deskbird ofrece diferentes opciones de registro para asegurar que los usuarios confirmen su presencia al usar desks, plazas de aparcamiento y salas de reuniones. Estas opciones ayudan a mejorar el seguimiento de la utilización del espacio mientras ofrecen flexibilidad según las necesidades de tu empresa.
- Sin registro
- Registro simple
- Solo códigos QR
- Configuración de cancelación automática
- Registro automático usando geolocalización
1. Sin registro
Con esta configuración, los usuarios no necesitan registrarse cuando llegan a la oficina o entran a una sala de reuniones. Sus reservas permanecen válidas sin ninguna acción adicional.
2. Registro simple
Con el registro simple, los usuarios pueden confirmar su presencia haciendo clic en el botón de Registro en la aplicación web, MS Teams o la aplicación móvil de deskbird.
Cómo funciona:
- Los usuarios confirman manualmente su registro a través de la aplicación de deskbird.
- Si se requiere registro, los administradores pueden establecer una regla de cancelación automática si un usuario no se registra antes de una hora determinada.
💡 ¿Sabías que? Incluso con el Registro Simple habilitado, los usuarios también pueden registrarse escaneando un código QR si hay códigos QR disponibles para su reserva. Si un usuario escanea el código QR, será redirigido a la página de registro para confirmar su reserva.
3. Solo códigos QR
Con esta opción, los usuarios deben escanear un código QR para registrarse. Esto se aplica a desks, salas de reuniones y plazas de aparcamiento, asegurando que los usuarios estén físicamente presentes al confirmar su reserva.
Cómo funciona:
- Los usuarios van a la vista general de sus reservas en la aplicación de deskbird.
- Tocan en Registro, y aparece un ícono de código QR.
- Su cámara se abre, permitiéndoles escanear el código QR para confirmar su presencia.
💡 Cosas a considerar:
- Esta es la configuración más restrictiva y debe usarse si se requiere una confirmación estricta de asistencia para los recursos reservados.
- Los usuarios deben instalar la aplicación móvil de deskbird para escanear códigos QR para el registro.
- El escaneo de códigos QR está disponible independientemente de otras configuraciones de registro. Si un usuario escanea un código QR sin una reserva previa, será redirigido a la página de reservas donde podrá confirmar la reserva.
4. Configuración de cancelación automática
La cancelación automática asegura que las reservas no confirmadas se liberen, permitiendo que otros usuarios utilicen los recursos disponibles de manera eficiente.
Cancelación automática para desks y plazas de aparcamiento
La cancelación automática asegura que las reservas no confirmadas se liberen, haciendo que los recursos estén disponibles para otros. El sistema cancela las reservas si un usuario no se registra dentro del período de gracia después de la hora de inicio designada.
Los administradores pueden configurar dos ajustes que determinan cuándo comienza el período de gracia y cuándo se cancelan las reservas:
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Período de gracia: Si no se registra, cancelar la reserva automáticamente
- Define cuántos minutos tienen los usuarios para registrarse antes de que su reserva sea cancelada.
- Ejemplo: Si se establece en 60 minutos, los usuarios deben registrarse dentro de los 60 minutos desde el inicio del período de gracia.
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Desde esta hora, se aplica el período de gracia
- Si el período de gracia más la hora de inicio de la reserva es antes de esta hora establecida, esto actúa como la hora más temprana de cancelación para la reserva, aunque el período de gracia ya haya terminado.
- Si la hora de inicio de la reserva más el período de gracia es después de esta hora establecida, se envían recordatorios de registro, y cuando el período de gracia expira, el sistema cancela automáticamente las reservas no confirmadas.
Escenarios de cancelación automática para desks y aparcamiento
| Escenario | Ejemplo | Hora de cancelación automática |
| La hora de inicio de la reserva + período de gracia es después de la hora más temprana de cancelación automática | Reserva a las 8:30 AM, período de gracia 60 min, el período de gracia comienza a las 9 AM → El período de gracia se superpone con la hora de inicio de la reserva → Cancelación automática a las 09:30 AM | 09:30 AM, ya que el período de gracia comienza a la hora de la reserva |
| La hora de inicio de la reserva es después de la hora más temprana de cancelación automática | Reserva a las 10:00 AM, período de gracia 60 min, el período de gracia comienza a las 9 AM → La reserva comienza después de las 9 AM, por lo que el período de gracia comienza inmediatamente y dura 60 minutos → Cancelación automática a las 11:00 AM | 11:00 AM, ya que el período de gracia comienza cuando comienza la reserva |
| La hora de inicio de la reserva + período de gracia es antes de la hora más temprana de cancelación automática | Reserva a las 6:30 AM, período de gracia 60 min, el período de gracia comienza a las 9 AM → La reserva normalmente se cancelaría a las 7:30 AM, pero como esto es antes de las 9 AM, el sistema lo anula → Cancelación automática a las 9:00 AM | 9:00 AM, ya que el sistema asegura que no se produzcan cancelaciones antes de la hora de inicio del período de gracia establecido |
💡 Resumen:
- La cuenta regresiva del período de gracia comienza a la hora fija establecida por el administrador (por ejemplo, 9 AM).
- Los recordatorios de registro se envían solo desde la hora establecida.
- Si la hora de inicio de la reserva + período de gracia es antes de la hora de inicio del período de gracia establecido, el sistema lo anula y cancela la reserva a la hora de inicio del período de gracia.
- Si la hora calculada de cancelación es posterior a la hora de inicio del período de gracia, el sistema cancela la reserva a la hora calculada posterior.
Cancelación automática para salas de reuniones
Para las salas de reuniones, los administradores pueden establecer una regla para cancelar automáticamente una reserva si los usuarios no se registran dentro de un cierto número de minutos después de la hora de inicio programada. A diferencia de los desks y las plazas de aparcamiento, los períodos de gracia no se aplican a los registros en salas de reuniones.
💡 Ejemplo: Si la configuración de cancelación automática está establecida en 10 minutos, y una reunión está programada para las 10:00 AM, se cancelará automáticamente a las 10:10 AM si nadie se registra.
Resumen
✔ Las opciones de registro y las configuraciones de cancelación automática están separadas para mayor claridad.
✔ Los desks y las plazas de aparcamiento utilizan un período de gracia configurable, mientras que las salas de reuniones dependen de un tiempo de cancelación fijo cuando la opción de registro está habilitada.
Para más información sobre los códigos QR y cómo configurarlos para tu lugar de trabajo, consulta esta guía.
5. Registro automático usando geolocalización
Para registros automáticos usando geolocalización, por favor consulta este artículo del centro de ayuda: Registro Automático para Reservas de Desk y Aparcamiento