Aprobaciones de reserva para salas de reuniones sincronizadas con Microsoft

Cuando una sala de reuniones está sincronizada con Microsoft 365, deskbird puede requerir que las solicitudes de reserva sean aprobadas antes de confirmarlas, pero la decisión la toma el propio buzón de la sala en Exchange, y deskbird la sigue. Este artículo explica cómo funciona esto y cómo configurarlo. Para las salas creadas directamente en deskbird, consulta Aprobaciones para salas de reuniones no sincronizadas.

1. Cómo funcionan las aprobaciones en salas sincronizadas
2. Antes de empezar
3. Cómo configurar las aprobaciones
4. Cómo gestionar las solicitudes de aprobación
5. Solución de problemas
6. Preguntas frecuentes

1. Cómo funcionan las aprobaciones en salas sincronizadas

En una sala sincronizada, dos sistemas opinan sobre la misma reserva: deskbird y el buzón de la sala en Exchange. Para mantenerlos alineados, Outlook es la fuente de la verdad. Lo que decida el buzón de la sala es lo que deskbird muestra, y aprobar desde deskbird es una forma de responder en nombre de la sala.

Ambos lados pueden decidir, y cualquiera puede cambiar de opinión:

💡 Nota: Los cambios se reflejan en unos 10 a 60 segundos en cualquier dirección. deskbird espera deliberadamente a que Exchange deje de cambiar de opinión antes de actuar sobre una decisión.

⚠️ Advertencia: Actualmente, las salas con aprobaciones activadas no se pueden reservar mediante el Modo quiosco.

2. Antes de empezar

Necesitas todo lo siguiente:

• El paquete Rooms plus. Sin él, no se pueden activar las aprobaciones.
• Una sala sincronizada. La sala en deskbird debe estar vinculada al buzón de la sala en Exchange, y tu tenant de Microsoft debe estar conectado. Si las reservas hechas en deskbird ya aparecen en Outlook y viceversa, esto ya está hecho.
• Ayuda de un administrador de Exchange. El buzón de la sala debe configurarse en Microsoft, y esas configuraciones no son visibles para deskbird. Si no tienes permisos de administrador de Exchange, pide ayuda a la persona que sí los tenga antes de empezar.

⚠️ Advertencia: Las aprobaciones en una sala sincronizada solo existen si el buzón de la sala está configurado para pedir a un delegado. El valor predeterminado de Exchange es aceptar todas las reservas al instante, lo que significa que las solicitudes se aprueban en el momento en que se crean. Activar las aprobaciones en deskbird no cambia el buzón: esta es la razón más común por la que parece que las aprobaciones no funcionan.

💡 Nota: Las aprobaciones para salas sincronizadas actualmente solo son compatibles con Microsoft 365. Las salas sincronizadas con Google Calendar mantienen su comportamiento actual y aún no admiten aprobaciones.

3. Cómo configurar las aprobaciones

Primero haz la parte de Exchange, luego la de deskbird y después verifica con una reserva real. Planea una sesión de trabajo: los cambios en Exchange tardan entre 5 y 30 minutos en aplicarse.

3.1 Paso 1 — Configura el buzón de la sala en Exchange

Este paso lo realiza un administrador de Exchange en tu organización. Empieza decidiendo quién aprueba: elige a una o más personas que recibirán las solicitudes de reserva de la sala en Outlook. En Exchange, estas personas son los delegados de la sala. Mantenlos idénticos a los aprobadores que añadirás después en deskbird.

Luego configura el buzón de la sala en el centro de administración de Exchange:

1. Ve a Recursos > Salas y equipos y selecciona la sala.
2. En Administrar configuración de delegados, elige la opción para seleccionar delegados que puedan aceptar o rechazar solicitudes de reserva y añade a las personas que elegiste.
   
3. En Administrar configuración de reservas, amplía la ventana de reservas o elimina ese límite (recomendado). El valor predeterminado es 180 días, que es menos que las fechas finales que usa deskbird para reservas recurrentes. Ponlo en al menos 400 días, o en el máximo de 1080 días si no quieres un límite práctico.
   
4. Guarda y espera entre 5 y 30 minutos para que el cambio surta efecto.

💡 Nota: La misma configuración se puede aplicar con Exchange Online PowerShell, lo cual es útil para configurar varias salas a la vez. Es opcional: el centro de administración de Exchange es la vía recomendada.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Para comprobar la configuración actual de un buzón de sala:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Paso 2 — Activa las aprobaciones en deskbird

1. Abre la configuración de la sala en Admin > Pisos y espacios.
2. Activa las aprobaciones para la sala. Una vez activadas, la sala aparecerá como Requiere aprobación.
3. Añade aprobadores. Estas son las personas que pueden aprobar solicitudes en deskbird. Recomendamos que coincidan con los delegados configurados en Exchange.

💡 Nota: No hay nada más que activar. En cuanto una sala sincronizada tiene las aprobaciones activadas, deskbird sigue automáticamente las decisiones del buzón de la sala.

💡 Nota: Los aprobadores en deskbird y los delegados en Exchange son dos listas separadas. Técnicamente pueden ser diferentes, pero mantenerlas idénticas evita confusiones sobre quién es responsable de la decisión.

3.3 Paso 3 — Verifica la configuración

Haz la prueba con una reserva real hecha por alguien que no sea delegado de Exchange para la sala.

1. Comprueba que la reserva genera una solicitud. Reserva la sala en deskbird. La reserva debería aparecer como Pendiente en deskbird, la sala debería mostrar la reunión como tentativa en Outlook y el delegado debería recibir un correo de solicitud. Si la reserva se aprueba sola en segundos, el buzón sigue configurado para aceptar todo automáticamente: vuelve al paso 3.1.
2. Comprueba que las decisiones fluyen en ambos sentidos. Haz que el delegado acepte en Outlook: en menos de un minuto, deskbird debería mostrar la reserva como aprobada y etiquetada como Decidido en Outlook. En una segunda reserva, aprueba desde deskbird: en menos de un minuto, Outlook debería mostrar la sala como aceptada y ocupada. En una tercera, rechaza desde Outlook: deskbird debería rechazarla y cancelarla.
3. Comprueba las reservas recurrentes. Crea una reserva recurrente que llegue tan lejos como tus usuarios realmente necesiten. Si desaparece en la lista de rechazadas a los pocos segundos de crearla, la serie supera la ventana de reservas de la sala: amplíala como se indica en el paso 3.1.

3.4 Errores comunes de configuración

• Probar como delegado. Las reservas hechas por un delegado pueden saltarse la aprobación, así que probar con la cuenta de un delegado puede hacer parecer que las aprobaciones no funcionan.
• Asumir la configuración predeterminada. Las salas creadas en el centro de administración de Exchange y las creadas en el centro de administración de Microsoft 365 pueden tener configuraciones iniciales diferentes. Comprueba siempre la sala en concreto.
• Probar demasiado pronto. Los cambios en Exchange tardan entre 5 y 30 minutos en propagarse. Si pruebas justo después de guardar, normalmente verás el comportamiento anterior.
• Dejar la ventana de reservas en 180 días. Las reservas recurrentes que se extienden más allá de ese límite son rechazadas por Exchange a los pocos segundos de crearse.
• AutomateProcessing configurado como AutoUpdate. Si el buzón se configuró antes con PowerShell, este valor puede estar mal. En un buzón de sala, AutoUpdate significa que los delegados nunca reciben las solicitudes, así que nunca se pide a nadie. Debe estar en AutoAccept.

4. Cómo gestionar las solicitudes de aprobación

Los administradores gestionan las solicitudes en Solicitudes > Reservas. Esta pestaña cubre salas de reuniones y también las solicitudes de Catering y servicios, así que todas las aprobaciones pendientes se pueden revisar en un solo lugar. Cada solicitud tiene su propia página de detalles donde se muestra la sala, fecha y hora, organizador, invitados y estado actual.

Aprobar o rechazar aquí también responde en nombre de la sala en Outlook, por eso recomendamos gestionar las aprobaciones en deskbird en vez de en Outlook: así tienes todo el contexto de la reserva y todos ven el mismo estado. Las solicitudes decididas en Outlook aparecen en deskbird marcadas como Decidido en Outlook.

💡 Nota: Una aprobación no se puede deshacer desde deskbird. Para liberar la sala de nuevo, cancela la reserva o pide a un delegado que la rechace en Outlook.

5. Solución de problemas

6. Preguntas frecuentes