Aprobaciones de reserva para salas de reuniones no sincronizadas

Las aprobaciones de reserva te permiten revisar las solicitudes de salas de reuniones antes de que se confirmen, para que tengas el control sobre quién accede a tus espacios más solicitados en vez de confirmar cada solicitud al instante. Este artículo cubre las salas creadas directamente en deskbird. Para las salas sincronizadas con Microsoft 365, consulta Aprobaciones para salas de reuniones sincronizadas.

1. Cómo funcionan las aprobaciones
2. Activar aprobaciones para una sala
3. Gestionar solicitudes de aprobación
4. Preguntas frecuentes

1. Cómo funcionan las aprobaciones

Las aprobaciones de reserva están disponibles en el paquete Rooms Plus. Permiten que los administradores requieran que una solicitud de reserva de sala de reuniones sea revisada y aprobada antes de confirmarse. Así, los administradores tienen el control sobre quién puede acceder a salas específicas, en vez de dar confirmación instantánea a cualquiera que tenga acceso.

Qué cambia cuando se activan las aprobaciones

• Los usuarios envían una solicitud de reserva en vez de recibir una confirmación instantánea. La reserva aparece como Pendiente en el calendario y en la lista de reservas del usuario.
• Una reserva pendiente bloquea el horario, así que nadie más puede reservar ese espacio mientras está en revisión.
• Si la solicitud es aprobada, la reserva se confirma y el estado pendiente desaparece.
• Si nadie actúa sobre la solicitud antes de la hora de inicio de la reserva, se cancela automáticamente.
• Para reuniones recurrentes, toda la serie se aprueba o rechaza de una sola vez.
• Si se cambia la hora o la sala de una reserva ya aprobada, vuelve a pasar por el proceso de aprobación.

⚠️ Atención: Actualmente, las salas con aprobaciones activadas no se pueden reservar mediante el Modo quiosco.

2. Activar aprobaciones para una sala

Las aprobaciones se activan por sala dentro del flujo de creación o edición de la sala, en Admin > Pisos y espacios. Una vez activada, la sala aparece marcada como Requiere aprobación.

💡 Nota: Las aprobaciones aplican a la sala, no a usuarios individuales. Cada solicitud de reserva para esa sala pasa por revisión, sin importar quién la envíe.

3. Gestionar solicitudes de aprobación

Los administradores gestionan estas solicitudes en Solicitudes > Reservas. Esta pestaña cubre salas de reuniones y también solicitudes de Catering y servicios, así que todas las aprobaciones pendientes se pueden revisar en un solo lugar. Cada solicitud tiene su propia página de detalles donde se muestra la sala, fecha y hora, organizador, invitados y estado actual.

4. Preguntas frecuentes