Restauración y servicios – deskbird Help Center

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Configura y gestiona los elementos de servicios para salas de reuniones, ¡y haz seguimiento de todas las solicitudes en un solo lugar! La función de Restauración y servicios de deskbird te ayuda a optimizar las operaciones de la oficina y asegura que todo lo que tu equipo necesita esté disponible cuando y donde más importa.

Restauración y servicios te permite definir y asignar elementos (como bebidas, snacks o servicios) a tus salas de reuniones. Los empleados pueden solicitar estos servicios al reservar una sala, y los admins seleccionados pueden gestionar todas las solicitudes entrantes desde un panel dedicado.

Configura los servicios en el Admin
Activa Restauración y servicios para salas de reuniones
Reserva servicios durante una reserva de sala de reuniones
Gestiona las solicitudes en la página Solicitudes
Aprueba o rechaza solicitudes de servicio
Exportar datos de servicios
Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas

1. Configura los servicios en el Admin

Ve a Admin > Salas de reuniones > Restauración y servicios y selecciona la oficina en la parte superior de la página.

Aquí puedes:

👤 En Acceso, haz clic en el icono de lápiz junto a Usuarios autorizados para elegir quién puede ver y gestionar las solicitudes de servicio de esta oficina en la página de Solicitudes
✅ En Homologaciones, activa Habilitar homologaciones para solicitudes de servicio si las solicitudes deben ser revisadas antes de ser atendidas (ver Aprueba o rechaza solicitudes de servicio)
➕ Añadir categorías y elementos, como material para talleres, restauración o elementos especiales
✏️ Editar o 🗑️ eliminar categorías existentes usando los iconos de lápiz o papelera
📤 Exportar datos (ver al final del artículo)

Al crear o editar una categoría, puedes configurar:

Nombre de la categoría
Correo electrónico del proveedor (quien recibirá las solicitudes, puede ser un proveedor externo)
Notas públicas (visibles para los solicitantes)
Código del centro de costes: Ninguno, Opcional u Obligatorio
Elementos: Haz clic en "+ Haz clic aquí para añadir un elemento" para añadir un elemento a la categoría. Para cada elemento, puedes definir:
- Nombre del elemento (obligatorio)
- Tipo de elemento: Texto libre, Cantidad o Selección
- Marcar como obligatorio: activa esta opción para que el elemento sea obligatorio al solicitarlo
Usa el icono de arrastrar para reordenar los elementos, el icono de copiar para duplicar un elemento o el icono de papelera para eliminarlo. Haz clic en "Vista previa del formulario" (arriba a la derecha del panel de elementos) para ver cómo se mostrará el formulario de solicitud a los empleados antes de guardar la categoría.
Tiempos libres: Define el tiempo antes/después de las reuniones. Estos valores solo se aplican cuando se solicita esta categoría en una reserva (solo se respetan dentro de deskbird, no se sincronizan con Outlook/Google). Consulta Activa Restauración y servicios para salas de reuniones para ver cómo interactúan los tiempos libres de la categoría con los tiempos libres predeterminados de la sala.

2. Activa Restauración y servicios para salas de reuniones

Para activar servicios en salas específicas:

Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios
Selecciona una sala de reuniones
Activa el interruptor "Habilitar restauración y servicios"
Asigna las Categorías de servicios correspondientes a la sala
Define los Tiempos libres predeterminados antes y después de las reuniones. Las opciones disponibles son 0, 5, 10, 15 o 20 minutos

Esto asegura que los empleados puedan solicitar servicios al reservar esa sala en concreto.

Cómo funcionan los tiempos libres predeterminados

Los tiempos libres predeterminados bloquean la sala antes y después de una reunión para que los equipos de restauración tengan tiempo dedicado para preparar la sala, entregar los elementos reservados y asegurarse de que todo esté listo antes de que empiece la reunión.

Los tiempos libres se pueden definir en dos lugares, y ambos controlan el mismo tipo de tiempo de bloqueo de sala, solo que en diferentes ámbitos:

Nivel de sala (Pisos y espacios): el tiempo libre mínimo y predeterminado que se aplica a todas las reservas en esa sala
Nivel de categoría (Restauración y servicios): solo se aplica cuando se solicita esa categoría específica

Si ambos se aplican, gana el valor más largo para cada lado de la reunión; los tiempos nunca se suman. No hay una prioridad fija de "sala sobre categoría": el tiempo efectivo se calcula de forma independiente para antes y después, usando el valor más alto aplicable. La misma lógica de máximo se aplica cuando varias categorías solicitadas tienen diferentes tiempos libres.

Ejemplo:

	Ajuste de sala	Categoría solicitada	Tiempo libre efectivo
Antes de la reunión	10 min	20 min	20 min
Después de la reunión	5 min	0 min	5 min

💡 Configuración recomendada: usa los valores a nivel de sala para el tiempo de limpieza o preparación que siempre debe reservarse, y define valores a nivel de categoría solo cuando un servicio específico necesita más tiempo.

⚠️ Nota: Eliminar una categoría de una sala no elimina automáticamente las solicitudes existentes. Los admins pueden cancelar estas manualmente si es necesario.

3. Reserva servicios durante una reserva de sala de reuniones

Cuando un empleado reserva una sala con servicios habilitados:

Verá la opción "Solicitar servicios"
Al hacer clic, se abren los elementos configurados para esa categoría por el admin. Los elementos que se muestran dependen de cómo los haya configurado el admin, y pueden incluir:
- Elementos de Texto libre (por ejemplo, para solicitudes especiales o notas)
- Elementos de Cantidad (por ejemplo, para indicar cuántas bebidas o snacks)
- Elementos de Selección (por ejemplo, para elegir entre opciones predefinidas)
Los elementos marcados como obligatorios por el admin deben completarse antes de poder enviar la solicitud.

Las reservas de salas de reuniones con solicitudes de servicio asociadas se muestran con un icono de taza en la pestaña Reservar > Salas de reuniones. El solicitante también recibe una notificación en la confirmación de su reserva.

Si las homologaciones están activadas, la solicitud se envía primero para su aprobación. El organizador recibe un correo electrónico confirmando que la solicitud fue enviada, y otro cuando se aprueba o rechaza.

4. Gestiona las solicitudes en la página Solicitudes

Los usuarios autorizados y los usuarios con la función de Gestor de solicitudes de servicio para una oficina ven Solicitudes en el menú principal. Abre la pestaña Servicios para ver las solicitudes de servicio de la oficina seleccionada en la parte superior de la página.

En la pestaña Servicios, puedes:

Cambiar entre Próximas y Completadas solicitudes
Filtrar la lista con Filtrar y cambiar el orden con Ordenar: Fecha de la reunión
Ver cada solicitud de un vistazo en las columnas Fecha y hora, Solicitud, Sala, Solicitado por, Tiempo libre y Estado. Pasa el ratón sobre el número de categorías o elementos en la columna Solicitud para ver cada categoría, su estado y los elementos solicitados.
Seleccionar varias solicitudes con las casillas de verificación para aplicar acciones masivas
Haz clic en una solicitud para abrir los Detalles de la solicitud:
- Resumen: las categorías y elementos solicitados, incluidas las notas adicionales
- Detalles de la solicitud: estado, sala de reuniones, fecha y hora, quién la solicitó y cuándo
- Copiar enlace: comparte un enlace directo a la solicitud con un colega

La columna Estado y el estado de la solicitud solo aparecen cuando las homologaciones están activadas. Los coordinadores y directores de instalaciones usan esta página para asegurarse de que cada servicio esté preparado a tiempo y, con las homologaciones activadas, para aprobar o rechazar solicitudes.

⚠️ Nota: Los admins globales no ven las solicitudes de servicio automáticamente. Solo los usuarios autorizados y los gestores de solicitudes de servicio de una oficina pueden acceder a ellas; el resto verá Sin acceso a las solicitudes de servicio en esta oficina. Para gestionar solicitudes tú mismo, añádete en Acceso en Admin > Salas de reuniones > Restauración y servicios.

⚠️ Nota: Tras realizar una reserva, siempre se envía una notificación por correo electrónico a la dirección definida en el Correo electrónico del proveedor al configurar la categoría. Con las homologaciones activadas, este correo se envía una vez que la solicitud es aprobada. Los proveedores pueden ser externos y puede que no tengan acceso a deskbird.

5. Aprueba o rechaza solicitudes de servicio

Con las homologaciones activadas, las nuevas solicitudes de servicio quedan en Pendiente hasta que un usuario autorizado o un gestor de solicitudes de servicio de la oficina las revise. Las homologaciones están desactivadas por defecto.

Activar homologaciones

Ve a Admin > Salas de reuniones > Restauración y servicios y selecciona la oficina en la parte superior de la página.
En Homologaciones, activa Habilitar homologaciones para solicitudes de servicio.

La configuración se aplica a todas las categorías de la oficina seleccionada. No es posible requerir homologación solo para algunas categorías. Si desactivas las homologaciones, las nuevas solicitudes se aprueban automáticamente y la página de Solicitudes sigue disponible sin acciones ni estados de aprobación.

Revisar una solicitud

Ve a Solicitudes > Servicios > Próximas.
Haz clic en una solicitud para abrir los Detalles de la solicitud.
En Resumen, aprueba o rechaza cada categoría con la marca de verificación o la cruz. Cada categoría se decide por separado, así que puedes aprobar la restauración y rechazar el equipo en la misma solicitud.
Para decidir sobre todas las categorías pendientes a la vez, usa Acciones rápidas > Aprobar todo o Rechazar todo. Al aprobar todo, se te pedirá confirmación y la acción no se puede deshacer.
Cuando rechaces una categoría, introduce un Motivo (hasta 100 caracteres) y haz clic en Rechazar. El motivo se muestra en la solicitud.

También puedes aprobar o rechazar una solicitud directamente en la lista con la marca de verificación o la cruz en la columna Estado.

El organizador recibe un correo electrónico cuando una solicitud es aprobada o rechazada.

💡 Consejo: Si la propia sala de reuniones requiere aprobación de reserva, primero debe aprobarse la reserva de la sala. La solicitud de servicio solo aparece para su aprobación después de eso.

Estados de la solicitud

Estado	Significado
`Pendiente`	La solicitud está esperando una decisión.
`Aprobada`	Todas las categorías fueron aprobadas.
`Rechazada`	Todas las categorías fueron rechazadas.
`Parcialmente aprobado`	Algunas categorías fueron aprobadas, otras rechazadas o canceladas.

⚠️ Importante: Una solicitud que no se aprueba antes del inicio de la reunión se cancela automáticamente, igual que las aprobaciones de reserva de sala. Si solo algunas categorías fueron aprobadas para entonces, solo las categorías pendientes se cancelan y la solicitud muestra Parcialmente aprobado.

6. Exportar datos de servicios

En el panel de admin de Restauración y servicios, puedes exportar todos los datos de categorías y elementos haciendo clic en "Exportar datos". Esto es útil para informes o para compartir con proveedores de servicios externos.

Tu exportación en CSV incluirá:

Correo electrónico del solicitante
Correo electrónico del proveedor
Fechas y horas de la reunión
Categorías y elementos solicitados
Entradas personalizadas (como notas de texto libre o centros de coste)

7. Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas

❌ Actualmente no es posible exportar las solicitudes de servicio directamente desde el panel (¡próximamente!)
❌ Para eventos recurrentes, las solicitudes de restauración no están disponibles por ahora

Las solicitudes de servicio solo son visibles para los usuarios autorizados y los gestores de solicitudes de servicio de una oficina. Esto evita que los admins reciban todas las solicitudes de la empresa. Para ver y gestionar las solicitudes de una oficina, añádete en Acceso en Admin > Salas de reuniones > Restauración y servicios, o pide la función de Gestor de solicitudes de servicio para esa oficina.

Las categorías que sigan pendientes al inicio de la reunión se cancelan automáticamente. Las categorías que ya estaban aprobadas se mantienen aprobadas, y la solicitud mostrará Parcialmente aprobado.

No. Activar homologaciones para las solicitudes de servicio se aplica a todas las categorías de una oficina. Puedes activarlo en algunas oficinas y dejarlo desactivado en otras. Cuando las homologaciones están activadas, los homologadores pueden aprobar algunas categorías de una solicitud y rechazar otras.

El organizador recibe un correo electrónico cuando la solicitud se envía para homologación y otro cuando es aprobada o rechazada.

Restauración y servicios son solicitudes temporales y específicas para una reunión (como bebidas o rotafolios), mientras que Equipo se refiere a elementos permanentes en una sala (como una TV o una pizarra). Los servicios se pueden añadir por reunión y filtrar al reservar; el equipo es fijo.

Sí. En el panel Elementos de una categoría, los admins pueden añadir elementos de tipo Texto libre, Cantidad o Selección, marcar cada uno como obligatorio y reordenarlos o eliminarlos según sea necesario. Usa Vista previa del formulario para comprobar cómo se verá el formulario de solicitud antes de guardar.

Se aplica el valor más largo, calculado por separado para antes y después de la reunión. Los tiempos libres nunca se suman y ninguno tiene prioridad sobre el otro. Si una sala reserva 10 minutos antes y 5 minutos después, y la categoría solicitada reserva 20 minutos antes y 0 minutos después, la reserva bloquea 20 minutos antes y 5 minutos después. Cuando se solicitan varias categorías con diferentes tiempos libres, se usa el valor más alto entre ellas.

No. Los tiempos libres solo se respetan dentro de deskbird y no se sincronizan con Outlook ni Google Calendar.

Admins (admins globales y de oficina) configuran las categorías y sus elementos, las activan por sala y exportan datos.
Organizadores añaden servicios al reservar una sala.
Usuarios autorizados (como directores de instalaciones) y usuarios con la función de Gestor de solicitudes de servicio para una oficina ven y gestionan las solicitudes en la página de Solicitudes. Con las homologaciones activadas, también pueden aprobar o rechazar solicitudes. Los admins globales solo ven las solicitudes si están añadidos en Acceso o tienen esa función.
Proveedores de servicios reciben notificaciones por correo electrónico con todos los detalles de la solicitud—no necesitan una cuenta de deskbird.