Pisos y espacios

La sección de Pisos y espacios en deskbird te permite definir y gestionar la distribución de tu oficina, desde los pisos hasta las áreas de escritorio individuales, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y más. Esta configuración es la base para los planos interactivos, las restricciones de acceso y la gestión de reservas de los usuarios.

1. Crear, editar y eliminar pisos y espacios
2. Salas de reuniones y escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos
3. Planos de pisos
4. Gestionar acceso
5. Reglas de acceso según días laborables

1. Crear, editar y eliminar pisos y espacios

Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios. Un panel a la izquierda muestra todos los pisos, lo que facilita cambiar entre ellos sin perder el contexto.

Pisos

• Añadir un piso: Haz clic en + Añadir piso. El nuevo piso aparecerá en la lista y en el panel principal a la derecha. Usa el icono de lápiz junto al nombre del piso para renombrarlo (por ejemplo, "Piso 01") y haz clic en Gestionar para añadir o eliminar cierres.
  💡 Nota: Los pisos recién creados se añaden como borrador por defecto. Puedes publicar el piso cuando esté listo.
• Renombrar o eliminar un piso: Haz clic en el icono de lápiz junto al nombre del piso. Aparecerá una ventana emergente donde podrás renombrar o eliminar el piso.
• Cerrar un piso: Haz clic en Gestionar en la parte superior de la lista de áreas y luego en Añadir cierre. Un cierre indefinido oculta el piso para los usuarios hasta que elimines el cierre. Un cierre temporal (con fecha de finalización, disponible en Desks Professional y superiores) mantiene el piso visible pero no reservable durante ese periodo.
  ⚠️ Las reservas futuras en el periodo cerrado se cancelan. Las reservas del día actual y las pasadas se mantienen, y los usuarios reciben un correo si tienen activadas las notificaciones. Las salas de reuniones mantienen su propio interruptor Activo/Inactivo y sus reservas no se cancelan. Para ver todas las opciones, consulta Cierre de espacios
• Descargar códigos QR para todo el piso

Áreas

• Añadir un área: Selecciona un piso y haz clic en + Añadir área. Elige el tipo de área (área de escritorio, sala de reuniones, area de estacionamiento u otra), luego define el Nombre, la Capacidad y una Descripción opcional.
  💡 Nota: Para mantener un área nueva oculta mientras la configuras, selecciona Guardar área como borrador al crearla (el botón cambia a Añadir como borrador). Un área en borrador muestra un banner en su página; haz clic en Publicar área para hacerla reservable. Publicar no se puede deshacer.
• Editar un área: Haz clic en el icono de lápiz junto a cada área. Se abrirá una página donde puedes:
  • Renombrar el área y cambiar la descripción
  • Eliminar el área
  • Definir el acceso al área
  • Requerir matrícula para reservas (solo en áreas de estacionamiento), consulta Gestión de matrículas
  • Crear y gestionar recursos en esa área
  • Cerrar el área desde Gestionar en Cierres de zonas, de forma indefinida o temporal (cierres temporales: Desks Professional y superiores)
    ⚠️ Las reservas futuras en el periodo cerrado se cancelan. Las reservas del día actual y las pasadas se mantienen. Las salas de reuniones mantienen el interruptor Activo/Inactivo en lugar de cierres. Para ver todas las opciones, consulta Cierre de espacios
• Descargar códigos QR para toda el área

2. Salas de reuniones y escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos

Para asegurar que cada tipo de recurso esté completamente documentado, hemos creado guías de configuración específicas:

• Salas de reuniones
• Escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos
• Configurar aparcamiento

3. Planos de pisos

Después de configurar tus pisos y áreas, puedes ubicarlos visualmente en un plano para ayudar a los usuarios a orientarse y reservar más fácilmente.

Las instrucciones completas están disponibles en nuestro artículo sobre Planos de pisos.

💡 Nota: No es necesario posicionar las áreas en el plano para que sean reservables. Mientras un área esté publicada y no esté cerrada, los usuarios podrán hacer reservas.

4. Gestionar acceso

deskbird te permite controlar quién puede reservar qué áreas, cubriendo casos como zonas específicas para equipos, secciones solo para VIP o acceso compartido con reglas de prioridad.

💡 Los Admins globales, Admins de oficina y Managers siempre pueden reservar cualquier área, sin importar las restricciones. Esto también aplica a reservas hechas en nombre de otros.

Para configurar el acceso a un área:

1. Ve a Pisos y espacios en el Admin.
2. Selecciona el piso.
3. Haz clic en el icono de lápiz en la fila del área.

Puedes elegir entre tres tipos de acceso:

• Acceso compartido: Opción por defecto. Todos los usuarios con acceso a la oficina pueden reservar el área.
• Acceso restringido: Solo los usuarios o grupos seleccionados pueden reservar el área. También puedes ocultar el área del plano para los usuarios sin acceso.
  
  Nota: Cuando un área está oculta, los usuarios sin acceso no podrán ver a las personas que han reservado en esa área en el plano. Esto puede ser relevante para ciertas funciones de oficina. Los Admins globales, Admins de oficina y Managers siempre pueden ver todas las áreas.

Desks Professional y superiores

• Acceso prioritario: Permite que ciertos grupos o usuarios seleccionados puedan reservar un área antes que el resto. Los demás usuarios solo podrán reservar a partir de un plazo configurable y solo si quedan espacios disponibles tras las reservas de los usuarios prioritarios.

  Ejemplo: Finanzas tiene prioridad para 4 escritorios. Si solo se reservan 3, otro miembro de otro equipo (por ejemplo, Marketing) podrá reservar el escritorio restante cuando se abra la ventana de tiempo configurada.

Plazo de prioridad configurable

Los Admins pueden establecer un plazo personalizado que determina con cuánta antelación los usuarios sin prioridad pueden empezar a reservar fechas con reglas de acceso prioritario.

• El plazo puede configurarse entre 1 y 365 días naturales.
• El valor por defecto es 1 día; no necesitas hacer nada si el comportamiento actual te funciona.
• Para configurar el plazo, abre el diálogo de Configuración de acceso del área, selecciona Acceso prioritario y ajusta el campo días, a partir de en Permitir a los usuarios sin acceso prioritario reservar con antelación.

💡 Importante: Si el plazo de reserva propio de un usuario sin prioridad es menor que el plazo de prioridad configurado, se aplicará su propio límite. Por ejemplo, si el plazo de reserva de un usuario es de 10 días y el plazo de prioridad es de 20 días, solo se aplicarán 10 días para ese usuario.

💡 Consejo: Puedes afinar aún más el acceso con reglas según días laborables. Consulta Reglas de acceso según días laborables más abajo.

5. Reglas de acceso según días laborables

deskbird permite a los admins controlar qué días de la semana ciertos usuarios o grupos pueden reservar un escritorio o una plaza de aparcamiento. Esto añade un nivel extra de detalle sobre los tipos de Acceso restringido y Acceso prioritario, y también funciona junto con el Acceso compartido.

⚠️ Importante: Las reglas de acceso según días laborables solo se aplican a escritorios, plazas de aparcamiento y otros recursos. Las salas de reuniones no son compatibles y siguen usando el modelo estándar de acceso.

Cómo funciona

Cada regla de acceso incluye una configuración de Días laborables permitidos. Por cada regla, los admins eligen qué días se aplican; por ejemplo, Ingeniería los lunes/miércoles/viernes y Ventas los martes/jueves. Varias reglas con diferentes patrones de días pueden coexistir en la misma área.

Configurar reglas de acceso según días laborables

1. Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios.
2. Selecciona el piso y haz clic en el icono de lápiz junto al área que quieras configurar, o haz clic en la fila del piso.
3. Haz clic en la sección de Acceso para abrir el diálogo de Configuración de acceso.
4. Selecciona Acceso restringido o Acceso prioritario en el menú desplegable.
5. Añade los usuarios o grupos y selecciona los Días laborables permitidos para esta regla.
6. Para añadir otra regla con un patrón de días diferente, haz clic en + Añadir regla.
7. Haz clic en Actualizar para guardar.

La página de detalle del área muestra un resumen de todas las reglas configuradas, incluyendo los días asignados y los usuarios o grupos por regla.

Lo que ven los usuarios

Los usuarios reciben mensajes claros cuando se aplican restricciones por días laborables:

• En el plano y en la barra lateral de reservas, un mensaje emergente informa a los usuarios qué días pueden reservar, por ejemplo: "No puedes reservar aquí el martes, solo los siguientes días: lunes, miércoles, viernes."
• En el calendario de reservas, los días restringidos aparecen deshabilitados. Un mensaje emergente explica la restricción, por ejemplo: "No tienes prioridad para reservar aquí el viernes, solo los siguientes días: martes, jueves."
• En áreas con Acceso prioritario, los usuarios sin prioridad aún pueden reservar en días restringidos bajo las reglas estándar de prioridad.