Cuando un visitante llega a tu oficina, tú o un recepcionista pueden hacer su registro directamente desde la pestaña de Visitas de deskbird. Esto confirma su llegada, notifica al anfitrión y, si está configurado, activa la impresión de la credencial.
- Registrar a un visitante desde la pestaña Visitas
- Qué sucede después del registro
- Marcar a un visitante como salido
1. Registrar a un visitante desde la pestaña Visitas
Para registrar manualmente a un visitante que ha llegado:
- Ve a Visitas en el menú principal.
- Busca la visita correspondiente en la lista. Puedes buscar por nombre del visitante o desplazarte hasta las visitas de hoy.
- Haz clic en el botón Registro junto al nombre del visitante.
El estado del visitante cambia a Registrado y la hora del registro se guarda automáticamente.
💡 Los recepcionistas y los administradores globales pueden registrar visitantes para cualquier visita en su oficina asignada. Los usuarios normales solo pueden ver y gestionar las visitas que ellos mismos crearon.
2. Qué sucede después del registro
Una vez que un visitante ha sido registrado, ocurre lo siguiente automáticamente:
- Notificación al anfitrión — El anfitrión (organizador de la visita) recibe una notificación por Microsoft Teams y por correo electrónico, informándole que su visitante ha llegado. El anfitrión puede responder con Voy en camino directamente desde la notificación, y esa respuesta se muestra en el panel de visitantes para que recepción sepa que el anfitrión va hacia allí.
- Impresión de credencial — Si tu oficina tiene configurada la impresión de credenciales, en este momento se imprime la credencial del visitante. No es necesario hacer nada más.
- Actualización en tiempo real del panel — El visitante aparece en la lista de En el sitio ahora, que los recepcionistas y administradores pueden ver en la parte superior de la página de Visitas.
💡 También puedes activar manualmente la notificación al anfitrión desde el panel de visitantes haciendo clic en el botón Notificar junto al visitante, si el anfitrión tiene activa la integración con Microsoft Teams.
3. Marcar a un visitante como salido
Cuando un visitante se va, haz su salida para mantener la lista de personas en el sitio actualizada:
- Ve a Visitas en el menú principal.
- Busca la visita y haz clic en el botón Salida junto al nombre del visitante.
El visitante se elimina de la lista de En el sitio ahora y se registra la hora de salida. Si todos los visitantes de una visita grupal han salido, la visita se marca automáticamente como completada.
⚠️ Mantener las salidas actualizadas es especialmente importante en caso de emergencias, cuando saber exactamente quién sigue en el edificio puede ser fundamental.