deskbird envía notificaciones por correo electrónico, push, Microsoft Teams y Slack para mantener a los usuarios informados sobre sus reservas, horarios y solicitudes. Este artículo enumera todas las notificaciones que los usuarios pueden recibir, cuáles pueden desactivar ellos mismos en Perfil > Notificaciones, cuáles siempre se envían y qué ajustes de administrador afectan cuándo y cómo llegan.
- Cómo funcionan los ajustes de notificaciones
- Notificaciones que los usuarios pueden desactivar
- Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar
- Horario del recordatorio de registro
- Notificaciones de cambios de horario
- Notificación de "No hay Desks disponibles"
- Preguntas frecuentes
1. Cómo funcionan los ajustes de notificaciones
Los usuarios gestionan sus propias preferencias de notificación desde Perfil > Notificaciones. Como administrador, no puedes configurar los ajustes de notificaciones en nombre de los usuarios. Para la explicación dirigida a los usuarios sobre estos ajustes, remítelos a la sección Para usuarios de este centro de ayuda.
- Activadas por defecto: Los nuevos usuarios comienzan con todas las notificaciones en Perfil > Notificaciones activadas.
- Sólo se puede desactivar un subconjunto: Los interruptores en Perfil > Notificaciones cubren un conjunto específico de notificaciones (ver Notificaciones que los usuarios pueden desactivar). Todas las demás notificaciones se envían siempre que se use la función relacionada (ver Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar).
- Los interruptores dependen de las funciones activadas: Un interruptor sólo aparece si la función correspondiente está activa para el usuario, por ejemplo planificación, reserva de Desks o salas de reuniones. Solicitudes de seguimiento sólo aparece para usuarios con perfil privado.
- Slack: La app de Slack de deskbird no tiene interruptores de notificación separados. Sus ajustes de notificación enlazan a la misma página de Perfil > Notificaciones. La sincronización de estado de Slack (mostrar oficina o casa en el estado de Slack) es un ajuste aparte en la configuración de la app de Slack.
2. Notificaciones que los usuarios pueden desactivar
Estas notificaciones aparecen en Perfil > Notificaciones, agrupadas como se muestra a continuación.
Planificación de días de trabajo híbrido
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Recordatorios de planificación | Recordatorio semanal para planificar los próximos días de trabajo híbrido. | Email, Push |
| Cambios de horario | Cuando un manager cambia el horario del usuario y elige notificarle (ver Notificaciones de cambios de horario). |
Desks y parking
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Invitaciones de calendario | Por cada reserva de Desk o parking que haga el usuario. | Email, Slack (si el usuario ha conectado Slack) |
| Recordatorio de registro | Alrededor del inicio de la reserva, para que el usuario se registre antes de que la reserva se cancele automáticamente (ver Horario del recordatorio de registro). | Email, Push, Microsoft Teams |
| Actualizaciones de reserva | Cuando una reserva se actualiza o cancela. | Microsoft Teams |
| Mensajes de cancelación | Cuando una reserva se cancela. | Email, Push, Slack (si el usuario ha conectado Slack) |
⚠️ Las cancelaciones causadas por un cambio en la política de la oficina o por mover un Desk pueden seguir enviando una notificación, incluso si Mensajes de cancelación está desactivado.
Salas de reuniones
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Recordatorio de registro | Alrededor del inicio de la reserva de la sala de reuniones. | Email, Push, Microsoft Teams |
| Actualizaciones de reserva | Cuando una reserva de sala de reuniones se actualiza o cancela. | Microsoft Teams |
💡 Los interruptores de sala de reuniones sólo cubren los recordatorios de registro y las actualizaciones de reserva por Microsoft Teams. Los correos de confirmación, actualización y cancelación con invitaciones de calendario siempre se envían (ver Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar).
Otros
| Interruptor | Cuándo se envía | Canales |
|---|---|---|
| Solicitudes de seguimiento | Cuando alguien solicita seguir al usuario. Sólo disponible para usuarios con perfil privado. |
3. Notificaciones que los usuarios no pueden desactivar
Las siguientes notificaciones se envían siempre que se use la función relacionada. No tienen interruptor en Perfil > Notificaciones. Cuando el remitente controla la notificación, se indica a continuación.
Aprobaciones de política de trabajo híbrido
- Resumen de aprobaciones pendientes (para managers): Correo electrónico con la lista de miembros del equipo con solicitudes pendientes, por ejemplo días o semanas remotas extra que necesitan aprobación. Se envía los martes y viernes a las 12:00 en la zona horaria de la oficina del manager.
- Horario aprobado o rechazado (para empleados): Correo electrónico cuando un manager aprueba o rechaza la semana del empleado.
Aprobaciones de reserva para salas de reuniones
- Para el solicitante: Correo electrónico cuando la solicitud se envía, aprueba o rechaza.
- Para los aprobadores: Correo electrónico a los aprobadores asignados a esa sala específica (no a todos los aprobadores de la oficina). Si el solicitante también es aprobador de la sala, no recibe el correo de aprobador.
Reservas de salas de reuniones
- Confirmaciones y actualizaciones: Correo electrónico con invitación de calendario para el creador de la reserva y los invitados.
- Cancelaciones: Cancelación de calendario para el propietario de la reserva, asistentes y aprobadores de la sala.
- Conflictos de tiempos de buffer: Correo electrónico al organizador si la reserva entra en conflicto con los tiempos de buffer de la sala.
Eventos en el lugar de trabajo
- Al crear un evento, el organizador decide si envía un correo a todos los usuarios con la opción Notificar a todos los usuarios por email. Los invitados no pueden darse de baja de estos correos desde su perfil.
Visitas
- Para Visitors: Correos electrónicos cuando se programa, cambia o cancela una visita, y un recordatorio antes de la visita. El anfitrión u organizador decide si notifica al visitante cada vez que crea, cambia o cancela una visita. Los correos de recordatorio sólo se envían si los recordatorios de visita están activados para la oficina.
- Para anfitriones y organizadores: Notificación cuando su invitado se registra y un recordatorio de salida. Se envía por correo electrónico y Microsoft Teams.
Reserva para invitados
- El anfitrión y el invitado reciben correos electrónicos cuando se crea o cancela una reserva de Desk para invitados, y un recordatorio antes de la reserva.
Tickets
- Los managers de tickets, asignados, reporteros y proveedores reciben correos electrónicos cuando se crea, actualiza o cancela un ticket. La persona que realizó el cambio no recibe un correo sobre su propia acción.
Reserva automatizada
- Correo electrónico cuando deskbird no puede reservar un recurso para un usuario que ha activado la reserva automatizada para ese tipo de recurso (ver Notificación de "No hay Desks disponibles"). Los usuarios controlan esto a través de su preferencia de reserva automatizada, no desde Perfil > Notificaciones.
Cuenta e inicio de sesión
- Verificación de correo electrónico al registrarse
- Correos de restablecimiento de contraseña
- Invitaciones para unirse a deskbird
- Correos de recordatorio enviados cuando un administrador notifica a usuarios con estado
provisioned
💡 Los correos electrónicos para solicitudes de servicio van al correo del proveedor externo configurado para la categoría de servicio, no a usuarios de deskbird.
4. Horario del recordatorio de registro
Los usuarios pueden activar un recordatorio de registro para reservas de Desk/parking y salas de reuniones. El horario de ese recordatorio depende de los ajustes de periodo de gracia que configures en Admin > Ajustes de la oficina.
La regla es:
- Si la reserva comienza a la hora o después de la hora de "aplica desde", el recordatorio se envía al inicio de la reserva.
- Si la reserva comienza antes de la hora de "aplica desde" (por ejemplo, una reserva de día completo que empieza a las 07:00 cuando "aplica desde" es a las 09:00), el recordatorio se envía a la hora de "aplica desde" menos la duración del periodo de gracia.
Usa la calculadora de abajo para comprobar cuándo se enviará un recordatorio según tu configuración específica de periodo de gracia:
5. Notificaciones de cambios en el horario
Cuando actualizas el horario híbrido de un usuario como admin o manager, puedes elegir si quieres notificarle por correo electrónico sobre el cambio. Si lo haces, el usuario recibirá el correo a menos que haya desactivado Cambios en el horario en Perfil > Notificaciones (este ajuste está activado por defecto).
También puedes enviarte una copia del correo. Tu copia se envía sin importar la configuración de notificaciones del usuario.
6. Notificación de "No hay Desks disponibles"
Si el sistema de reserva automatizada no puede reservar un Desk o una plaza de aparcamiento para un usuario (porque todos los espacios adecuados ya estaban ocupados cuando el sistema intentó hacer la reserva), el usuario recibirá un correo con el asunto "No hay Desks o plazas de aparcamiento disponibles." Tendrá que reservar manualmente un espacio para ese día.
Este correo solo se envía a los usuarios que tienen activada la reserva automatizada para ese tipo de recurso.
💡 Esta notificación no se puede desactivar en Perfil > Notificaciones. Los usuarios que desactiven la reserva automatizada dejarán de recibirla.
7. Preguntas frecuentes
No. Los administradores no pueden cambiar la configuración de notificaciones en nombre de los usuarios. Cada usuario gestiona sus propios ajustes en Perfil > Notificaciones. Los usuarios nuevos empiezan con todas estas notificaciones activadas.
Solo aparecen los ajustes para las funciones que están activas para el usuario. Por ejemplo, los ajustes de Desk y aparcamiento solo aparecen si la reserva de Desk está disponible para esa persona. Solicitudes de seguimiento solo aparece para usuarios con perfil privado.
Las cancelaciones provocadas por un cambio en la política de la oficina o por el traslado de un Desk pueden seguir enviando una notificación, incluso si Mensajes de cancelación está desactivado.
Los ajustes de sala de reuniones solo cubren los recordatorios de registro y las actualizaciones de reserva de Microsoft Teams. Los correos de confirmación, actualización y cancelación con invitaciones de calendario, los correos de aprobación de reserva y los correos de conflicto por tiempo de buffer siempre se envían.
En Perfil > Notificaciones. La app de Slack de deskbird enlaza a la misma página y no tiene ajustes de notificación separados. La sincronización de estado de Slack es un ajuste aparte en la configuración de la app de Slack.
Los correos a visitantes dependen del anfitrión u organizador. Al crear, cambiar o cancelar una visita, ellos deciden si notifican al visitante. Los correos de recordatorio solo se envían si los recordatorios de visita están activados para la oficina.