Sincroniza las salas de reuniones con Microsoft 365

Conecta deskbird con Microsoft 365 para sincronizar la disponibilidad de salas de reuniones y las reservas entre deskbird y tu calendario de Microsoft. Una vez conectado, los usuarios pueden reservar salas directamente en deskbird mientras que todas las reservas se mantienen sincronizadas con los calendarios de salas de Outlook/Exchange.

1. Requisitos previos
2. Configuración en deskbird
3. Conceder consentimiento de admin en Microsoft Entra ID
4. Permisos requeridos
5. Importar salas de reuniones
6. Reserva de salas de reuniones entre tenants
7. Compatibilidad con Microsoft Teams Rooms
8. Preguntas frecuentes

1. Requisitos previos

• Derechos de admin: necesitas una cuenta de Microsoft Entra ID (Azure AD) con permisos suficientes para conceder consentimiento de admin — esto aplica para la función de Administrador global, pero normalmente también para Administrador de aplicaciones en la nube, Administrador de aplicaciones o una función personalizada con el permiso de consentimiento adecuado.
• Usa un navegador: completa la configuración en un navegador web (no dentro de Microsoft Teams).
• El proveedor de calendario es la fuente de la verdad: las reservas de salas son finalmente aceptadas o rechazadas por el calendario de recursos de la sala en Microsoft. Si Outlook/Exchange rechaza una reserva, se eliminará de deskbird.

2. Configuración en deskbird

1. Ve a Admin > Empresa: Integraciones.
2. En la fila de Sincronización del calendario de salas bajo Calendarios, haz clic en Configurar sincronización (o Gestionar si ya hay un tenant conectado).
3. Selecciona Microsoft (en el diálogo Gestionar: Añadir un tenant de Microsoft).
4. Inicia sesión con una cuenta de Administrador global.
5. Da tu consentimiento a todos los permisos solicitados y sigue los pasos en pantalla.

3. Conceder consentimiento de admin en Microsoft Entra ID

1. Abre el portal de Microsoft Entra ID (Azure).
2. Ve a Aplicaciones empresariales.
3. Selecciona la app de deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. En el menú de la izquierda, abre Permisos.
5. Haz clic en Conceder consentimiento de admin para <el nombre de tu empresa> y acepta todos los permisos.

💡 Puedes limitar el acceso a calendarios específicos usando una Microsoft Application Access Policy.

4. Permisos requeridos

• Place.Read.All — permite que deskbird lea la información de los espacios de la empresa (por ejemplo, salas de reuniones y listas de salas) para que las salas puedan importarse a deskbird.
• Calendars.ReadWrite — permite que deskbird cree, lea, actualice y elimine eventos en los calendarios de salas para mantener sincronizadas las reservas de salas de reuniones.

Estos son permisos a nivel de aplicación, lo que significa que deskbird accede a Microsoft Graph API como una aplicación (no en nombre de un usuario).

5. Importar salas de reuniones

Después de conectar Microsoft 365, puedes importar tus salas a deskbird:

1. Ve a Admin > Pisos y espacios.
2. Haz clic en + Añadir área y selecciona Sala de reuniones.
3. Elige Importar sala desde Microsoft o Google.
4. Selecciona las salas de tu tenant conectado e impórtalas.

⚠️ Importante: las salas recién creadas o actualizadas en Microsoft pueden tardar hasta 48 horas en aparecer en la lista de importación.

💡 Una vez importadas las salas, puedes crear enlaces a la conferencia al reservar salas de reuniones en deskbird (dependiendo de la configuración de tu proveedor).

💡 La búsqueda respeta exactamente el nombre de la sala (incluyendo ortografía y puntuación). Escribe el nombre de la sala tal como aparece en el directorio del proveedor.

6. Reserva de salas de reuniones entre tenants

En un entorno de Microsoft 365 con múltiples tenants, las políticas de seguridad suelen impedir que los usuarios de un tenant reserven recursos (como salas de reuniones) directamente en otro tenant. deskbird soluciona esto proporcionando una capa de reservas unificada que funciona en todos tus tenants.

💡 Multi-Tenancy está disponible con el Rooms Plus plan. Puedes añadir múltiples tenants de Microsoft y Google. Para añadir otro tenant, ve a Admin > Empresa: Integraciones, haz clic en Gestionar en la fila de Sincronización del calendario de salas y selecciona Añadir un tenant de Microsoft o Añadir un tenant de Google.

Cómo funciona

• Visibilidad unificada: todos los usuarios, sin importar su tenant de origen, pueden ver la disponibilidad en tiempo real de cada sala de reuniones en toda la organización.
• Lógica de reserva alternativa: si un usuario no tiene permiso directo para reservar una sala específica, deskbird utiliza un mecanismo alternativo. Usa el admin_email vinculado a ese recurso de calendario específico para facilitar la reserva.
• Transparente para los usuarios: las reservas se procesan al instante en el backend. Los usuarios simplemente seleccionan una sala y confirman — deskbird gestiona la sincronización de calendarios entre tenants de forma transparente.

Beneficios clave

• Sin configuraciones complejas: elimina la necesidad de configuraciones complejas en PowerShell o la gestión de cuentas de huésped para cada usuario.
• Fuente única de la verdad: evita reservas dobles asegurando que todos los tenants consultan los mismos datos de calendario en tiempo real.
• No se requiere intervención de IT: los usuarios pueden reservar salas en cualquier tenant conectado sin necesidad de intervención de IT.

7. Compatibilidad con Microsoft Teams Rooms

deskbird es compatible con los dispositivos Microsoft Teams Rooms. Teams Rooms muestra el calendario de recursos de la sala de Microsoft, por lo que las reservas de salas de reuniones hechas en deskbird aparecen en el dispositivo igual que las reservas hechas en Outlook — con o sin enlace de Microsoft Teams, e incluyendo reuniones movidas de una sala a otra. No se necesita ninguna configuración adicional en deskbird más allá de conectar Microsoft 365 e importar la sala como se describe arriba.

⚠️ Importante: las reservas hechas a través del Quiosco de deskbird actualmente aparecen en el dispositivo Teams Rooms sin un enlace de Microsoft Teams. Para iniciar una llamada en la sala, inicia una reunión de Teams ad-hoc desde la consola de Teams Rooms e invita a los participantes.

8. Preguntas frecuentes