Roles personalizadas y permisos

Desks Professional y superiores

Roles personalizadas permiten a los Administradores globales crear funciones adicionales ligeras que otorgan permisos específicos (como gestionar visitas o exportar análisis) sin cambiar la función principal del sistema de un usuario. Esto facilita dar a los usuarios exactamente el acceso que necesitan, limitado a oficinas específicas o a todas, mientras se mantienen claras y consistentes las funciones del sistema.

Más información sobre las funciones del sistema aquí: Funciones del sistema y permisos

1. Resumen
2. Funciones del sistema vs. roles personalizadas
3. Gestionar roles personalizadas
4. Permisos disponibles para roles personalizadas
5. Limitaciones actuales
6. Preguntas frecuentes

1. Resumen

La página de Roles & permisos permite a los Administradores globales controlar quién puede hacer qué en deskbird.

Esta página está disponible en:

Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos

En esta página encontrarás:

• Funciones del sistema predefinidas por deskbird
• Roles personalizadas creados y gestionados por tu organización

¿Para quién es?
Esta función está disponible para los Administradores globales. Está disponible en Desks Professional y superiores.

Concepto importante:
Las roles personalizadas siempre se asignan además de la función principal de un usuario. Pueden añadir permisos, pero no pueden eliminar permisos otorgados por una función del sistema.

2. Funciones del sistema vs. roles personalizadas

Las funciones en deskbird se dividen en dos categorías.

• Funciones del sistema
  • Predefinidas por deskbird
  • No se pueden eliminar
  • Cada usuario tiene exactamente una función principal (por ejemplo: Administrador global, Administrador de la oficina, Manager, Gerente de grupo, Usuario)
  • Algunas funciones predefinidas pueden existir como función adicional (por ejemplo: Gestor de solicitudes de servicio, Recepcionista de visitas), dependiendo de si tienes módulos como Salas o Gestión de visitantes
• Roles personalizadas
  • Definidas y gestionadas por tu organización
  • Se pueden editar o eliminar
  • Los usuarios pueden tener múltiples roles personalizadas
  • Siempre suman: amplían permisos, nunca los restringen

Esta separación ayuda a mantener estables las responsabilidades principales y permite una gestión flexible de permisos.

3. Gestionar roles personalizadas

Toda la gestión de roles se realiza en la página de Roles & permisos.

Crear una función personalizada

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos.
2. En la sección de Roles personalizadas, haz clic en Añadir función personalizada.
3. Introduce un Nombre y una Descripción opcional.
4. Selecciona los permisos que quieres otorgar usando los interruptores.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Usa nombres claros y orientados al propósito, como "Analista de datos" o "Recepción", para facilitar la asignación de roles más adelante.

Asignar usuarios a una función personalizada

Puedes asignar roles personalizadas de dos maneras diferentes.

Opción A: Desde la propia función

1. Abre Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos.
2. En la tabla de Roles personalizadas, haz clic en el icono de persona de la función.
3. Haz clic en Añadir asignado.
4. Selecciona uno o más usuarios.
5. Elige si la función se aplica a:
   • Seleccionar oficina(s), o
   • Todas las oficinas
6. Haz clic en Confirmar.

Nota: Si seleccionas Todas las oficinas, cualquier oficina nueva que se cree se incluirá automáticamente en el alcance de la función del usuario.

Opción B: Desde el perfil del usuario

1. Ve a Admin > Gestión de usuarios: Usuarios.
2. Abre el perfil del usuario.
3. Abre la pestaña Función.
4. Añade la(s) función(es) relevante(s) en Función adicional(es).
5. Guarda los cambios.

Ambos métodos otorgan los mismos permisos; elige el que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.

💡 Consejo: Puedes filtrar la tabla de usuarios por roles personalizadas para ver rápidamente qué usuarios tienen asignada cada función.

4. Permisos disponibles para roles personalizadas

Las roles personalizadas pueden incluir permisos de las siguientes áreas.

* Notas sobre el permiso de Gestionar usuarios

• Se aplican las reglas de visibilidad del grupo: si la visibilidad basada en grupos está activada, los usuarios solo pueden asignar a otros a los grupos de los que forman parte o gestionan.
• Los usuarios con este permiso no pueden cambiar las funciones del sistema ni las roles personalizadas de otros usuarios en la interfaz.

5. Limitaciones actuales

• Otorgar permisos de Análisis de personal actualmente permite a los usuarios ver todos los datos de personal, independientemente de las oficinas asignadas a la función. La limitación por oficina para Análisis de personal mediante roles personalizadas se añadirá en una próxima versión.
• Para los Gerentes de grupo, la visibilidad de los análisis de personal sigue limitada a los grupos que gestionan.

6. Preguntas frecuentes