Las salas de reuniones en deskbird ofrecen una forma flexible e intuitiva de reservar y gestionar espacios compartidos. Ya sea que estés configurando la integración con Google o Microsoft o simplemente necesites una sala para tu próxima llamada, esta guía tiene todo lo que necesitas.
- Configurar salas de reuniones
- Opciones de registro para salas de reuniones
- Equipamiento de salas de reuniones
- Cómo reservar una sala de reuniones
- deskbird Outlook Add-In
- Editar una reunión existente
- Catering y servicios
- Modo quiosco
- Enlaces de conferencia
- Protección de datos
1. Configurar salas de reuniones
Salas de reuniones sincronizadas con calendarios (Google/Microsoft):
Para habilitar las reservas de salas y sincronizar la disponibilidad con tu calendario, sigue esta guía: Configurar la sincronización del calendario para el estado de la agenda y salas de reuniones.
Salas de reuniones no sincronizadas:
Si no deseas sincronizar las salas con Microsoft o Google, puedes crear salas que solo existan dentro de deskbird.
Para crear una sala manualmente, ve a Portal de administrador > Pisos y espacios > + Añadir espacio > Sala de reuniones y elige Crear una sala de reuniones manualmente.
Luego añade los detalles de la sala. Puedes activar o desactivar la sala (Activo/Inactivo), definir el acceso (por ejemplo, Acceso abierto) y, si lo necesitas, habilitar el Modo quiosco y Catering y servicios. Finaliza con Añadir sala de reuniones para guardar.
2. Opciones de registro para salas de reuniones
Dependiendo de la configuración de tu sitio, puede ser necesario realizar un registro para confirmar una reserva. Esto libera automáticamente las salas que no se utilizan.
Más información aquí: Opciones de registro para recursos y salas de reuniones.
3. Equipamiento de salas de reuniones
Puedes asignar etiquetas de equipamiento a cada sala, por ejemplo:
- TV o pantalla
- Pizarra
- Teléfono
- Cámara de conferencias
Los usuarios pueden filtrar por equipamiento para encontrar salas adecuadas más rápido. Los administradores gestionan el equipamiento en Admin > Salas de reuniones > Configuración general de la sala > Equipamiento de salas de reuniones.
💡 El equipamiento es específico de cada oficina y debe configurarse por ubicación.
4. Cómo reservar una sala de reuniones
Ve a la pestaña Reservar > Salas de reuniones. Las salas de reuniones se distinguen visualmente de otros espacios.
Haz clic y arrastra para seleccionar tu horario (por ejemplo, 10:30–11:30). Los detalles como la capacidad, fotos y equipamiento te ayudarán a decidir.
En la pestaña Filtros, puedes elegir cómo se muestra la disponibilidad: Disponibilidad actual muestra qué salas están libres en este momento, mientras que Disponible en el intervalo seleccionado muestra las salas libres para el rango de tiempo que seleccionaste, además puedes filtrar por acceso, capacidad y servicios (ver Catering y servicios).
5. deskbird Outlook Add-In
💡 Para la mejor experiencia de reserva de salas de reuniones, utiliza el deskbird Outlook Add-In. Te permite buscar y reservar salas directamente en Outlook con disponibilidad en tiempo real y sincronización automática en Web, Windows y Mac. Más información aquí: deskbird Outlook Add-In
6. Editar una reunión existente
Puedes modificar reuniones directamente en el calendario (Reservar > Salas de reuniones) o—si eres el organizador—a través de Reservas.
Usa el icono de lápiz para editar detalles como Título de la reunión, Fecha, Hora, Invitados, Enlace de conferencia, Catering y servicios y Más detalles. Si la reunión ya no es necesaria, elimínala con el icono de papelera.
💡 Si se elimina un organizador, la reunión permanece. El organizador cambia a DU – Usuario eliminado, y aún puedes reasignarla a un nuevo propietario desde la pestaña Salas de reuniones.
Función de arrastrar y soltar:
La función de arrastrar y soltar te permite mover fácilmente reuniones en la vista de carriles (Reservar > Salas de reuniones) para cambiar la hora o la ubicación, y notifica automáticamente al organizador original. Disponible en todos los planes de Rooms y también incluida en los planes de Desks con cross-sell de Rooms.
7. Catering y servicios
Adjunta solicitudes como bebidas, snacks o tecnología extra a una reserva de sala con Catering y servicios.
Más información: Catering y servicios
8. Modo quiosco
Si tu oficina utiliza tablets o pantallas para mostrar la disponibilidad de las salas, el Modo quiosco permite que las personas se registren o reserven directamente en el dispositivo. La pantalla se actualiza automáticamente.
Más información: Modo quiosco para salas de reuniones
9. Enlaces de conferencia
Al crear un evento en una sala, los organizadores pueden añadir un enlace de videoconferencia directamente en deskbird. Si tu organización integra Microsoft o Google, puedes generar un enlace nativo con un solo clic. O selecciona “Otro” y pega un enlace de un proveedor como Zoom.
💡 Más información sobre la configuración necesaria: Configurar la sincronización del calendario para el estado de la agenda y salas de reuniones
Después de confirmar el evento, el enlace de conferencia se añade automáticamente a la invitación del calendario y es visible en el calendario de deskbird. deskbird mantiene los enlaces sincronizados entre el calendario de deskbird y tu calendario externo.
💡 Ten en cuenta: una vez creados, los enlaces de conferencia no se pueden editar ni eliminar.
10. Protección de datos
Los administradores pueden habilitar una capa de protección de datos para las reservas de salas de reuniones. Al activarla, detalles como el título, la descripción y el organizador solo son visibles para los participantes así como para los Administradores y Managers.
El resto solo verá que la sala está ocupada. Las pantallas en modo quiosco también solo muestran la disponibilidad, sin contenido. Los administradores pueden activar o desactivar esto en cualquier momento en Admin > Salas de reuniones > Configuración general de la sala > Protección de datos para reservas de salas de reuniones.