Las salas de reuniones en deskbird ofrecen una forma flexible de gestionar espacios compartidos. Ya sea que estés configurando la integración con Google o Microsoft, creando salas manualmente o gestionando la configuración de las salas, en este artículo encontrarás todo lo que necesitas.
- Configurar salas de reuniones
- Aprobaciones para salas de reuniones
- Opciones de registro para salas de reuniones
- Equipamiento de salas de reuniones
- Cómo reservar una sala de reuniones
- deskbird Outlook Add-In
- Editar una reunión existente
- Catering y servicios
- Modo quiosco
- Enlaces de conferencia
- Protección de datos
1. Configurar salas de reuniones
Salas de reuniones sincronizadas con calendarios (Google/Microsoft):
Para habilitar las reservas de salas y sincronizar la disponibilidad con tu calendario, sigue esta guía: Configurar la sincronización del calendario para el estado de la agenda y salas de reuniones.
Salas de reuniones no sincronizadas:
Si no quieres sincronizar las salas con Microsoft o Google, puedes crear salas que solo existan dentro de deskbird.
Para crear una sala manualmente, ve a Admin > Pisos y espacios > + Añadir espacio > Sala de reuniones y elige Crear una sala de reuniones manualmente.
Luego añade los detalles de la sala. Puedes activar o desactivar la sala (Activo/Inactivo), definir el acceso (por ejemplo, Acceso abierto) y, si lo necesitas, habilitar el Modo quiosco y Catering y servicios. Finaliza con Añadir sala de reuniones para guardar.
2. Aprobaciones para salas de reuniones
Aprobaciones de reserva, disponibles en el paquete Rooms Plus, permiten a los administradores requerir que una solicitud de reserva de sala de reuniones sea revisada y aprobada antes de confirmarse. Esto da a los administradores control sobre quién puede acceder a salas específicas, en vez de confirmar instantáneamente a cualquiera con acceso.
💡 Las aprobaciones están disponibles solo para salas de reuniones no sincronizadas (salas creadas manualmente en deskbird). Las salas sincronizadas con Outlook o Google aún no admiten aprobaciones.
Los administradores habilitan las aprobaciones por sala durante la creación o edición de la sala, en Admin > Pisos y espacios. Una vez activada, la sala aparece marcada como "Requiere aprobación".
Cómo funciona cuando las aprobaciones están activadas para una sala:
- Los usuarios envían una solicitud de reserva en vez de recibir una confirmación instantánea. La reserva aparece como
Pendienteen el calendario y en la lista de reservas del usuario. - Una reserva pendiente bloquea el horario, así que nadie más puede reservar ese espacio mientras está en revisión.
- Si la solicitud es aprobada, la reserva se confirma y desaparece el estado pendiente.
- Si nadie actúa sobre la solicitud antes de la hora de inicio, se cancela automáticamente.
- Para reuniones recurrentes, toda la serie se aprueba o rechaza de una sola vez.
- Si se cambia la hora o la sala de una reserva ya aprobada, vuelve a pasar por el proceso de aprobación.
Los administradores gestionan estas solicitudes en Solicitudes > Reservas. Esta pestaña ahora cubre tanto salas de reuniones como solicitudes de Catering y servicios, así que todas las aprobaciones pendientes pueden revisarse en un solo lugar. Cada solicitud tiene su propia página de detalles mostrando la sala, fecha y hora, organizador, invitados y estado actual.
⚠️ Las salas con aprobaciones activadas actualmente no pueden reservarse mediante el Modo quiosco.
3. Opciones de registro para salas de reuniones
Dependiendo de la configuración de tu sitio, puede ser necesario hacer un registro para confirmar una reserva. Esto libera automáticamente las salas que no se usan.
Más información aquí: Opciones de registro para recursos y salas de reuniones.
4. Equipamiento de salas de reuniones
Puedes asignar etiquetas de equipamiento a cada sala, por ejemplo:
- TV o pantalla
- Pizarra
- Teléfono
- Cámara de conferencias
Los usuarios pueden filtrar por equipamiento para encontrar salas adecuadas más rápido. Los administradores gestionan el equipamiento en Admin > Salas de reuniones > Configuración general de salas > Equipamiento de salas de reuniones.
💡 El equipamiento es específico de cada oficina y debe configurarse por ubicación.
5. Cómo reservar una sala de reuniones
Los usuarios van a la pestaña Reservar > Salas de reuniones. Las salas de reuniones se distinguen visualmente de otros espacios.
Al hacer clic y arrastrar se selecciona un horario (por ejemplo, 10:30–11:30). Se muestran detalles de la sala como capacidad, fotos y equipamiento para ayudar a elegir.
En la pestaña Filtros, los usuarios pueden elegir cómo se muestra la disponibilidad: Disponibilidad actual muestra qué salas están libres ahora mismo, mientras que Disponible en el intervalo seleccionado muestra las salas libres en el rango de tiempo elegido. También se puede filtrar por acceso, capacidad y servicios (ver Catering y servicios).
6. deskbird Outlook Add-In
💡 Para la mejor experiencia de reserva de salas de reuniones, usa el deskbird Outlook Add-In. Permite a los usuarios buscar y reservar salas directamente en Outlook con disponibilidad en tiempo real y sincronización automática en Web, Windows y Mac. Más información aquí: deskbird Outlook Add-In
7. Editar una reunión existente
Los usuarios pueden modificar reuniones directamente en el calendario (Reservar > Salas de reuniones) o—si son los organizadores—a través de Reservas.
El icono de lápiz permite editar detalles como Título de la reunión, Fecha, Hora, Invitados, Enlace de conferencia, Catering y servicios y Más detalles. Las reuniones pueden eliminarse con el icono de papelera.
💡 Si se elimina un organizador, la reunión permanece. El organizador pasa a ser DU – Usuario eliminado y los administradores pueden reasignarla a un nuevo responsable desde la pestaña Salas de reuniones.
Función de arrastrar y soltar:
La función de arrastrar y soltar permite a los usuarios mover fácilmente reuniones en la vista de carriles (Reservar > Salas de reuniones) para cambiar la hora o ubicación, notificando automáticamente al organizador original. Disponible en todos los planes Rooms y también incluida en los planes Desks con cross-sell de Rooms.
8. Catering y servicios
Adjunta solicitudes como bebidas, snacks o tecnología extra a una reserva de sala con Catering y servicios.
Más información: Catering y servicios
9. Modo quiosco
Si tu oficina usa tablets o pantallas para mostrar la disponibilidad de salas, el Modo quiosco permite que las personas se registren o reserven directamente en el dispositivo. La pantalla se actualiza automáticamente.
Más información: Modo quiosco para salas de reuniones
10. Enlaces de conferencia
Al crear un evento en una sala, los organizadores pueden añadir un enlace de videoconferencia directamente en deskbird. Si tu organización integra Microsoft o Google, los organizadores pueden generar un enlace nativo con un solo clic. O bien seleccionar "Otro" y pegar un enlace de un proveedor como Zoom.
💡 Más información sobre la configuración necesaria: Configurar la sincronización del calendario para el estado de la agenda y salas de reuniones
Después de confirmar el evento, el enlace de conferencia se añade automáticamente a la invitación del calendario y es visible en el calendario de deskbird. deskbird mantiene los enlaces sincronizados entre el calendario de deskbird y tu calendario externo.
💡 Ten en cuenta: una vez creados, los enlaces de conferencia no se pueden editar ni eliminar.
11. Protección de datos
Los administradores pueden activar una capa de protección de datos para las reservas de salas de reuniones. Al activarla, detalles como el título, la descripción y el organizador solo son visibles para los participantes así como para administradores y managers.
El resto solo ve que la sala está ocupada. Las pantallas en modo quiosco también muestran solo la disponibilidad, sin contenido. Los administradores pueden activar o desactivar esto en cualquier momento en Admin > Salas de reuniones > Configuración general de salas > Protección de datos para reservas de salas de reuniones.