Con las Políticas de trabajo híbrido, deskbird elimina la necesidad de cálculos manuales y que consumen tiempo sobre cuántos días los empleados han estado en la oficina o en casa.
Con esta función, la asistencia de los empleados se rastrea automáticamente. La gestión de las políticas de asistencia ahorra tiempo y minimiza los errores humanos, permitiendo a los gerentes enfocarse en otras tareas.
Además, cuando estableces días mínimos o máximos para trabajar desde casa o ir a la oficina, fomentas que los empleados planifiquen su semana de manera autónoma mientras proporcionas un marco claro.
1. Cómo Crear una Política de Trabajo Híbrido
💡 Nota: Solo los administradores globales pueden crear o editar Políticas de trabajo híbrido.
Establecer Reglas para una Política
Al crear una política, defines cómo se espera que trabajen los empleados:
- Días en la oficina: Establece los días mínimos o requeridos que los empleados deben trabajar desde la oficina.
- Días remotos: Define cuántos días remotos están permitidos.
- Rango flexible: Permite a los empleados elegir sus días en la oficina dentro de un mínimo y máximo definido.
- Duración: Elige si la política se aplica de manera semanal, mensual o anual.
También puedes definir días fijos en la oficina para asegurar la colaboración y optimizar el uso del espacio de trabajo.
Asignar Usuarios y Grupos a una Política
Las asignaciones de políticas de trabajo híbrido se pueden configurar de la siguiente manera
Asignar a grupos de usuarios o individuos
- Aplicar políticas a grupos de usuarios (por ejemplo, departamentos o equipos).
- Configurar grupos manualmente, a través de HRIS o mediante SCIM.
- Agregar excepciones para usuarios específicos en un grupo.
Asignar a toda la empresa
- Aplicar una sola política a nivel organizacional.
- Usar excepciones para excluir a usuarios específicos de la política de toda la empresa.
Establecer Fecha de Activación
Decide cuándo debe entrar en vigor la política:
- Inmediatamente
- Al inicio del próximo mes
- En una fecha personalizada
Elegir un Flujo de Aprobación
Puedes decidir si el horario semanal de los empleados requiere la aprobación del gerente.
- Sin aprobación: La asistencia se rastrea automáticamente.
- Aprobación requerida: Los gerentes revisan y aprueban los horarios de los empleados.
Configurar Ajustes de Estado Personalizados
No todos los tipos de estado son claramente "Oficina" o "Remoto". Los administradores pueden definir cómo se cuentan otros estados (por ejemplo, Viaje de negocios, Capacitación).
Para hacer esto:
- Ve a la pestaña de Políticas de trabajo híbrido.
- Haz clic en "Ajustes de Estado Personalizados".
- Decide si cada estado debe contarse como en la oficina o remoto.
💡 ¿Necesitas nuevos estados o personalizados? Contacta a nuestro equipo en support@deskbird.com para realizar cambios.
Descargar un Informe de Política
Los administradores pueden descargar un informe de Excel para rastrear el cumplimiento de una política activa. El informe solo está disponible si:
- La política tiene una regla semanal.
- Al menos un usuario está asignado.
- La política ya está activa.
Los informes te ayudan a monitorear qué empleados están siguiendo las reglas y detectar tendencias en el trabajo remoto vs. en la oficina.
2. Editar una Política
- Para políticas activas: Solo puedes editar el nombre de la política y los usuarios asignados.
- Para políticas programadas (futuras): Puedes editar todos los ajustes, incluidas las reglas y los días fijos.
Eliminar una Política
Puedes eliminar una política en cualquier momento. Al eliminarla, se eliminará de todos los empleados asignados y no se puede deshacer.
3. ¿Qué ven los gerentes/usuarios?
¿Cómo se ve para los gerentes?
Los gerentes tienen acceso a una Vista de Equipo en deskbird:
- Ver la asistencia de todos los miembros del equipo en un solo lugar.
- Aprobar o rechazar solicitudes de días de trabajo de los empleados.
- Monitorear quién está siguiendo su política de trabajo híbrido.
Esto permite una mejor planificación y coordinación del equipo.
💡 La pestaña Tu equipo solo se muestra si la persona tiene reportes directos asignados, basado en relaciones con gerentes.
¿Cómo se ve para los empleados?
Con Aprobación del Gerente
- Los empleados envían una solicitud para sus días de trabajo.
- Los gerentes aprueban o rechazan la solicitud.
- Si se aprueba, el estado se confirma.
- Si se rechaza, el empleado recibe un correo electrónico y el estado es declinado.
Sin Aprobación del Gerente
- No se necesita aprobación: la asistencia se confirma de inmediato.
Los empleados pueden ver su estado de cumplimiento en cualquier momento desde el feed de deskbird (web o móvil).
Si ciertos días de la semana están designados como días de oficina bajo una regla híbrida (por ejemplo, lunes y viernes), el sistema los trata como días fijos de asistencia en oficina. Si se ingresa un estado diferente en uno de estos días, el sistema lo marcará y mostrará una advertencia. Un símbolo de bombilla 💡 resalta los días en los que el usuario no sigue los días de oficina definidos.