Con las políticas flexibles, deskbird elimina la necesidad de realizar cálculos manuales y que consumen tiempo sobre cuántos días los empleados han estado en la oficina o en casa. La asistencia de los empleados se registra automáticamente, lo que ahorra tiempo y minimiza errores humanos para que los managers puedan centrarse en otras tareas. Cuando estableces un mínimo o máximo de días para trabajar desde casa o venir a la oficina, animas a los empleados a planificar su semana de forma autónoma, a la vez que les das un marco claro.
- Crear una política
- Editar / eliminar políticas existentes
- ¿Qué ven los managers / empleados?
- Preguntas frecuentes
1. Crear una política
💡 Nota: Solo los admins globales pueden crear o editar políticas flexibles.
⚠️ Límites del plan: En los planes Escritorios Free y Business, tu empresa solo puede tener una política de trabajo híbrido en total. Las políticas activas y programadas cuentan, así que no puedes programar una sucesora mientras una política esté activa. Los flujos de aprobación que involucran managers no están disponibles en estos planes. Escritorios Professional y superiores incluyen políticas ilimitadas y todos los flujos de aprobación. Consulta Disponibilidad de funciones para más detalles.
Para crear una política, ve a Admin > Workforce > Políticas flexibles y haz clic en Añadir política. La configuración tiene tres pasos: Configuración, Asignados y Información adicional.
Establecer reglas para una política
En el paso de Configuración, defines cómo se espera que trabajen los empleados:
- Oficina: Establece el número mínimo de días que los empleados trabajan desde la oficina.
- Remoto: Establece el número máximo de días remotos.
- Añadir regla de política: Combina dos reglas en una sola política, por ejemplo, un mínimo de días en la oficina por semana y un máximo de días remotos por mes.
- Periodo: Elige si una regla se aplica por semana, por mes o por año.
⚠️ Importante para políticas anuales: Los datos de asistencia se anonimizan después de un periodo definido. El valor predeterminado es 180 días, y esta es la configuración recomendada: los registros personales de asistencia se conservan solo el tiempo que suelen ser necesarios. Los registros en sí no se eliminan, pero se elimina el vínculo con el usuario individual.
Una política anual necesita un año completo de datos vinculados al usuario para contar correctamente. Con el periodo recomendado de 180 días, los días de la primera mitad del año dejan de contarse a medida que avanza el año.
Si quieres aplicar una política anual, el periodo de anonimización debe ampliarse a al menos 366 días. Antes de solicitar esto, confirma con tu responsable de protección de datos o quien gestione la retención de datos en tu organización que tienes permiso para almacenar datos personales de asistencia durante ese periodo. Mantener los datos más tiempo que el valor predeterminado recomendado es una decisión que debe tomar tu organización de forma deliberada. Una vez aclarado esto, contacta con support@deskbird.com para ajustar el periodo. El cambio no es retroactivo: los vínculos de usuario que ya hayan sido anonimizados no se pueden restaurar.
También puedes definir días fijos en la oficina para asegurar la colaboración y optimizar el uso del espacio de trabajo.
En Medias jornadas, elige cómo cuentan las medias jornadas en la política: Contar medias jornadas como 0,5 días (por defecto), Contar medias jornadas como 1 día o No contar medias jornadas en las políticas.
Asignar usuarios y grupos a una política
En el paso de Asignados, elige a quién se aplica la política.
Equipos/Usuarios
- Aplica políticas a grupos de usuarios (por ejemplo, departamentos o equipos).
- Configura los grupos manualmente, vía HRIS o mediante SCIM.
- Añade excepciones para usuarios concretos de un grupo con Eliminar usuarios de esta política.
Política de empresa
- Aplica una sola política a toda la organización.
- Utiliza excepciones para excluir a usuarios concretos de la política de empresa.
Establecer fecha de activación
En el paso de Información adicional, pon nombre a la política y decide en Fecha de activación cuándo debe entrar en vigor:
- Inmediatamente
- El próximo mes: al inicio del próximo mes
- Personalizada: en la fecha que elijas
Elegir un flujo de aprobación
Escritorios Professional y superiores
Puedes decidir si el programa semanal de los empleados requiere la aprobación del manager.
- Sin flujo de aprobación: Los empleados establecen su programa sin aprobación. La asistencia se registra automáticamente.
- Aprobación por días de oficina faltantes (políticas de oficina) o Aprobación por días excedidos (políticas remotas): Los managers solo revisan los programas que no cumplen el mínimo de días en la oficina o superan el máximo de días remotos.
- Aprobación plena del director: Los managers revisan y aprueban todos los programas de los empleados asignados a la política.
En los planes Escritorios Free y Business, solo se puede seleccionar Sin flujo de aprobación. Las demás opciones aparecen con un distintivo de actualización.
Configurar la configuración personalizada de los estados
No todos los tipos de estado son claramente "Oficina" o "Remoto". Puedes definir cómo se cuentan otros estados (por ejemplo, viaje de negocios, formación).
Para hacerlo:
- Ve a Admin > Workforce > Políticas flexibles.
- Haz clic en Configuración personalizada de los estados.
- Para cada estado, selecciona Oficina o Remoto, luego haz clic en Confirmar.
Los estados de oficina y remoto siempre se incluyen. Desconocido y Días festivos se excluyen del cálculo.
💡 ¿Necesitas estados nuevos o personalizados? Los admins pueden crearlos y editarlos en Admin > Workforce > Configuración de Workforce en la sección Opciones de programación. Consulta Configuración de Workforce.
Descargar un informe de política
Puedes descargar un informe de Excel para hacer seguimiento del cumplimiento de una política activa: haz clic en el icono de exportar (Exportar informe) junto a la política en la lista. El informe solo está disponible si:
- La política tiene una regla semanal.
- Hay al menos un usuario asignado.
- La política ya está activa.
Los informes te ayudan a monitorizar qué empleados cumplen las reglas y detectar tendencias en el trabajo remoto vs. en la oficina.
2. Editar / eliminar políticas existentes
Editar una política
- Políticas activas: Solo puedes editar el nombre de la política y los usuarios asignados.
- Políticas programadas (futuras): Puedes editar todos los ajustes, incluidas las reglas y los días fijos.
Eliminar una política
Puedes eliminar una política en cualquier momento. Al eliminarla, se quitará de todos los empleados asignados y no se puede deshacer.
3. ¿Qué ven los managers / empleados?
Vista de manager
Los managers tienen acceso a una pestaña Tu equipo en deskbird:
- Ver la asistencia de todos los miembros del equipo en un solo lugar.
- Aprobar o rechazar las solicitudes de días de trabajo de los empleados.
- Monitorizar quién cumple su política de trabajo híbrido.
Esto permite una mejor planificación y coordinación del equipo.
💡 La pestaña Tu equipo solo se muestra si la persona tiene informes directos asignados, según las relaciones con los directivos.
Vista de empleado
Con aprobación del manager
- Los empleados envían una solicitud para sus días de trabajo.
- Los managers aprueban o rechazan la solicitud.
- Si se aprueba, el estado queda confirmado.
- Si se rechaza, el empleado recibe un correo y el estado pasa a rechazado.
Sin aprobación del manager
- No se necesita aprobación. La asistencia se confirma de inmediato.
Los empleados pueden ver su estado de cumplimiento en cualquier momento desde el feed de deskbird (web o móvil).
Si ciertos días de la semana se designan como días de oficina bajo una regla flexible (por ejemplo, lunes y viernes), el sistema los trata como días fijos de asistencia a la oficina. Si se introduce un estado diferente en uno de estos días, el sistema lo marcará y mostrará una advertencia. Un símbolo 💡 resalta los días en los que el usuario no sigue los días de oficina definidos.
4. Preguntas frecuentes
Depende de tu plan. En los planes Desks Free y Business, tu empresa puede tener una sola política de trabajo híbrido en total, que puedes asignar a toda la empresa o a grupos de usuarios específicos. Tanto las políticas activas como las programadas cuentan para este límite. Una vez alcanzado, el botón Añadir política muestra un icono de candado y abre un mensaje de actualización en lugar de la configuración. Para desbloquear más políticas, usa Contactar con Customer Success en ese mensaje.
Desks Professional y superiores incluyen políticas ilimitadas, así que diferentes equipos pueden seguir reglas distintas, y todos los flujos de aprobación (Aprobación por días en el sitio faltantes, Aprobación por días excedidos y Aprobación plena del director).
La pestaña Tu equipo solo aparece para los usuarios asignados como managers de personas cubiertas por una política de trabajo híbrido que requiere aprobación. Si no hay ningún flujo de aprobación activo o no hay subordinados directos asignados, la pestaña no se mostrará. Puedes configurar las relaciones con los directivos en Admin > Gestión de usuarios > Relaciones con los directivos.
No. Las reservas existentes no se ven afectadas cuando se rechaza una solicitud de programación. El flujo de aprobación solo aplica a los estados semanales y la programación, no a las reservas individuales de recursos. Si se rechaza una solicitud, la persona debe ajustar su programación y enviar una nueva solicitud. Una vez que el manager apruebe la solicitud actualizada, las mismas reservas seguirán vigentes.
No. Cada usuario solo puede tener asignada una política de trabajo híbrido activa a la vez. Si un usuario forma parte de un grupo que ya tiene una política, puedes usar las excepciones para excluirlo y asignarle una política diferente de forma individual.
Si un empleado se mueve a un grupo de usuarios diferente que tiene su propia política de trabajo híbrido, se aplicará automáticamente la política del nuevo grupo. Si el nuevo grupo no tiene una política, el empleado dejará de estar cubierto por cualquier política de trabajo híbrido, a menos que se le asigne una de forma individual o exista una política para toda la empresa.
No. Para las políticas activas, solo puedes editar el nombre de la política y los usuarios asignados. Si necesitas cambiar las reglas (por ejemplo, el número de días requeridos o los días fijos en la oficina), tendrás que crear una nueva política con las reglas actualizadas y asignarla a los usuarios correspondientes. Las políticas programadas (futuras) sí se pueden editar completamente antes de su fecha de activación.
En los planes Desks Free y Business, una nueva política cuenta para el límite de una política, así que elimina la política existente antes de crear la nueva.
Los datos de asistencia se separan del usuario individual después del periodo de anonimización definido. La configuración predeterminada y recomendada es de 180 días, por lo que una política anual va perdiendo sus días más antiguos a medida que avanza el año. Para contar un año completo, el periodo de anonimización debe ser de al menos 366 días, lo que significa que tu organización debe tener permiso para conservar los datos personales de asistencia durante ese tiempo. Una vez confirmado internamente, el periodo se puede ajustar solicitándolo a support@deskbird.com. El cambio no se aplica de forma retroactiva.
Si tienes exportaciones archivadas o datos recuperados a través de la Public API, el uso hasta la fecha se puede calcular fuera de deskbird. Crea una política temporal que cubra solo el saldo o requisito restante para el resto del año y vuelve a la política anual estándar en el siguiente cambio de año.
Sin una copia histórica, no se puede reconstruir el uso exacto por usuario. En ese caso, una política mensual o semanal es la opción más fiable para lo que queda de año.
Las exportaciones regulares desde Análisis de personal (por ejemplo, trimestrales) o una extracción recurrente a través de la Public API funcionan bien como archivo y registro de auditoría. Ten en cuenta que estas exportaciones no se integran en el contador de la política de trabajo híbrido, así que no sustituyen un periodo de anonimización lo suficientemente largo.