Con la función de registro automático, las personas se registran automáticamente en sus reservas de escritorio y estacionamiento al llegar a la oficina, sin necesidad de hacer nada manualmente. Esto evita cancelaciones por registros perdidos y asegura una experiencia fluida usando la geolocalización. En este artículo te contamos cómo activarlo para tu espacio de trabajo y qué deben hacer tus usuarios en su dispositivo.
- Requisitos
- Cómo activar el registro automático
- Uso de datos y privacidad
- Consejos para compartir con tus usuarios
- Preguntas frecuentes
1. Requisitos
Para activar el registro automático para tus usuarios, necesitas lo siguiente:
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Activación de la función:
- La oficina debe tener habilitado al menos el Registro simple (con clic y/o código QR).
- Activa el Registro automático en Admin > Configuración de reservas > Registro automático por geolocalización con la app móvil de deskbird.
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Última versión de la app:
- Las personas deben usar la versión más reciente de la app de deskbird en iOS o Android.
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Permisos de ubicación:
- Las personas deben configurar el acceso a la ubicación como Permitir siempre en los ajustes de su dispositivo para la app de deskbird.
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Opcional – Notificaciones push:
- Las personas pueden activar las notificaciones de registro en los ajustes de la app para recibir confirmación cuando el registro se complete automáticamente.
2. Cómo activar el registro automático
Para activar la función en una oficina, ve a Admin > Configuración de reservas > Registro automático por geolocalización y actívala para la oficina correspondiente.
Una vez activada, cada usuario debe activarla en su propio dispositivo. Esto es lo que deben hacer:
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Actualiza la app:
- Descarga la última versión de deskbird desde la App Store o Google Play Store.
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Actívalo en la app:
- Ve a Perfil > Registro automático en la app de deskbird.
- Activa el Registro automático.
- Selecciona la oficina correspondiente.
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Concede permisos de ubicación:
- Abre los ajustes del teléfono y busca la app de deskbird.
- Configura el acceso a la ubicación como Permitir siempre.
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Opcional – Activa las notificaciones:
- Permite las notificaciones de registro para recibir confirmación cuando el registro se complete automáticamente.
3. Uso de datos y privacidad
Así es como el registro automático gestiona los datos de ubicación de las personas — información útil para comunicar a tu equipo o revisar con tu DPO:
- No se almacena información personal de ubicación: deskbird nunca almacena ni comparte la ubicación de las personas.
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Funciona con geofencing:
- El sistema operativo (iOS/Android) detecta cuando una persona entra en un radio de 200 m alrededor de la oficina.
- Sólo entonces se activa el registro para la reserva de ese día.
- deskbird solo recibe una notificación del sistema operativo — nunca datos de ubicación en bruto.
- Las personas tienen el control: Si desactivan el acceso a la ubicación en los ajustes del teléfono, la función se desactiva automáticamente para ese usuario.
4. Consejos para compartir con tus usuarios
Si las personas informan que el registro automático no funciona correctamente, comparte estas recomendaciones:
- Usa siempre la versión más reciente de la app de deskbird.
- Configura el acceso a la ubicación como Permitir siempre — "Solo mientras se usa la app" no es suficiente para el geofencing.
- Activa las notificaciones push para confirmar los registros exitosos.
- Nota: iOS y Android pueden comportarse de forma ligeramente diferente respecto al manejo de la ubicación en segundo plano.
- El registro se activa una sola vez al entrar en el radio de 100 m alrededor de la oficina. No funciona de forma continua — si falla, no lo intentará de nuevo automáticamente y será necesario hacer el registro manualmente.
5. Preguntas frecuentes
El registro automático se desactivará para esa persona. Puede volver a activarlo en cualquier momento concediendo el acceso necesario a la ubicación en los ajustes de su dispositivo.
Sí. Actívalo en Admin > Configuración de reservas > Registro automático por geolocalización para cualquier oficina donde el registro esté habilitado. Una vez activo, las personas lo activan individualmente en su app.
El modo de bajo consumo o ahorro de batería puede interferir con la geolocalización y el geofencing. Comparte lo siguiente con las personas afectadas:
📱 Consejos para iOS:- El Modo de bajo consumo puede suspender las actualizaciones de ubicación en segundo plano. Se recomienda desactivarlo al ir a la oficina.
- Revisa en Ajustes > Batería si el Modo de bajo consumo está activado.
- Asegúrate de que deskbird tenga Permitir siempre en Ajustes > Privacidad y seguridad > Servicios de localización.
- El Ahorro de batería y la Batería adaptativa pueden retrasar o detener las actualizaciones de ubicación.
- Ve a Ajustes > Apps > deskbird > Batería y elige Sin restricciones.
- Asegúrate de que el permiso de ubicación esté en Permitir todo el tiempo.
- Recomienda a las personas desactivar el Ahorro de batería durante las horas de llegada a la oficina para que los registros sean más fiables.
El registro automático puede fallar ocasionalmente. Las razones más comunes son:
- Batería baja o modo de ahorro de batería: Puede limitar el rendimiento del GPS o suspender la actividad en segundo plano.
- Mala recepción: Una señal débil de red móvil o Wi-Fi puede impedir que la geolocalización se active correctamente.
- Antena GPS obstruida o dañada: Problemas de hardware pueden afectar la localización.
- Sin conexión a internet: Si el dispositivo está sin conexión al entrar en el radio de 100 m de la oficina.
- Acceso a la ubicación configurado solo como "Mientras se usa la app": Los registros en segundo plano requieren "Permitir siempre".
- Wi-Fi desactivado: Especialmente en iOS, el Wi-Fi debe estar activado para una geolocalización precisa.
- En una llamada al entrar en el radio: Algunas operadoras bloquean eventos de ubicación durante las llamadas.
- Restricciones en dispositivos corporativos: Los dispositivos gestionados pueden bloquear los registros de ubicación en segundo plano.
- El dispositivo nunca salió del radio de 100 m: Por ejemplo, si un dispositivo dedicado está siempre en la oficina.
Cuando el registro automático no se activa, normalmente es porque el dispositivo móvil nunca inició el intento basado en la ubicación. En estos casos, deskbird no recibe ninguna señal, por lo que no se realiza el registro ni se genera ningún registro en nuestro sistema.
El registro está diseñado para activarse una vez al entrar en el radio de 100 m alrededor de la oficina. No funciona de forma continua en segundo plano. Si el intento falla, no lo volverá a intentar automáticamente — será necesario hacer el registro manualmente.
Esto no es una limitación de la app de deskbird, sino que se debe a que el dispositivo no emite la señal del sistema basada en GPS. Siempre que el dispositivo intente emitir una señal de geofencing, el registro se realiza correctamente. Si no lo hace, casi siempre es por alguna de las limitaciones del dispositivo mencionadas arriba.
✅ Para reducir el riesgo de registros perdidos, recomendamos:
- Asegurarse de que el Modo de bajo consumo o el Ahorro de batería estén desactivados.
- Mantener el Wi-Fi activado y una conexión estable.
- Revisar si hay restricciones de gestión de dispositivos que puedan bloquear el acceso a la ubicación en segundo plano.
Si el problema ocurre solo en personas concretas pero funciona para otras, lo más probable es que sea una limitación específica del dispositivo. En estos casos, sugiere que contacten con tu equipo de IT interno para más ayuda.