Eventos

Crea entusiasmo en el lugar de trabajo y fomenta conexiones reales con las Eventos en deskbird. Ya sea que estés organizando un almuerzo, un taller o un anuncio para toda la empresa, Eventos facilita reunir a las personas y aumentar la asistencia en la oficina.

Los empleados pueden descubrir los próximos eventos en su vista de planificación, confirmar asistencia con un solo clic y ver quién más se suma, todo en un flujo sencillo.

1. ¿Qué son los Eventos?
2. Crear un Evento
3. Gestionar quién puede crear Eventos
4. Sincronización del calendario y seguimiento de RSVP
5. Ver y responder a Eventos
6. Ideas para Eventos

1. ¿Qué son los Eventos?

Los Eventos están diseñados para crear un ambiente de entusiasmo y comunidad en torno a las reuniones presenciales en la oficina. Motivar a los empleados a volver a la oficina y optimizar el uso del espacio son factores clave para la productividad y el compromiso.

Con Eventos, tienes una herramienta poderosa para:

• Motivar a los empleados a ir a la oficina
• Fortalecer la cultura de equipo a través de conexiones reales
• Dar visibilidad a actividades clave y novedades de la empresa

Ya sea un almuerzo de equipo, una celebración, un taller híbrido o un anuncio general, la función de Eventos de deskbird te ayuda a planificar, compartir y gestionar todo en solo unos clics.

2. Crear un Evento

Hay dos formas de crear un evento, según tu rol y permisos:

✅ Desde el panel de Administración

Los Administradores Globales y Administradores de Oficina pueden ir a
Admin > Workforce > Eventos y hacer clic en ➕ Añadir evento.

Completa el formulario con:

• Nombre del evento y emoji
• Fecha y hora
• Invitados: grupos de usuarios, personas individuales o toda la oficina
• Ubicación y descripción opcional
• Configuración de RSVP y correo electrónico

Puedes establecer un límite de asistencia al crear un evento. Una vez publicado, el límite no se puede cambiar. Cuando se alcanza el número máximo de invitados, los registros adicionales se colocan automáticamente en una lista de espera. Si un invitado confirmado rechaza su lugar, la siguiente persona en la lista de espera entra automáticamente al evento. La página del evento también muestra cuántos lugares quedan, dando total transparencia a organizadores y asistentes. Esto facilita la gestión de eventos con capacidad limitada, como talleres, almuerzos o actividades de equipo.

Haz clic en Publicar evento para compartirlo 🎉

✅ Desde la vista de Horario (Feed personal)

Si tienes permiso, verás un icono ➕ junto a “Ver todos los próximos eventos” debajo del calendario en tu pestaña de Horario. Haz clic para crear y enviar un evento directamente desde tu vista.

3. Gestionar quién puede crear Eventos 🔐

Por defecto:

• Administradores Globales y Administradores de Oficina siempre pueden crear eventos.

Los Administradores Globales pueden otorgar acceso para crear eventos a:

• Managers
   
• Usuarios
   
• Managers de grupo
   

💡 Estos permisos se pueden actualizar desde el panel de Permisos de rol en la vista de administración de Eventos.

📱 Disponibilidad en plataformas

🗒️ Por ahora, la creación y edición de eventos solo está disponible en la web.

4. Sincronización del calendario y seguimiento de RSVP

Si la sincronización del calendario está activada (Google o Microsoft), los eventos creados en deskbird se añaden automáticamente a los calendarios de los usuarios.

Comportamiento del calendario:

• Sí → añadido como Ocupado
   
• Tal vez → añadido como Disponible
   
• No → entrada eliminada del calendario

El RSVP también envía un archivo .ics por correo electrónico. Los organizadores pueden desactivar opcionalmente las respuestas de RSVP para eventos individuales.

5. Ver y responder a Eventos

Los empleados pueden ver los próximos eventos:

• Debajo del calendario en la vista de Horario, resaltados con el emoji 🎉 en la fecha
• A través de Ver todos los próximos eventos en el calendario
• Mostrados en la pestaña de Horario el día en que está planeado el evento

Al hacer clic, la vista del evento muestra:

• Ubicación y hora
• Quién asiste
• Detalles del organizador
• Descripción del evento

👉 Nota: La lista completa de eventos (Próximos y Pasados) solo está disponible para los Administradores en Admin > Workforce > Eventos.

6. Ideas para Eventos 🎯

¿Necesitas inspiración para empezar?

• 🍕 Fiesta de pizza – premia a tu equipo con un almuerzo
• 🤝 Encuentro entre equipos – fomenta la colaboración
• 💬 Preguntas y respuestas con la dirección – mantén la comunicación abierta
• 🧘 Hora de bienestar – yoga, meditación o una pausa juntos
• 📢 Actualización importante – comparte novedades sin necesidad de RSVP

💡 Usa los eventos de forma estratégica para aumentar la presencia en la oficina y crear momentos a los que los empleados realmente quieran asistir.