deskbird envía notificaciones por correo electrónico, push, Microsoft Teams y Slack para mantener a los usuarios informados sobre sus reservas, programas y solicitudes. Este artículo enumera todas las notificaciones que los usuarios pueden recibir, cuáles pueden desactivar ellos mismos en Perfil > Notificaciones, cuáles siempre se envían y qué ajustes de admin afectan cuándo y cómo llegan.
- Cómo funcionan los ajustes de notificaciones
- Notificaciones que los usuarios pueden desactivar
- Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar
- Horario de los recordatorios de registro
- Notificaciones de cambios en el programa
- Notificación de "No hay escritorios disponibles"
- Preguntas frecuentes
1. Cómo funcionan los ajustes de notificaciones
Los usuarios gestionan sus propias preferencias de notificaciones desde Perfil > Notificaciones. Como admin, no puedes configurar los ajustes de notificaciones en nombre de los usuarios. Para la explicación dirigida a los usuarios sobre estos ajustes, remítelos a la sección Para usuarios de este centro de asistencia.
- Activadas por defecto: Los nuevos usuarios empiezan con todas las notificaciones en Perfil > Notificaciones activadas.
- Sólo se puede desactivar un subconjunto: Los interruptores en Perfil > Notificaciones cubren un conjunto específico de notificaciones (ver Notificaciones que los usuarios pueden desactivar). Todas las demás notificaciones se envían siempre que se use la función relacionada (ver Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar).
- Los interruptores dependen de las funciones activadas: Un interruptor sólo aparece si la función correspondiente está activa para el usuario, por ejemplo programación, reserva de escritorios o salas de reuniones. Solicitudes de seguimiento sólo aparece para usuarios con un perfil privado.
- Slack: La app de Slack de deskbird no tiene interruptores de notificaciones separados. Sus ajustes de notificaciones enlazan a la misma página de Perfil > Notificaciones. La sincronización de estado de Slack (mostrar oficina o casa en el estado de Slack) es un ajuste aparte en la configuración de la app de Slack.
2. Notificaciones que los usuarios pueden desactivar
Estas notificaciones aparecen en Perfil > Notificaciones, agrupadas como se muestra a continuación.
Programación de días de trabajo híbrido
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Programa tus recordatorios | Recordatorio semanal para planificar los próximos días de trabajo híbrido. | Email, Push |
| Cambios en el programa | Cuando un manager cambia el programa del usuario y elige notificarle (ver Notificaciones de cambios en el programa). |
Escritorios y aparcamiento
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Invitaciones de calendario | Por cada reserva de escritorio o aparcamiento que haga el usuario. | Email, Slack (si el usuario ha conectado Slack) |
| Recordatorios de registro | Alrededor del inicio de la reserva, para que el usuario haga check-in antes de que la reserva se cancele automáticamente (ver Horario de los recordatorios de registro). | Email, Push, Microsoft Teams |
| Actualizaciones de reserva | Cuando se actualiza o cancela una reserva. | Microsoft Teams |
| Mensajes de cancelación | Cuando se cancela una reserva. | Email, Push, Slack (si el usuario ha conectado Slack) |
⚠️ Las cancelaciones causadas por un cambio en la política de la oficina o por el traslado de un escritorio pueden seguir enviando una notificación, incluso si Mensajes de cancelación está desactivado.
Salas de reuniones
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Recordatorios de registro | 2 horas antes de que empiece la reserva de la sala de reuniones, al organizador (inmediatamente si la reserva se hace con menos de 2 horas de antelación). Ver Horario de los recordatorios de registro. | Email, Push, Microsoft Teams |
| Actualizaciones de reserva | Cuando se actualiza o cancela una reserva de sala de reuniones. | Microsoft Teams |
💡 Los interruptores de salas de reuniones sólo cubren los recordatorios de registro y las actualizaciones de reserva en Microsoft Teams. Los correos de confirmación, actualización y cancelación con invitaciones de calendario siempre se envían (ver Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar).
Otros
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Solicitudes de seguimiento | Cuando alguien solicita seguir al usuario. Sólo disponible para usuarios con un perfil privado. |
3. Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar
Las siguientes notificaciones se envían siempre que se utiliza la función relacionada. No tienen interruptor en Perfil > Notificaciones. Cuando el remitente controla la notificación, se indica a continuación.
Homologaciones de política de trabajo híbrido
- Resumen de homologaciones pendientes (para managers): Correo electrónico con la lista de miembros del equipo con solicitudes pendientes, por ejemplo días o semanas remotas extra que necesitan aprobación. Se envía los martes y viernes a las 12:00 en la zona horaria de la oficina del manager.
- Programa aprobado o rechazado (para empleados): Correo electrónico cuando un manager aprueba o rechaza la semana del empleado.
Aprobaciones de reserva para salas de reuniones
- Para el solicitante: Correo electrónico cuando la solicitud se envía, aprueba o rechaza.
- Para los homologadores: Correo electrónico a los homologadores asignados a esa sala específica (no a todos los homologadores de la oficina). Si el solicitante también es homologador de la sala, no recibe el correo de homologador.
Reservas de salas de reuniones
- Confirmaciones y actualizaciones: Correo electrónico con una invitación de calendario para el creador de la reserva y los invitados.
- Cancelaciones: Cancelación de calendario para el propietario de la reserva, asistentes y homologadores de la sala.
- Conflictos de tiempos libres: Correo electrónico al organizador si la reserva entra en conflicto con los tiempos libres de la sala.
Eventos en el lugar de trabajo
- Al crear un evento, el organizador decide si envía un correo electrónico a todos los usuarios con la opción Notificar a todos los usuarios por email. Los invitados no pueden darse de baja de estos correos desde su perfil.
- El organizador siempre recibe un correo de confirmación con una invitación de calendario (archivo
.ics), incluso cuando Notificar a todos los usuarios por email está desactivado. El organizador también puede recibir correos de actualización y cancelación del evento. Ver Eventos.
Visitas
- Para los visitantes: Correos electrónicos cuando se programa, cambia o cancela una visita, y un recordatorio antes de la visita. El huésped u organizador decide si notifica al visitante cada vez que crea, cambia o cancela una visita. Los correos de recordatorio sólo se envían si los recordatorios de visita están activados para la oficina.
- Para los huéspedes y organizadores: Notificación cuando su invitado hace check-in y un recordatorio de check-out. Se envía por email y Microsoft Teams.
Reserva para invitados
- El huésped y el invitado reciben correos electrónicos cuando se crea o cancela una reserva de escritorio para invitados, y un recordatorio antes de la reserva.
Entradas
- Los managers de ticketing, asignados, reporteros y proveedores reciben correos electrónicos cuando se crea, actualiza o cancela una entrada. La persona que realizó el cambio no recibe un correo sobre su propia acción.
Reserva automatizada
- Correo electrónico cuando deskbird no puede reservar un recurso para un usuario que ha activado la reserva automatizada para ese tipo de recurso (ver Notificación de "No hay escritorios disponibles"). Los usuarios controlan esto a través de su preferencia de reserva automatizada, no desde Perfil > Notificaciones.
Cuenta e inicio de sesión
- Verificación de correo electrónico al registrarse
- Correos de restablecimiento de contraseña
- Invitaciones para unirse a deskbird
- Correos de recordatorio enviados cuando un admin notifica a usuarios con estado
provisioned
💡 Los correos electrónicos de solicitudes de servicio se envían al correo externo del proveedor configurado para la categoría de servicio, no a usuarios de deskbird.
4. Horario de los recordatorios de registro
Los usuarios pueden activar un recordatorio de check-in para reservas de escritorio/aparcamiento y salas de reuniones. Los admins no pueden cambiar la hora del recordatorio.
Escritorios y plazas de aparcamiento: El horario depende de los ajustes de periodo de gracia que configures en Admin > Escritorios, aparcamiento y otros: Configuración de reservas (Periodo de gracia y Hora de cancelación automática más temprana). Ver Ajustes de check-in y cancelación automática.
La regla para escritorios y plazas de aparcamiento es:
- Si la reserva empieza a la hora o después de la hora de cancelación automática más temprana, el recordatorio se envía al inicio de la reserva.
- Si la reserva empieza antes de la hora de cancelación automática más temprana (por ejemplo, una reserva de día completo que empieza a las 07:00 cuando la hora de cancelación automática más temprana es a las 09:00), el recordatorio se envía a hora de cancelación automática más temprana menos la duración del periodo de gracia.
Salas de reuniones: El recordatorio se envía al organizador de la reunión 2 horas antes de que empiece la reserva. Si la reserva se crea con menos de 2 horas de antelación, el recordatorio se envía inmediatamente. No se envía si:
- no se requiere check-in para la sala de reuniones,
- la oficina usa Check-in con solo códigos QR,
- la reserva ya está registrada, o
- la reserva sigue esperando aprobación.
Usa la calculadora de abajo para comprobar cuándo se enviará un recordatorio de escritorio o aparcamiento según tu configuración de periodo de gracia:
5. Notificaciones de cambios en el programa
Cuando actualizas el programa híbrido de un usuario como Admin o Manager, puedes elegir si quieres avisarle por correo electrónico sobre el cambio. Si lo haces, el usuario recibirá el correo a menos que haya desactivado Cambios en el programa en Perfil > Notificaciones (esta opción está activada por defecto).
También puedes enviarte una copia del correo. Tu copia se enviará sin importar la configuración de notificaciones del usuario.
6. Notificación de "No hay escritorios disponibles"
Si el sistema de reserva automatizada no puede reservar un escritorio o estacionamiento para un usuario (porque todos los espacios adecuados ya estaban ocupados cuando el sistema intentó hacer la reserva), el usuario recibirá un correo con el asunto "No hay escritorios o plazas de aparcamiento disponibles." Tendrá que reservar un espacio manualmente para ese día.
Este correo solo se envía a los usuarios que tienen activada la reserva automatizada para ese tipo de recurso.
💡 Esta notificación no se puede desactivar en Perfil > Notificaciones. Los usuarios que desactiven la reserva automatizada dejarán de recibirla.
7. Preguntas frecuentes
No. Los Admins no pueden cambiar la configuración de notificaciones en nombre de los usuarios. Cada usuario gestiona su propia configuración en Perfil > Notificaciones. Los nuevos usuarios empiezan con todas estas notificaciones activadas.
Los interruptores solo aparecen para las funciones que están activas para el usuario. Por ejemplo, los interruptores de escritorio y plaza de aparcamiento solo aparecen si la reserva de escritorio está disponible para ellos. Solicitudes de seguimiento solo aparece para los usuarios con un perfil privado.
Las cancelaciones causadas por un cambio en la política de la oficina o por el traslado de un escritorio pueden seguir enviando una notificación, incluso si Mensajes de cancelación está desactivado.
Los interruptores de sala de reuniones solo cubren los recordatorios de registro y las actualizaciones de reservas de Microsoft Teams. Los correos de confirmación, actualización y cancelación con invitaciones de calendario, los correos de aprobación de reservas y los correos de conflicto de tiempo libre siempre se envían.
En Perfil > Notificaciones. La app de Slack de deskbird enlaza a la misma página y no tiene interruptores de notificaciones separados. La sincronización de estado de Slack es una configuración aparte en los ajustes de la app de Slack.
Los correos a visitantes dependen del huésped u organizador. Al crear, cambiar o cancelar una visita, ellos deciden si notifican al visitante. Los correos recordatorios solo se envían si los recordatorios de visita están activados para la oficina.