Esta guía te explica cómo configurar la Gestión de visitantes con Visitors Plus, en el orden que la mayoría de los equipos necesita: primero actívalo para tus oficinas y crea tus tipos de visitas, luego añade un host por defecto y un quiosco de check-in automático, y finalmente la impresión de credenciales si lo deseas. Cada paso explica qué configurar y por qué, y enlaza al artículo con las instrucciones detalladas. Cuando termines, tus empleados podrán pre-registrar visitantes, y los visitantes podrán hacer check-in en recepción o en el quiosco.
- Antes de empezar
- Activa la Gestión de visitantes para tus oficinas
- Crea tus tipos de visitas
- Configura un host por defecto para cada oficina
- Configura un quiosco de visitantes
- Más opciones: impresión de credenciales
- Prueba tu configuración y ponla en marcha
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
Cada paso de esta guía forma parte de Visitors Plus. No hay niveles dentro de la Gestión de visitantes: una vez que tu empresa tiene Visitors Plus, todas las funciones de visitantes están disponibles. Si tienes un contrato antiguo, tu plan puede tener otro nombre pero incluye las mismas funciones. Para ver un resumen, consulta Disponibilidad de funciones.
- Función: necesitas la función de Admin global para completar todos los pasos. Consulta Funciones del sistema y permisos.
- Oficinas: las oficinas que reciben visitantes ya deben existir en deskbird. Si estás configurando deskbird por primera vez, empieza por Escritorios: configuración básica.
- Personas en cada oficina: quién recibe a los visitantes en recepción (recepcionistas de visitantes) y quién debe ser notificado cuando un visitante no conoce a su contacto (host por defecto).
- Tipos de visitas: las visitas que esperas, por ejemplo entrevistas, contratistas o auditores, y cualquier documento que los visitantes deban leer o firmar, como un NDA o una charla de seguridad.
- Una tablet (opcional): una tablet Android o iPad, o un dispositivo con un navegador Chrome actualizado, si los visitantes deben hacer check-in por su cuenta.
💡 Consejo: Empieza con una oficina. Actívala, crea uno o dos tipos de visitas y haz una visita de prueba (consulta Prueba tu configuración y ponla en marcha), luego repite para tus otras oficinas.
2. Activa la Gestión de visitantes para tus oficinas
La Gestión de visitantes funciona por oficina. Los empleados solo pueden crear visitas para oficinas que tengan una licencia de visitantes asignada, así que este es el paso del que depende todo lo demás.
- Ve a Admin > Visitas: Configuración y haz clic en Gestionar licencias. Esto abre Configuración de la licencia de visitante.
- Activa el interruptor Estado de la licencia para cada oficina que deba usar la Gestión de visitantes.
- Haz clic en Guardar. En la columna Licencia, estas oficinas ahora mostrarán Asignada.
La barra superior en Configuración de la licencia de visitante muestra cuántas licencias están asignadas y cuántas incluye tu suscripción. Si necesitas más, haz clic en Solicitar actualización.
⚠️ Importante: Hasta que una oficina tenga una licencia asignada, su icono ⚙️ aparece en gris, no se puede seleccionar al emparejar un quiosco, y los empleados que eligen esa oficina en Visitas ven Creación de visita no disponible en lugar de la lista de visitas.
Una vez que la oficina está activada, haz clic en su icono ⚙️ para elegir sus Recepcionistas de visitantes (quienes pueden ver y gestionar todas las visitas en esa oficina) y, en Protección de datos de los visitantes, cuánto tiempo se conservan los datos de los visitantes. Instrucciones completas: Visitas: configuración para Visitas, Función de recepcionista y panel de visitantes y Datos de visitantes y privacidad (GDPR).
3. Crea tus tipos de visitas
Los tipos de visitas te permiten preparar la experiencia del visitante una sola vez para cada tipo de huésped. Los organizadores eligen un tipo de visita al crear una visita, y sus instrucciones y documentos se aplican automáticamente, así nadie tiene que volver a escribir los detalles del Wi-Fi o las indicaciones de llegada.
- Ve a Admin > Visitas: Tipos de visitas.
- Haz clic en Crear nuevo, o abre un tipo de visita existente para editarlo. Ponle un Nombre (hasta 16 caracteres) y una breve Descripción para que los organizadores elijan el correcto.
- En Oficinas asignadas, deja Para toda la empresa o elige las oficinas donde estará disponible.
- En Instrucciones para visitantes, añade lo que los visitantes deben saber para este tipo de visita, como el acceso Wi-Fi o las indicaciones de llegada.
- Opcional: en Documentos, haz clic en Añadir documento para agregar documentos que los visitantes deban leer o firmar antes del check-in.
- Haz clic en Guardar.
Los tipos de visitas están disponibles donde sea que se cree una visita: en la app web, en el quiosco y en el Complemento de Outlook. Instrucciones completas: Visitas: tipos de visitas y Firma de documentos.
4. Configura un host por defecto para cada oficina
Los visitantes sin cita y los visitantes en el quiosco a veces no saben a quién visitan. El host por defecto es la persona que recibe la notificación en ese caso, para que nadie se quede esperando en la entrada.
- Ve a Admin > Visitas: Configuración.
- Haz clic en el icono ⚙️ junto a la oficina.
- En Host por defecto, elige a la persona que debe ser notificada, por ejemplo alguien en recepción o el director de oficina.
- Guarda los cambios y repite para cada oficina.
💡 Consejo: También puedes elegir el host por defecto al emparejar un quiosco de visitantes (paso 5). Ambos lugares cambian el mismo ajuste para la oficina, así que se aplica el último cambio realizado.
Instrucciones completas: Visitas: configuración para Visitas. Para ver la experiencia del visitante, consulta Registrarse como visitante sin cita.
5. Configura un quiosco de visitantes
Un quiosco de visitantes es una tablet en la entrada donde los visitantes pre-registrados hacen check-in con su código de visitante, y los visitantes sin cita se registran por sí mismos. El host es notificado automáticamente, y los visitantes pueden firmar los documentos requeridos en la pantalla del quiosco. Esto es especialmente útil en oficinas sin recepción atendida.
- En la tablet, instala la app Kiosk de deskbird desde Google Play Store o Apple App Store, o abre kiosk.deskbird.com en Chrome. La pantalla mostrará un código QR y un código de configuración.
- En la app web, ve a Admin > Quiosco & pantallas > Dispositivos y haz clic en + Emparejar dispositivo.
- Introduce el código de configuración de la tablet y elige Quiosco de visitantes como tipo de pantalla.
- Ponle un nombre reconocible al dispositivo, selecciona la Oficina y elige el Host por defecto, luego haz clic en Emparejar.
El host por defecto es notificado cuando un visitante en el quiosco selecciona No lo sé como su host. Es el mismo ajuste que el host por defecto de la oficina en Admin > Visitas: Configuración (consulta Configura un host por defecto para cada oficina): el último cambio realizado es el que se aplica a la oficina.
También puedes emparejar la tablet escaneando su código QR con la app móvil de deskbird. Instrucciones completas, requisitos del dispositivo y cómo desconectar un quiosco: Modo quiosco para la Gestión de visitantes. Lo que ven los visitantes: Check-in automático como visitante en el quiosco.
6. Más opciones: impresión de credenciales
Recepción puede imprimir una credencial de visitante que muestra quién es el visitante, a quién visita y qué tipo de visita es. La impresión de credenciales es opcional y utiliza una impresora conectada al ordenador de recepción.
- Configura la credencial: ve a Admin > Visitas: Configuración > Configuración de credencial. Un diseño de credencial se aplica a toda la empresa. Elige la orientación y la información que aparecerá en la credencial, imprime una credencial de prueba y guarda. Consulta Configuración de credencial.
- Imprime credenciales: recepcionistas y admins pueden imprimir credenciales desde la página de Visitas, antes de que llegue el visitante o durante el check-in. Consulta Impresión de credenciales.
7. Prueba tu configuración y ponla en marcha
Cuando la configuración esté lista, comprueba todo de principio a fin antes de avisar a tu equipo:
- Pre-registra una visita de prueba tú mismo en la oficina que activaste, y usa tu propio correo como visitante. Consulta Pre-registrar un visitante.
- Abre el correo de invitación y revisa las instrucciones y documentos del tipo de visita en el portal del visitante.
- Si configuraste un quiosco, haz check-in con el código de visitante de la invitación. Si no, haz el check-in del visitante desde la página de Visitas. Consulta Check-in de un visitante a la llegada.
- Confirma que el host recibe la notificación por Microsoft Teams o correo electrónico.
- Informa a tu equipo de que ya pueden empezar a invitar visitantes y comparte con ellos Pre-registrar un visitante.
💡 Consejo: Los hosts reciben notificaciones por correo electrónico, y también en Microsoft Teams si usan deskbird en Teams. Consulta Notificaciones y recordatorios.
8. Preguntas frecuentes
Activa primero la oficina. Hasta que una oficina tenga una licencia de visitantes asignada, no puedes abrir su configuración ni emparejar un quiosco para ella, y nadie puede crear visitas allí. Después de eso, los tipos de visita, el host por defecto y el quiosco pueden configurarse en cualquier orden.
- En Admin > Visitas: Configuración, comprueba que la oficina muestre Asignada en la columna Licencia. Si muestra No asignada, actívala en Gestionar licencias.
- Revisa la barra superior en Configuración de la licencia de visitante. Si todas las licencias están en uso, haz clic en Solicitar actualización.
- Pregunta al empleado qué oficina seleccionó en Visitas. Solo se pueden crear visitas para oficinas que estén activadas.
Sólo se pueden seleccionar oficinas con una licencia de visitantes asignada. Activa primero la oficina (consulta Activa la Gestión de visitantes para tus oficinas), luego vuelve a emparejar el quiosco.
No. Los hosts y recepcionistas pueden hacer el check-in y check-out de los visitantes desde la página de Visitas en la app web. Un quiosco es útil cuando los visitantes deben hacer check-in por su cuenta, por ejemplo en una oficina sin recepción atendida. Consulta Check-in de un visitante a la llegada.
Los recepcionistas de visitantes pueden ver y gestionar todas las visitas en su oficina, hacer check-in y check-out de visitantes e imprimir credenciales. El host por defecto es la persona notificada cuando un visitante no sabe a quién visita. Ambos se configuran por oficina mediante el icono ⚙️ en Admin > Visitas: Configuración, y una persona puede ser ambos. También puedes elegir el host por defecto al emparejar un quiosco. Esto actualiza el host por defecto de la oficina, así que el último cambio es el que se aplica.
Por defecto, sin límite de tiempo. Puedes establecer un periodo de retención por oficina, tras el cual deskbird anonimiza automáticamente los datos de los visitantes. Consulta Datos de visitantes y privacidad (GDPR).
Sí. Con el Complemento de Outlook de deskbird, los empleados pueden crear y gestionar visitas sin salir de Outlook, usando los mismos tipos de visita. Consulta Complemento de Outlook de deskbird: Gestión de visitantes.