Reserva una sala de reuniones

deskbird te facilita encontrar y reservar una sala de reuniones directamente desde la app web o móvil. Puedes filtrar por disponibilidad, capacidad y equipo, y reservar en solo unos clics — tu reserva será visible al instante para tus compañeros. Una sola reserva también puede cubrir varios días, por ejemplo para un taller o una formación.

1. Encuentra una sala disponible
2. Reserva una sala
3. Homologaciones para salas de reuniones
4. Reserva una reunión recurrente
5. Reserva una sala para varios días
6. Ver y gestionar tus reservas de salas
7. Preguntas frecuentes

1. Encuentra una sala disponible

1. Ve a la pestaña Reservar > Salas de reuniones. Las salas de reuniones se distinguen visualmente de los espacios de escritorio.
2. En la pestaña Filtros, elige cómo se muestra la disponibilidad:
   • Disponibilidad actual — muestra qué salas están libres en este momento.
   • Disponible en el intervalo seleccionado — muestra las salas libres para la fecha y franja horaria que elijas.
3. Acota aún más los resultados usando los filtros adicionales: Acceso, Capacidad y Servicios.
4. Haz clic en una sala para ver sus detalles: capacidad, fotos, etiquetas de equipo y franjas horarias disponibles.

2. Reserva una sala

1. En la vista Reservar > Salas de reuniones, haz clic y arrastra sobre la franja horaria que quieras (por ejemplo, 10:30–11:30) en la fila de la sala.
2. Se abrirá el panel de reserva. Completa:
   • Título de la reunión
   • Fecha de inicio, Hora de inicio, Fecha de fin y Hora de fin, o activa Todo el día (para reservar varios días, consulta Reserva una sala para varios días)
   • Invitados (opcional)
   • Enlace a la conferencia (opcional — genera un enlace nativo si tu organización usa Microsoft o Google, o pega un enlace de otro proveedor)
   • Restauración y servicios (opcional — consulta Solicitar restauración o servicios para una sala de reuniones)
3. Haz clic en Confirmar reserva para guardar la reserva. El programa de la sala se actualiza al instante.
4. 💡 En algunas salas, este botón aparece como Solicitar reserva en vez de Confirmar reserva, y verás una nota indicando que la sala requiere aprobación. Consulta Homologaciones para salas de reuniones más abajo para saber qué ocurre después.

3. Homologaciones para salas de reuniones

Algunas salas de reuniones están configuradas por tu admin para requerir homologación antes de confirmar una reserva. Si una sala requiere homologación, verás una nota en el panel de reserva: "Esta sala requiere aprobación. Tu solicitud será revisada antes de confirmar la reserva." El botón también cambia de Confirmar reserva a Solicitar reserva.

Qué ocurre después de enviar una solicitud:

• Verás una confirmación de "Solicitud de reserva enviada" con la fecha y hora solicitadas.
• La reserva aparece como Pendiente en tu lista de Reservas y en la vista de calendario de Reservar > Salas de reuniones, hasta que sea revisada.
• Tu franja horaria solicitada queda bloqueada para ti — nadie más puede reservarla mientras está pendiente.
• Si tu solicitud es aprobada, la reserva se confirma y el estado Pendiente desaparece.
• Los cambios de estado suelen aparecer en menos de un minuto. Si acaban de tomar una decisión, espera unos segundos antes de actualizar.
• Algunas solicitudes aparecen como Decidido en Outlook. Esto significa que la decisión se tomó en el propio calendario de la sala y no en deskbird, así que no se muestra ningún homologador concreto. El resultado es el mismo.
• Una reserva aprobada aún puede cambiar. Si la decisión se revierte en el calendario de la sala, la reserva puede volver a Pendiente o ser cancelada. Una solicitud rechazada también puede ser aprobada más tarde — por ejemplo, si la reunión se mueve a una franja que la sala acepta.
• Si nadie revisa tu solicitud antes de la hora de inicio de la reserva, se cancela automáticamente.
• Para una reunión recurrente, toda la serie se aprueba o rechaza en conjunto.
• Para una reserva de varios días, la solicitud debe ser aprobada antes de que empiece la reserva, es decir, antes de la hora de inicio del primer día.
• Si más adelante cambias la hora o la sala de una reserva ya aprobada, vuelve a pasar por homologación.
• Cuando editas una reserva de una sala que requiere homologación, el botón en el panel de reserva aparece como Solicitar actualización.
• Recibirás una notificación cuando tu solicitud sea aprobada o rechazada. Si es rechazada, el correo mostrará quién la rechazó y el motivo.
• Los compañeros que están configurados como homologadores de una sala pueden ver sus propias reservas confirmadas al instante, sin pasar por homologación.

Puedes consultar el estado de tus solicitudes en cualquier momento en Reservas del menú principal. Cada solicitud tiene su propia página de detalles donde se muestra el estado (por ejemplo, Pendiente, Aprobada, Rechazada, Decidido en Outlook), quién la solicitó, quién la revisó y — si fue rechazada — el motivo.

Para retirar una solicitud que ya no necesitas, elimina la reserva desde Reservas. Al eliminar la reserva, se cancela la solicitud pendiente y se libera la franja horaria.

💡 Actualmente, las salas que requieren homologación no se pueden reservar mediante Modo quiosco.

4. Reserva una reunión recurrente

Al crear una reserva, haz clic en Repetir reserva en el panel de reserva. Selecciona el patrón de recurrencia (por ejemplo, diaria, semanal) y la fecha de fin, y luego confirma. Cada ocurrencia se crea como una reserva independiente vinculada a la serie.

💡 Para reuniones recurrentes reservadas a través de un calendario conectado (Microsoft o Google), gestiona la recurrencia directamente en tu app de calendario para la mejor experiencia.

⚠️ Si una serie recurrente larga desaparece o se rechaza a los pocos segundos de crearla, probablemente se extiende más allá del límite permitido por la sala. Acorta la serie o pide a tu admin que amplíe la ventana de reservas de la sala.

5. Reserva una sala para varios días

Una sola reserva puede cubrir varios días seguidos, por ejemplo un taller de tres días o un evento fuera de la oficina. Antes de confirmar la reserva, deskbird comprueba que la sala esté libre todos los días del periodo, así que nadie podrá reservar la sala entre medias.

1. Abre el panel de reserva como se indica en Reserva una sala.
2. Establece la Fecha de inicio y la Hora de inicio, luego la Fecha de fin y la Hora de fin, por ejemplo, lunes 14:00 a miércoles 09:00.
3. Para reservar los días completos, activa Todo el día. En la web es una casilla, en la app móvil un interruptor.
4. Haz clic en Confirmar reserva, o en Solicitar reserva si la sala requiere homologación.

La reserva muestra todo su rango de fechas, por ejemplo Jue, 15 oct – Vie, 16 oct · Todo el día. Puedes encontrarla aquí:

• En la web: en la línea de tiempo de la sala en Reservar > Salas de reuniones para cada día que cubre, en la lista de Reservas junto a la línea de tiempo, en Reservas del menú principal y en la página Planificar.
• En la app móvil (iOS y Android): en la cuadrícula diaria, en Reservas > Reservas de salas y en los detalles de la reserva.
• En tu calendario: si tu organización conecta deskbird con Google o Microsoft, la reserva también aparece en tu calendario.

💡 Outlook: También puedes reservar una sala para varios días con el Complemento de Outlook de deskbird. Establece la fecha de inicio y fin del evento en Outlook, y el complemento comprueba si la sala está disponible.

Ten en cuenta estos límites:

• Una reserva puede durar hasta 30 días.
• Repetir reserva no está disponible para reservas de varios días.
• La restauración y los servicios se solicitan una sola vez para toda la reserva. No puedes hacer un pedido diferente para cada día. Consulta Solicitar restauración o servicios para una sala de reuniones.
• El check-in y la cancelación automática solo aplican el primer día. Si nadie hace check-in el primer día, se cancela toda la reserva.
• Si la sala requiere homologación, la reserva debe empezar en el futuro y la solicitud debe ser aprobada antes de que empiece. Si no, el panel de reserva mostrará Las reservas que requieren aprobación deben empezar en el futuro. Consulta Homologaciones para salas de reuniones.
• Si el acceso a la sala está restringido, debes tener permiso para reservarla todos los días del periodo.
• Si tu organización sincroniza sus salas con Microsoft 365: Exchange rechaza por defecto las reservas de más de 24 horas, así que deskbird las cancela y verás Tu reserva de sala ha sido cancelada sin motivo. Una reserva de Todo el día para un solo día sí está permitida. Para reservas más largas, pide a tu admin que aumente el límite en Exchange.
• No puedes mover una reserva de varios días en la línea de tiempo. Abre la reserva para modificarla. Antes de que empiece, puedes cambiar la sala, las fechas o los horarios.
• No puedes cancelar solo un día. Para liberar un día intermedio, cancela la reserva y crea dos reservas separadas.

6. Ver y gestionar tus reservas de salas

Para ver tus reservas de salas existentes, ve a Reservas en el menú principal. Desde aquí puedes:

• Haz clic en el icono del lápiz para editar una reserva — actualiza el título, fecha, hora, invitados, enlace a la conferencia o servicios.
• Haz clic en el icono de la papelera para eliminar una reserva.

También puedes editar reservas directamente en la vista de Reservar > Salas de reuniones del calendario si eres el organizador. La función de arrastrar y soltar te permite mover una reunión a otra hora o sala arrastrándola en la vista de carriles — el organizador original recibe una notificación automáticamente.

Las reservas de varios días no se pueden mover en la línea de tiempo. Abre la reserva para cambiar la sala, las fechas o los horarios.

💡 Si una sala requiere homologación, las reservas pendientes de decisión aparecen en tu lista de Reservas marcadas como Pendiente hasta que se revisen — consulta Homologaciones para salas de reuniones arriba.

💡 Una reserva de sala también puede ser cancelada desde el propio calendario de la sala. Si una reserva desaparece y nadie la ha eliminado en deskbird, revisa la reunión en tu app de calendario o pregunta a tu admin.

7. Preguntas frecuentes