Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Microsoft

Cuando una sala de reuniones está sincronizada con Microsoft 365, deskbird puede requerir que las solicitudes de reserva sean aprobadas antes de confirmarlas, pero la decisión la toma el propio buzón de la sala en Exchange, y deskbird sigue esa decisión. Este artículo explica cómo funciona y cómo configurarlo. Para salas creadas directamente en deskbird, consulta Aprobaciones para salas de reuniones no sincronizadas. Para salas sincronizadas con Google Workspace, consulta Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Google Workspace.

1. Cómo funcionan las aprobaciones en salas sincronizadas
2. Antes de empezar
3. Cómo configurar las aprobaciones
4. Cómo gestionar las solicitudes de aprobación
5. Solución de problemas
6. Preguntas frecuentes

1. Cómo funcionan las aprobaciones en salas sincronizadas

En una sala sincronizada, dos sistemas opinan sobre la misma reserva: deskbird y el buzón de la sala en Exchange. Para mantenerlos alineados, Outlook es la fuente de la verdad. Lo que decida el buzón de la sala es lo que deskbird muestra, y aprobar desde deskbird es una forma de responder en nombre de la sala.

Ambos lados pueden decidir, y cualquiera puede cambiar de opinión:

💡 Nota: Los cambios se reflejan en unos 10 a 60 segundos en cualquier dirección. deskbird espera deliberadamente a que Exchange deje de cambiar de opinión antes de actuar sobre una decisión.

⚠️ Advertencia: Actualmente, las salas con aprobaciones activadas no se pueden reservar mediante el Modo quiosco.

⚠️ Advertencia: Este artículo describe las aprobaciones de calendario de sala, donde los delegados de la sala aceptan o rechazan solicitudes. Exchange también ofrece un mecanismo aparte llamado moderación de buzón, que retiene la invitación antes de que llegue al calendario de la sala. Las aprobaciones no pueden sincronizarse en ambas direcciones en un buzón moderado — consulta paso 3.4.

2. Antes de empezar

Necesitas todo lo siguiente:

• El paquete Rooms plus. Sin él, no se pueden activar las aprobaciones.
• Una sala sincronizada. La sala en deskbird debe estar vinculada al buzón de sala de Exchange, y tu tenant de Microsoft debe estar conectado. Si las reservas hechas en deskbird ya aparecen en Outlook y viceversa, esto ya está hecho.
• Ayuda de un administrador de Exchange. El buzón de la sala debe estar configurado en Microsoft, y esas configuraciones no son visibles para deskbird. Si no tienes permisos de administrador de Exchange, involucra al colega que sí los tenga antes de empezar.
• Moderación de buzón desactivada. El buzón de la sala no debe tener ModerationEnabled en true. La moderación es un mecanismo diferente al de las aprobaciones por delegados que se describe aquí, y las aprobaciones no pueden sincronizarse en ambas direcciones mientras esté activa. Consulta el paso 3.4 para saber cómo comprobarlo y desactivarlo.

⚠️ Advertencia: Las aprobaciones en una sala sincronizada solo existen si el buzón de la sala está configurado para pedir a un delegado. El valor predeterminado de Exchange es aceptar todas las reservas al instante, lo que significa que las solicitudes se aprueban en el momento en que se crean. Activar las aprobaciones en deskbird no cambia el buzón — esta es la razón más común por la que parece que las aprobaciones no funcionan.

💡 Nota: Este artículo cubre salas sincronizadas con Microsoft 365. Las salas sincronizadas con Google Workspace también admiten aprobaciones, pero con una configuración y sincronización diferente — consulta Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Google Workspace.

3. Cómo configurar las aprobaciones

Primero haz la parte de Exchange, luego la de deskbird y después verifica con una reserva real. Planea una sesión de trabajo: los cambios en Exchange tardan entre 5 y 30 minutos en aplicarse.

3.1 Paso 1 — Configura el buzón de la sala en Exchange

Este paso lo realiza un administrador de Exchange en tu organización. Empieza decidiendo quién aprueba: elige a una o más personas que recibirán las solicitudes de reserva de la sala en Outlook. En Exchange, estas personas son los delegados de la sala. Mantenlos idénticos a los aprobadores que añadirás después en deskbird.

Luego configura el buzón de la sala en el centro de administración de Exchange:

1. Ve a Recursos > Salas y equipos y selecciona la sala.
2. En Administrar configuración de delegados, elige la opción para seleccionar delegados que puedan aceptar o rechazar solicitudes de reserva, y añade a las personas que elegiste.
   
3. En Administrar configuración de reservas, amplía la ventana de reserva o elimina ese límite (recomendado). El valor predeterminado es 180 días, que es menos que las fechas finales que usa deskbird para las reservas recurrentes. Ponlo en al menos 400 días, o en su máximo de 1080 días si no quieres un límite práctico.
   
4. Confirma que la moderación de buzón está desactivada para la sala. No se muestra en las pantallas anteriores y debe comprobarse aparte — consulta el paso 3.4.
5. Guarda y espera entre 5 y 30 minutos para que el cambio surta efecto.

💡 Nota: La misma configuración se puede aplicar con Exchange Online PowerShell, lo cual es útil para configurar varias salas a la vez. Es opcional — el centro de administración de Exchange es la vía recomendada.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Para comprobar la configuración actual de un buzón de sala:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Paso 2 — Activa las aprobaciones en deskbird

1. Abre la configuración de la sala en Admin > Pisos y espacios.
2. Activa las aprobaciones para la sala. Una vez activadas, la sala aparecerá como Requiere aprobación.
3. Añade aprobadores. Estas son las personas que pueden aprobar solicitudes en deskbird. Recomendamos que coincidan con la lista de personas configuradas como aprobadores en Exchange.

💡 Nota: No hay nada más que activar. En cuanto una sala sincronizada tiene las aprobaciones activadas, deskbird sigue automáticamente las decisiones del buzón de la sala.

💡 Nota: Los aprobadores en deskbird y los delegados en Exchange son dos listas separadas. Técnicamente pueden ser diferentes, pero mantenerlas idénticas evita confusiones sobre quién es responsable de la decisión.

3.3 Paso 3 — Verifica la configuración

Haz la prueba con una reserva real hecha por alguien que no sea delegado de Exchange para la sala.

1. Comprueba que la reserva crea una solicitud. Reserva la sala en deskbird. La reserva debería aparecer como Pendiente en deskbird, la sala debería mostrar la reunión como tentativa en Outlook y el delegado debería recibir un correo de solicitud. Si la reserva se aprueba sola en segundos, el buzón sigue configurado para aceptar todo automáticamente — vuelve al paso 3.1.
2. Comprueba que las decisiones fluyen en ambos sentidos. Haz que el delegado acepte en Outlook: en menos de un minuto, deskbird debería mostrar la reserva como aprobada y etiquetada como Decidido en Outlook. En una segunda reserva, aprueba desde deskbird: en menos de un minuto, Outlook debería mostrar la sala como aceptada y ocupada. En una tercera, rechaza desde Outlook: deskbird debería rechazarla y cancelarla.
3. Comprueba las reservas recurrentes. Crea una reserva recurrente que llegue tan lejos en el tiempo como tus usuarios realmente necesiten. Si desaparece en la lista de rechazadas pocos segundos después de crearla, la serie supera la ventana de reserva de la sala — amplíala como se indica en el paso 3.1.

3.4 La moderación de buzón no es compatible

Exchange tiene un segundo mecanismo de aprobación, independiente, llamado moderación de buzón. Desde fuera parece similar — alguien debe decir que sí antes de que la reserva avance — pero funciona de forma completamente diferente, y las aprobaciones no pueden sincronizarse entre deskbird y Outlook mientras esté activada.

Con la moderación activada, Exchange retiene la invitación de la reserva en un buzón de sistema oculto antes de que llegue al calendario de la sala. Eso tiene cuatro consecuencias:

• Mientras la invitación está retenida, no existe ningún evento en el calendario. deskbird no recibe ninguna señal, así que la reserva simplemente queda en Pendiente.
• Aprobar y Rechazar solo existen como botones en el correo del moderador. Microsoft no ofrece ninguna API para ese paso, así que deskbird nunca puede aprobar o rechazar en nombre de la sala.
• Si el moderador rechaza, la invitación nunca se entrega. Nada llega al calendario, así que deskbird nunca se entera de la decisión y la reserva queda Pendiente indefinidamente.
• Si el moderador aprueba, la invitación llega tarde y deskbird la recoge — pero las decisiones tomadas en deskbird nunca llegan a Outlook. Las aprobaciones solo funcionan en una dirección.

Para comprobar si un buzón de sala está moderado:

Get-Mailbox room@customer.com | fl ModerationEnabled,ModeratedBy

Para desactivar la moderación y poder usar las aprobaciones por delegados descritas en este artículo:

Set-Mailbox room@customer.com -ModerationEnabled $false

⚠️ Advertencia: Desactivar la moderación no libera las reservas que ya están retenidas. Esas invitaciones deben ser aprobadas o descartadas por el moderador, o las reservas canceladas y creadas de nuevo.

3.5 Errores comunes de configuración

• Reservar como delegado. Exchange nunca pide a las personas que aprueben sus propias solicitudes, así que las reservas hechas por un delegado se aceptan de inmediato y se omite el paso de aprobación. Esto es un comportamiento propio de Exchange y no se puede desactivar. Hace que las aprobaciones parezcan no funcionar durante las pruebas, y también aplica a reservas reales — haz las pruebas con una cuenta que no sea delegada.
• Dejar la moderación de buzón activada. Un buzón de sala moderado no puede sincronizar aprobaciones en ambas direcciones, y las reservas rechazadas quedan Pendiente para siempre. Compruébalo como se indica en el paso 3.4.
• Asumir la configuración predeterminada. Las salas creadas en el centro de administración de Exchange y las creadas en el centro de administración de Microsoft 365 pueden tener configuraciones iniciales diferentes. Comprueba siempre la sala en vez de asumir.
• Probar demasiado pronto. Los cambios en Exchange tardan entre 5 y 30 minutos en propagarse. Si pruebas justo después de guardar, normalmente verás el comportamiento anterior.
• Dejar la ventana de reserva en 180 días. Las reservas recurrentes que superan ese límite son rechazadas por Exchange pocos segundos después de crearlas.
• AutomateProcessing configurado en AutoUpdate. Si el buzón se configuró antes con PowerShell, este valor puede estar mal. En un buzón de sala, AutoUpdate significa que los delegados nunca reciben las solicitudes, así que nunca se pregunta a nadie. Debe estar en AutoAccept.

4. Cómo gestionar las solicitudes de aprobación

Los administradores gestionan las solicitudes en Solicitudes > Reservas. Esta pestaña incluye las salas de reuniones y las solicitudes de Catering y Servicios, así que puedes revisar todas las aprobaciones pendientes en un solo lugar. Cada solicitud tiene su propia página de detalles donde se muestra la sala, la fecha y hora, el organizador, los invitados y el estado actual.

Aprobar o rechazar aquí también responde en nombre de la sala en Outlook, por eso recomendamos gestionar las aprobaciones en deskbird en vez de hacerlo en Outlook: así tienes todo el contexto de la reserva y todos ven el mismo estado. Las solicitudes que se deciden en Outlook aparecen en deskbird marcadas como Decidido en Outlook.

💡 Nota: Una aprobación no se puede deshacer desde deskbird. Para liberar la sala de nuevo, cancela la reserva o pide a un delegado que la rechace en Outlook.

5. Solución de problemas

6. Preguntas frecuentes