Salas Plus: configuración – deskbird Help Center

Esta guía te acompaña en la configuración de salas de reuniones más allá de lo básico: primero la sincronización del calendario, luego el acceso, restauración y servicios, quioscos de sala y reserva para compañeros, y por último las opciones que menos empresas necesitan. Cada paso explica para qué sirve, qué plan requiere y enlaza al artículo con las instrucciones detalladas. Las salas de reuniones se crean en Escritorios: Configuración básica, así que esta guía comienza una vez que tus salas ya existen.

Antes de empezar
Sincroniza las salas de reuniones con tu calendario
Restringe el acceso a las salas de reuniones
Ofrece restauración y servicios
Configura quioscos de sala
Reserva una sala de reuniones para un compañero
Más opciones
Preguntas frecuentes

1. Antes de empezar

Salas de reuniones: tus oficinas, pisos y salas de reuniones están configurados como se describe en Escritorios: Configuración básica. Decide por cada sala si se sincroniza con Google Workspace o Microsoft 365 o si solo existe en deskbird antes de crearla, porque una sala creada en deskbird no se puede convertir en una sala sincronizada más adelante.
Función: necesitas la función de Admin global para completar todos los pasos, incluida la sincronización del calendario. Los Directores de oficina pueden cambiar la configuración de las oficinas que gestionan. Consulta Funciones del sistema y permisos.
Plan: la mayoría de los pasos funcionan en cualquier plan. La tabla muestra qué pasos requieren más. Para ver todos los planes y complementos, consulta Disponibilidad de funciones.

Paso	Plan
Sincronización del calendario de salas, Acceso restringido, reservar una sala para un compañero	Cualquier plan
Restauración y servicios, Quiosco de sala	Una sala en cualquier plan, más con Rooms Plus
Homologaciones, Acceso prioritario en salas de reuniones	Rooms Plus
Multi-Tenancy	Rooms Plus, o Escritorios Professional y superiores
Señalización - Resumen de salas	Escritorios Professional y superiores

2. Sincroniza las salas de reuniones con tu calendario

Si tu equipo reserva salas en Outlook o Google Calendar, la sincronización del calendario de salas mantiene las reservas consistentes en ambos lugares: una sala reservada en el calendario queda bloqueada en deskbird, y una reserva hecha en deskbird aparece en el calendario de la sala. Disponible en cualquier plan.

Ve a Admin > Empresa: Integraciones y haz clic en Configurar sincronización en la fila de Sincronización del calendario de salas.
Conecta tu tenant de Microsoft 365 o Google Workspace y concede los permisos solicitados.
Importa los calendarios de sala que quieras reservar en deskbird.

Instrucciones completas: Sincroniza salas de reuniones con Microsoft 365 o Sincroniza salas de reuniones con Google Workspace. Para una visión general de ambas integraciones de calendario, consulta Sincronización del calendario para el estado del programa y salas de reuniones.

💡 Consejo: Las salas nuevas o actualizadas en Microsoft 365 pueden tardar hasta 48 horas en aparecer en la lista de importación. Si una sala sincronizada se comporta de forma inesperada, consulta Solución de problemas para salas de reuniones sincronizadas.

3. Restringe el acceso a las salas de reuniones

Por defecto, todos los que tienen acceso a la oficina pueden reservar cualquier sala de reuniones. Restringe una sala cuando solo ciertas personas deban reservarla, por ejemplo una sala de juntas para el equipo directivo. Las salas de reuniones usan los mismos tipos de acceso que otras áreas. Disponible en cualquier plan.

Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, selecciona el piso y haz clic en el icono de lápiz junto a la sala de reuniones.
Abre la sección de Acceso y elige Acceso restringido.
Añade los usuarios o grupos que pueden reservar la sala. Si no quieres que otros vean la sala, escóndela para los usuarios sin acceso. Guarda los cambios.

Instrucciones completas: Pisos y espacios: Gestionar acceso.

⚠️ Importante: Las reglas de acceso por días de la semana no se aplican a las salas de reuniones. Los Admin globales, Directores de oficina y Managers pueden reservar una sala restringida aunque no estén en su lista de acceso.

4. Ofrece restauración y servicios

Una sala en cualquier plan, más con Rooms Plus

Con restauración y servicios, las personas pueden solicitar bebidas, comida, equipo u otros servicios al reservar una sala, y el equipo o proveedor adecuado recibe la solicitud por correo electrónico. Puedes ofrecerlo en una sala en cualquier plan, y en más salas con Rooms Plus.

Ve a Admin > Salas de reuniones: Restauración y servicios, selecciona la oficina y añade categorías y artículos. Para cada categoría, introduce el correo electrónico del proveedor que recibirá las solicitudes.
Elige los Usuarios autorizados que pueden ver y gestionar las solicitudes de la oficina en la página de Solicitudes.
Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, abre la sala de reuniones, activa Habilitar restauración y servicios y asigna las categorías de servicios.

Instrucciones completas, incluidos tiempos libres y homologaciones para solicitudes de servicio: Restauración y servicios. Para los pasos del usuario, consulta Solicitar restauración o servicios para una sala de reuniones.

5. Configura quioscos de sala

Una sala en cualquier plan, más con Rooms Plus

Un quiosco de sala es una tablet o pantalla junto a la puerta de la sala de reuniones. Muestra si la sala está libre, permite a las personas hacer check-in a su reunión y reservar la sala en el momento, así las salas que nadie usa se liberan. Puedes configurar un quiosco para una sala en cualquier plan, y para más salas con Rooms Plus.

Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, abre la sala de reuniones y activa Habilitar modo quiosco.
Ejecuta la app Quiosco de deskbird en el dispositivo, o abre el quiosco en un navegador. La pantalla mostrará un código de configuración y un código QR.
Ve a Admin > Quiosco & pantallas > Dispositivos, haz clic en Emparejar dispositivo e introduce el código.
Elige Quiosco de sala como tipo de pantalla, luego selecciona la oficina, piso y sala que debe mostrar el dispositivo.

Ajusta la configuración del quiosco

En Admin > Quiosco & pantallas > Configuración general, elige por oficina si los quioscos de sala usan el formato 24 horas o AM/PM, si las personas pueden actuar directamente en el quiosco y si pueden finalizar reuniones antes de tiempo. La configuración se aplica a todos los quioscos de sala de la oficina. Cuánto muestra el quiosco de cada reserva depende de la visibilidad de reserva de salas de reuniones en Admin > Salas de reuniones: Configuración general.

Instrucciones completas, incluidos los dispositivos compatibles: Modo quiosco para salas de reuniones. Para ver lo que ven los usuarios, consulta Reservar o hacer check-in en una sala de reuniones en el panel de puerta.

6. Reserva una sala de reuniones para un compañero

Asistentes, líderes de equipo y directores de oficina suelen reservar salas para otra persona, por ejemplo para una entrevista o una reunión con un cliente. En cualquier plan con salas de reuniones, los usuarios con función de manager o admin pueden reservar una sala en nombre de un compañero: en el panel de reserva, eligen al compañero en ¿Para quién es esta reserva?. No se necesita configuración, pero revisa que las personas adecuadas tengan la función correcta:

Gerentes de grupo pueden reservar para los miembros de los grupos que gestionan.
Managers pueden reservar para cualquier usuario de la empresa.
Directores de oficina y Admins globales también pueden reservar para otros.

Asigna funciones en Admin > Gestión de usuarios: Usuarios. Consulta Funciones del sistema y permisos y Crear y gestionar reservas. Comparte Reservar una sala de reuniones para un compañero con quienes reservan para otros.

7. Más opciones

Pocas empresas necesitan estas opciones. Configúralas cuando una sala o equipo específico las requiera.

Homologaciones: cada solicitud de reserva para la sala debe ser aprobada antes de confirmarse, por ejemplo para una sala de juntas. Rooms Plus. Consulta Aprobaciones de reserva para salas de reuniones no sincronizadas, Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Microsoft y Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Google Workspace.
Acceso prioritario: usuarios o grupos seleccionados pueden reservar una sala antes que los demás, y el resto puede reservar lo que quede tras un tiempo de antelación que determines. Rooms Plus (sin él, Acceso prioritario aparece en las opciones de acceso de la sala pero no se puede seleccionar). El acceso prioritario en escritorios y plazas de aparcamiento es una opción aparte incluida en Escritorios Professional y superiores, descrita en Escritorios: Complementos Professional. Consulta Pisos y espacios: Gestionar acceso.
Señalización - Resumen de salas: una pantalla en el vestíbulo o pasillo muestra la disponibilidad y próximas reservas de las salas que selecciones. Escritorios Professional y superiores. Empareja la pantalla en Admin > Quiosco & pantallas > Dispositivos, elige Señalización - Resumen de salas como tipo de pantalla, luego selecciona la oficina y las salas que debe mostrar. Consulta Señalización digital: Resumen de salas.
Multi-Tenancy: conecta varios tenants de Microsoft 365 o Google Workspace, para que personas de un tenant puedan reservar salas en otro. Rooms Plus, o Escritorios Professional y superiores. Consulta Sincroniza salas de reuniones con Microsoft 365: Reserva de salas entre tenants o Sincroniza salas de reuniones con Google Workspace: Reserva de salas entre tenants.

8. Preguntas frecuentes

No. La reserva de salas, la sincronización del calendario con Google o Microsoft, el acceso restringido y la reserva para compañeros funcionan en todos los planes. Todos los planes también incluyen restauración y servicios para una sala y un quiosco de sala para una sala, así que puedes probar ambos. Rooms Plus añade restauración y quioscos para más salas, homologaciones, acceso prioritario en salas de reuniones y Multi-Tenancy. Consulta Disponibilidad.

Solo la sincronización del calendario con Google o Microsoft debe hacerse primero si quieres salas sincronizadas: las salas se importan desde tu calendario, así que conéctalo antes de configurar el acceso, la restauración o los quioscos para esas salas. Los demás pasos no dependen entre sí.

Comprueba si la sala tiene Acceso restringido en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, y si el compañero o uno de sus grupos está en la lista de acceso.
Verifica que el compañero tenga acceso a la oficina a la que pertenece la sala.
Si la sala requiere aprobación, la reserva se mantiene como solicitud hasta que sea aprobada.
Para salas sincronizadas, revisa el calendario de salas en Microsoft 365 o Google Workspace para ver si hay un evento en conflicto. Consulta Solución de problemas para Salas de reuniones sincronizadas.

El correo electrónico del proveedor que ingreses para cada categoría recibirá un correo por cada solicitud en esa categoría. Los usuarios autorizados también pueden ver y gestionar todas las solicitudes de la oficina en la página de Solicitudes. Consulta Restauración y servicios.

No. En el quiosco, las personas pueden hacer check-in, reservar una sala libre en el momento y, si lo permites, finalizar una reunión antes de tiempo. Para cambiar o cancelar una reserva, deben usar la app web o móvil de deskbird.

Un quiosco de sala pertenece a una sola sala: se coloca en la puerta y las personas pueden hacer check-in y reservar ahí mismo. La señalización del panel de salas es una pantalla de solo lectura que muestra las salas que selecciones en una oficina, por ejemplo en el vestíbulo. Ambos se emparejan en Admin > Quiosco & pantallas > Dispositivos.