Configura y gestiona los servicios para salas de reuniones, ¡y haz seguimiento de todas las solicitudes en un solo lugar! La función de Catering y servicios de deskbird te ayuda a optimizar las operaciones de oficina y asegura que todo lo que tu equipo necesita esté disponible cuando y donde lo necesite.
Catering y servicios te permite definir y asignar artículos (como bebidas, snacks o servicios) a tus salas de reuniones. Los empleados pueden solicitar estos servicios al reservar una sala, y los administradores seleccionados pueden gestionar todas las solicitudes desde un panel dedicado.
- Configura los servicios en el panel de Admin
- Activa Catering y servicios para salas de reuniones
- Reserva servicios al hacer una reserva de sala de reuniones
- Supervisa las solicitudes desde el panel de Solicitudes de servicio
- Exportar datos de servicios
- Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas
1. Configura los servicios en el panel de Admin
Ve a Admin > Salas de reuniones > Catering y servicios.
Aquí puedes:
- 👤 Añadir usuarios que pueden acceder al panel de solicitudes de servicio
- ➕ Añadir categorías y artículos, como material para talleres, catering o artículos especiales
- ✏️ Editar o 🗑️ eliminar categorías existentes usando los iconos de lápiz o papelera
- 📤 Exportar datos (ver al final del artículo)
Al crear o editar una categoría, puedes configurar:
-
Nombre de la categoría
- Email del proveedor (quien recibirá las solicitudes, puede ser un proveedor externo)
- Notas públicas (visibles para quienes solicitan)
- Código de centro de costos: Ninguno, Opcional u Obligatorio
-
Artículos: Haz clic en "+ Haz clic aquí para añadir un artículo" para agregar un artículo a la categoría. Para cada artículo, puedes definir:
- Nombre del artículo (obligatorio)
-
Tipo de artículo:
Texto libre,CantidadoSelección - Marcar como obligatorio: activa esta opción para que el artículo sea obligatorio al solicitarlo
Usa el icono de arrastrar para reordenar los artículos, el icono de copiar para duplicar un artículo o el icono de papelera para eliminarlo. Haz clic en "Vista previa del formulario" (arriba a la derecha del panel de Artículos) para ver cómo se verá el formulario de solicitud para los empleados antes de guardar la categoría.
- Tiempos de buffer: Define el tiempo antes/después de las reuniones. Estos valores solo se aplican cuando se solicita esta categoría en una reserva (solo se respetan dentro de deskbird, no se sincronizan con Outlook/Google). Consulta Activa Catering y servicios para salas de reuniones para ver cómo interactúan los buffers de categoría con los tiempos de buffer predeterminados de la sala.
2. Activa Catering y servicios para salas de reuniones
Para activar servicios en salas específicas:
- Ve a Admin > Workplace > Pisos y espacios
- Selecciona una sala de reuniones
- Activa la opción "Activar catering y servicios"
- Asigna las categorías de servicio correspondientes a la sala
- Define los tiempos de buffer predeterminados antes y después de las reuniones. Las opciones disponibles son
0,5,10,15o20minutos
Esto asegura que los empleados puedan solicitar servicios al reservar esa sala en particular.
Cómo funcionan los tiempos de buffer predeterminados
Los tiempos de buffer bloquean la sala antes y después de una reunión para que el equipo de catering tenga tiempo dedicado para preparar la sala, entregar los artículos reservados y asegurarse de que todo esté listo antes de que empiece la reunión.
Los tiempos de buffer se pueden definir en dos lugares, y ambos controlan el mismo tipo de bloqueo de sala, solo que en diferentes niveles:
- Nivel de sala (Pisos y espacios): el buffer mínimo y predeterminado que se aplica a todas las reservas en esa sala
- Nivel de categoría (Catering y servicios): se aplica solo cuando se solicita esa categoría específica
Si ambos se aplican, gana el valor más largo para cada lado de la reunión; los tiempos nunca se suman. No hay una prioridad fija de "sala sobre categoría": el buffer efectivo se calcula de forma independiente para antes y después, usando el valor más alto aplicable. La misma lógica se aplica cuando se solicitan varias categorías con diferentes tiempos de buffer.
Ejemplo:
| Configuración de la sala | Categoría solicitada | Buffer efectivo | |
| Antes de la reunión | 10 min | 20 min | 20 min |
| Después de la reunión | 5 min | 0 min | 5 min |
💡 Configuración recomendada: usa los valores a nivel de sala para el tiempo de limpieza o preparación que siempre debe reservarse, y define valores a nivel de categoría solo cuando un servicio específico necesita más tiempo.
⚠️ Nota: Quitar una categoría de una sala no elimina automáticamente las solicitudes existentes. Los administradores pueden cancelarlas manualmente si es necesario.
3. Reserva servicios al hacer una reserva de sala de reuniones
Cuando un empleado reserva una sala con servicios activados:
- Verá la opción "Solicitar servicios"
-
Al hacer clic, se mostrarán los artículos configurados para esa categoría por el admin. Los artículos que aparecen dependen de cómo los haya configurado el admin, y pueden incluir:
-
Artículos de
Texto libre(por ejemplo, para solicitudes especiales o notas) -
Artículos de
Cantidad(por ejemplo, para indicar cuántas bebidas o snacks) -
Artículos de
Selección(por ejemplo, para elegir entre opciones predefinidas)
Los artículos marcados como obligatorios por el admin deben completarse antes de enviar la solicitud.
-
Artículos de
Las reservas de salas de reuniones con solicitudes de servicio correspondientes se muestran con un icono de taza en la pestaña Reservar > Salas de reuniones. El solicitante también recibe una notificación en la confirmación de su reserva.
4. Supervisa las solicitudes desde el panel de Solicitudes de servicio
Los usuarios añadidos en "Añadir usuarios que pueden acceder a catering y servicios" ahora verán una nueva pestaña en el menú principal: Solicitudes.
Este panel les permite:
- Ver solicitudes de servicio pendientes y pasadas
- Usar filtros como sala de reuniones, solicitante o categoría
- Hacer clic en una solicitud para ver:
- Artículos solicitados
- Detalles de la reunión
- Notas
- Centro de costos
- Configuración de tiempos de buffer
Este panel es solo de lectura y ayuda a los coordinadores o responsables de instalaciones a asegurarse de que cada servicio esté preparado correctamente.
⚠️ Nota: Después de realizar una reserva, siempre se envía una notificación por correo electrónico a la dirección definida en el Email del proveedor al configurar la categoría. Los proveedores pueden ser externos y no tener acceso a deskbird.
5. Exportar datos de servicios
En el panel de administración de Catering y servicios, puedes exportar todos los datos de categorías y artículos haciendo clic en "Exportar datos". Esto es útil para informes o para compartir con proveedores de servicios externos.
Tu exportación en CSV incluirá:
- Correo electrónico del solicitante
- Correo electrónico del proveedor
- Fechas y horas de las reuniones
- Categorías y artículos solicitados
- Entradas personalizadas (como notas de texto libre o centros de costos)
6. Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas
- ❌ Actualmente no es posible exportar solicitudes de servicio directamente desde el panel (¡próximamente!)
- ❌ Para eventos recurrentes, las solicitudes de catering actualmente no están disponibles
Catering y servicios son solicitudes temporales y específicas para una reunión (como bebidas o rotafolios), mientras que el Equipamiento se refiere a elementos permanentes en una sala (como una TV o pizarra). Los servicios se pueden añadir por reunión y filtrar al reservar; el equipamiento es fijo.
Sí. En el panel de Artículos de una categoría, los administradores pueden añadir artículos de tipo Texto libre, Cantidad o Selección, marcar cada uno como obligatorio y reordenarlos o eliminarlos según sea necesario. Usa Vista previa del formulario para comprobar cómo se verá el formulario de solicitud antes de guardar.
Se aplica el valor más largo, calculado por separado para antes y después de la reunión. Los tiempos de buffer nunca se suman y ningún nivel tiene prioridad sobre el otro. Si una sala reserva 10 minutos antes y 5 minutos después, y la categoría solicitada reserva 20 minutos antes y 0 minutos después, la reserva bloquea 20 minutos antes y 5 minutos después. Cuando se solicitan varias categorías con diferentes tiempos de buffer, se usa el valor más alto entre ellas.
No. Los tiempos de buffer solo se respetan dentro de deskbird y no se sincronizan con Outlook ni Google Calendar.
- Administradores (administradores globales y de oficina) configuran las categorías y sus artículos, las activan por sala y exportan datos.
- Organizadores añaden servicios al reservar una sala.
- Usuarios autorizados (como responsables de instalaciones) ven y gestionan las solicitudes en el panel.
- Proveedores de servicios reciben notificaciones por correo electrónico con todos los detalles de la solicitud, sin necesidad de tener cuenta en deskbird.