Los ajustes de Workforce te permiten configurar cómo funciona la planificación en toda tu organización en deskbird. Desde una sola página, puedes activar la planificación de media jornada, personalizar los estados de planificación que ven tus usuarios —incluyendo su color, icono y si pueden seleccionarse para media jornada— y controlar hasta cuánto tiempo atrás pueden ver y editar los horarios pasados según los diferentes roles, asegurando que la configuración de planificación se adapte a la forma real de trabajo de tus equipos.
- Acceder a Workforce
- Planificación de media jornada
- Acceso a la planificación pasada
- Estados de planificación
- Preguntas frecuentes
1. Acceder a Workforce
Los ajustes de Workforce los gestionan los administradores globales en el Portal de administrador.
Para abrir la página, ve a Admin > Workforce > Workforce settings.
Desde aquí, puedes configurar tres áreas:
- Planificación de media jornada — activa o desactiva la planificación de media jornada para todos los usuarios.
- Acceso a la planificación pasada — controla hasta cuánto tiempo atrás pueden ver y editar los horarios los usuarios y administradores.
- Estados de planificación — gestiona los estados que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral, incluyendo el color y el icono que se muestra para cada estado y si se puede seleccionar para media jornada.
Cada sección tiene sus propios botones de Guardar y Restablecer. Los cambios solo se aplican cuando haces clic en Guardar.
2. Planificación de media jornada
La planificación de media jornada permite a los usuarios planificar dos estados diferentes para el mismo día —por ejemplo, Oficina por la mañana y Trabajo móvil por la tarde. Esto es útil para equipos con esquemas híbridos flexibles, turnos divididos o días parcialmente libres.
Activar la planificación de media jornada
- Ve a Admin > Workforce > Workforce settings.
- En Planificación de media jornada, activa Habilitar planificación de media jornada para todos los usuarios en deskbird.
- Haz clic en Guardar.
Una vez activado, los usuarios pueden planificar dos estados diferentes para el mismo día. Al configurar las políticas, puedes definir cómo se calculan las medias jornadas para asegurar un seguimiento y cumplimiento precisos.
Si ciertos estados solo deben usarse para días completos —por ejemplo, Trabajo móvil— puedes restringirlos individualmente con el ajuste Media jornada habilitada. Consulta Permitir medias jornadas por estado.
Definir la hora intermedia
La hora intermedia determina cómo se divide una jornada laboral en dos mitades y afecta los periodos de reserva y el seguimiento de asistencia.
Para configurarla, ve a Admin > Workspace > Ajustes de la oficina y establece la hora intermedia (por ejemplo, 13:00) para la oficina correspondiente.
💡 Consejo: La sincronización HRIS para la planificación de media jornada está disponible para Personio y HiBob. Pronto habrá más proveedores.
3. Acceso a la planificación pasada
La sección de Acceso a la planificación pasada controla hasta cuánto tiempo atrás pueden ver y editar los horarios los diferentes roles de usuario. Esto te permite alinear el acceso a la planificación con los requisitos de cumplimiento, RRHH e informes de tu empresa.
Puedes configurar dos grupos de roles por separado, cada uno con su propio periodo de visualización y edición.
Usuarios regulares, responsables de grupo y responsables de línea
Controla el acceso a la planificación de los compañeros (ver), la propia planificación (ver y editar) y la planificación de los compañeros gestionados (ver y editar).
- Acceso de visualización — número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden ver los horarios.
- Acceso de edición — número de semanas hacia atrás que estos usuarios pueden editar los horarios.
Administradores globales, administradores de oficina, managers y sus respectivos Roles & permisos
Controla el acceso a la planificación de todos los compañeros (ver y editar). Esto también aplica a todos los Roles & permisos que tengan activados los permisos Ver planificación de todos los usuarios y Gestionar planificación de todos los usuarios.
- Acceso de visualización — número de semanas hacia atrás que estos roles pueden ver los horarios.
- Acceso de edición — número de semanas hacia atrás que estos roles pueden editar los horarios.
Reglas de configuración
- Tanto los periodos de visualización como de edición pueden configurarse de 0 a 52 semanas.
- Si estableces el valor en 0, se desactiva completamente el acceso al pasado para ese grupo de roles.
- El periodo de edición no puede ser mayor que el de visualización — los usuarios deben poder ver un horario antes de poder editarlo.
- El valor predeterminado es 1 semana tanto para ver como para editar. Las empresas que no cambien nada mantienen este valor por defecto.
Cuando hayas hecho los cambios, haz clic en Guardar para aplicarlos. Haz clic en Restablecer para descartar los cambios no guardados.
⚠️ Importante: Quién puede actuar sobre el horario de quién sigue dependiendo del rol del usuario (administrador global, administrador de oficina, manager, responsable de grupo, responsable de línea) o de los permisos de Roles & permisos. Los ajustes de planificación pasada solo definen el periodo de ese acceso — no qué horarios puede ver o editar cada rol.
4. Estados de planificación
Los estados de planificación definen las opciones que los usuarios pueden elegir al planificar su semana laboral —por ejemplo, Oficina, Trabajo móvil, Ausente o Viaje de negocios. Puedes personalizar estos estados para reflejar cómo trabaja tu organización y asignar a cada uno su propio color e icono para que sean fácilmente reconocibles en todo el producto.
Propiedades del estado
Cada estado de planificación tiene las siguientes propiedades:
- Tipo de estado — selecciona un tipo predefinido (Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de negocios) o elige Personalizado para crear uno propio.
- Nombre personalizado — opcionalmente, establece un nombre personalizado que verán los usuarios en lugar de la etiqueta por defecto. Nota: los estados de planificación predefinidos se traducen automáticamente, pero al añadir un nombre personalizado se eliminan estas traducciones automáticas. Para los estados personalizados, el nombre es obligatorio.
- Color — elige un color para distinguir visualmente cada estado en los horarios y en Analytics.
- Icono — selecciona un icono de la lista de sugerencias para que el estado sea reconocible de un vistazo.
- Media jornada habilitada — define si los usuarios pueden seleccionar el estado para media jornada. Si está desactivado, solo podrán elegir este estado para un día completo.
- Activo / Inactivo — activa o desactiva la disponibilidad del estado para los usuarios. Los estados inactivos no aparecen en la vista de planificación.
Configurar color e icono de un estado
Los estados de planificación usan un diseño renovado con colores consistentes en deskbird. Como administrador, decides cómo se muestra cada estado:
- Ve a Admin > Workforce > Workforce settings y abre la sección Estados de planificación.
- Selecciona el estado que quieres personalizar.
- Asigna un color y un icono de la lista de sugerencias.
- Haz clic en Guardar.
El estilo que configures se aplicará en todos los lugares donde aparezca el estado, tanto en web como en móvil:
- Feed personal
- Preferencias semanales
- Horario de compañeros
- Horario de tu equipo
- Feed de compañeros
💡 Consejo: El estilo se sincroniza automáticamente. En cuanto guardes, todos los usuarios verán el nuevo color e icono — no necesitan hacer nada.
Permitir medias jornadas por estado
Cuando la planificación de media jornada está activada, puedes decidir para cada estado de planificación si los usuarios pueden seleccionarlo para media jornada. Esto es útil si algunos estados —por ejemplo, Trabajo móvil— solo deben planificarse para días completos, mientras que otros siguen siendo flexibles.
- Ve a Admin > Workforce > Workforce settings y abre la sección Estados de planificación.
- En la columna Media jornada habilitada, desactiva la opción para cada estado que deba ser solo de día completo. Déjala activada para los estados que puedan usarse tanto para días completos como para medias jornadas.
- Haz clic en Guardar.
Lo que ven los usuarios en web y móvil:
- Media jornada habilitada activada — los usuarios pueden seleccionar el estado para un día completo y para la primera o segunda mitad del día.
- Media jornada habilitada desactivada — los usuarios aún pueden seleccionar el estado para un día completo. Cuando activan Media jornada en Tu estado, el estado no aparece en los menús desplegables de Primera mitad y Segunda mitad.
Nada cambia para tus estados existentes hasta que un administrador edite este ajuste.
⚠️ Importante: Media jornada habilitada solo controla la disponibilidad de media jornada para un estado individual. No activa ni desactiva la planificación de media jornada a nivel de empresa (consulta Planificación de media jornada), ni oculta o desactiva el estado.
Añadir un estado de planificación
Haz clic en + Añadir estado de planificación para crear una nueva entrada. El nuevo estado aparecerá al final de la lista. Selecciona un tipo de estado, añade opcionalmente un nombre personalizado, elige un color y un icono, y asegúrate de que el interruptor esté en Activo. Luego haz clic en Guardar.
Reordenar estados
Los estados de planificación se muestran a los usuarios en el orden que determines aquí. Usa las marcas de agarre (⠟) en el lado izquierdo de cada fila para arrastrar y soltar los estados en el orden que prefieras, luego haz clic en Guardar.
Eliminar un estado de planificación
Haz clic en el icono de la papelera en el lado derecho de una fila para eliminar un estado. Si algún horario está usando ese estado, aparecerá un diálogo para que elijas entre dos acciones:
- Migrar los horarios existentes a otro estado de planificación y luego eliminar el actual.
- Eliminar inmediatamente — todos los horarios y datos de Analytics vinculados a este estado se eliminarán permanentemente.
⚠️ Importante: Otra oficina es un estado predeterminado que no se puede editar ni eliminar. Aparece bajo el estado Oficina en la aplicación web.
5. Preguntas frecuentes
Solo los administradores globales pueden acceder y editar los ajustes de Workforce. Los Roles & permisos con los permisos de administrador correspondientes también pueden acceder a esta página.
Cuando se desactiva la planificación de media jornada, los usuarios ya no pueden crear nuevas planificaciones de media jornada. Las planificaciones de media jornada existentes permanecen en el sistema pero se mostrarán como entradas de día completo hasta que se revisen las políticas.
Sí. Ve a Admin > Workforce > Workforce settings, abre Estados de planificación y desactiva Media jornada habilitada para cada estado que deba ser solo de día completo. Luego haz clic en Guardar. Todos los demás estados seguirán disponibles para días completos y medias jornadas.
Revisa estos dos ajustes en Admin > Workforce > Workforce settings:
- Planificación de media jornada — la planificación de media jornada debe estar activada para todos los usuarios.
- Media jornada habilitada (en Estados de planificación) — si está desactivado para ese estado, los usuarios solo pueden seleccionarlo para un día completo.
No. El periodo de edición no puede ser mayor que el de visualización. Los usuarios deben poder ver un horario antes de poder editarlo. Si configuras el acceso de visualización con un valor menor que el de edición, deskbird ajustará automáticamente el acceso de edición para que coincida.
Configura tanto el Acceso de visualización como el Acceso de edición en 0 semanas para el grupo de roles correspondiente y haz clic en Guardar. Con esta configuración, los usuarios de ese grupo no podrán ver ni editar ningún horario pasado.
Desactivar un estado lo oculta de la vista de programación para que los usuarios ya no puedan seleccionarlo, pero los horarios existentes y los Analytics que usan ese estado se mantienen. Eliminar un estado lo quita de forma permanente y, según la opción elegida, migra los horarios existentes a otro estado o los elimina junto con sus Analytics.
Los estados predefinidos (Oficina, Trabajo móvil, Ausente, Viaje de negocios) ya vienen traducidos a todos los idiomas compatibles. Cuando agregas un nombre personalizado, deskbird lo toma como la etiqueta preferida de tu organización y lo muestra a todos los usuarios en todos los idiomas sin traducirlo.
No. Los colores y los iconos los define una sola vez un administrador en Admin > Workforce > Configuración de Workforce y se aplican a toda la organización. Los usuarios solo ven el estilo, pero no pueden cambiarlo.
No. El estilo se sincroniza automáticamente cuando haces clic en Guardar, y los usuarios ven el color y el icono actualizados la próxima vez que abran deskbird en la web o en el móvil.
En todos los lugares donde se muestra un estado de programación: el feed personal, las Preferencias semanales, el horario de tus compañeros, el horario de tu equipo y el feed de compañeros, tanto en la web como en el móvil.