Cuando la sincronización del calendario de la sala de reuniones está activada, las reservas hechas en deskbird se reflejan en tu proveedor de calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) y viceversa. Este artículo te ayuda a diagnosticar y resolver los problemas de sincronización más comunes, incluidos los dobles reservas y los enlaces a la conferencia que faltan.
- Cómo funciona la sincronización de salas de reuniones
- Dobles reservas y conflictos de sincronización
- No se generan enlaces a la conferencia de MS Teams
- Re-sincronizar una sala: lo que debes saber
- Preguntas frecuentes
1. Cómo funciona la sincronización de salas de reuniones
Cuando la sincronización del calendario de salas está activa, tu proveedor de calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) actúa como fuente de referencia. Esto significa:
- Las reservas creadas en deskbird se envían al calendario de recursos de la sala en tu proveedor.
- El calendario de recursos acepta o rechaza la reserva según sus propias reglas (disponibilidad, restricciones, etc.).
- Las reservas creadas directamente en Outlook o Google Calendar se sincronizan de vuelta en deskbird.
- La sincronización no es instantánea: puede haber un pequeño retraso (normalmente de unos segundos a unos minutos) entre que se hace una reserva y aparece en el otro sistema.
Como la sincronización es bidireccional y tiene un pequeño retraso, a veces pueden ocurrir conflictos cuando dos personas reservan la misma sala al mismo tiempo en sistemas diferentes.
2. Dobles reservas y conflictos de sincronización
Las dobles reservas pueden ocurrir cuando alguien reserva una sala en Outlook/Google al mismo tiempo que otra persona reserva la misma sala en deskbird, antes de que la sincronización se haya procesado.
Cómo minimizar las dobles reservas:
- Activa la opción Aceptar/rechazar automáticamente en el calendario de recursos de la sala en tu proveedor. Esto asegura que el proveedor de calendario acepte o rechace las solicitudes de reserva de inmediato, reduciendo la posibilidad de conflictos.
- Anima a los usuarios a reservar a través de un solo sistema (ya sea deskbird o Outlook/Google, pero no ambos) para evitar solapamientos.
- Ten en cuenta que, cuando ocurre un conflicto, la decisión del proveedor de calendario es definitiva. Si rechaza una reserva, esa reserva se eliminará de deskbird.
Si experimentas dobles reservas de forma recurrente, por favor contacta con soporte con 2 o 3 ejemplos concretos (nombre de la sala, fecha, hora y los usuarios afectados) para que podamos investigar los registros de sincronización.
3. No se generan enlaces a la conferencia de MS Teams
Para investigar esto más a fondo, por favor contacta con soporte con la siguiente información:
- El nombre de la(s) sala(s) afectada(s).
- Un ejemplo concreto (fecha y hora) en el que faltaba el enlace.
- Si el problema afecta a todas las reservas o solo a algunas en particular.
4. Re-sincronizar una sala: lo que debes saber
Si desconectas y vuelves a conectar la sincronización del calendario de una sala (por ejemplo, para solucionar un problema), ten en cuenta lo siguiente:
- Las reservas que se crearon directamente en deskbird (no mediante la sincronización del calendario) pueden eliminarse durante una re-sincronización, ya que los datos del proveedor de calendario tienen prioridad.
- Las reservas que existen en el proveedor de calendario se volverán a importar en deskbird.
- Recomendación: Antes de re-sincronizar, revisa si hay reservas activas en deskbird que se hayan creado de forma nativa (no mediante el calendario). Informa a los usuarios afectados si es necesario.
5. Preguntas frecuentes
En la mayoría de los casos, las reservas se sincronizan en unos segundos o pocos minutos. Sin embargo, pueden producirse retrasos de hasta 10–15 minutos durante periodos de alta carga en Microsoft o Google. Si una reserva no se ha sincronizado después de 15 minutos, prueba a actualizar la app de deskbird.
Las reuniones recurrentes a veces pueden causar conflictos si el patrón de recurrencia cambia en Outlook (por ejemplo, si se mueve una sola ocurrencia) y la actualización no se propaga completamente. Asegúrate de que el calendario de recursos de la sala tenga activada la opción de aceptar/rechazar automáticamente y revisa si la serie recurrente en Outlook muestra alguna ocurrencia rechazada. Si el problema persiste, contacta con soporte indicando el nombre de la sala, el patrón de recurrencia y las fechas concretas de los conflictos.
Sí. Multi-Tenancy está disponible para la sincronización de Salas de reuniones con el plan Rooms Plus. Puedes añadir tanto tenants de Microsoft como de Google. Para añadir otro tenant, ve a Admin > Empresa: Integraciones, haz clic en Gestionar en la fila de Sincronización del calendario de salas y selecciona Añadir un tenant de Microsoft o Añadir un tenant de Google.