Configura y gestiona los elementos de servicio para las salas de reuniones, ¡y sigue todas las solicitudes en un solo lugar! La función de Catering y servicios de Deskbird te ayuda a optimizar las operaciones de oficina y asegura que todo lo que tus equipos necesitan esté disponible cuando y donde sea necesario.
Catering y servicios te permite definir y asignar artículos (como bebidas, snacks o servicios) a tus salas de reuniones. Los empleados pueden solicitar estos servicios al reservar una sala, y los administradores seleccionados pueden gestionar todas las solicitudes entrantes desde un panel dedicado.
- Configurar servicios en el panel de administración
- Habilitar Catering y servicios para salas de reuniones
- Reservar servicios durante una reserva de sala de reuniones
- Monitorear solicitudes a través del panel de solicitudes de servicio
- Exportar datos de servicio
- Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas
1. Configurar servicios en el panel de administración
Ve a Panel de administración > Salas de reuniones > Catering y servicios.
Aquí puedes:
- 👤 Agregar usuarios que puedan acceder al panel de solicitudes de servicio
- ➕ Agregar categorías y artículos, como material de taller, catering o artículos especiales
- ✏️ Editar o 🗑️ eliminar categorías existentes usando los íconos de lápiz o basura
- 📤 Exportar datos (ver al final del artículo)
Al crear o editar una categoría, puedes configurar:
-
Nombre de la categoría
- Email del proveedor (quien recibirá las solicitudes, puede ser un proveedor externo)
- Notas públicas (visibles para los solicitantes)
- Código de centro de costos: Ninguno, Opcional o Requerido
- Artículos de la categoría: Puedes definir artículos por nombre, tipo y límite de cantidad
- Tiempos de buffer: Establecer tiempo antes/después de las reuniones (solo respetado dentro de deskbird – no sincronizado con Outlook/Google)
2. Habilitar Catering y servicios para salas de reuniones
Para activar servicios para salas específicas:
- Ve a Panel de administración > Configuración de oficina > Pisos y espacios
- Selecciona una sala de reuniones
- Habilita el interruptor "Habilitar catering y servicios"
- Asigna las Categorías de servicio apropiadas a la sala
Esto asegura que los empleados puedan solicitar servicios al reservar esta sala específica.
⚠️ Nota: Eliminar una categoría de una sala no elimina automáticamente las solicitudes existentes. Los administradores pueden optar por cancelarlas manualmente si es necesario.
3. Reservar servicios durante una reserva de sala de reuniones
Cuando un empleado reserva una sala con servicios habilitados:
- Verán una opción de "Solicitar servicios"
- Al hacer clic en esto, se abre un modal donde pueden:
- Seleccionar artículos de servicio disponibles (por ejemplo, Bebidas, Snacks, Pizarras)
- Elegir cantidades
- Agregar notas adicionales
Las reservas para salas de reuniones con solicitudes de servicio correspondientes se muestran con un ícono de taza en la pestaña Reservar > Salas de reuniones. El solicitante también es notificado en su confirmación de reserva.
4. Monitorear solicitudes a través del panel de solicitudes de servicio
Los usuarios agregados bajo "Agregar usuarios que puedan acceder a catering y servicios" ahora ven una nueva pestaña en el menú principal: Solicitudes.
Este panel les permite:
- Ver solicitudes de servicio pendientes y pasadas
- Usar filtros como sala de reuniones, solicitante o categoría
- Hacer clic en una solicitud para ver:
- Artículos solicitados
- Detalles de la reunión
- Notas
- Centro de costos
- Configuración de tiempos de buffer
Este panel es solo de lectura y ayuda a los coordinadores o gerentes de instalaciones a asegurar que cada servicio esté adecuadamente preparado.
⚠️ Nota: Después de que se ha realizado una reserva, siempre se envía una notificación por correo electrónico a la dirección definida en el Email del proveedor al configurar la categoría. Los proveedores pueden ser externos y no tener acceso a deskbird.
5. Exportar datos de servicio
En el panel de administración de Catering y servicios, puedes exportar todos los datos de categorías y artículos haciendo clic en "Exportar datos". Esto es útil para informes o para compartir con proveedores de servicios externos.
Tu exportación CSV incluirá:
- Email del solicitante
- Email del proveedor
- Fechas y horas de las reuniones
- Categorías y artículos solicitados
- Entradas personalizadas (como notas de texto libre o centros de costos)
6. Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas
- ❌ Actualmente no es posible exportar solicitudes de servicio directamente desde el panel (¡próximamente!)
- ❌ Para eventos recurrentes, las solicitudes de catering no están disponibles actualmente
¿Cuál es la diferencia entre Catering y Servicios y Equipamiento de salas de reuniones?
Catering y Servicios son solicitudes temporales específicas de la reunión (como bebidas o rotafolios), mientras que el Equipamiento se refiere a características permanentes en una sala (como un televisor o una pizarra). Los servicios se pueden añadir por reunión y filtrar al reservar; el equipamiento es fijo.
¿Quién puede acceder a Catering y Servicios?
- Administradores configuran categorías, las activan por sala y exportan datos.
- Organizadores añaden servicios al reservar una sala.
- Usuarios autorizados (como los Gerentes de Instalaciones) ven y gestionan solicitudes en el panel.
- Proveedores de servicios reciben notificaciones por correo electrónico con todos los detalles de la solicitud—no se requiere una cuenta de deskbird.