deskbird te ofrece varias opciones de registro para Desks, plazas de aparcamiento y salas de reuniones. Cada opción controla cómo tus usuarios confirman su presencia: elige según el nivel de control que quieras sobre la asistencia y el uso de los espacios.
- Sin registro
- Registro simple
- Solo códigos QR
- Configuración de cancelación automática
- Registro automático usando geolocalización
1. Sin registro
Con esta configuración, los usuarios no tienen que confirmar su presencia. Sus reservas siguen siendo válidas sin que tengan que hacer nada más.
2. Registro simple
Con el registro simple, los usuarios confirman su presencia haciendo clic en el botón de Registro en la app web, MS Teams o la app móvil de deskbird.
- Los usuarios confirman manualmente su registro a través de la app de deskbird.
- Puedes configurar una regla de cancelación automática para que las reservas se cancelen si un usuario no se registra antes de una hora determinada.
💡 Incluso con el registro simple activado, los usuarios también pueden registrarse escaneando un código QR si hay códigos QR disponibles para su reserva. Si un usuario escanea el código QR, será redirigido a la página de registro para confirmar su reserva.
3. Solo códigos QR
Con esta opción, los usuarios deben escanear un código QR físico para registrarse. Esto aplica a Desks, salas de reuniones y plazas de aparcamiento, asegurando que los usuarios estén presentes físicamente al confirmar su reserva.
Cómo funciona para los usuarios:
- Los usuarios abren su reserva en la app de deskbird y tocan en Registro.
- Se abre el escáner de códigos QR; escanean el código en el Desk, sala o plaza de aparcamiento para confirmar su presencia.
💡 Cosas a tener en cuenta:
- Esta es la configuración más restrictiva: úsala si necesitas una confirmación estricta de asistencia para los recursos reservados.
- Los usuarios deben tener instalada la app móvil de deskbird para escanear códigos QR.
- El escaneo de códigos QR está disponible independientemente de otras opciones de registro. Si un usuario escanea un código QR sin una reserva previa, será redirigido a la página de reservas para confirmar la reserva.
4. Configuración de cancelación automática
La cancelación automática garantiza que las reservas no confirmadas se liberen, dejando los recursos disponibles para otros. El sistema cancela las reservas si un usuario no se registra dentro del periodo de gracia después de la hora de inicio establecida.
Puedes configurar dos ajustes que determinan cuándo comienza el periodo de gracia y cuándo se cancelan las reservas:
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Periodo de gracia: si no hay registro, cancelar la reserva automáticamente
- Define cuántos minutos tienen los usuarios para registrarse antes de que se cancele su reserva.
- Ejemplo: si se establece en 60 minutos, los usuarios deben registrarse dentro de los 60 minutos desde el inicio del periodo de gracia.
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Desde esta hora, aplica el periodo de gracia
- Si el periodo de gracia más la hora de inicio de la reserva es antes de esta hora establecida, esto actúa como la hora más temprana de cancelación para la reserva, incluso si el periodo de gracia ya ha terminado.
- Si la hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia es después de esta hora, se envían recordatorios de registro y, cuando termina el periodo de gracia, el sistema cancela automáticamente las reservas no confirmadas.
Escenarios de cancelación automática para Desks y aparcamiento
| Escenario | Ejemplo | Hora de cancelación automática |
| La hora de inicio de la reserva + periodo de gracia es después de la primera hora de cancelación automática | Reserva a las 8:30, periodo de gracia 60 min, el periodo de gracia empieza a las 9:00 → El periodo de gracia se solapa con la hora de inicio de la reserva → Cancelación automática a las 09:30 | 09:30, ya que el periodo de gracia empieza a la hora de la reserva |
| La hora de inicio de la reserva es después de la primera hora de cancelación automática | Reserva a las 10:00, periodo de gracia 60 min, el periodo de gracia empieza a las 9:00 → La reserva empieza después de las 9:00, así que el periodo de gracia comienza inmediatamente y dura 60 minutos → Cancelación automática a las 11:00 | 11:00, ya que el periodo de gracia empieza cuando comienza la reserva |
| La hora de inicio de la reserva + periodo de gracia es antes de la primera hora de cancelación automática | Reserva a las 6:30, periodo de gracia 60 min, el periodo de gracia empieza a las 9:00 → Normalmente la reserva se cancelaría a las 7:30, pero como esto es antes de las 9:00, el sistema lo ajusta → Cancelación automática a las 9:00 | 9:00, ya que el sistema asegura que no haya cancelaciones antes de la hora de inicio del periodo de gracia |
| La hora de inicio de la reserva + periodo de gracia es después de la primera hora de cancelación automática (ejemplo con periodo de gracia más largo) | Reserva a las 8:00, periodo de gracia 135 min, el periodo de gracia empieza a las 9:30 → Hora de inicio de la reserva + periodo de gracia (10:15) es después de las 9:30 → Cancelación automática a las 10:15 | 10:15, ya que la hora de inicio de la reserva más el periodo de gracia cae después de la hora de inicio del periodo de gracia |
💡 Resumen:
- La cuenta atrás del periodo de gracia empieza a la hora fija que determines (por ejemplo, 9:00).
- Los recordatorios de registro se envían a los usuarios solo a partir de la hora establecida.
- Si la hora de inicio de la reserva + periodo de gracia es antes de la hora de inicio del periodo de gracia, el sistema lo ajusta y cancela a la hora de inicio del periodo de gracia.
- Si la hora de cancelación calculada es posterior a la hora de inicio del periodo de gracia, el sistema cancela en la hora calculada más tarde.
Cancelación automática para salas de reuniones
Para las salas de reuniones, puedes establecer una regla para cancelar automáticamente una reserva si los usuarios no se registran dentro de un número determinado de minutos después de la hora de inicio programada. A diferencia de los Desks y las plazas de aparcamiento, los periodos de gracia no se aplican al registro en salas de reuniones.
💡 Ejemplo: si la configuración de cancelación automática es de 10 minutos y una reunión está programada para las 10:00, se cancelará automáticamente a las 10:10 si nadie se registra.
✔ Las opciones de registro y la configuración de cancelación automática están separadas para Desks/aparcamiento y salas de reuniones.
✔ Los Desks y las plazas de aparcamiento usan un periodo de gracia configurable; las salas de reuniones usan un tiempo de cancelación fijo.
Para más información sobre los códigos QR y cómo configurarlos en tu espacio de trabajo, consulta esta guía.
Calculadora para la hora de cancelación automática según el inicio de la reserva, periodo de gracia y configuración de aplicación.
5. Registro automático usando geolocalización
Para los registros automáticos usando geolocalización, consulta: Registro automático para reservas de escritorios y estacionamiento.