El check-in confirma que un escritorio, plaza de aparcamiento o sala de reuniones reservado realmente está siendo utilizado. Si nadie realiza el check-in, deskbird puede cancelar la reserva automáticamente, de modo que el espacio quede disponible para otros y tus datos de ocupación se mantengan precisos. Este artículo explica los métodos de check-in, cómo funcionan juntos el periodo de gracia y la hora de cancelación automática más temprana, y sobre qué reciben notificaciones los usuarios. Todas las configuraciones se aplican por oficina.
- Cómo funcionan juntos el check-in y la cancelación automática
- Elige un método de check-in
- Configura el periodo de gracia y la hora de cancelación automática más temprana
- Cancelación automática para salas de reuniones
- Recordatorios de registro y notificaciones de liberación
- Registro automático usando geolocalización
- Preguntas frecuentes
1. Cómo funcionan juntos el check-in y la cancelación automática
Los escritorios y las plazas de aparcamiento comparten una misma configuración de check-in. Las salas de reuniones tienen la suya propia. Ambas se configuran por oficina: selecciona la oficina en el menú desplegable junto al título de la página.
| Configuración | Escritorios y plazas de aparcamiento | Salas de reuniones |
| Dónde configurar | Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas | Admin > Salas de reuniones: Configuración general |
| Métodos de check-in | Sin check-in, Check-in con clic y/o Códigos QR, Check-in solo con Códigos QR | Los mismos tres métodos |
| Cancelación automática | Periodo de gracia después de que comience la reserva, pero nunca antes de la hora de cancelación automática más temprana | Un número fijo de minutos después de que comience la reunión |
| Recordatorios de registro | Al inicio de la reserva, o más tarde para reservas que comienzan antes de la hora de cancelación automática más temprana | 2 horas antes de que comience la reserva, enviado al organizador |
| Registro automático vía geolocalización | Disponible | No disponible |
💡 Importante saber: Las reservas solo se cancelan automáticamente cuando hay un método de check-in activo. Con Sin check-in, las reservas no utilizadas permanecen activas.
2. Elige un método de check-in
Ve a Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas (escritorios y plazas de aparcamiento) o Admin > Salas de reuniones: Configuración general (salas de reuniones), selecciona la oficina y elige una de las tres opciones en la sección Check-in. Luego haz clic en Guardar.
Sin check-in
Los usuarios no necesitan confirmar su presencia. Las reservas siguen siendo válidas sin ninguna acción adicional y nunca se cancelan automáticamente. Los usuarios aún pueden escanear códigos QR para reservar un espacio rápidamente.
- El registro automático vía geolocalización no funciona con esta opción.
Check-in con clic y/o Códigos QR
Los usuarios hacen check-in haciendo clic en Check in en la app web de deskbird, la app móvil o la app de Microsoft Teams, o escaneando el código QR en el espacio con la app móvil de deskbird.
- La app web, la app móvil y Microsoft Teams funcionan como una sola opción. No puedes desactivar una de ellas y mantener las otras activas.
- Si un usuario escanea un código QR, se le lleva a la página de check-in para confirmar la reserva.
Check-in solo con Códigos QR
Los usuarios solo pueden hacer check-in escaneando el código QR asignado al espacio reservado en la app móvil de deskbird. Esto confirma que están presentes físicamente.
- Los usuarios abren su reserva en la app móvil de deskbird y tocan Check in. Se abre el escáner de códigos QR y escanean el código en el escritorio, plaza de aparcamiento o sala de reuniones.
- Los usuarios necesitan la app móvil de deskbird.
- Los Admin no pueden hacer check-in para compañeros con esta opción. Consulta Check-in: Registrar a compañeros.
⚠️ Importante: Antes de elegir una opción con código QR, genera y coloca los códigos QR. Consulta Códigos QR.
3. Configura el periodo de gracia y la hora de cancelación automática más temprana
Para escritorios y plazas de aparcamiento, dos configuraciones en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas determinan cuándo se cancela una reserva no confirmada:
- Periodo de gracia: Si no se realiza el check-in, cancelar la reserva automáticamente: cuántos minutos después de que comience la reserva tienen los usuarios para hacer check-in.
- Hora de cancelación automática más temprana: la hora más temprana del día en la que se puede cancelar una reserva. Protege las reservas a primera hora de la mañana, por ejemplo, cuando alguien reserva desde las 07:00 pero llega a las 08:45.
Una reserva sin check-in se cancela en el momento que sea posterior entre estos dos:
- Hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia
- Hora de cancelación automática más temprana
La misma regla se aplica a todas las reservas, tanto por la mañana como por la tarde.
Escenarios de cancelación automática para escritorios y aparcamiento
| Escenario | Ejemplo | Cancelado a las |
| Inicio de la reserva + periodo de gracia es después de la hora de cancelación automática más temprana | Reserva a las 08:30, periodo de gracia 60 min, hora de cancelación automática más temprana 09:00. 08:30 + 60 min = 09:30, que es después de las 09:00. | 09:30 |
| La reserva comienza después de la hora de cancelación automática más temprana | Reserva a las 10:00, periodo de gracia 60 min, hora de cancelación automática más temprana 09:00. 10:00 + 60 min = 11:00. | 11:00 |
| Inicio de la reserva + periodo de gracia es antes de la hora de cancelación automática más temprana | Reserva a las 06:30, periodo de gracia 60 min, hora de cancelación automática más temprana 09:00. 06:30 + 60 min = 07:30, que es antes de las 09:00, así que la reserva se mantiene hasta las 09:00. | 09:00 |
| Periodo de gracia largo | Reserva a las 08:00, periodo de gracia 135 min, hora de cancelación automática más temprana 09:30. 08:00 + 135 min = 10:15, que es después de las 09:30. | 10:15 |
Resumen:
- Si la hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia es después de la hora de cancelación automática más temprana, la reserva se cancela al final del periodo de gracia.
- Si la hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia es antes de la hora de cancelación automática más temprana, la reserva se cancela a la hora de cancelación automática más temprana.
- Una reserva nunca se cancela antes de la hora de cancelación automática más temprana.
💡 Consejo: Usa la calculadora de abajo para comprobar cuándo se cancelará una reserva con tu configuración.
Calculadora para la hora de cancelación automática según la hora de inicio de la reserva, periodo de gracia y hora de cancelación automática más temprana.
4. Cancelación automática para salas de reuniones
Para las salas de reuniones, ve a Admin > Salas de reuniones: Configuración general y elige un método de check-in. Luego, establece Cancelar reservas automáticamente si el usuario no hace check-in hasta un número de minutos después de la hora programada de la reunión.
Las salas de reuniones no usan periodo de gracia ni hora de cancelación automática más temprana. La reserva se cancela a la hora de inicio de la reunión más los minutos que definas.
💡 Ejemplo: La configuración es de 10 minutos y una reunión empieza a las 10:00. Si nadie hace check-in, la reserva se cancela a las 10:10.
5. Recordatorios de registro y notificaciones de liberación
- Recordatorios de registro para escritorios y plazas de aparcamiento: se envían al inicio de la reserva. Para reservas que empiezan antes de la hora de cancelación automática más temprana, el recordatorio se envía más tarde, a la hora de cancelación automática más temprana menos el periodo de gracia.
- Recordatorios de registro para salas de reuniones: se envían al organizador de la reunión 2 horas antes de que empiece la reserva, o inmediatamente si la reserva se hace con menos de 2 horas de antelación. No se envía recordatorio si la oficina usa Check-in con solo códigos QR, si la reserva ya está registrada o si aún está pendiente de aprobación.
- Notificaciones de liberación: Cuando una reserva se cancela porque nadie hizo check-in, el usuario recibe una notificación push, una notificación en la app y un correo de cancelación.
Los usuarios eligen los canales (correo, push, Microsoft Teams) en Perfil > Notificaciones. Los admins no pueden cambiar la hora del recordatorio. Para más detalles y una calculadora de recordatorios, consulta Notificaciones: Horario de recordatorio de registro.
Para ver la experiencia del usuario, consulta Haz check-in en tu reserva de escritorio o aparcamiento.
6. Registro automático usando geolocalización
Con el registro automático, los usuarios quedan registrados en sus reservas de escritorio y aparcamiento al llegar a la oficina, usando la app móvil de deskbird. Actívalo por oficina con el interruptor Registro automático por geolocalización con la app móvil de deskbird en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas. Requiere uno de los dos métodos de check-in y está disponible en Desks Professional y superiores.
Para requisitos, configuración de usuario y solución de problemas, consulta Registro automático para reservas de escritorio y aparcamiento.
7. Preguntas frecuentes
La reserva se cancela en el momento más tardío entre dos opciones: la hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia (07:15) y la hora de cancelación automática más temprana. Si la hora de cancelación automática más temprana es a las 09:00, la reserva se cancela a las 09:00. Comprueba ambos valores en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas.
- La oficina usa Check-in con clic y/o códigos QR o Check-in con solo códigos QR. Con Sin check-in, las reservas nunca se cancelan automáticamente.
- Seleccionaste la oficina correcta en el desplegable y pulsaste Guardar.
- La hora de cancelación automática más temprana ya ha pasado para ese día.
No. Con Check-in con clic y/o códigos QR, la web, la app móvil y Microsoft Teams funcionan como una sola opción. Para limitar el check-in solo al espacio físico, elige Check-in con solo códigos QR.
Sí. Reciben una notificación push, una notificación en la app y un correo de cancelación.
No. El recordatorio para la sala de reuniones siempre se envía 2 horas antes de que empiece la reserva, y no hay un segundo recordatorio al inicio de la reunión. Los usuarios solo pueden elegir por qué canales recibirlo en Perfil > Notificaciones.
Sí, a menos que la oficina use Check-in con solo códigos QR. Consulta Check-in: Registrar a compañeros.
Sí, si el check-in es obligatorio en esa oficina. Las reservas automatizadas siguen las mismas reglas de check-in y cancelación automática que las reservas manuales. Consulta Configura reservas automatizadas.