Aprobaciones de reserva para salas de reuniones no sincronizadas

Las aprobaciones de reserva te permiten revisar las solicitudes de salas de reuniones antes de que se confirmen, para que mantengas el control sobre quién obtiene acceso a tus espacios más solicitados en lugar de confirmar cada solicitud al instante. Este artículo cubre las salas creadas directamente en deskbird. Para las salas sincronizadas con Microsoft 365, consulta Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Microsoft. Para las salas sincronizadas con Google Workspace, consulta Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Google Workspace.

1. Cómo funcionan las homologaciones
2. Activar homologaciones para una sala
3. Gestionar solicitudes de homologación
4. Preguntas frecuentes

1. Cómo funcionan las homologaciones

Las aprobaciones de reserva están disponibles en el paquete Rooms Plus. Permiten a los admins requerir que una solicitud de reserva de sala de reuniones sea revisada y aprobada antes de confirmarse. Esto da a los admins control sobre quién obtiene acceso a salas específicas, en lugar de conceder confirmación instantánea a cualquiera con acceso.

Qué cambia cuando se activan las homologaciones

• Los usuarios envían una solicitud de reserva en lugar de recibir una confirmación instantánea. La reserva aparece como Pendiente en el calendario y en la lista de reservas del usuario.
• Una reserva pendiente bloquea el espacio, así que nadie más puede reservarlo mientras está en revisión.
• Si la solicitud es aprobada, la reserva se confirma y el estado pendiente desaparece.
• Si nadie actúa sobre la solicitud antes de la hora de inicio de la reserva, se cancela automáticamente.
• Para una reserva que cubre varios días, la solicitud debe decidirse antes de la hora de inicio del primer día. Las reservas en salas que requieren homologación deben comenzar en el futuro.
• Para reuniones recurrentes, toda la serie se aprueba o rechaza en una sola acción.
• Si se cambia la hora o la sala de una reserva ya aprobada, vuelve a pasar por el proceso de homologación.

⚠️ Advertencia: Actualmente, las salas con homologaciones activadas no se pueden reservar mediante Modo quiosco.

2. Activar homologaciones para una sala

Las homologaciones se activan por sala dentro del flujo de creación o edición de la sala, en Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios. Una vez activada, la sala se marca como Requiere aprobación.

💡 Nota: Las homologaciones se aplican a la sala, no a usuarios individuales. Cada solicitud de reserva para esa sala pasa por revisión, sin importar quién la envíe.

3. Gestionar solicitudes de homologación

Los admins gestionan estas solicitudes en Solicitudes > Reservas. Esta pestaña cubre Salas de reuniones así como Restauración y servicios, así que todas las homologaciones pendientes pueden revisarse en un solo lugar. Cada solicitud tiene su propia página de detalles donde se muestra la sala, fecha y hora, organizador, invitados y estado actual.

Para decidir sobre una solicitud:

1. Ve a Solicitudes > Reservas y abre la pestaña Abiertas.
2. Para aprobar, haz clic en la marca de verificación y confirma con Aprobar. Una homologación no se puede deshacer.
3. Para rechazar, haz clic en la cruz, introduce un Motivo (hasta 300 caracteres) y haz clic en Rechazar reserva. El solicitante recibe un correo electrónico que muestra quién rechazó la solicitud y el motivo.

Las solicitudes decididas pasan a la pestaña Completadas con su estado, por ejemplo Rechazada.

4. Preguntas frecuentes