Crea entusiasmo en el lugar de trabajo y fomenta conexiones reales con los Eventos en deskbird. Ya sea que estés organizando un almuerzo, un taller o un anuncio para toda la empresa, Eventos facilita reunir a las personas y aumentar la asistencia en la oficina.
Los usuarios pueden descubrir los próximos eventos en su vista de programación, confirmar su asistencia (RSVP) con un solo clic y ver quién más se une, todo en un mismo flujo. Este artículo explica cómo crear eventos, quién puede crearlos, qué correos electrónicos reciben los invitados y organizadores, y cómo los eventos se sincronizan con los calendarios.
- ¿Qué son los eventos?
- Crear un evento
- Gestionar quién puede crear eventos
- Sincronización del calendario con Google o Microsoft, seguimiento de RSVP y correos de invitación
- Ver y responder a eventos
- Inspiración para eventos
- Preguntas frecuentes
1. ¿Qué son los eventos?
Los Eventos están diseñados para crear un ambiente de entusiasmo y comunidad en torno a las reuniones presenciales en la oficina. Motivar a los usuarios a ir a la oficina y optimizar el uso del espacio de trabajo son factores clave para la productividad y el compromiso.
Con Eventos, tienes una herramienta poderosa para:
- Motivar a los usuarios a ir a la oficina
- Fortalecer la cultura del equipo a través de conexiones reales
- Promover la visibilidad de actividades clave y novedades de la empresa
Ya sea un almuerzo de equipo, una celebración, un taller híbrido o un anuncio para toda la oficina, la función de Eventos de deskbird te ayuda a planificar, compartir y gestionar todo en solo unos clics.
2. Crear un evento
Hay dos formas de crear un evento, según tu función y permisos.
Desde el Admin
Los Admin globales y los Admin de oficina pueden ir a Admin > Workforce > Events y hacer clic en Add event.
Completa el formulario con:
- Nombre del evento y emoji
- Fecha y hora
- Invitados: grupos de usuarios, personas individuales o toda la oficina
- Ubicación y descripción opcional
- Ajustes de RSVP y correo electrónico (ver Invitaciones por correo electrónico)
Puedes establecer un límite de asistencia al crear un evento. Una vez publicado, el límite no se puede cambiar. Cuando se alcanza el número máximo de huéspedes, los registros adicionales se colocan automáticamente en una lista de espera. Si un huésped confirmado rechaza su lugar, la siguiente persona en la lista de espera entra automáticamente al evento. La página del evento también muestra cuántos lugares quedan, dando total transparencia a organizadores y asistentes. Esto facilita la gestión de eventos con capacidad limitada, como talleres, almuerzos en la oficina o actividades de equipo.
Haz clic en Publish event para compartirlo.
Desde la vista de Programa (Feed personal)
Si tienes permiso, verás un icono ➕ junto a View all upcoming events debajo del calendario en tu pestaña de Programa. Haz clic para crear y enviar un evento directamente desde tu propia vista. Para instrucciones paso a paso, consulta Crear un evento de oficina.
3. Gestionar quién puede crear eventos
Por defecto:
- Los Admin globales y los Admin de oficina siempre pueden crear eventos.
Los Admin globales pueden otorgar acceso para crear eventos a:
- Managers
- Usuarios
- Gerentes de grupo
💡 Consejo: Estos permisos se pueden actualizar desde el panel de Permisos de función en la vista de admin de Eventos.
Disponibilidad en plataformas
| Plataforma | Qué puedes hacer |
| Web App & MS Teams | ✅ Crear, ver, RSVP, gestionar |
| Móvil (iOS/Android) | ✅ Solo ver y RSVP |
⚠️ Apps móviles: Por ahora, la creación y edición de eventos solo está disponible en la web app y en Microsoft Teams.
4. Sincronización del calendario con Google o Microsoft, seguimiento de RSVP y correos de invitación
Si la sincronización del calendario con Google o Microsoft está activada, los eventos creados en deskbird se añaden automáticamente a los calendarios de los usuarios.
Comportamiento en el calendario
- Sí: añadido como Ocupado
- Quizás: añadido como Libre
- No: la entrada del calendario se elimina
El RSVP también envía un archivo .ics por correo electrónico. Los organizadores pueden desactivar las respuestas de RSVP para eventos individuales si lo desean.
Invitaciones por correo electrónico
Al crear un evento, la opción Notify all users by email decide si los invitados reciben una invitación por correo electrónico con una invitación de calendario (.ics):
- Activado: todos los invitados reciben una invitación por correo electrónico con el archivo de calendario.
- Desactivado: los invitados no reciben invitación por correo electrónico. Aun así, ven el evento en su vista de Programa y pueden confirmar asistencia allí.
⚠️ El organizador siempre recibe una invitación: El organizador del evento siempre recibe un correo de confirmación con la invitación de calendario (.ics) y se marca automáticamente como asistente, incluso si Notify all users by email está desactivado. Como el evento está en el calendario del organizador, también puede recibir correos de actualización o cancelación si el evento se edita o elimina. Esto no significa que los demás invitados hayan sido notificados.
5. Ver y responder a eventos
Los usuarios pueden ver los próximos eventos en la vista de Programa, resaltados con el emoji 🎉 en la fecha, o a través de View all upcoming events en el calendario. Al abrir un evento, ven la ubicación, hora, organizador, lista de asistentes y descripción, y pueden confirmar asistencia (RSVP) con un solo clic. Para ver la experiencia desde el lado del usuario, consulta RSVP a un evento de oficina.
💡 Solo para Admins: La lista completa de eventos (Próximos y Pasados) solo está disponible para los Admins en Admin > Workforce > Events.
6. Inspiración para eventos
¿Necesitas ideas para empezar?
- 🍕 Pizza Party: recompensa a tu equipo con un almuerzo
- 🤝 Encuentro entre equipos: fomenta la colaboración
- 💬 Preguntas y respuestas con la dirección: mantén la comunicación abierta
- 🧘 Hora de bienestar: yoga, meditación o una pausa juntos
- 📢 Actualización importante: comparte novedades sin RSVP
Usa los eventos de forma estratégica para aumentar la presencia en la oficina y crear momentos a los que los usuarios realmente quieran unirse.
7. Preguntas frecuentes
Esto es normal. Como organizador, siempre recibes un correo de confirmación con la invitación de calendario (.ics) y se te marca automáticamente como asistente. La configuración solo controla los correos a los demás invitados. Como el evento está en tu calendario, también puedes recibir correos de actualización o cancelación si el evento cambia.
- Verifica si Notify all users by email estaba activado al crear el evento. Si estaba desactivado, los invitados no reciben invitación por correo.
- Comprueba que seleccionaste los grupos de usuarios, personas o oficinas correctos como invitados.
- Pide a los invitados que busquen el evento en su vista de Programa. Los invitados lo ven ahí y pueden confirmar asistencia, incluso sin correo.
Los invitados que recibieron la invitación por correo son notificados de los cambios por email. Los que no recibieron la invitación original normalmente no reciben correo, pero ven los cambios en deskbird.
No. El límite de asistencia no se puede cambiar una vez publicado el evento. Cuando se alcanza el límite, los registros adicionales pasan automáticamente a la lista de espera.
Los Admin globales y los Admin de oficina siempre pueden crear eventos. Los Admin globales pueden otorgar acceso para crear eventos a Managers, Usuarios y Gerentes de grupo desde el panel de Permisos de función en la vista de admin de Eventos.
No. En las apps de iOS y Android puedes ver eventos y confirmar asistencia (RSVP). La creación y edición de eventos está disponible en la web app y en Microsoft Teams.
Los Admins pueden ver todos los eventos próximos y pasados en Admin > Workforce > Events. Los usuarios ven los eventos a los que están invitados en su vista de Programa.