El aparcamiento en deskbird funciona igual que los escritorios: creas un área de estacionamiento en un piso, añades las plazas, decides quién puede aparcar allí y configuras las reglas de reserva. Una vez publicada, tus empleados reservan una plaza siguiendo el mismo flujo que para un escritorio, y puedes ver quién se espera en tu aparcamiento cada día. Este artículo te guía paso a paso en la configuración y enlaza a los artículos detallados para cada etapa.
- Antes de empezar
- Crear un área de estacionamiento
- Añadir plazas de aparcamiento
- Controlar quién puede aparcar
- Configurar reglas de reserva y check-in
- Solicitar matrículas
- Automatizar reservas de aparcamiento
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
- Función: Los Admin globales pueden configurar el aparcamiento en cualquier oficina. Los Admin de oficina pueden hacerlo en las oficinas que administran.
- Pisos: las áreas de estacionamiento pertenecen a un piso, igual que las áreas de escritorio. Si tu aparcamiento no forma parte de un piso existente, añade primero un piso para él (por ejemplo, "Aparcamiento subterráneo"). Consulta Pisos y espacios.
- Planes: las áreas de estacionamiento, plazas, reglas de acceso, plazas asignadas y check-in están disponibles en todos los planes. Las matrículas, acceso prioritario, reglas de acceso por día de la semana, cierres temporales y registro automático por geolocalización requieren Desks Professional o superior. Consulta Disponibilidad de funciones.
💡 Consejo: La configuración de reservas y el equipo se configuran por oficina. Usa el selector de oficina en la parte superior de cada página de admin para asegurarte de que trabajas en la oficina correcta.
2. Crear un área de estacionamiento
- Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios y selecciona el piso.
- Haz clic en Añadir área.
- Selecciona el tipo de área Area de estacionamiento.
- Introduce un Nombre (por ejemplo, "Garaje nivel -1") y la Capacidad, que es el número de plazas de aparcamiento en el área. La Descripción es opcional, por ejemplo, "Entrada por la calle principal, altura máxima 2 m".
- Deja marcada la opción Guardar área como borrador mientras configuras el área y luego haz clic en Añadir como borrador.
Un área en borrador está oculta para los usuarios. Cuando las plazas y la configuración estén listas, abre el área y haz clic en Publicar área. La publicación no se puede deshacer.
Para mostrar el área de estacionamiento en el plano interactivo, colócala en el editor de planos. Consulta Planos.
3. Añadir plazas de aparcamiento
Para añadir plazas a un área, por ejemplo, cuando tu aparcamiento crece:
- En Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios, haz clic en el icono del lápiz junto al área de estacionamiento.
- Haz clic en Añadir plazas.
- Indica cuántas plazas quieres añadir, un prefijo opcional (por defecto "Estacionamiento") y el número por el que Empezar la numeración. La vista previa muestra el primer nombre, por ejemplo, "Estacionamiento 1".
- Opcionalmente, marca Guardar plaza(s) como borrador y luego haz clic en Añadir plazas.
Para renombrar una plaza o añadir una descripción, haz clic en el icono del lápiz en su fila. También puedes reordenar las plazas arrastrando y soltando.
💡 Consejo: Usa los mismos números que las señales en tu aparcamiento. Si el nombre de una plaza contiene un número (por ejemplo, "P 12"), ese número se muestra en el plano, lo que facilita encontrar la plaza.
Añadir equipo como cargadores para vehículos eléctricos
- Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Equipo y haz clic en Añadir equipo de plaza de aparcamiento (por ejemplo, "Cargador EV" o "Plaza amplia").
- De vuelta en el área de estacionamiento, haz clic en el icono del lápiz junto a una plaza y selecciona el equipo en Equipo.
Luego, los usuarios pueden filtrar por este equipo al reservar. Para más información sobre el equipo, consulta Escritorios, Plazas de aparcamiento y otros recursos.
4. Controlar quién puede aparcar
Acceso a toda el área
En la página del área de estacionamiento, haz clic en el icono del lápiz en la tarjeta de Acceso. En Configuración de acceso, elige:
- Acceso abierto: todos los usuarios con acceso a la oficina pueden reservar.
- Acceso restringido: solo los usuarios o grupos seleccionados pueden reservar, por ejemplo, un grupo para managers, visitantes o personal de turno de noche.
- Acceso prioritario (Desks Professional o superior): los usuarios o grupos seleccionados pueden reservar con más antelación, y el resto puede reservar las plazas restantes a partir del plazo que definas.
Con Desks Professional o superior, también puedes limitar el acceso a ciertos días de la semana. Para más detalles, consulta Gestionar acceso y Reglas de acceso por día de la semana.
Asignar una plaza a una persona
- Haz clic en el icono del lápiz junto a la plaza.
- En Acceso, selecciona Restringir acceso a un usuario y busca al compañero.
- Opcionalmente, marca Permitir que otros reserven este espacio si el usuario asignado no está en la oficina, para que la plaza no quede vacía si su dueño trabaja en remoto.
- Haz clic en Guardar.
La plaza se reserva automáticamente cuando el usuario asignado pone su estado en Oficina. Consulta Escritorios, Plazas de aparcamiento y otros recursos.
Cerrar un área o una plaza
Usa Gestionar en Cierres de zonas (o junto a una plaza individual) para cerrarla, por ejemplo, durante obras. Un cierre indefinido oculta el espacio a los usuarios. Los cierres temporales con fecha de fin requieren Desks Professional o superior. Consulta Cerrar espacios.
⚠️ Importante: Cerrar o eliminar un área o plaza de aparcamiento cancela las reservas futuras en ella.
5. Configurar reglas de reserva y check-in
Las plazas de aparcamiento comparten su configuración de reservas con los escritorios. No hay ajustes separados para el aparcamiento. Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas, selecciona la oficina y revisa:
- Plazo máximo de reserva: cuántos días de antelación puede reservar cada función.
- Usuarios y Gerente de grupo no pueden reservar más de un escritorio o plaza de aparcamiento en la misma fecha y hora: evita que los usuarios reserven dos plazas de aparcamiento a la vez. Aun así, pueden reservar un escritorio y una plaza de aparcamiento para el mismo día.
- Reservar de forma anónima: oculta los nombres a otros usuarios.
- Reserva para invitados: qué funciones pueden reservar una plaza para un visitante.
- Check-in: Sin check-in, Check-in con clic y/o códigos QR o Check-in solo con códigos QR, además del Periodo de gracia y la Hora de cancelación automática más temprana. Las reservas sin check-in se liberan, así que la plaza queda disponible para otros.
- Registro automático por geolocalización con la app móvil de deskbird (Desks Professional o superior): registra a los usuarios al llegar a la oficina. No funciona con Sin check-in.
Haz clic en Guardar. Los cambios solo se aplican a las reservas futuras.
💡 Consejo: Si usas registro con código QR, coloca un cartel con el código QR en cada plaza o en la entrada del aparcamiento. Puedes descargar los códigos desde el icono QR en la página del área de estacionamiento. Consulta Códigos QR.
Para más detalles, consulta Configuración de reservas, Opciones de registro para recursos y salas de reuniones y Registro automático para reservas de escritorio y aparcamiento.
6. Solicitar matrículas
Con Desks Professional o superior, puedes solicitar una matrícula en las áreas de estacionamiento donde tu operador de garaje, sistema de barrera o equipo de seguridad la necesite.
- Abre el área de estacionamiento en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios.
- En Gestión de matrículas de vehículos, activa Solicitar una matrícula.
- Haz clic en Guardar.
Luego, los usuarios confirman un vehículo al reservar una plaza en esta área. La matrícula aparece en la lista de reservas y en la exportación de reservas, para que puedas entregar una lista diaria a tu operador de garaje. Para importación masiva, búsqueda de matrículas y lo que ven los usuarios, consulta Gestión de matrículas de vehículos.
7. Automatizar reservas de aparcamiento
Si tus empleados aparcan todos los días de oficina, las reservas automatizadas les ahorran tener que reservar una plaza cada vez.
- Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas y selecciona la oficina.
- En Reservas automatizadas, activa Aparcamiento y haz clic en Guardar.
- Los usuarios activan Usar reserva automatizada para plazas de aparcamiento en Perfil > Preferencias híbridas.
deskbird reserva entonces una plaza cada día que el usuario pone como Oficina. En áreas que requieren matrícula, se usa el vehículo predeterminado del usuario. Consulta Configurar reservas automatizadas.
8. Preguntas frecuentes
- El área de estacionamiento (y su piso) está publicada, no como borrador.
- El área o sus plazas no están cerradas.
- El área no está configurada como Acceso restringido para un grupo al que el usuario no pertenece.
- El usuario tiene acceso a la oficina.
- El área está colocada en el plano si los usuarios la buscan allí.
deskbird no tiene un conector integrado para barreras de aparcamiento o cámaras ANPR. Muchas empresas los conectan a través de la API pública (Desks Professional o superior): tu proveedor o integrador del sistema de aparcamiento lee las reservas de aparcamiento de deskbird y concede acceso en el sistema de barrera. Si solicitas matrículas, también puedes exportar una lista diaria de reservas con matrículas desde Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Reservas.
Sí. Las reservas de aparcamiento son por tiempo, así que una plaza puede ser reservada por varias personas el mismo día siempre que sus horarios no se solapen. Las reservas deben estar dentro del horario de apertura de las oficinas, que configuras en Admin > Lugar de trabajo > Configuración de oficina. Una reserva siempre empieza y termina el mismo día, así que un turno que pase de medianoche necesita dos reservas.
Crea un área de estacionamiento aparte para esas plazas y configura su acceso como Acceso restringido para los usuarios o grupos que pueden aparcar allí. Con Desks Professional o superior, también puedes usar Acceso prioritario, para que el grupo pueda reservar primero y el resto use las plazas restantes después.
Sí. Elige Huésped como tipo de reserva al reservar la plaza. Qué funciones pueden hacer esto se configura en Reserva para invitados en la configuración de reservas. Consulta Reservas para invitados.
Sí, con oficinas. Una oficina agrupa oficinas cercanas para que el aparcamiento se comparta entre ellas, y los usuarios pueden reservar una plaza en una oficina hermana sin cambiar de oficina. Oficinas está en beta y disponible bajo solicitud. Consulta Oficinas.
Si solicitas matrículas, busca la matrícula en deskbird para ver a qué usuario pertenece y si tiene una reserva para ese día. Consulta Gestión de matrículas de vehículos.