Con las Políticas de trabajo híbrido, deskbird elimina la necesidad de realizar cálculos manuales y que consumen tiempo sobre cuántos días los empleados han estado en la oficina o en casa. La asistencia de los empleados se registra automáticamente, lo que ahorra tiempo y minimiza errores humanos para que los gerentes puedan enfocarse en otras tareas. Al establecer un mínimo o máximo de días para trabajar desde casa o asistir a la oficina, se motiva a los empleados a planificar su semana de manera autónoma, brindando un marco claro.
- Crear una política
- Editar / eliminar políticas existentes
- ¿Qué ven los gerentes / empleados?
- Preguntas frecuentes
1. Crear una política
💡 Nota: Solo los administradores globales pueden crear o editar las Políticas de trabajo híbrido.
Establecer reglas para una política
Al crear una política, defines cómo se espera que trabajen los empleados:
- Días en oficina: Establece el mínimo o los días requeridos que los empleados deben trabajar desde la oficina.
- Días remotos: Define cuántos días remotos están permitidos.
- Rango flexible: Permite que los empleados elijan sus días en oficina dentro de un mínimo y máximo definidos.
- Duración: Elige si la política se aplica de forma semanal, mensual o anual.
También puedes definir días fijos en oficina para asegurar la colaboración y optimizar el uso del espacio de trabajo.
Asignar usuarios y grupos a una política
Asignar a grupos de usuarios o individuos
- Aplica políticas a grupos de usuarios (por ejemplo, departamentos o equipos).
- Configura grupos manualmente, a través de HRIS o mediante SCIM.
- Agrega excepciones para usuarios específicos dentro de un grupo.
Asignar a toda la empresa
- Aplica una sola política a toda la organización.
- Utiliza excepciones para excluir usuarios específicos de la política general de la empresa.
Establecer fecha de activación
Decide cuándo debe entrar en vigor la política:
- Inmediatamente
- Al inicio del próximo mes
- En una fecha personalizada
Elegir un flujo de aprobación
Puedes decidir si el horario semanal de los empleados requiere la aprobación del gerente.
- Sin aprobación: La asistencia se registra automáticamente.
- Requiere aprobación: Los gerentes revisan y aprueban los horarios de los empleados.
Configurar estados personalizados
No todos los tipos de estado son claramente "Oficina" o "Remoto". Los administradores pueden definir cómo se contabilizan otros estados (por ejemplo, Viaje de negocios, Capacitación).
Para hacerlo:
- Ve a la pestaña Políticas de trabajo híbrido.
- Haz clic en "Configuración de estados personalizados".
- Decide si cada estado debe contar como presencial o remoto.
💡 ¿Necesitas nuevos estados o personalizados? Contacta a nuestro equipo en support@deskbird.com para realizar cambios.
Descargar un informe de la política
Los administradores pueden descargar un informe en Excel para hacer seguimiento al cumplimiento de una política activa. El informe solo está disponible si:
- La política tiene una regla semanal.
- Al menos un usuario está asignado.
- La política ya está activa.
Los informes te ayudan a monitorear qué empleados cumplen las reglas y detectar tendencias en el trabajo remoto vs. presencial.
2. Editar / eliminar políticas existentes
Editar una política
- Políticas activas: Solo puedes editar el nombre de la política y los usuarios asignados.
- Políticas programadas (futuras): Puedes editar todas las configuraciones, incluidas las reglas y los días fijos.
Eliminar una política
Puedes eliminar una política en cualquier momento. Al eliminarla, se quitará de todos los empleados asignados y no se puede deshacer.
3. ¿Qué ven los gerentes / empleados?
Vista de gerente
Los gerentes tienen acceso a una pestaña Tu equipo en deskbird:
- Ver la asistencia de todos los miembros del equipo en un solo lugar.
- Aprobar o rechazar solicitudes de días de trabajo de los empleados.
- Monitorear quién está cumpliendo con su política de trabajo híbrido.
Esto permite una mejor planificación y coordinación del equipo.
💡 La pestaña Tu equipo solo se muestra si la persona tiene reportes directos asignados, según las relaciones con gerentes.
Vista de empleado
Con aprobación del gerente
- Los empleados envían una solicitud para sus días de trabajo.
- Los gerentes aprueban o rechazan la solicitud.
- Si se aprueba, el estado queda confirmado.
- Si se rechaza, el empleado recibe un correo y el estado queda como rechazado.
Sin aprobación del gerente
- No se necesita aprobación: la asistencia se confirma de inmediato.
Los empleados pueden ver su estado de cumplimiento en cualquier momento desde el feed de deskbird (web o móvil).
Si ciertos días de la semana se designan como días de oficina bajo una regla híbrida (por ejemplo, lunes y viernes), el sistema los trata como días fijos de asistencia en oficina. Si se ingresa un estado diferente en uno de estos días, el sistema lo marcará y mostrará una advertencia. Un símbolo 💡 resalta los días en los que el usuario no sigue los días de oficina definidos.
4. Preguntas frecuentes
La pestaña Tu equipo solo aparece si estás asignado como gerente de personas que están cubiertas por una política de trabajo híbrido que requiere aprobación. Si no hay un flujo de aprobación activo o no tienes reportes directos asignados, la pestaña no se mostrará. Puedes configurar relaciones con gerentes en Admin Gestión de usuarios Relaciones con gerentes.
No. Las reservas existentes no se ven afectadas cuando una solicitud de horario es rechazada. El flujo de aprobación solo aplica a los estados y la planificación semanal, no a las reservas individuales de recursos. Si una solicitud es rechazada, el empleado debe ajustar su planificación y enviar una nueva solicitud. Una vez que el gerente apruebe la solicitud actualizada, las mismas reservas seguirán aplicando.
No. Cada usuario solo puede estar asignado a una política de trabajo híbrido activa a la vez. Si un usuario forma parte de un grupo que ya tiene una política, puedes usar excepciones para excluirlo y asignarle una política diferente de forma individual.
Si un empleado es movido a un grupo de usuarios diferente que tiene su propia política de trabajo híbrido, la política del nuevo grupo se aplicará automáticamente. Si el nuevo grupo no tiene una política, el empleado dejará de estar cubierto por cualquier política de trabajo híbrido a menos que se le asigne una de forma individual o exista una política general para toda la empresa.
No. Para las políticas activas, solo puedes editar el nombre de la política y los usuarios asignados. Si necesitas cambiar las reglas (por ejemplo, el número de días requeridos o los días fijos en la oficina), tendrás que crear una nueva política con las reglas actualizadas y asignarla a los usuarios correspondientes. Las políticas programadas (futuras) todavía se pueden editar completamente antes de su fecha de activación.