La función de reserva para invitados te permite reservar escritorios o plazas de aparcamiento para visitantes externos, garantizando una llegada sin contratiempos y dando a tu equipo total transparencia sobre quién vendrá a la oficina. En este artículo te explicamos cómo crear reservas para invitados y cómo configurar quién puede hacerlas en tu espacio de trabajo.
1. Cómo reservar un escritorio o plaza de aparcamiento para un invitado
Ve a la sección Reservar en la app web de deskbird. Selecciona el recurso que quieras y luego elige Huésped como tipo de reserva. Ingresa el nombre y el correo electrónico del invitado.
El huésped recibirá un correo de confirmación con todos los detalles de la reserva. El propietario de la reserva también recibirá una copia. Si el check-in está habilitado, el propietario de la reserva debe hacer el check-in en nombre del invitado.
💡 Las reservas para invitados aparecen en las Próximas reservas del propietario de la reserva para que puedas editarlas fácilmente o hacer el check-in.
⚠️ Importante: No uses tu propio correo ni direcciones de correo repetidas para varias reservas de invitados. El correo electrónico se trata como un identificador único. Usa siempre el correo real del invitado o un formato como tu.nombre+nombre.invitado@dominio.com si no quieres que el invitado reciba un correo.
2. Preguntas frecuentes
Los Admin, admin de oficinas y managers pueden ver todas las reservas para invitados en sus respectivas oficinas. Todos los usuarios pueden ver la presencia de invitados en Planificar y saber quién más estará en la oficina. Esta transparencia ayuda a los equipos a coordinar los asientos o planificar conversaciones sensibles según sea necesario.
Cualquier reserva realizada usando el flujo de reserva para invitados se trata como una reserva para invitados, incluso si la persona reservada es un empleado. La clasificación depende de cómo se hace la reserva, no del estatus de la persona.
Puedes definir qué funciones de usuario (usuarios estándar, managers, gerentes de grupo) pueden crear reservas para invitados en Admin > Configuración de reservas > Reserva para invitados. Los administradores globales y admin de oficinas pueden hacer reservas para invitados por defecto.
💡 Si habilitas la reserva para invitados para usuarios estándar, ellos también serán responsables de hacer el check-in del invitado.
Las reservas para invitados son visibles según las funciones de usuario y la configuración de privacidad. Los propietarios de la reserva pueden marcar las reservas como Anónimas para ocultar su identidad, pero los invitados seguirán apareciendo como externos por motivos de cumplimiento y transparencia.
Los invitados están claramente marcados en el resumen de la oficina para que los compañeros sepan que alguien externo a la empresa está de visita. Si la configuración de privacidad de tu empresa limita la visibilidad del perfil, se aplican las mismas reglas a las reservas para invitados hechas por ese usuario.
Actualmente, es necesario reservar un escritorio o plaza de aparcamiento para asignar el estado "en funciones" a un invitado. Para una solución completa de gestión de visitantes —incluyendo check-ins, impresión de credenciales, notificaciones de llegada y más— explora la función Visitas: Visitas – Gestión de visitantes.