Los ajustes de Workforce permiten a los administradores configurar cómo funciona la planificación en toda tu organización en deskbird. Desde una sola página, puedes habilitar la planificación de media jornada, personalizar los estados de planificación que ven tus usuarios y controlar hasta qué punto pueden ver y editar los horarios pasados según los diferentes roles, asegurando que la configuración de planificación se adapte realmente a la forma en que trabajan tus equipos.
- Acceder a los ajustes de Workforce
- Planificación de media jornada
- Acceso a la planificación pasada
- Estados de planificación
- Preguntas frecuentes
1. Acceder a los ajustes de Workforce
Los ajustes de Workforce son gestionados por los administradores globales en el Portal de administrador.
Para abrir la página, ve a Admin > Workforce > Ajustes de Workforce.
Desde aquí, puedes configurar tres áreas:
- Planificación de media jornada — habilita o deshabilita la planificación de media jornada para todos los usuarios.
- Acceso a la planificación pasada — controla hasta cuántas semanas atrás los usuarios y administradores pueden ver y editar horarios pasados.
- Estados de planificación — gestiona los estados que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral.
Cada sección tiene sus propios botones de Guardar y Restablecer. Los cambios solo se aplican cuando haces clic en Guardar.
2. Planificación de media jornada
La planificación de media jornada permite a los usuarios planificar dos estados diferentes para el mismo día — por ejemplo, Oficina por la mañana y Trabajo móvil por la tarde. Esto es útil para equipos con esquemas híbridos flexibles, turnos divididos o días parciales libres.
Habilitar la planificación de media jornada
- Ve a Admin > Workforce > Ajustes de Workforce.
- En Planificación de media jornada, activa la opción Habilitar planificación de media jornada para todos los usuarios en deskbird.
- Haz clic en Guardar.
Una vez habilitada, los usuarios de deskbird podrán programar dos estados diferentes para el mismo día. Al configurar las políticas, puedes definir cómo se calculan las medias jornadas para asegurar un seguimiento y cumplimiento precisos.
Definir la hora intermedia
La hora intermedia determina cómo se divide la jornada laboral en dos mitades y afecta los periodos de reserva y el seguimiento de asistencia.
Para configurarla, ve a Admin > Workspace > Ajustes de la oficina y establece la hora intermedia (por ejemplo, 13:00) para la oficina correspondiente.
💡 Consejo: La sincronización HRIS para la planificación de media jornada es compatible con Personio y HiBob. Pronto se añadirán más proveedores.
3. Acceso a la planificación pasada
La sección de Acceso a la planificación pasada controla hasta cuántas semanas atrás pueden ver y editar los horarios los diferentes roles de usuario. Esto te permite adaptar el acceso a la planificación según los requisitos de cumplimiento, RRHH e informes de tu empresa.
Puedes configurar dos grupos de roles por separado, cada uno con su propio periodo de visualización y edición.
Usuarios regulares, responsables de grupo y responsables de línea
Controla el acceso a la planificación de los compañeros (ver), la propia planificación (ver y editar) y la planificación de los compañeros gestionados (ver y editar).
- Acceso de visualización — número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden ver los horarios.
- Acceso de edición — número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden editar los horarios.
Administradores globales, administradores de oficina, managers y sus respectivos Roles & permisos
Controla el acceso a la planificación de todos los compañeros (ver y editar). Esto también aplica a todos los Roles & permisos que tengan activados los permisos Ver planificación de todos los usuarios y Gestionar planificación de todos los usuarios.
- Acceso de visualización — número de semanas hacia atrás que estos roles pueden ver los horarios.
- Acceso de edición — número de semanas hacia atrás que estos roles pueden editar los horarios.
Reglas de configuración
- Tanto los periodos de visualización como de edición pueden configurarse de 0 a 52 semanas.
- Si estableces el valor en 0, se desactiva completamente el acceso al pasado para ese grupo de roles.
- El periodo de edición no puede ser mayor que el de visualización — los usuarios deben poder ver un horario antes de poder editarlo.
- El valor predeterminado es 1 semana tanto para ver como para editar. Las empresas que no cambien nada mantendrán este valor por defecto.
Una vez que hayas realizado los cambios, haz clic en Guardar para aplicarlos. Haz clic en Restablecer para descartar los cambios no guardados.
⚠️ Importante: Quién puede actuar sobre el horario de quién depende aún del rol del usuario (administrador global, administrador de oficina, manager, responsable de grupo, responsable de línea) o de los permisos de Roles & permisos. Los ajustes de planificación pasada solo definen el periodo de ese acceso — no qué horarios puede ver o editar cada rol.
4. Estados de planificación
Los estados de planificación definen las opciones que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral — por ejemplo, Oficina, Trabajo móvil, Ausente o Viaje de negocios. Puedes personalizar estos estados para reflejar cómo funciona tu organización.
Propiedades del estado
Cada estado de planificación tiene las siguientes propiedades:
- Tipo de estado — selecciona un tipo predefinido (Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de negocios) o elige Personalizado para crear uno propio.
- Nombre personalizado — opcionalmente, establece un nombre personalizado que verán los usuarios en lugar de la etiqueta predeterminada. Nota: los estados de planificación predefinidos se traducen automáticamente, pero si añades un nombre personalizado se eliminan estas traducciones automáticas. Para los estados personalizados, el nombre es obligatorio.
- Color — elige un color para distinguir visualmente cada estado en los horarios y en Analytics.
- Activo / Inactivo — activa o desactiva si el estado está disponible para los usuarios. Los estados inactivos se ocultan de la vista de planificación.
Añadir un estado de planificación
Haz clic en + Añadir estado de planificación para crear una nueva entrada. El nuevo estado aparecerá al final de la lista. Selecciona un tipo de estado, añade opcionalmente un nombre personalizado, elige un color y asegúrate de que el interruptor esté en Activo. Luego haz clic en Guardar.
Reordenar estados
Los estados de planificación se muestran a los usuarios en el orden que determines aquí. Usa las marcas de agarre (⠿) a la izquierda de cada fila para arrastrar y soltar los estados en el orden que prefieras, luego haz clic en Guardar.
Eliminar un estado de planificación
Haz clic en el icono de la papelera a la derecha de la fila para eliminar un estado. Si algún horario está usando ese estado, aparecerá un diálogo donde deberás elegir entre dos acciones:
- Migrar los horarios existentes a otro estado de planificación y luego eliminar el actual.
- Eliminar inmediatamente — todos los horarios y Analytics vinculados a este estado se eliminarán permanentemente.
⚠️ Importante: Otra oficina es un estado predeterminado que no se puede editar ni eliminar. Aparece bajo el estado Oficina en la aplicación web.
5. Preguntas frecuentes
Solo los administradores globales pueden acceder y editar los ajustes de Workforce. Los Roles & permisos con los permisos de administrador correspondientes también pueden acceder a esta página.
Cuando se desactiva la planificación de media jornada, los usuarios ya no pueden crear nuevas planificaciones de media jornada. Las planificaciones de media jornada existentes permanecen en el sistema, pero se mostrarán como entradas de jornada completa hasta que se revisen las políticas.
No. El periodo de edición no puede ser mayor que el de visualización. Los usuarios deben poder ver un horario antes de poder editarlo. Si configuras el acceso de visualización con un valor menor que el de edición, deskbird ajustará automáticamente el acceso de edición para que coincida.
Establece tanto el Acceso de visualización como el Acceso de edición en 0 semanas para el grupo de roles correspondiente, y luego haz clic en Guardar. Con esta configuración, los usuarios de ese grupo no podrán ver ni editar ningún horario pasado.
Desactivar un estado lo oculta de la vista de planificación, por lo que los usuarios ya no podrán seleccionarlo, pero los horarios y Analytics existentes que usen ese estado se mantienen. Eliminar un estado lo borra permanentemente — y, según la opción elegida, migra los horarios existentes a otro estado o los elimina junto con sus Analytics.
Los estados predefinidos (Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de negocios) ya incluyen traducciones integradas para todos los idiomas compatibles. Cuando agregas un nombre personalizado, deskbird lo toma como la etiqueta preferida de tu organización y la muestra a todos los usuarios en todos los idiomas sin traducirla.