Los ajustes de Workforce te permiten configurar cómo funciona la planificación en toda tu organización en deskbird. Desde una sola página, puedes activar la planificación de media jornada, personalizar los estados de planificación que ven tus usuarios —incluyendo su color e icono— y controlar hasta qué punto pueden ver y editar los horarios pasados según los diferentes roles, asegurando que la configuración de planificación se adapte a la forma real de trabajo de tus equipos.
- Acceder a los ajustes de Workforce
- Planificación de media jornada
- Acceso a la planificación pasada
- Estados de planificación
- Preguntas frecuentes
1. Acceder a los ajustes de Workforce
Los ajustes de Workforce los gestionan los administradores globales en el Portal de administrador.
Para abrir la página, ve a Admin > Workforce > Ajustes de Workforce.
Desde aquí, puedes configurar tres áreas:
- Planificación de media jornada — activa o desactiva la planificación de media jornada para todos los usuarios.
- Acceso a la planificación pasada — controla hasta cuántas semanas atrás los usuarios y administradores pueden ver y editar los horarios pasados.
- Estados de planificación — gestiona los estados que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral, incluyendo el color y el icono que se muestra para cada estado.
Cada sección tiene sus propios botones de Guardar y Restablecer. Los cambios solo se aplican cuando haces clic en Guardar.
2. Planificación de media jornada
La planificación de media jornada permite a los usuarios planificar dos estados diferentes para el mismo día —por ejemplo, Office por la mañana y Mobile work por la tarde. Esto es útil para equipos con esquemas híbridos flexibles, turnos divididos o días libres parciales.
Activar la planificación de media jornada
- Ve a Admin > Workforce > Ajustes de Workforce.
- En Planificación de media jornada, activa la opción Habilitar planificación de media jornada para todos los usuarios en deskbird.
- Haz clic en Guardar.
Una vez activada, los usuarios pueden programar dos estados diferentes para el mismo día. Al configurar las políticas, puedes definir cómo se calculan las medias jornadas para asegurar un seguimiento y cumplimiento precisos.
Definir la hora intermedia
La hora intermedia determina cómo se divide la jornada laboral en dos mitades y afecta a los periodos de reserva y al seguimiento de asistencia.
Para configurarla, ve a Admin > Workspace > Ajustes de la oficina y establece la hora intermedia (por ejemplo, 13:00) para la oficina correspondiente.
💡 Consejo: La sincronización HRIS para la planificación de media jornada está disponible para Personio y HiBob. Pronto se añadirán más proveedores.
3. Acceso a la planificación pasada
La sección de Acceso a la planificación pasada controla hasta cuántas semanas atrás pueden ver y editar los horarios los diferentes roles de usuario. Esto te permite adaptar el acceso a la planificación según los requisitos de cumplimiento, RRHH e informes de tu empresa.
Puedes configurar dos grupos de roles por separado, cada uno con su propio periodo de visualización y edición.
Usuarios regulares, managers de grupo y managers de línea
Controla el acceso a la planificación de los compañeros (ver), la propia planificación (ver y editar) y la planificación de los compañeros gestionados (ver y editar).
- Acceso de visualización — número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden ver los horarios.
- Acceso de edición — número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden editar los horarios.
Administradores globales, administradores de oficina, managers y sus respectivos Roles & permisos
Controla el acceso a la planificación de todos los compañeros (ver y editar). Esto también se aplica a todos los Roles & permisos que tengan activados los permisos Ver planificación de todos los usuarios y Gestionar planificación de todos los usuarios.
- Acceso de visualización — número de semanas hacia atrás que estos roles pueden ver los horarios.
- Acceso de edición — número de semanas hacia atrás que estos roles pueden editar los horarios.
Reglas de configuración
- Tanto los periodos de visualización como de edición pueden configurarse de 0 a 52 semanas.
- Si estableces el valor en 0, se desactiva completamente el acceso al pasado para ese grupo de roles.
- El periodo de edición no puede ser mayor que el de visualización — los usuarios deben poder ver un horario antes de poder editarlo.
- El valor predeterminado es 1 semana tanto para ver como para editar. Las empresas que no cambien nada mantendrán este valor por defecto.
Cuando hayas hecho los cambios, haz clic en Guardar para aplicarlos. Haz clic en Restablecer para descartar los cambios no guardados.
⚠️ Importante: Quién puede actuar sobre el horario de quién sigue dependiendo del rol del usuario (administrador global, administrador de oficina, manager, manager de grupo, manager de línea) o de los permisos de Roles & permisos. Los ajustes de planificación pasada solo definen el periodo de ese acceso — no qué horarios puede ver o editar cada rol.
4. Estados de planificación
Los estados de planificación definen las opciones que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral —por ejemplo, Office, Mobile work, Absent o Business travel. Puedes personalizar estos estados para reflejar cómo trabaja tu organización y asignar a cada uno su propio color e icono para que sean fácilmente reconocibles en todo el producto.
Propiedades del estado
Cada estado de planificación tiene las siguientes propiedades:
- Tipo de estado — selecciona un tipo predefinido (Office, Mobile work, Absent, Business travel) o elige Personalizado para crear el tuyo propio.
- Nombre personalizado — opcionalmente, establece un nombre personalizado que verán los usuarios en lugar de la etiqueta por defecto. Nota: los estados de planificación predefinidos se traducen automáticamente, pero si añades un nombre personalizado se desactivan estas traducciones automáticas. Para los estados personalizados, el nombre es obligatorio.
- Color — elige un color para diferenciar visualmente cada estado en los horarios y en Analytics.
- Icono — selecciona un icono de la lista de sugerencias para que el estado sea reconocible de un vistazo.
- Activo / Inactivo — activa o desactiva si el estado está disponible para los usuarios. Los estados inactivos no aparecen en la vista de planificación.
Configurar el color y el icono de un estado
Los estados de planificación usan un diseño renovado con colores consistentes en deskbird. Como administrador, tú decides cómo se muestra cada estado:
- Ve a Admin > Workforce > Ajustes de Workforce y abre la sección Estados de planificación.
- Selecciona el estado que quieres personalizar.
- Asigna un color y un icono de la lista de sugerencias.
- Haz clic en Guardar.
El estilo que configures se aplicará en todos los lugares donde aparezca el estado, tanto en la web como en el móvil:
- Feed personal
- Preferencias semanales
- Horario de compañeros
- Horario de tu equipo
- Feed de compañeros
💡 Consejo: El estilo se sincroniza automáticamente. En cuanto guardes, todos los usuarios verán el nuevo color e icono — no tienen que hacer nada.
Añadir un estado de planificación
Haz clic en + Añadir estado de planificación para crear una nueva entrada. El nuevo estado aparecerá al final de la lista. Selecciona un tipo de estado, añade opcionalmente un nombre personalizado, elige un color y un icono, y asegúrate de que el interruptor esté en Activo. Luego haz clic en Guardar.
Reordenar estados
Los estados de planificación se muestran a los usuarios en el orden que determines aquí. Usa las marcas de agarre (⠟) a la izquierda de cada fila para arrastrar y soltar los estados en el orden que prefieras, luego haz clic en Guardar.
Eliminar un estado de planificación
Haz clic en el icono de la papelera a la derecha de la fila para eliminar un estado. Si hay horarios que actualmente usan ese estado, aparecerá un diálogo donde podrás elegir entre dos opciones:
- Migrar los horarios existentes a otro estado de planificación y luego eliminar el actual.
- Eliminar inmediatamente — todos los horarios y Analytics vinculados a este estado se eliminarán permanentemente.
⚠️ Importante: Other office es un estado predeterminado que no se puede editar ni eliminar. Aparece debajo del estado Office en la aplicación web.
5. Preguntas frecuentes
Solo los administradores globales pueden acceder y editar los ajustes de Workforce. Los Roles & permisos con los permisos de administrador correspondientes también pueden acceder a esta página.
Cuando se desactiva la planificación de media jornada, los usuarios ya no pueden crear nuevas planificaciones de media jornada. Las planificaciones de media jornada existentes permanecen en el sistema, pero se mostrarán como entradas de jornada completa hasta que se revisen las políticas.
No. El periodo de edición no puede ir más atrás que el de visualización. Los usuarios deben poder ver un horario antes de poder editarlo. Si configuras el acceso de visualización con un valor menor que el de edición, deskbird ajustará automáticamente el acceso de edición para que coincida.
Establece tanto el Acceso de visualización como el Acceso de edición en 0 semanas para el grupo de roles correspondiente y haz clic en Guardar. Con esta configuración, los usuarios de ese grupo no podrán ver ni editar ningún horario pasado.
Desactivar un estado lo oculta de la vista de planificación, por lo que los usuarios ya no pueden seleccionarlo, pero los horarios y Analytics existentes que usan ese estado se conservan. Eliminar un estado lo borra permanentemente — y, según la opción elegida, migra los horarios existentes a otro estado o los elimina junto con sus Analytics.
Los estados predefinidos (Office, Mobile work, Absent, Business travel) incluyen traducciones integradas para todos los idiomas compatibles. Cuando añades un nombre personalizado, deskbird lo trata como la etiqueta preferida de tu organización y lo muestra a todos los usuarios en todos los idiomas sin traducirlo.
No. Los colores e iconos los configura una sola vez un administrador en Admin > Workforce > Ajustes de Workforce y se aplican a toda la organización. Los usuarios solo ven el estilo, pero no pueden cambiarlo.
No. El estilo se sincroniza automáticamente en cuanto haces clic en Guardar, y los usuarios verán el color e icono actualizados la próxima vez que abran deskbird en web o móvil.
En todos los lugares donde se muestra un estado de planificación: el feed personal, las preferencias semanales, el horario de compañeros, el horario de tu equipo y el feed de compañeros — tanto en web como en móvil.