado | Crear y gestionar sus propias visitas |
| Administrador de la oficina | Solo las visitas que crearon u organizan, igual que un huésped. Ser Administrador de la oficina no da acceso a todas las visitas de una oficina. | Crear y gestionar sus propias visitas |
| Recepcionista de visitas | Todas las visitas en las oficinas a las que están asignados, con los mismos datos de visitantes | Registrar entradas y salidas de visitantes, editar datos de visitantes, imprimir credenciales y exportar visitas |
| Administrador global | Todas las visitas en todas las oficinas | Todo lo que puede hacer un recepcionista, además de la configuración de Visits (incluida la Protección de datos de los visitantes) y los tipos de visitas |
El panel de visitantes, la lista de visitantes en el sitio y la exportación solo están disponibles para Recepcionistas de visitas y Administradores globales. Para dar a un Administrador de la oficina acceso a todas las visitas de su oficina, añádelo también como Recepcionista de visitas. Los Recepcionistas de visitas se asignan por oficina en Admin > Visits: Settings (consulta Función de recepcionista y panel de visitantes).
⚠️ Importante: Los permisos se aplican a visitas completas, no a campos individuales. No puedes ocultar un campo, como el email del visitante, a los huéspedes.
6. Qué contienen las notificaciones
Los emails a visitantes (invitación, actualización, recordatorio y cancelación) incluyen:
- el nombre y logo de tu empresa,
- el título, fecha y hora de la visita,
- el nombre y apellido del visitante y su código de visitante,
- el nombre y email del huésped,
- el nombre y dirección de la oficina,
- las instrucciones del tipo de visita,
- el enlace al portal de visitantes.
Los emails de actualización también pueden mostrar los títulos de los documentos añadidos a la visita.
Las notificaciones a los huéspedes (Microsoft Teams y email, por ejemplo cuando un visitante hace check-in o al finalizar una visita) incluyen el título, fecha y hora de la visita, la ubicación y, para cada visitante, el nombre, email, empresa y hora de check-in o check-out.
Lo que puedes ajustar: el nombre y logo de tu empresa, las instrucciones y documentos de cada tipo de visita, y si los visitantes reciben notificación cuando se guarda o elimina una visita. Las plantillas de email y Teams no se pueden editar. Para todos los tipos de notificación, consulta Notificaciones y recordatorios.
7. Preguntas frecuentes
No. La casilla es obligatoria, su texto es fijo y siempre enlaza a la Política de privacidad de deskbird. Para dar a los visitantes tu propio aviso de privacidad, añádelo como documento a tus tipos de visitas (consulta Consentimiento y tu propio aviso de privacidad).
No. Los emails de invitación no pueden incluir un enlace a un aviso de privacidad. Añade tu aviso como documento de tipo de visita. Los visitantes lo ven en su portal de visitantes, al que enlaza el email de invitación, y en el quiosco.
No. Los cuatro campos estándar (email, nombre, apellido y empresa) no se pueden desactivar y no hay campos personalizados. Puedes añadir información para los visitantes a través de las instrucciones del tipo de visita y pedirles que confirmen o firmen algo mediante documentos del tipo de visita.
No. deskbird no captura fotos, no recopila datos de documentos de identidad y no verifica la identidad del visitante. Las credenciales impresas solo muestran texto.
Se anonimizan. El nombre, email y empresa del visitante se eliminan de cada visita, mientras que la visita en sí (fecha, huésped, horas de check-in, etc.) se conserva. Consulta Qué ocurre cuando los datos de visitantes se anonimizan.
No. Los huéspedes ven todos los datos de los visitantes de sus propias visitas. Los permisos no se pueden establecer por campo. Los huéspedes nunca ven las visitas de otros huéspedes.
No. Los administradores de la oficina solo ven las visitas que crearon u organizan, igual que cualquier huésped. Para darles acceso a todas las visitas de una oficina, incluido el panel de visitantes y la exportación, añádelos como Recepcionista de visitas para esa oficina en Admin > Visits: Settings.
Los Recepcionistas de visitas y Administradores globales pueden abrir la visita en la página Visits y usar Edit visitor (icono de lápiz) para cambiar el nombre, email o empresa. Para más detalles, consulta Función de recepcionista y panel de visitantes.
La Gestión de visitantes funciona en la misma plataforma de deskbird que el resto de tu cuenta de deskbird. Para preguntas sobre alojamiento, subprocesadores o tu acuerdo de tratamiento de datos, contacta con tu Customer Success Manager.