Pre-registra a un visitante

Pre-registrar a un visitante en deskbird te permite programar una próxima visita externa con antelación, enviarle a tu huésped una invitación a su propio portal de visitantes con todo lo que necesita para la visita y asegurar una llegada sin contratiempos. Completar esto antes de la visita ahorra tiempo en la recepción y mantiene a todos informados.

1. Pre-registrar a un visitante
2. Importar varios visitantes a la vez
3. Qué recibe el visitante
4. Editar o cancelar una invitación de visitante
5. Preguntas frecuentes

1. Pre-registrar a un visitante

Para programar un nuevo visitante en deskbird:

1. Ve a Visitas en el menú principal.
2. Haz clic en + Crear visita en la esquina superior derecha.
3. En la página de Creación de visita, completa los detalles de la visita:
   • Título — Escribe un nombre claro para la visita (por ejemplo, Cita de mantenimiento).
   • Organizador — Aparece tu nombre por defecto; cámbialo si estás registrando la visita en nombre de otra persona.
   • Fecha y Hora — Elige la fecha y establece la hora de inicio y fin.
   • Selecciona el tipo de visita — Elige el tipo de visita que corresponde (por ejemplo, Negocios, Entrevista, Recorrido). Los tipos disponibles en tu empresa —y los nombres exactos que ves— los configura tu admin, así que esta lista puede ser diferente a los ejemplos. El tipo de visita que elijas también determina las instrucciones y cualquier documento que verá tu visitante.
4. En el panel de Visitantes, introduce el nombre y/o correo electrónico de cada visitante. Se requiere al menos un campo por visitante y debes añadir al menos un visitante antes de guardar. Para añadir una lista completa de una vez, haz clic en Importar visitantes (ver Importar varios visitantes a la vez).
5. Haz clic en Guardar. Se te preguntará si quieres enviar un correo de invitación al/los visitante(s).

💡 Se requiere una dirección de correo electrónico si quieres que tu visitante reciba recordatorios y actualizaciones automáticas.

💡 Si el tipo de visita que seleccionaste tiene documentos adjuntos (por ejemplo, un NDA o una charla de seguridad), se le pedirá a tu visitante que los revise o firme — consulta Qué recibe el visitante más abajo.

2. Importar varios visitantes a la vez

Para eventos, grupos de la misma empresa o visitas grandes, puedes añadir todos los visitantes a una visita de una sola vez en lugar de uno por uno.

1. En la página de Creación de visita, haz clic en Importar visitantes junto a la etiqueta Visitantes.
2. Añade tu lista de dos maneras:
   • Subir un archivo: arrástralo a Suelta un archivo CSV aquí o examina, o haz clic en examinar para seleccionarlo. Se admiten archivos CSV, TSV y TXT de hasta 2 MB. El contenido del archivo se carga en el campo Lista de visitantes.
   • Pegar una lista: pega direcciones de correo o filas copiadas de una hoja de cálculo en el campo Lista de visitantes.
3. Revisa la vista previa debajo del campo. Muestra cuántos visitantes están listos para añadir, con su Nombre, Email y Empresa. Para corregir algo, edita el texto en el campo Lista de visitantes antes de añadirlo. Las filas con un correo que ya está en la lista o ya está en la visita se omiten y se muestran con su número de fila debajo de la vista previa.
4. Haz clic en Añadir visitantes. Todos los de la lista aparecerán ahora en el panel de Visitantes de la visita.
5. Completa los detalles de la visita y haz clic en Guardar.

⚠️ Límites: Puedes añadir hasta 500 visitantes por importación. Divide listas más grandes en varias importaciones. Importar visitantes está disponible al crear una visita en la app web. No está disponible al editar una visita existente, en la app móvil ni en el Complemento de Outlook.

💡 Plantilla: Haz clic en Descargar una plantilla en la ventana de importación para obtener un archivo CSV con las columnas Nombre, Apellido, Email y Empresa. Estas columnas se reconocen automáticamente, y también funciona una lista simple de correos electrónicos.

💡 Eliminar un visitante: Para quitar a alguien de la visita después de importar, haz clic en el icono de papelera junto a su nombre en el panel de Visitantes.

3. Qué recibe el visitante

Cuando confirmas la invitación, deskbird envía a tu visitante un correo con un enlace personal a su portal de visitantes — no necesita cuenta ni descargar ninguna app. La primera vez que abre el enlace, se le pide que confirme o complete su nombre, correo y empresa, y que acepte el consentimiento de tratamiento de datos.

Desde su portal, tu visitante puede ver:

• Detalles de la visita — el título, fecha, hora y dirección de la oficina.
• Instrucciones — las indicaciones configuradas para el tipo de visita (por ejemplo, cómo llegar, acceso a Wi-Fi, qué llevar).
• Su código de visitante — un código único que introduce en la tablet del quiosco para hacer auto check-in al llegar.
• Detalles del huésped — tu nombre y correo, para que sepa a quién buscar.
• Documentos — si el tipo de visita tiene documentos adjuntos, verá lo que tiene pendiente y podrá revisarlo o firmarlo antes, directamente desde el portal.

Los visitantes también reciben correos automáticos en estos casos:

• Recordatorio de visita — enviado 24 horas antes de la visita.
• Visita modificada — enviado si se actualizan el título, fecha/hora, organizador o tipo de visita después de enviar la invitación.
• Visita cancelada — enviado si eliminas la visita o quitas al visitante.
• Tipo de visita actualizado — si tu admin cambia el nombre o las instrucciones del tipo de visita usado para tu visita, puede elegir notificar a los visitantes con visitas próximas, para que tu huésped siempre tenga la información más reciente.

💡 El correo de invitación se envía en el idioma del organizador. El visitante puede cambiar el idioma del portal en cualquier momento usando el selector de idioma en la esquina superior. Solo se envían correos a los visitantes que tienen un correo electrónico en su invitación.

4. Editar o cancelar una invitación de visitante

Para editar o cancelar una visita existente, abre el menú de tres puntos (⋮) junto a la visita en la lista de Visitas. Desde ahí puedes:

• Editar visita — Actualiza cualquier detalle de la visita. Puedes elegir si quieres notificar al visitante de los cambios.
• Duplicar visita — Crea una copia con los mismos detalles como punto de partida para una nueva visita.
• Marcar como completada — Cierra la visita una vez finalizada.
• Eliminar visita — Elimina la visita de forma permanente. Puedes elegir si quieres notificar al visitante al eliminarla.

⚠️ Eliminar una visita es permanente y no se puede deshacer.

5. Preguntas frecuentes