deskbird te facilita planificar dónde trabajas cada día. Ya sea en la oficina, de forma remota o en otro lugar, puedes establecer tu estado manualmente o automatizar tu agenda con las preferencias semanales.
- Programar manualmente
- Programar usando preferencias semanales
- Reserva automatizada
- Programar para otro usuario
- Sigue a tus compañeros
1. Programar manualmente
Si tu empresa tiene activado el complemento de Programación, puedes actualizar tu estado diario directamente desde tu Feed personal. También puedes usar la pestaña Compañeros para programar tu trabajo. Allí, también puedes ajustar la programación hasta una semana en el pasado.
- Ve a la pestaña Programar. Se abre por defecto al iniciar sesión.
- Haz clic en cualquier día, por ejemplo, Hoy o Mañana.
- Selecciona tu estado preferido:
- Oficina
- Trabajo móvil
- Ausente
- Viaje de negocios
- Vacaciones
🔧 Nota: Estas opciones pueden ser personalizadas por tu empresa. Si el complemento Desks está activo, al seleccionar Oficina se te pedirá reservar un desk para ese día.
Reinicio de estado cuando se cancela la última reserva
Cuando cancelas tu última reserva del día (desks, plazas de aparcamiento u otros recursos — se excluyen las salas de reuniones) y tu estado sigue siendo Oficina, deskbird te pedirá que lo actualices. Esto ayuda a mantener los datos de asistencia en tiempo real actualizados para tu equipo y la oficina.
Puedes elegir:
- cambiar a otro estado (por ejemplo, Trabajo móvil, Ausente),
- restablecer el estado por completo, o
- dejarlo como está.
💡 Importante: El aviso solo aparece para tus propias cancelaciones y cuando tu estado es Oficina. Otros estados (por ejemplo, Trabajo móvil, Viaje de negocios) nunca se cambian. Las cancelaciones iniciadas por el administrador y las cancelaciones automáticas por no realizar el registro no activan el aviso.
2. Programar usando preferencias semanales
La función de Preferencias semanales te permite establecer automáticamente tu agenda semanal según tus hábitos recurrentes.
💡 Esta función está disponible a partir del plan Desks Business, o con los planes Workforce Business & Enterprise.
- Haz clic en tu foto de perfil o iniciales en la esquina inferior izquierda.
- Selecciona Tus preferencias.
- Elige tu estado para cada día de la semana (de lunes a viernes).
- Haz clic en Guardar para aplicar tus preferencias.
🛠️ Puedes cambiar tus preferencias en cualquier momento.
🚫 Actualmente, sábado y domingo no están soportados.
El sistema programa inicialmente hasta 2 meses por adelantado; después de la configuración inicial, el sistema avanza automáticamente cada mes, de modo que un mes pasado se elimina y se añade un mes nuevo, manteniendo la programación actualizada mes a mes.
⚠️ Debido a limitaciones de Microsoft y Google, el estado de programación de las preferencias semanales no se sincroniza con un calendario vinculado.
3. Reserva automatizada
Reserva automatizada elimina acciones repetitivas de reserva al sincronizar las preferencias semanales con el tiempo máximo de antelación permitido.
Los administradores pueden activar esto en Admin > Desks, parking & otros: Configuración de reservas > Reserva automatizada, donde eligen si los usuarios pueden activar la automatización para desks y aparcamiento.
Los usuarios encuentran sus ajustes en Foto/iniciales de perfil > Configuración de perfil: Preferencias híbridas, donde pueden activar o desactivar desks o plazas de aparcamiento. La lógica de reserva sigue un orden de prioridad: primero se reservan los espacios asignados, luego los favoritos, después los recursos, zonas y plantas más utilizados históricamente y, por último, una asignación aleatoria. Las solicitudes que superen el tiempo máximo de antelación del usuario se posponen y se procesan automáticamente en la siguiente fecha elegible.
💡 Desactivar la reserva automatizada no afecta a las reservas que ya se hayan realizado.
💡 Las reservas futuras se generan a medida que se procesa cada oficina, y como las oficinas se distribuyen de manera uniforme a lo largo del día, las reservas aparecerán de forma gradual; es decir, si al principio falta alguna, puede que se añada más tarde cuando se complete el procesamiento de esa oficina.
4. Programar para otro usuario
Los administradores y managers pueden programar la semana laboral para otros usuarios, ya sea de forma individual o por grupos de usuarios. Esto ayuda a coordinar la presencia del equipo y alinear la asistencia con las necesidades de la empresa.
- Ve a la sección Programar y selecciona la pestaña Compañeros junto a Feed personal.
- En el menú desplegable, selecciona Todos, Siguiendo o un grupo.
- Al seleccionar, se abre su programación. Ahora puedes elegir estados como Oficina, Trabajo móvil o Viaje de negocios para cada día.
- Haz clic en Guardar para confirmar. Si las notificaciones están activadas, los miembros del equipo serán informados por correo electrónico.
- Opcionalmente, añade una nota antes de guardar para dar contexto.
📣 Esta función es especialmente útil para líderes de equipo y managers que buscan planificar proactivamente en nombre de sus equipos.
5. Sigue a tus compañeros
¿Quieres saber cuándo tus compañeros favoritos están en la oficina o trabajando en remoto para poder organizarte mejor? La función Sigue a tus compañeros te muestra sus agendas de un vistazo.
- Haz clic en cualquier día en tu Feed personal.
- Un panel lateral muestra quién está programado para estar en la oficina.
- Si aún no sigues a nadie, haz clic en Sigue a tus compañeros para empezar.
- Haz clic en la ⭐ junto a un nombre para seguirlo. Una estrella morada indica que ya lo sigues.
- Usa los filtros para buscar por función en la oficina (por ejemplo, Primeros auxilios, Responsable de incendios).
- Cambia entre las pestañas Todos o Siguiendo.
También puedes cambiar a la pestaña Compañeros junto a tu Feed personal para ver la programación semanal de tus compañeros.
🖼️ Consejo: Añade una foto de perfil para que tu feed sea más fácil de revisar.
💡 Nota: Dependiendo de la configuración de privacidad de tu empresa, es posible que algunos compañeros no sean visibles.